導(dǎo)語：城市規(guī)劃檔案管理策略探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、城市規(guī)劃管理審批檔案管理中存在的問題

（一）缺乏對檔案進(jìn)行管理的重視

在對城市規(guī)劃建設(shè)項目進(jìn)行管理時，管理者只是注重項目施工之前與施工期間的工作，想要縮短時間并提升進(jìn)度，能盡快完工，所以只是注重項目的建設(shè)而忽略了建設(shè)期間對項目檔案及資料的管理。部分城市規(guī)劃管理審批檔案在建設(shè)過程中，未安排專門的檔案管理者及儲存檔案的場所；部分城市規(guī)劃管理審批檔案的檔案管理者流動性強(qiáng)，且未經(jīng)培訓(xùn)，缺乏有關(guān)的檔案技能及知識，使得檔案的記錄、整理工作無法很好地進(jìn)行，致使在建項目沒有相關(guān)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案記錄。此外，查閱及應(yīng)用檔案期間，由于時常被人翻看和使用，就會給紙質(zhì)檔案帶來一定的破壞，更有部分初始資料沒有儲存在檔案部門中，給檔案的管理增加了困難，導(dǎo)致記錄不全面、跟蹤不到位[1]。

（二）缺乏管理檔案的有關(guān)制度

大多城市規(guī)劃管理審批檔案的管理制度都有環(huán)節(jié)繁雜、時間較長、涵蓋范圍太廣等問題，關(guān)系到建設(shè)、財務(wù)、招標(biāo)、會計等許多部門，而這些部門間又缺乏健全的記錄及管理在建項目檔案的相關(guān)制度，檔案管理的職責(zé)及范圍分配不確切，無法使用合理的管理手段及操作方法，也沒有執(zhí)行監(jiān)管、檢查等職責(zé)。不管是文字資料還是圖片、音頻等多種形式的檔案在記錄、整理期間都沒有一個既定的標(biāo)準(zhǔn)，也沒有全面的管理制度。由于每個部門的檔案產(chǎn)生的時間不一致，檔案涉及的內(nèi)容也有差別，這給材料的全方位整理和記錄帶來了困難，很多檔案都分散到了不同工作者的手中，沒有合理制度進(jìn)行制約，致使對檔案管理與在建項目的進(jìn)度間產(chǎn)生了差距。

（三）檔案的記錄不全面，建立不合理，提交不準(zhǔn)時

所有項目檔案都產(chǎn)生于建設(shè)與管理項目的過程中，是對各種有儲存價值的資料進(jìn)行的記錄。近些年，各大城市進(jìn)行的改擴(kuò)建越來越多，參與到建設(shè)中的有關(guān)部門很多都不注重對在建項目的檔案進(jìn)行管理。由于檔案存放的期限較久，部分資料在施工期間會有改變，如合約文件、監(jiān)測文件等。而且有些時候檔案管理者在進(jìn)行管理時沒有很好地歸類并整理，亂丟亂放，致使相同性質(zhì)的檔案間沒有相應(yīng)的連接性，無法維持整體性、正確性、系統(tǒng)性，從而降低了檔案的作用及質(zhì)量。

（四）管理人員意識落后

部分城市規(guī)劃管理審批檔案管理人員的思想觀念落后，對于城市規(guī)劃管理審批檔案管理的動態(tài)認(rèn)識不足。此外，對城市規(guī)劃管理審批檔案的宣傳不足，導(dǎo)致很多城市的居民都不了解城市規(guī)劃管理審批檔案的意義。

二、城市規(guī)劃管理審批檔案的動態(tài)管理策略

（一）政府應(yīng)加大動態(tài)管理的重視程度，提升檔案管理的完整性

城市規(guī)劃管理審批檔案管理工作對于一個城市的行階段性的知識灌輸，在工作之余學(xué)習(xí)如何更好地工作。審批檔案管理對于信息資源管理方面要求比較嚴(yán)格，要求工作人員要有良好的綜合素質(zhì)以及道德修養(yǎng)。通過建立一個高素質(zhì)的城市規(guī)劃管理審批檔案管理團(tuán)隊，才能更好地為城市規(guī)劃管理審批檔案動態(tài)管理工作服務(wù)。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用，加強(qiáng)管理中的控制

城市規(guī)劃管理審批檔案動態(tài)管理的具體實現(xiàn)依賴于基礎(chǔ)硬件設(shè)施的運作，檔案動態(tài)管理包括檔案資源共享與檔案信息交換兩個必要程序，利用網(wǎng)絡(luò)作為途徑，建立信息資源數(shù)字化系統(tǒng)，而檔案管理工作人員則對檔案文件的歸檔和鑒定進(jìn)行監(jiān)督，使得檔案及時歸檔并且保證檔案信息的規(guī)范和完整。通過網(wǎng)絡(luò)的形式對信息資料進(jìn)行收集、整理、儲存以及資料的提取，而這些環(huán)節(jié)是通過網(wǎng)絡(luò)動態(tài)技術(shù)才能得以實現(xiàn)的。除此之外，還需要利用數(shù)據(jù)掃描儀、數(shù)據(jù)打印設(shè)備等硬件設(shè)備進(jìn)行數(shù)據(jù)的動態(tài)管理，為城市規(guī)劃管理審批檔案動態(tài)管理奠定基礎(chǔ)。此外，還需要加強(qiáng)審批的控制，許多工程項目進(jìn)行立項申請時要進(jìn)入收件窗口，在這個過程之中，就會自動生成相應(yīng)的條形碼，這樣不僅能夠反映檔案內(nèi)容之間的聯(lián)系，還能進(jìn)行動態(tài)跟蹤，有利于管理。

（三）加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊的建設(shè)

城市規(guī)劃管理審批檔案動態(tài)管理最關(guān)鍵的元素還是人的管理，要提高管理團(tuán)隊的綜合素質(zhì)，建立專業(yè)的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)對管理人員進(jìn)行針對性的培訓(xùn)，從工作能力、工作理念、道德品質(zhì)三個方面對管理人員的工作素養(yǎng)進(jìn)行提升。城市規(guī)劃管理審批檔案管理是一份具有相當(dāng)大延續(xù)性的工作，所以對于管理人員而言要保證工作人員的穩(wěn)定。由于城市規(guī)劃管理審批檔案動態(tài)管理所涉及到的知識較為廣泛，因此要對工作人員進(jìn)管理機(jī)制與管理標(biāo)準(zhǔn)的完善是城市規(guī)劃管理審批檔案動態(tài)管理的重要保障，城市規(guī)劃管理審批檔案管理范圍比較廣泛，包括城市建設(shè)中規(guī)劃、設(shè)計以及施工等各種檔案的管理，在對城市規(guī)劃管理審批檔案的管理過程中必須有規(guī)范化的管理程序，而動態(tài)的管理工作中更是涉及到更多高端的技術(shù)和管理方法，這對管理人員在工作中的協(xié)調(diào)配合能力有著更高的要求，城市規(guī)劃管理中審批檔案管理部門應(yīng)該對管理過程中的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)加以落實，讓動態(tài)管理中的分工協(xié)作與技術(shù)運用有著統(tǒng)一的規(guī)范。使用計算機(jī)及相關(guān)設(shè)備同紙質(zhì)型檔案之間相關(guān)聯(lián)，并形成一種對應(yīng)的文件格式、檔案模塊、文件種類，合理科學(xué)地記錄、查找、儲存并管理與建設(shè)項目有關(guān)的檔案，確保這些檔案的準(zhǔn)確性、全面性及長時間的可讀性。同時，還應(yīng)增強(qiáng)安全方面的管理，可設(shè)置一定的查閱權(quán)限、密碼等，避免對檔案與電子檔案中的有關(guān)內(nèi)容及材料進(jìn)行隨便改變。新時期對城市規(guī)劃管理審批檔案進(jìn)行動態(tài)管理已經(jīng)勢在必行，將城市規(guī)劃管理審批檔案的動態(tài)管理工作做好，必須要完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，還要對網(wǎng)絡(luò)與計算機(jī)技術(shù)加以合理地利用。工作人員在與城市規(guī)劃管理審批檔案的動態(tài)建設(shè)需求相適應(yīng)的同時，還需要增強(qiáng)自身專業(yè)素養(yǎng)的學(xué)習(xí)，以促進(jìn)城市規(guī)劃管理審批檔案動態(tài)管理工作更加平穩(wěn)快速的運行。

（四）規(guī)范審批檔案的動態(tài)管理

重要程度是不可忽視的，城市審批檔案管理部門應(yīng)該創(chuàng)新宣傳手段、加大宣傳力度，與當(dāng)?shù)卣M(jìn)行有效溝通，獲得政府的關(guān)注與支持，以加大對城市規(guī)劃管理審批檔案動態(tài)管理的經(jīng)費投入。要實現(xiàn)動態(tài)管理必須解決管理硬件設(shè)施上的問題，比如修建城市建設(shè)檔案館以及建立檔案動態(tài)管理人員的專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，增加對科研項目的資金與人力資源的投入，將城市規(guī)劃管理審批檔案工作的支出納入當(dāng)?shù)卣呢斦A(yù)算當(dāng)中[2]。除此之外，需要加強(qiáng)前端控制，完善歸檔制度，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)格式，將審批作為重要內(nèi)容之一。在文件的形成過程之中，需要將相關(guān)數(shù)據(jù)應(yīng)用其中，協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，充分發(fā)揮好政府在城市規(guī)劃管理中的作用。

作者:鄭少娟 單位:廣東省廣州市規(guī)劃局建設(shè)檔案管理處

參考文獻(xiàn)：

[1]李玲.規(guī)劃審批檔案及其動態(tài)管理研究[J].中國管理動態(tài)，2015（18）：200.

[2]李新民，張國強(qiáng).城鄉(xiāng)規(guī)劃管理審批檔案的日常管理[J].城市規(guī)劃管理審批檔案，2013（1）：9-10.