導語：二維碼技術(shù)在檔案管理中應用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：現(xiàn)代檔案種類繁多，利用二維碼對檔案資源進行管理，能夠提升檔案工作效率。本文分析了二維碼技術(shù)在檔案管理中的價值，并對二維碼在檔案管理中的應用和風險進行了初步探討。

關(guān)鍵詞：二維碼；檔案管理

如今檔案管理日趨復雜，人民群眾對檔案需求也日益豐富，要求檔案管理要不斷地創(chuàng)新檔案工作方式，拓寬檔案服務內(nèi)容。在互聯(lián)網(wǎng)時代，移動終端得以普及，二維碼以其獨特的優(yōu)勢逐漸被人們所接受。二維碼是用某種特定的幾何圖形，按一定規(guī)律在平面（二維方向上）分布的黑白相間的圖形記錄數(shù)據(jù)符號信息。能夠在橫向和縱向兩個方位同時以圖形表達信息，因此能在很小的面積內(nèi)表達大量的信息，可容納多達1850個大寫字母，或2710個數(shù)字或1108個字節(jié)，或500多個漢字。它主要具備大容量、尺寸小、識別率高、成本低的特點，而這些特點在檔案管理中可以發(fā)揮獨特作用。

1二維碼技術(shù)對檔案工作中的作用和意義

1.1提供了新的信息傳播方式。根據(jù)工業(yè)和信息化部公布的數(shù)據(jù)，截止到2017年7月，我國智能手機的普及率已達66%以上，通過手機上網(wǎng)的用戶占總體網(wǎng)民數(shù)的80%以上。手機憑借其便捷性、智能性逐漸成為人們上網(wǎng)的首選工具，二維碼也因此成為了信息傳播的新途徑，在檔案管理工作中扮演了重要角色。二維碼本身具備容量大、成本低、方便快捷等特點，同時還具備著一定的保密性，在手機中的應用十分普遍，而這些特點也恰巧吻合了檔案管理工作的特點。目前，人們對二維碼的應用接受程度已經(jīng)很高，將二維碼應用到檔案管理工作中，不僅是檔案管理工作發(fā)展的內(nèi)在需求，彌補了檔案管理工作的各種不足，同時也能夠滿足人們?nèi)找尕S富的檔案利用需求。

1.2提升了檔案管理的效率。在現(xiàn)代檔案管理工作體系中，要對不同種類的檔案進行有區(qū)別有特色的管理，這樣才能夠充分地發(fā)揮檔案的價值。但這也存在很多問題，就是如何對這些檔案進行有針對性的分類和編錄，而二維碼就提供了一個很好的思路，它可以針對不同類型的檔案進行數(shù)字化的編碼，之后再通過可視化的方式呈現(xiàn)出來，當需要使用時就可以通過掃描二維碼獲取相關(guān)檔案信息，大大提升了檔案工作效率。此外，檔案傳輸工作也可以獲得極大的便利，當進行大規(guī)模檔案的傳輸時，對網(wǎng)絡要求較高且需要耗費過多時間。而借助二維碼，可先將檔案保存在線上，僅需將二維碼傳輸給對方就能夠達成信息的傳遞，大大提升了工作效率。

1.3促進檔案服務的開發(fā)。在工作效率得以提升的基礎(chǔ)上，二維碼還能促進檔案服務的進一步開發(fā)。對于利用者來說，在檔案基本完成信息化之后，檔案的查閱等操作已十分便捷，但從具體的利用場景上來看，通過二維碼，利用者僅僅需要通過手機進行掃描，就能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的查閱，而對于檔案管理部門來說，提供二維碼比提供APP服務或線上服務成本要低的多。

2二維碼在檔案工作中的應用

從二維碼的特點和對檔案工作的作用來看，它在檔案工作的不同階段都能夠發(fā)揮相應的價值。

2.1檔案信息資源整理階段。二維碼在檔案整理階段的應用，重點是將檔案資料和檔案檢索結(jié)合起來。將相應的二維碼標識在檔案資料的封面，這種標識能夠被電腦或者手機識別，除了包含檔案的一些基本信息外，還可以直接顯示檔案所處的位置。此外，二維碼還能夠?qū)⒏鼮閺碗s的信息進行數(shù)字編碼，如圖像、指紋、影音等，且二維碼的容量和呈現(xiàn)方式都更加多元。二維碼則可以突破數(shù)字限制，提供完整的摘要和目錄信息等，方便管理人員和利用者。

2.2檔案管理階段。在檔案管理階段使用二維碼，能夠大大簡化管理流程，提升管理效率，這主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是簡化檔案檢索工作；二是提供更大的存儲空間和更豐富的編碼方式；三是當檔案變動時，能夠通過更新二維碼實現(xiàn)再次定位，減少工作量；四是二維碼能夠提供更豐富的信息，這也在一定程度上增加了檔案對比的準確度；五是二維碼能夠有效地減少管理成本，減少紙質(zhì)資源的浪費。

2.3身份識別。身份識別是二維碼最為普遍的應用于檔案工作中的一項技術(shù)，在上文中已經(jīng)提到貴陽市人才服務中心通過身份識別進行檔案查詢工作。身份識別在檔案工作中的應用主要體現(xiàn)在兩個方面：一是管理端。工作人員通過掃描二維碼進行身份和權(quán)限的識別或者管理系統(tǒng)的登錄，簡化了工作流程，也可以對相關(guān)工作人員的信息進行查詢；二是服務端。用戶可以通過二維碼身份識別登錄APP或者在線網(wǎng)站進行檔案資料的查閱，簡化了輸入賬戶密碼這一操作。

3二維碼技術(shù)應用于檔案工作存在的問題

3.1信息安全問題。二維碼本身具備較高的安全性，其信息安全問題主要體現(xiàn)在用戶上。在檔案工作中使用二維碼傳播信息，提供二維碼供用戶掃描以獲取相關(guān)檔案內(nèi)容十分便捷。但這一過程很容易被不法分子所利用，不法分子通過偽造、覆蓋二維碼誘導用戶掃描，然后設(shè)置相應的支付鏈接騙取錢財?shù)陌咐龑乙姴货r。對于普通的檔案利用者來說，正確鑒別和驗證二維碼的可靠性難度大，每一張二維碼圖像看似普通，實則包含了復雜的信息，利用者辨認起來很不方便，同時普通利用者對于二維碼存在的安全隱患通常不夠了解，因此很容易遭受損失。目前二維碼信息安全問題主要體現(xiàn)在四個方面：一是二維碼可視化風險。不法分子易通過手機病毒的方式截屏盜取或欺騙獲取用戶付款碼，或四處張貼偽造商戶的收款碼，非法獲取資金；二是易攜帶惡意代碼的風險。二維碼不僅可以存儲檔案資源信息，同時也能夠存儲惡意程序代碼、非法鏈接等等，普通用戶很難從表面就對非法信息進行辨別；三是信息單向交互的風險。二維碼技術(shù)目前還只能實現(xiàn)信息的單向傳送，即不法分子在進行信息劫持時，只需要實現(xiàn)利用者與檔案館、檔案館與后臺的單向驗證，在此過程中產(chǎn)生的劫持和信息安全問題很難第一時間就被用戶獲知；四是掃碼設(shè)備安全強度低的問題。一般來說二維碼對于掃碼設(shè)備的要求都很低，在利用者本身信息安全意識不強情況下，很容易發(fā)生信息安全問題。

3.2缺乏國內(nèi)二維碼標準設(shè)計。目前，二維碼的應用標準主要來自于國外的技術(shù)產(chǎn)品，而在檔案的管理工作當中，也沒有明確的二維碼規(guī)范標準，如美國的PDF417和日本的QH碼，其編碼的基礎(chǔ)多為英語語言環(huán)境，漢字方面的設(shè)計還較為缺乏。而對于檔案管理工作來說，古文獻等歷史文化檔案是檔案管理的重要內(nèi)容，國內(nèi)漢字標準的缺乏不僅給這部分工作帶來了極大的不便，同時也不利于檔案管理特色的二維碼技術(shù)的應用，一些特色的二維碼應用及拓展服務無從開展。

4促進二維碼技術(shù)應用于檔案工作的途徑

4.1提升信息安全保障能力。在檔案管理中使用二維碼，信息安全保障的重點是個人信息安全意識的提升。在管理隊伍內(nèi)部，要做好信息安全普及工作，讓二維碼的信息安全風險、使用注意事項深入每個工作人員的內(nèi)心，讓其在工作過程中樹立起良好的信息安全意識，不隨意掃描二維碼、不隨意泄露個人信息相關(guān)的二維碼。在進行檔案服務時，要注重對用戶信息安全意識的培育，在二維碼旁放置正確掃碼后的例圖或者防止警示標語，提升用戶對二維碼信息安全的意識。對于用戶來說，當用戶遭遇安全問題時，應該先確認在支付的哪個環(huán)節(jié)產(chǎn)生了問題，明確責任歸屬。

4.2進行二維碼標準研究。一是要選擇適當檔案工作的二維碼編碼方式。二維碼編碼方式多種多樣，且主要內(nèi)容以文字為主，因此在檔案二維碼編碼的選擇上，要根據(jù)檔案工作的特點，選取保密性強、容量大、糾錯能力強、識別精度高的編碼方式。二是要編制數(shù)據(jù)元開放說明目錄。此項工作不光針對二維碼，同樣在網(wǎng)絡開放工作中也需要有相應的指導性規(guī)范?？砂锤袷街鹨幻鞔_，在檔案開放利用中作為依據(jù)。數(shù)據(jù)元ID、數(shù)據(jù)元名稱定義來源，有保密要求加密要求的部分數(shù)據(jù)元，需要采取加密方式進行傳遞，加密方式和策略的選擇，在檔案開放工作中需要加以特別的重視。三是二維碼機制的標準化。將二維碼標準加入檔案信息管理體系中，確定相應的軟件標準、硬件標準和印刷標準。在軟件標準方面要將二維碼管理體系作為檔案管理體系的重要環(huán)節(jié)。在印刷方面需要根據(jù)應用系統(tǒng)所預期的信息容納量、識別精度、識別能力等指標，明確相應的印刷標準。

4.3拓展檔案服務方式。二維碼技術(shù)在檔案服務中有著巨大的應用潛力，檔案管理部門應充分認識二維碼的特性，結(jié)合當前服務工作的具體需要，進一步拓展檔案服務方式。如可以在實物檔案展覽時將展品的文字和影像資料進行編碼，參觀者通過掃碼查看展品的相關(guān)信息。又如將檔案業(yè)務辦理編碼，通過掃描二維碼實時查詢業(yè)務辦理的狀態(tài)等等?？傊?，要將二維碼與檔案數(shù)字化服務相結(jié)合，以簡化操作流程、拓寬使用場景、豐富使用方式為主進行檔案服務的拓展工作。

參考文獻：

［1］吳小競.二維碼在檔案管理中的應用探討［J］.檔案天地，2014（7）：38—39.

［2］陶金，閆寧.二維碼在檔案信息化中的應用［C］.沈陽科學學術(shù)年會暨中國汽車產(chǎn)業(yè)集聚區(qū)發(fā)展與合作論壇.2014.

［3］李朝洋.二維碼技術(shù)在檔案領(lǐng)域中的應用研究［J］.上海檔案，2013（6）：22—24.

作者:黃曉云 單位:廣西交通職業(yè)技術(shù)學院