導(dǎo)語：淺談知識管理檔案信息資源開發(fā)利用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、知識管理與檔案管理的關(guān)系

1.知識管理的內(nèi)涵。知識管理是指，在組織中構(gòu)建一個人文與技術(shù)兼?zhèn)涞闹R系統(tǒng)，讓組織中的資訊與知識，透過獲得、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新、創(chuàng)新等過程，達(dá)到知識不斷創(chuàng)新的目的，并最終形成企業(yè)管理的知識資本。知識管理是對知識、知識創(chuàng)造過程和知識的應(yīng)用進(jìn)行規(guī)劃和管理的活動。加拿大的高德•拉伯楚克（GordRabchuk）[1]可能是最早把知識管理引入檔案學(xué)的學(xué)者，拉伯楚克（1997）表示：“檔案工作保持長久不衰關(guān)鍵在于是否能抓住新機(jī)遇，知識管理就是這種機(jī)遇。企業(yè)檔案工作者將在企業(yè)的知識管理決策中處于重要地位?！盓lizabethYakel[2]認(rèn)為：檔案管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變職能，從檔案的管理者轉(zhuǎn)變?yōu)橹R的創(chuàng)新者，由實(shí)體文件管理到知識管理，滿足知識需求，提倡組織學(xué)習(xí)。企業(yè)檔案信息開發(fā)利用作為知識管理的重要環(huán)節(jié)應(yīng)該緊跟步伐，推陳出新。將知識管理的理念和模式引入企業(yè)檔案工作中，必將會引發(fā)企業(yè)檔案信息開發(fā)利用史上的一場全新變革。2.知識管理對檔案管理的促進(jìn)作用。企業(yè)檔案作為一種重要的知識載體，是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，而不僅僅是簡單的“歷史記錄”、“資料”或“工具”。檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等方面相近相通；而又在管理層面、管理深度、管理范圍、管理側(cè)重點(diǎn)、管理特點(diǎn)等方面相差相異。檔案管理與知識管理相輔相成：知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域，提升檔案管理的價(jià)值；檔案管理可以促進(jìn)知識的沉淀、積累、傳播、交流、理解、挖掘，加強(qiáng)知識產(chǎn)權(quán)的保護(hù)。知識管理對檔案管理的促進(jìn)作用主要有以下三個方面：（1）知識管理的“知識資源論”促使企業(yè)檔案從重保管到重開發(fā)。在知識管理的循環(huán)機(jī)制中，存在著數(shù)據(jù)———信息———知識———智慧的躍遷，企業(yè)檔案工作應(yīng)該在信息加工、知識組織中發(fā)揮積極作用，促使信息到知識的躍遷，甚至知識和智慧的結(jié)合。（2）知識管理強(qiáng)調(diào)的“知識積累”和“知識共享”使企業(yè)檔案管理由獨(dú)立轉(zhuǎn)向融合。企業(yè)檔案是企業(yè)知識的重要組成部分，檔案信息系統(tǒng)、連續(xù)、完整地記錄了企業(yè)微觀和宏觀發(fā)展情況，具有無可比擬的資源優(yōu)勢，因而也是情報(bào)信息的重要來源。因此，企業(yè)檔案部門具有天然的資源優(yōu)勢[3]。（3）知識管理強(qiáng)調(diào)的“人本管理”使企業(yè)檔案管理從“重物”轉(zhuǎn)向“重人”。職能的轉(zhuǎn)變帶來了對檔案人員角色轉(zhuǎn)變的更高的要求，即從檔案實(shí)體保管員轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者。3.基于知識管理的企業(yè)檔案信息資源利用模型。檔案資源在知識管理中具有核心地位，知識管理為檔案開發(fā)利用實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展提供了前所未有的空間。企業(yè)檔案工作的根本動力在于提供檔案服務(wù)，滿足企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作的需求。正如加拿大檔案學(xué)者高德•拉伯楚克（GordRabchuk）所言[4]：“企業(yè)檔案管理的成功主要依靠兩個基本因素：（1）所提供的服務(wù)或產(chǎn)品確實(shí)有需求；（2）保證必須的靈活性以滿足利用者不斷變化的需要。德國的一些企業(yè)，如西門子公司、宇航公司、奔馳公司的檔案館都十分重視對世界各地相應(yīng)產(chǎn)品研制、生產(chǎn)、銷售等情況的檔案、圖書、情報(bào)資料的收集，使檔案部門成為企業(yè)的信息中心；日本多數(shù)企業(yè)，如清水建設(shè)株式會社等都建立了檔案信息中心，有的企業(yè)雖然檔案科、企業(yè)史編輯室、信息中心分立，但三個部門之間的聯(lián)系很密切，有逐步統(tǒng)一管理的趨向。如此看來，基于知識管理的檔案管理信息資源開發(fā)利用的研究應(yīng)該引起我們的高度重視。全面分析知識管理的必要性，以及其與檔案管理的密切聯(lián)系，提出知識管理的模式，是當(dāng)前的緊迫任務(wù)。因此，本文構(gòu)建基于知識管理的企業(yè)檔案信息資源建設(shè)模式如下：知識管理不僅能在知識領(lǐng)域建立一個強(qiáng)勢平臺，還能逐步滲透到企業(yè)流程與運(yùn)作中，具有創(chuàng)造性的知識管理體系能切實(shí)地提高企業(yè)生產(chǎn)效率，以達(dá)到降低成本增加收入的目的[5]。

二、檔案信息資源開發(fā)利用

1.檔案信息資源開發(fā)利用的價(jià)值。企業(yè)信息開發(fā)的目的是將檔案信息中所隱含的有效信息最大限度的提取出來，及時(shí)、準(zhǔn)確、安全地傳遞給特定用戶。企業(yè)檔案信息開發(fā)的核心任務(wù)是：挖掘、激活和共享。當(dāng)檔案處于靜態(tài)儲備時(shí)，只是一種潛在的生產(chǎn)力，只有把它挖掘出來用于生產(chǎn)建設(shè)才能轉(zhuǎn)換成現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力。在檔案信息資源收集過程中，應(yīng)該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強(qiáng)隱性知識的記錄與收集，加強(qiáng)非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動拓展為知識積累活動。在檔案服務(wù)過程中，應(yīng)該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化手段，開展主動服務(wù)、個性化服務(wù)、全過程服務(wù)與超前服務(wù)，努力為用戶提供具體的知識與問題解決方案（而不僅僅是檔案實(shí)體本身），從而將檔案服務(wù)活動提升為知識服務(wù)活動。國內(nèi)某企業(yè)要從德國一家公司購買一種大型設(shè)備，當(dāng)時(shí)談判異常艱苦和激烈。德國這家公司只來了兩個人，帶了一個筆記本電腦，里面有該企業(yè)歷史檔案做支撐的報(bào)價(jià)系統(tǒng)（知識庫），性能、價(jià)格、供貨周期、人工成本等均有大量歷史數(shù)據(jù)。談判過程中，每一次方案的調(diào)整，德國公司這兩個人只用幾個小時(shí)就能依靠知識庫拿出新方案，而該企業(yè)則需要十幾個人連續(xù)加班開會才能硬著頭皮提出連自己心里都沒底的方案，原因就是沒有歷史檔案的系統(tǒng)積累成果。2.企業(yè)檔案開發(fā)類型。（1）智力型開發(fā)。企業(yè)檔案部門利用現(xiàn)代信息技術(shù)將分散、雜亂的原始信息經(jīng)過處理，抽取知識單元，將其編成集中而有序的信息，并準(zhǔn)備隨時(shí)為利用者輸出。企業(yè)檔案部門采用多種有效的形式，直接向用戶提供企業(yè)檔案信息及其開發(fā)成品，及時(shí)、準(zhǔn)確地滿足利用者利用需求。在多年的企業(yè)檔案提供利用實(shí)踐中，人們已經(jīng)積累了多種服務(wù)型開發(fā)方式，如展覽、借閱、咨詢、證明服務(wù)等。（2）宣傳報(bào)道型開發(fā)。宣傳報(bào)道型開發(fā)包括口頭宣傳報(bào)道、直觀宣傳報(bào)道和文字宣傳報(bào)道三種基本方式，每種方式又由很多具體的宣傳報(bào)道形式和方法組成。宣傳型開發(fā)的主要任務(wù)就是將館藏檔案信息的內(nèi)容特征、形式特征及其他情況告之于利用者，從而增加利用者對企業(yè)檔案信息的了解，促進(jìn)和指導(dǎo)利用者更加充分和有效地利用企業(yè)檔案信息。（3）研究型開發(fā)。即企業(yè)檔案部門采用定性的邏輯方法和定量的數(shù)學(xué)方法以及定性與定量相結(jié)合的方法，對現(xiàn)有的檔案信息進(jìn)行歸納整理、分析。作出綜合敘述、評價(jià)建議，以此來預(yù)測企業(yè)的發(fā)展動向和趨勢的開發(fā)活動，這種開發(fā)是一種研究的再創(chuàng)造活動，是企業(yè)檔案信息開發(fā)的最高的層次。

三、建立企業(yè)知識庫

知識庫是員工知識交流和溝通的核心和平臺，知識庫更能將零星散落的知識型員工當(dāng)中的知識進(jìn)行收集、整理和歸納，員工可以通過知識庫將自己的知識與外部知識聯(lián)系起來，既可以實(shí)現(xiàn)知識共享，也可以學(xué)習(xí)知識。知識庫比數(shù)據(jù)庫更具有創(chuàng)造性、動態(tài)性、高效性、豐富性。1.知識庫對企業(yè)信息資源建設(shè)的作用。馬費(fèi)成從便于對信息資源進(jìn)行管理的角度出發(fā)，將信息資源劃分成記錄型信息資源、實(shí)物型信息資源、智力型信息資源和零次型信息資源[6]。建立檔案信息知識庫有利于將傳統(tǒng)企業(yè)零碎的知識，例如員工個人實(shí)踐知識、專家的理論知識、未經(jīng)整理的客戶數(shù)據(jù)收集起來。企業(yè)成功的關(guān)鍵就是如何對這些隱形知識進(jìn)行挖掘、整合和處理，利用整合的知識資源結(jié)合本企業(yè)自身的特點(diǎn)，建立符合本企業(yè)特點(diǎn)的知識庫。首先，通過對信息知識的文檔化處理，有利于對知識系統(tǒng)化集中管理，同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)傳輸，使知識可以最短時(shí)間零距離地向每個員工、每個崗位延伸，促進(jìn)了知識的共享和傳播。其次，知識庫還能起到蓄水池的作用。企業(yè)人員流動不可避免，知識庫通過將每個員工所創(chuàng)造的知識成果、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)文檔化，避免了才隨人走從而削弱企業(yè)的知識儲量。其次，通過建立知識庫能夠更好地實(shí)現(xiàn)檔案及其他信息的共享和整合。知識庫包含非精確推理、歸納和演繹方法、面向約束的推理、邏輯查詢語言、語義查詢優(yōu)化和自然語言訪問等，通過模式識別、優(yōu)化算法和人工智能等方法，對收集建檔的企業(yè)內(nèi)外部信息加以分類，并提供決策支持。同時(shí)，借助信息傳輸網(wǎng)絡(luò)和運(yùn)用系統(tǒng)，知識庫獲取知識的范圍更廣，延伸的領(lǐng)域更寬，從而形成一個開放共享的知識管理系統(tǒng)。2.知識庫的信息來源。對于一個企業(yè)來說，知識庫里除了存儲文檔化的原生信息，還必須存儲經(jīng)驗(yàn)訣竅類隱含知識及深層次加工的信息，存儲與文檔相關(guān)的事件、知識的使用記錄、來源線索等記錄?？傮w說來，基本由下列一些知識和信息組成：即企業(yè)基本信息,包括公共關(guān)系信息、年度報(bào)告、預(yù)測分析報(bào)告、產(chǎn)品和服務(wù)信息、經(jīng)營業(yè)務(wù)信息、業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)信息、基本流程信息、顧客信息等。企業(yè)建立外部知識庫可以通過購買國際知名的在線數(shù)據(jù)庫，通過檢索加工后成為更易學(xué)習(xí)的二手文獻(xiàn)；收集媒體相關(guān)科技創(chuàng)新新聞；通過有針對性的訪談來獲取資料。內(nèi)部知識庫則包括所作項(xiàng)目的文檔資料、深度分析和內(nèi)部研究報(bào)告、分析問題的方法和工具。對于知識的共享也不可能是無條件的，集團(tuán)可以建立知識管理平臺，通過平時(shí)對員工知識考核和對知識的貢獻(xiàn)程度分配不同的權(quán)限，這既可以保護(hù)知識，也是對共享知識，貢獻(xiàn)知識的一種激勵。

四、結(jié)語與展望

本文結(jié)合企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況和知識管理的要求，探索構(gòu)建了基于知識管理的企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的新模式。強(qiáng)化知識觀念，創(chuàng)建知識共享的企業(yè)文化，提倡組織學(xué)習(xí)，提高檔案管理者素質(zhì)。從隱性知識到顯性知識的轉(zhuǎn)化到建立知識庫，再到推進(jìn)文件、檔案管理一體化和圖書、情報(bào)、檔案管理一體化，提供知識服務(wù)并最終讓檔案部門從信息收藏中心轉(zhuǎn)變成知識創(chuàng)新中心，體現(xiàn)了在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代基于知識管理企業(yè)檔案信息資源建設(shè)的必要性。

作者:李利方 單位:上海市政工程設(shè)計(jì)研究總院（集團(tuán)）有限公司