導(dǎo)語(yǔ)：小議我國(guó)中小企業(yè)正規(guī)化管理創(chuàng)新制度一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：管理是企業(yè)核心能力的保證，中小企業(yè)必須加快現(xiàn)代企業(yè)制度的建立。企業(yè)組織分工大致分成管理部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、經(jīng)營(yíng)部門(mén)和輔助部門(mén)四個(gè)部門(mén)，實(shí)際工作當(dāng)中，各項(xiàng)具體的任務(wù)都要由個(gè)體的人來(lái)操作，各部門(mén)的職責(zé)都要由人來(lái)落實(shí)。這就需要管理者再制定詳細(xì)的崗位職責(zé)分配條文，把職權(quán)分配細(xì)化到每一個(gè)人。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)、正規(guī)化管理、崗位職責(zé)

改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)中小企業(yè)得到不斷發(fā)展。據(jù)有關(guān)調(diào)查統(tǒng)計(jì)顯示，中國(guó)共有中小企業(yè)2930萬(wàn)個(gè)，從業(yè)人員1.74億人。從貢獻(xiàn)上看，中小企業(yè)創(chuàng)造的最終產(chǎn)品和服務(wù)的價(jià)值占我國(guó)GDP的50.5%，中小企業(yè)解決就業(yè)占我國(guó)城鎮(zhèn)總就業(yè)量的75%以上，中小企業(yè)提供的產(chǎn)品，技術(shù)和服務(wù)出口約占我國(guó)出口總值的60%，中小企業(yè)完成的稅收占我國(guó)全部稅收收入的43.2%。這表明中小企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要組成部分，已經(jīng)成為我國(guó)最為活躍最具有潛力的新經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)點(diǎn)。

但是隨著中國(guó)加入WTO的承諾的逐漸落實(shí),我國(guó)中小民營(yíng)企業(yè)面臨的生存瓶頸越來(lái)越嚴(yán)重,有專(zhuān)家指出,入世后,我國(guó)中小民營(yíng)企業(yè)應(yīng)突出三大優(yōu)勢(shì):本土優(yōu)勢(shì)、比較優(yōu)勢(shì)和后發(fā)優(yōu)勢(shì)。在WTO“國(guó)民待遇”原則的要求下,貿(mào)易壁壘將逐漸打破,不同的生產(chǎn)要素將在全球范圍內(nèi)優(yōu)化配置,本土優(yōu)勢(shì)所剩無(wú)幾;形成后發(fā)優(yōu)勢(shì)的前提是必須具備一定的比較優(yōu)勢(shì),所以在經(jīng)濟(jì)全球化的沖擊下,國(guó)內(nèi)企業(yè)尤其是中小民營(yíng)企業(yè)要想取得一定的比較優(yōu)勢(shì),必須在自身所處的價(jià)值鏈中打造獨(dú)特的核心能力,全球最著名的管理學(xué)大師之一湯姆•彼得斯說(shuō)過(guò)，好的制度可以讓管理者從常態(tài)事務(wù)中解脫出來(lái)，專(zhuān)注于更為重要的工作，可見(jiàn)企業(yè)正規(guī)化管理正是形成中小民營(yíng)企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的有利手段之一。

俗話說(shuō)“麻雀雖小，五臟俱全”。企業(yè)有有大小之別，但都少不了組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)，就是把企業(yè)全體職工進(jìn)行分工，明確他們的職務(wù)范圍、責(zé)任、權(quán)利，再進(jìn)行協(xié)作，從而形成一個(gè)高效運(yùn)作的結(jié)構(gòu)體系。

在這里我從三個(gè)角度分析中小企業(yè)正規(guī)化管理的創(chuàng)新制度，首先是企業(yè)崗位設(shè)計(jì)及各崗位職責(zé)規(guī)定；其次是員工的招聘、培訓(xùn)及待遇等；最后是企業(yè)內(nèi)部會(huì)議制度及文件管理。

一、企業(yè)崗位設(shè)計(jì)及各崗位職責(zé)規(guī)定

1、企業(yè)崗位設(shè)計(jì)遵循以下四個(gè)原則：分工原則，職權(quán)原則，指揮統(tǒng)一原則，合理的管理幅度原則。管理者要根據(jù)自己企業(yè)的規(guī)模大小決定崗位的多少和分工的細(xì)化程度。企業(yè)越大，崗位分工會(huì)越細(xì)；企業(yè)規(guī)模越小，可由一個(gè)人兼任多個(gè)職務(wù)。

企業(yè)崗位設(shè)計(jì)的結(jié)構(gòu)化思維包括：企業(yè)由部門(mén)與崗位組成，組織結(jié)構(gòu)正是對(duì)組織使命、遠(yuǎn)景和戰(zhàn)略的分解，因此，崗位設(shè)置必要遵循戰(zhàn)略導(dǎo)向的原則，這或許就是所謂的因事設(shè)崗原則，包括客戶導(dǎo)向原則、崗位數(shù)量最少原則、規(guī)范化原則等等。而影響崗位設(shè)置的因素除了戰(zhàn)略、盈利模式、管控模式，甚至包括信息技術(shù)、通訊手段。

根據(jù)科斯的交易費(fèi)用理論，企業(yè)這種組織形式使得生產(chǎn)要素的交易內(nèi)部化，其減少了交易成本，或者說(shuō)因?yàn)樘岣吡诵驶驅(qū)I(yè)化，企業(yè)才得以存在。而企業(yè)所有的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都圍繞著追求企業(yè)價(jià)值的最大化的目標(biāo)。因此，崗位設(shè)置的首要目標(biāo)便是提高效率。而這種提高效率是以專(zhuān)業(yè)化為手段的。然而，公司規(guī)模的擴(kuò)張止于行政管理費(fèi)用的上升。我們可以將這種行政管理費(fèi)用分解為兩方面。其一，為提高工作效率而產(chǎn)生的內(nèi)部協(xié)調(diào)費(fèi)用；其二，為控制風(fēng)險(xiǎn)而產(chǎn)生管理費(fèi)用。因此，從提高效率與控制風(fēng)險(xiǎn)兩個(gè)目標(biāo)，我們可以提煉出崗位設(shè)計(jì)要遵循的三個(gè)原則：專(zhuān)業(yè)分工原則、協(xié)調(diào)費(fèi)用最小原則和不相容職務(wù)分離原則。

專(zhuān)業(yè)分工原則追求深度知識(shí)與市場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)的積累，在此原則下的崗位設(shè)置是對(duì)組織細(xì)分的過(guò)程，崗位成為組織中工作內(nèi)容自成體系、職責(zé)獨(dú)立的最小業(yè)務(wù)單元。關(guān)于組織細(xì)分，目前有流程優(yōu)先與職能優(yōu)先兩種爭(zhēng)論。筆者傾向于前者，因?yàn)橐患?jí)流程可以定義為企業(yè)的盈利模式。在此基礎(chǔ)上，可以將流程分解或模塊化，部門(mén)是一級(jí)流程分解的結(jié)果，是企業(yè)內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈具有一定使命的獨(dú)立環(huán)節(jié)，而崗位是對(duì)部門(mén)，即一級(jí)流程分解下某一個(gè)模塊的再分解。因此，在專(zhuān)業(yè)分工原則下，部門(mén)崗位設(shè)計(jì)的第一步驟為工作內(nèi)容細(xì)分，其表現(xiàn)形式為崗位最小化。

協(xié)調(diào)費(fèi)用最小原則是為減少不同職位間的協(xié)調(diào)，降低運(yùn)作成本。其在崗位設(shè)計(jì)方面的應(yīng)用通過(guò)工作關(guān)系分析和工作定量分析的步驟來(lái)實(shí)現(xiàn)。進(jìn)行工作關(guān)系分析而非工作定量分析，是為一人多崗做準(zhǔn)備，其適用于公司發(fā)展較快，崗位工作量及職責(zé)具有較大的不確定性的情況。在這種不確定下，崗位不適宜合并，而可由工作內(nèi)容具有相關(guān)性的崗位兼任。進(jìn)行工作定量分析，則是在工作量不飽滿的情況下，對(duì)職能細(xì)分或流程被分割的崗位予以合并。其應(yīng)用結(jié)果為撤崗和并崗。

工作關(guān)系分析是對(duì)最小業(yè)務(wù)活動(dòng)之間的工作相關(guān)性進(jìn)行分析，確定適用的優(yōu)化組合方案。從而通過(guò)對(duì)工作崗位、部門(mén)的相關(guān)性分析，使組織發(fā)揮系統(tǒng)和平衡的功能，達(dá)到分工合理、簡(jiǎn)潔高效和工作暢順。而隨著公司各項(xiàng)工作的穩(wěn)定開(kāi)展，結(jié)合對(duì)各崗位工作的定量分析，可以對(duì)于工作量不足于80%的崗位，及時(shí)進(jìn)行撤崗、并崗，保證每一個(gè)崗位的負(fù)荷，使所有工作盡可能集中，并降低人工成本。

不相容職務(wù)分離的核心是內(nèi)部牽制。古埃及時(shí)已在記錄官、出納官和監(jiān)督官之間建立起內(nèi)部牽制制度。內(nèi)部牽制是一人不能完全支配賬戶，另一個(gè)人也不能獨(dú)立地加以控制的制度。不相容職務(wù)是指那些如果由一個(gè)人擔(dān)任，既可能發(fā)生錯(cuò)誤和舞弊行為，又可能掩蓋其錯(cuò)誤和弊端行為的職務(wù)。

基于不相容職務(wù)分離原則的崗位設(shè)置需要在崗位間進(jìn)行明確的職責(zé)權(quán)限劃分，確保不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的授權(quán)、簽發(fā)、核準(zhǔn)、執(zhí)行和記錄等工作步驟必須由相對(duì)獨(dú)立的人員或部門(mén)分別實(shí)施或執(zhí)行。

2、企業(yè)崗位分為高層管理職位、行政管理部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)、經(jīng)營(yíng)部門(mén)和輔助部門(mén)

高層管理職位細(xì)分為：董事長(zhǎng)、副董事長(zhǎng)、總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理、行政總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、財(cái)務(wù)總監(jiān)、銷(xiāo)售總監(jiān)、策劃總監(jiān)、質(zhì)量總監(jiān)、生產(chǎn)總監(jiān)。

行政管理部門(mén)細(xì)分為：行政部經(jīng)理、行政助理、辦公室主任、培訓(xùn)主管、法律顧問(wèn)、秘書(shū)、翻譯、勞動(dòng)工資員、計(jì)算機(jī)打字員、資料員、前臺(tái)。

生產(chǎn)部門(mén)細(xì)分為：采購(gòu)部部長(zhǎng)、物料主管、采購(gòu)主管、采購(gòu)員、制造部經(jīng)理、總工程師、計(jì)算機(jī)工程師、車(chē)間主管。

經(jīng)營(yíng)部門(mén)細(xì)分為：總經(jīng)濟(jì)師、成本會(huì)計(jì)、核算會(huì)計(jì)、出納員、審計(jì)員、項(xiàng)目經(jīng)理、營(yíng)銷(xiāo)主管、地區(qū)銷(xiāo)售經(jīng)理、銷(xiāo)售業(yè)務(wù)員、信息主管、公關(guān)經(jīng)理、公關(guān)員。

輔助部門(mén)細(xì)分為：內(nèi)勤、外勤、駕駛員、員工食堂主管、員工食堂服務(wù)員、工會(huì)主席、工會(huì)干事、保安主管、監(jiān)視員、大門(mén)門(mén)衛(wèi)、公司保安員、巡邏保安員。

二、員工的招聘、培訓(xùn)及待遇等

1、招聘原則

⑴、客觀公正原則

人事部門(mén)及經(jīng)辦人員在人員招聘中，必須克服個(gè)人好惡以客觀的態(tài)度及眼光去甄選人員，做到不偏不倚，客觀公正。

⑵、德才兼?zhèn)湓瓌t

人才招聘中必須注重應(yīng)聘人員的品德修養(yǎng)，在此基礎(chǔ)上考察應(yīng)聘者的才能，做到以德為先，德才兼?zhèn)洹?/p>

⑶、先內(nèi)后外原則

人事部門(mén)及用人部門(mén)在人才招聘中，應(yīng)先從公司內(nèi)部選聘合適人才，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行對(duì)外招聘，從而充分運(yùn)用和整合公司現(xiàn)有人力資源。

⑷、回避原則

德才兼?zhèn)?，唯才是舉是公司用人的基本方針，因此對(duì)公司現(xiàn)有員工介紹的親朋，公司將在充分考察的基礎(chǔ)上予以選用，但與之有關(guān)聯(lián)的相關(guān)人員在招聘過(guò)程中應(yīng)主動(dòng)予以回避，同時(shí)不能對(duì)招聘過(guò)程或人員施加壓力影響招聘的客觀性公正性。

2、人力資源規(guī)劃

公司人力資源部于每年年初根據(jù)本年度的業(yè)務(wù)量對(duì)公司內(nèi)部所有崗位重新定崗，定編，定員。

3、人力資源部職責(zé)

⑴、負(fù)責(zé)制定公司人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃。

⑵、負(fù)責(zé)公司定崗定編定員，調(diào)整工作崗位及內(nèi)容等項(xiàng)工作。

⑶、組織實(shí)施公司招聘制度，錄用政策。

⑷、負(fù)責(zé)管理新進(jìn)員工的勞動(dòng)用工合同和人事檔案。

4、招聘途徑

⑴、內(nèi)部招聘

在公司內(nèi)部進(jìn)行人才的甄選，促進(jìn)公司人力資源的合理利用與有效流動(dòng)，從而達(dá)到適才適位。

⑵、外部招聘

通過(guò)外部途徑進(jìn)行人才招聘，及時(shí)補(bǔ)充新鮮“血液”，從而達(dá)到“鰻魚(yú)機(jī)制”的激活目的。

①、廣告招聘：通過(guò)在電視，報(bào)紙，雜志等媒體上刊登廣告信息，吸引人才前來(lái)應(yīng)聘。

②、人才市場(chǎng)招聘：通過(guò)參加各地人事主管部門(mén)，學(xué)校或其他單位舉辦的人才招聘（雙選）會(huì)，甄選具備工作經(jīng)驗(yàn)及實(shí)踐能力的成熟人才。

③、高校招聘：通過(guò)到各地高校招聘應(yīng)屆畢業(yè)生，甄選具備發(fā)展內(nèi)潛質(zhì)及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)且滿足公司需要的人才。

④、網(wǎng)上招聘：通過(guò)在因特網(wǎng)上招聘信息，吸引各類(lèi)人才前來(lái)應(yīng)聘。

⑤、其他招聘：為招聘到合適的人才，充分滿足公司用人之需，可采用獵頭招聘，介紹等方式進(jìn)行招聘。

5、招聘流程：

⑴、用人部門(mén)根據(jù)本部門(mén)實(shí)際情況填寫(xiě)《員工招聘申請(qǐng)表》如需筆試，則須同時(shí)附上筆試考卷，在招聘前一周送人事部門(mén)初核調(diào)校并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)審批同意后由人事部門(mén)組織實(shí)施。

⑵、人事部門(mén)在招聘前需擬訂招聘方式及詳細(xì)周全的招聘計(jì)劃，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)后組織實(shí)施。

⑶、人才的引進(jìn)一律實(shí)行公開(kāi)招聘，由人事部門(mén)決定招聘的形式。任何招聘方式，均應(yīng)要求求職者遞交求職信，填寫(xiě)《求職申請(qǐng)表》(見(jiàn)附錄2)，并提交以下資料：個(gè)人簡(jiǎn)歷，照片，聯(lián)系地址，電話號(hào)碼及身份證，學(xué)歷證等證明求職者身份，受教育程度，能力等的相關(guān)證件的復(fù)印件。

6、面試

⑴、面試由人事部門(mén)會(huì)同用人部門(mén)進(jìn)行，面試小組中至少應(yīng)有一名用人部門(mén)員工參加。

⑵、面試流程：

①、由人事部門(mén)根據(jù)實(shí)際情況確定面試時(shí)間，并通知面試人員及公司相關(guān)人員。

②、面試時(shí)向應(yīng)聘者介紹面試小組成員，并要求應(yīng)聘人員以普通話作簡(jiǎn)短的自我介紹。

③、由人事部門(mén)介紹公司基本情況，包括公司性質(zhì),經(jīng)營(yíng)范圍，上班時(shí)間，報(bào)酬福利，用人機(jī)制等情況。

④、讓?xiě)?yīng)聘人員自由發(fā)問(wèn)，由面試小組相關(guān)人員加以解答。

⑤、對(duì)應(yīng)聘人員逐一進(jìn)行面試，詳細(xì)了解其基本情況。

⑥、面試結(jié)束當(dāng)日，面試小組應(yīng)就面試情況進(jìn)行匯總并形成書(shū)面意見(jiàn)。

7、筆試：

⑴、人事部門(mén)應(yīng)在當(dāng)日根據(jù)面試小組的綜合意見(jiàn)通知初試合格者于次日來(lái)公司參加筆試。

⑵、用人部門(mén)應(yīng)提前一周將專(zhuān)業(yè)試題交人事部門(mén)審校,同時(shí)做好保密工作。

⑶、筆試原則：

①、筆試題須嚴(yán)謹(jǐn)全面，緊扣招聘目的。

②、筆試須嚴(yán)格，嚴(yán)禁作弊。

③、閱卷須認(rèn)真仔細(xì)，,杜絕敷衍現(xiàn)象，保證對(duì)公司負(fù)責(zé)對(duì)應(yīng)聘人員負(fù)責(zé)。

員工培訓(xùn)，是企業(yè)特制度中的重要一環(huán)，它可以讓員工對(duì)企業(yè)文化和企業(yè)目標(biāo)有更深刻的理解，培養(yǎng)員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感。員工培訓(xùn)的內(nèi)容包括兩方面：職業(yè)技能培訓(xùn)，職業(yè)品質(zhì)培訓(xùn)。

員工給企業(yè)效力，企業(yè)給員工報(bào)酬，一來(lái)一往的交換形式，主要靠薪資來(lái)維持，管理者要本著對(duì)內(nèi)公平、對(duì)外有競(jìng)爭(zhēng)力且合乎成本效益的原則規(guī)定薪資組成，支付員工薪資，這對(duì)保持企業(yè)內(nèi)部的人員穩(wěn)定意義重大。

一般來(lái)說(shuō)，薪資主要是這樣構(gòu)成的：薪資=基本工資+津貼+獎(jiǎng)金。管理者在設(shè)計(jì)薪資的時(shí)候，要遵循下面幾個(gè)步驟：1、職位分析；2、職位評(píng)價(jià)；3、薪資調(diào)查；4、薪資定位。

三、企業(yè)內(nèi)部會(huì)議制度及文件管理

1、會(huì)議制度

制訂會(huì)議程序，首先對(duì)本公司的會(huì)議體系進(jìn)行分析，確定公司日常需要召開(kāi)的各種會(huì)議名稱(chēng)、要求，制成例行會(huì)議一覽表，然后按會(huì)議的層次或性質(zhì)分類(lèi)，分別確定各類(lèi)會(huì)議的程序和具體時(shí)間安排，如下所示：

確立會(huì)議議題（領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)提出、董事會(huì)要求、行政部門(mén)收集）→安排會(huì)議議程（議題順序、發(fā)言順序、準(zhǔn)備有關(guān)文件）→提前發(fā)出會(huì)議通知（時(shí)間、地點(diǎn)、出席人、議題、議程、編組）→會(huì)務(wù)準(zhǔn)備（會(huì)場(chǎng)布置、座次安排、會(huì)場(chǎng)簽到、會(huì)議證件、會(huì)場(chǎng)設(shè)備等）→做會(huì)議記錄和攝像、錄音→撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要、決議→上級(jí)閱改、簽批→印發(fā)有關(guān)部門(mén)、人員、歸檔。

2、文件的管理細(xì)則

①、各單位要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)文書(shū)的管理工作，建立嚴(yán)格的管理制度，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)人員的保密紀(jì)律教育，做好文件的管理工作。嚴(yán)禁將秘密文件帶往公共場(chǎng)所或家中。文件傳遞過(guò)程中，必須辦理登記、簽收、注銷(xiāo)等手續(xù)，并按照收文簿檢查歸檔，以防遺漏。

②、各單位工作中形成的文書(shū)，包括文件、會(huì)議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價(jià)值的材料，都必須由承辦人收集齊全，分類(lèi)整理，移交文書(shū)或有關(guān)人員核對(duì)整理后，于次年第二季度送交檔案室歸檔，各單位、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應(yīng)該歸檔的文件。

③、沒(méi)有存檔價(jià)值和存查必要的公文，由檔案室鑒別、登記后銷(xiāo)毀。

3、電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

第一條對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。

第二條電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門(mén)要進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。

第三條電子文件的管理由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，電子文件形成部門(mén)要提供協(xié)助和支持。

第四條應(yīng)明確規(guī)定歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、被操作數(shù)據(jù)、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。

第五條為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。

第六條歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。

第七條具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。進(jìn)行歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。

第八條收集范圍。電子文件的收集范圍，按國(guó)家關(guān)于文件歸檔的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第九條收集積累要求

①、記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)被保留。當(dāng)正式文件是紙質(zhì)時(shí)，如果保管部門(mén)已開(kāi)始進(jìn)行向計(jì)算機(jī)全文處理的轉(zhuǎn)換工作，則與正式文件定稿內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。

②、保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，要與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。

③、在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，井對(duì)有檔案價(jià)值的電子文件制作紙質(zhì)或縮微膠片拷貝件保留。

④、用文字處理技術(shù)形成的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性。

⑤、用掃描儀等設(shè)備獲得的圖象電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性，以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。

⑥、用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖象文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。

⑦、用音頻設(shè)備獲得的文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。

⑧、由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。

⑨、通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。

⑩、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉及的各類(lèi)參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。

第十條收集、積累方法

①、及時(shí)按照要求制作電子文件備份。

②、每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。

③、電子文件登記表應(yīng)與電子文件的備份一同保存。

④、電子文件登記表如果制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。

⑤、電子文件性質(zhì)代碼：R—草稿性電子文件；U—非正式電子文件；O—正式電子文件；N—無(wú)紙電子文件；T—文本文件；I一圖象文件；G—圖形文件；V一影像文件；A—聲音文件；M—多媒體文件；P—計(jì)算機(jī)程序；D—數(shù)據(jù)文件。

第十一條電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、保管期限、密級(jí)等因素相對(duì)集中。

第十二條電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄，并制成機(jī)讀目錄。

第十三條歸檔電子文件應(yīng)填寫(xiě)登記表。

第十四條歸檔范圍電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十五條歸檔時(shí)間邏輯歸檔應(yīng)實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)定期完成。

第十六條檢測(cè)在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境有效性及其信息記錄格式等。

第十七條歸檔前的鑒定電子文件的歸檔鑒定工作，參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)主，鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)只。

①、有效性和完整性鑒定。歸檔前應(yīng)由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)。如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。

②、保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國(guó)家關(guān)于文件的現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十八條歸檔要求

①、把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時(shí)，復(fù)制第3套，異地保存。對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作，

②、本標(biāo)準(zhǔn)推薦采用的載體按優(yōu)先順序分別是：只讀光盤(pán)、一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等。禁用軟磁盤(pán)作為歸檔電子文牛長(zhǎng)期保存的載體。

③、存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境

④、將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。

⑤、需要長(zhǎng)期保存的電子文件應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件，也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。

⑥、原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少1年。

⑦、在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。

第十九條檢驗(yàn)

①、檔案保管部門(mén)應(yīng)配備相應(yīng)的處理設(shè)備，以保證完成電子檔案的檢驗(yàn)工作。歸檔的每套載體均應(yīng)接受檢驗(yàn)，合格率應(yīng)達(dá)到100%。與紙質(zhì)檔案同時(shí)保存的電子檔案可采取抽樣檢驗(yàn)的方法樣本數(shù)不少于總數(shù)的20％合格率應(yīng)達(dá)到100%。

②、檢驗(yàn)項(xiàng)目。

⑴、載體有劃痕，是否清潔。

⑵、有無(wú)病毒。

⑶、核實(shí)電子檔案的完整性和有效性審核手續(xù)。

⑷、核實(shí)登記表、軟件、說(shuō)明資料等是否齊全。

③、將檢驗(yàn)結(jié)果填人電子檔案人庫(kù)登記表。檢驗(yàn)有合的，應(yīng)退回形成單位，重新制作。

第二十條移交手續(xù)驗(yàn)收合格后，檔案保管部門(mén)在電子檔案人庫(kù)登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。

第二十一條保管要求

電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件：

①、歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防變形。

②、環(huán)境溫度選定范圍:14℃—24℃；相對(duì)濕度選定范圍：45%—60%。

③、存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)，并與有害氣本隔離。

④、電子檔案在形成單位的保管，也應(yīng)參照上述條件。

第二十二條存效性保證

①、每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。

②、每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。

③、設(shè)備環(huán)境更新時(shí)應(yīng)確認(rèn)庫(kù)存載體與新設(shè)備的兼容性，如不兼容，應(yīng)進(jìn)行電子檔案的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于3年。

④、磁性載體上的電子檔案，每4年轉(zhuǎn)存一次。原載體同時(shí)保留時(shí)間不少于4年。

⑤、定期檢驗(yàn)結(jié)果應(yīng)填人電子檔案管理登記表。

第二十三條利用

①、電子檔案的封存載體不得外借。

②、利用時(shí)使用拷貝件。

③、利用時(shí)要遵守保密規(guī)定。

④、利用者對(duì)電子檔案的使用應(yīng)在權(quán)限規(guī)定范圍之內(nèi)。

⑤、具有保密要求的電子檔案上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門(mén)有關(guān)保密的規(guī)定，要有穩(wěn)妥的安全保密措施。

第二十四條電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定。

①、電子檔案的銷(xiāo)毀鑒定，按國(guó)家現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

②、電子檔案的銷(xiāo)毀，應(yīng)在辦理審批手續(xù)后，方可實(shí)施。

③、非保密電子檔案可進(jìn)行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷(xiāo)毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同存儲(chǔ)載體一起銷(xiāo)毀并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。

第二十五條統(tǒng)計(jì)檔案保管部門(mén)應(yīng)及時(shí)按年度對(duì)電子檔案的保管，利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

由于編寫(xiě)時(shí)間比較倉(cāng)促，及本人的寫(xiě)作水平的有限，本論文存在疏漏和不足，懇請(qǐng)老師批評(píng)指正。

參考文獻(xiàn)：

《中小企業(yè)正規(guī)化管理制度大全》-吳海東

《突破中小企業(yè)發(fā)展的瓶頸》-余世維