導(dǎo)語：淺談建設(shè)項目合同管理與歸檔工作一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

檔案是原始記錄，具有依據(jù)憑證作用。合同檔案因其法律效力，依據(jù)憑證作用更加毋庸置疑。建設(shè)項目一般投資金額大、工期長，從立項、實施到竣工驗收各個階段，涉及勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、設(shè)備采購和安裝等方方面面，合同管理貫穿于項目實施的整個過程，通過合同的簽訂，明確了項目實施成本、工期和質(zhì)量等目標(biāo)，明確了甲乙雙方權(quán)利、責(zé)任、義務(wù)，對整個項目的實施起著控制和保證的作用。在核行業(yè)內(nèi)，建設(shè)項目除去一般的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)外，大多涉及核與輻射安全。建筑施工、重要和關(guān)鍵非標(biāo)設(shè)備的采購、加工，更關(guān)系核設(shè)施的安裝、調(diào)試、運(yùn)行、維修、改造，甚至將來的退役治理。從工程建設(shè)質(zhì)量的可追溯性出發(fā)，對于建設(shè)項目合同管理自然提出了更為嚴(yán)格的要求。這不僅關(guān)系到甲乙雙方的經(jīng)濟(jì)責(zé)任，還有長遠(yuǎn)的社會責(zé)任。從檔案管理角度出發(fā)，項目文件材料的收集、整理和歸檔是否納入合同管理，要求是否明確，控制措施是否有力，則是做好項目檔案工作的重要基礎(chǔ)。按照全過程管理理念，為確保合同管理的可控性與合同檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性和有效性，具體應(yīng)把握以下幾個環(huán)節(jié)。

一、合同訂立

(一)合同分類。根據(jù)合同性質(zhì)不同，建設(shè)項目合同主要分為以下三類：1.建設(shè)項目施工合同，包括土建、施工、安裝和裝飾裝修合同等。2.技術(shù)服務(wù)合同，包括建設(shè)項目中的勘察、設(shè)計、監(jiān)理、中介、技術(shù)咨詢和服務(wù)合同等。3.物項采購合同，指設(shè)備、材料、辦公用品等采購合同。(二)將歸檔要求納入合同條款。建設(shè)項目中，最為重要的檔案就是竣工圖。竣工圖是項目實體最終真實情況的具體反映，是今后項目改擴(kuò)建、運(yùn)行維護(hù)的重要依據(jù)和憑證。因此，在項目建設(shè)初期，建設(shè)單位首先應(yīng)以合同形式約定竣工圖編制和提交的責(zé)任。具體情況有：1.由施工單位編制竣工圖的，應(yīng)在施工合同中明確施工單位提交建設(shè)單位項目檔案的名稱、內(nèi)容、版本、套數(shù)、時間、費(fèi)用、質(zhì)量要求及違約責(zé)任。另外，也可與施工單位另行簽訂竣工圖編制合同。與此同時，在設(shè)計合同中，應(yīng)明確因修改增加新圖的責(zé)任，明確留作竣工圖用的施工圖套數(shù)。2.由設(shè)計單位編制竣工圖的，除紙質(zhì)竣工圖外，應(yīng)明確是否需提交電子版竣工圖以及竣工圖紙的審核方式。3.監(jiān)理合同中，應(yīng)明確監(jiān)理單位對竣工圖和竣工資料的審核以及向建設(shè)單位提交監(jiān)理檔案的責(zé)任。4.物項采購合同中，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確供方需要提交的文件材料清單及份數(shù)等要求。針對非標(biāo)設(shè)備采購加工，還應(yīng)約定提交質(zhì)量計劃、原材料質(zhì)量證明、相應(yīng)人員資質(zhì)、檢驗檢測報告、竣工圖、完工報告等。廠家提交歸檔的文件材料應(yīng)約定為原件，確實無法提供原件的，應(yīng)明確要求由形成單位加蓋與原件等效的有效標(biāo)識或出具有效證明，并說明原件存處。(三)合同審批。為防范風(fēng)險，根據(jù)合同類別、金額大小和重要性不同，簽訂合同之前應(yīng)履行一定的審批手續(xù)，必要時需召開合同評審會議。合同審批表、合同會簽單及合同評審專家意見，作為合同審批記錄文件，需與合同一起歸檔。(四)合同登記編號。為便于合同日常使用和管理，每份合同應(yīng)及時登記編號，并在建設(shè)單位計劃合同或法務(wù)部門予以備案。合同編號由簽訂合同的年份、承辦部門代號、合同等級、合同類別、流水號等組成。每個合同編號是唯一的，流水號應(yīng)避免斷號。

二、合同履行

合同履行過程中簽訂的補(bǔ)充協(xié)議、往來重要文件和會議紀(jì)要等，特別是涉及合同內(nèi)容變化的，應(yīng)及時收集，與合同一起歸檔，并且要求是原件，簽字蓋章手續(xù)完備。傳真件或其他形式復(fù)印件，需加蓋受控章予以確認(rèn)。對于設(shè)備采購合同，重要設(shè)備的源地驗收或到貨開箱時，必須要有檔案管理人員參加，依據(jù)合同條款，檢查驗收設(shè)備隨機(jī)文件、完工報告、竣工圖紙等是否符合歸檔要求。對于設(shè)備監(jiān)造過程形成的質(zhì)保大綱、質(zhì)量計劃、不符合項等質(zhì)量記錄等也應(yīng)收集歸檔。對于技術(shù)服務(wù)合同，合同承辦部門應(yīng)會同檔案管理人員一起檢查乙方提供的技術(shù)報告、檢驗和測試記錄等是否符合相關(guān)要求，并及時完成驗收記錄的整理歸檔。對于施工合同，重點檢查竣工圖編制質(zhì)量和套數(shù)是否符合要求以及施工資料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。

三、合同歸檔

(一)歸檔范圍。合同檔案一般包括：合同書原件（即：合同文本及其附件）,與訂立合同有直接關(guān)聯(lián)的其他材料,合同相對方的資信材料,可行性分析報告,國家行政機(jī)關(guān)的相關(guān)許可文件,技術(shù)協(xié)議,有關(guān)合同往來的文書、信函、傳真、電話記錄,營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件,授權(quán)委托書以及其他相關(guān)憑證的原件。技術(shù)服務(wù)合同中，與履行合同有關(guān)的技術(shù)背景資料、可行性論證和技術(shù)評估報告、項目任務(wù)書和計劃書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、原始設(shè)計和工藝文件以及其他技術(shù)文檔是合同的重要組成部分，同樣缺一不可。如果確因數(shù)量龐大，劃歸技術(shù)檔案，應(yīng)予以詳細(xì)說明或標(biāo)注鏈接。(二)歸檔要求。合同檔案的整理，一般先區(qū)分合同類別，按年度（時間順序），編制文件歸檔目錄，按件或按卷進(jìn)行裝訂。合同檔案保管期限的劃分，一般根據(jù)合同本身的重要性、合同金額以及合同標(biāo)的物和項目原因等綜合考慮。保管期限一般分為永久、長期、短期三種，也可直接標(biāo)識具體年限。建設(shè)項目一般投資金額較大，應(yīng)編制一份完整的合同清單放入合同檔案。

四、合同管理的其他環(huán)節(jié)

談判記錄、招投標(biāo)文件和評標(biāo)文件及中標(biāo)通知書等，作為簽訂合同的前奏，一般作為項目管理文件，不納入合同檔案范圍。合同糾紛形成的起訴書、答辯書、判決書、調(diào)解書、裁定書、裁決書等法律文書則按專門檔案進(jìn)行整理歸檔。合同檔案的借閱需由相關(guān)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。五、常見問題在以往建設(shè)項目合同檔案收集、整理和歸檔過程中，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)合同文本的規(guī)范性方面還有待進(jìn)一步提高，比如：第一，簽訂合同的甲方或乙方，不是法人而是委托人，卻沒有收集授權(quán)委托書。第二，合同章用單位行政公章代替。第三，簽字人身份或職級與合同管理要求不符。第四，合同簽訂日期空白。第五，合同簽訂份數(shù)太少，或因保管不當(dāng)，合同原件丟失。第六，合同附件，如：技術(shù)規(guī)格書、圖紙等技術(shù)資料未同時收集歸檔，鏈接標(biāo)注不清晰。第七，合同檔案保管期限劃分不妥，過長或過短。第八，合同中未提及文檔管理要求，需要相關(guān)配套文件時沒有依據(jù)，局面被動。

綜上所述，作為建設(shè)項目業(yè)主方，在合同管理方面，應(yīng)設(shè)置專門崗位，建立科學(xué)合理的工作流程，改變手工粗放的管理模式，提高信息化水平，積極關(guān)注合同的動態(tài)管理與后評價工作；在歸檔工作中，堅持“通過合同控制加強(qiáng)工程檔案管理”的理念，做好內(nèi)部自身形成文件材料歸檔工作的同時，對外部多用合同約束建設(shè)項目相關(guān)方，加強(qiáng)檔案工作監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，注重協(xié)調(diào)與溝通，為今后建設(shè)項目管理全面留存更多的依據(jù)憑證，積累更多的寶貴經(jīng)驗，從而促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。

作者:王繼榮 單位:中國原子能科學(xué)研究院

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