導(dǎo)語：城市規(guī)劃檔案管理工作分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：通過對項目生命周期理論的分析，結(jié)合近年來規(guī)劃院檔案管理工作的實踐情況，指出城市規(guī)劃檔案管理工作的發(fā)展階段特征。以規(guī)劃院城市規(guī)劃檔案業(yè)務(wù)管理流程為例，以協(xié)同辦公系統(tǒng)主線，探討了基于流程化檔案管理信息系統(tǒng)集成的特征與方法。

關(guān)鍵詞：檔案服務(wù)；城市規(guī)劃；項目生命周期理論

一個城市規(guī)劃項目從立項到完成所經(jīng)過的各個階段，由于項目的側(cè)重點發(fā)生改變，對應(yīng)的檔案管理工作也會發(fā)生變化?；陧椖可芷诶碚?，城市規(guī)劃項目可以分為四個階段，分別是立項期、啟動期、成熟期以及完成期，如何在不同階段，準(zhǔn)確、高效地做好檔案管理工作，客觀地記錄項目編制過程的真實情況，更好地服務(wù)后續(xù)其他規(guī)劃項目，具有重要的意義。基于項目生命周期理論的城市規(guī)劃檔案的信息化管理是未來主流的管理模式。本文以增城市城市規(guī)劃設(shè)計室（以下簡稱設(shè)計院）的協(xié)同辦公系統(tǒng)為例，開展協(xié)同辦公系統(tǒng)的項目管理模塊在實際工作中運行情況進行分析。

一、城市規(guī)劃檔案管理工作的三個發(fā)展階段特征

隨著城市規(guī)劃檔案管理工作制度的日趨完善，對檔案的準(zhǔn)確化、規(guī)范化、信息化、精細(xì)化、安全化的要求更加明晰，城市規(guī)劃管理工作大致可以分為三個發(fā)展階段。第一階段，以項目結(jié)題、歸檔為導(dǎo)向。檔案管理主要工作是收集規(guī)劃最終成果，包括紙質(zhì)成果和最終電子文檔。管理流程簡單，只需按年份、按類型歸檔即可，多數(shù)設(shè)計院在初期發(fā)展時期都采用這一模式。設(shè)計師根據(jù)新的項目需求，自行搜索設(shè)計院的檔案庫，新招聘員工也可以在檔案室迅速了解、學(xué)習(xí)設(shè)計院已經(jīng)完成的規(guī)劃成果。第二階段，以項目回溯為導(dǎo)向。在第一階段收集最終成果的基礎(chǔ)上，加強項目立項和項目編制中間成果的收集歸檔。項目立項包括項目建議書、項目招標(biāo)文件、項目投標(biāo)文件、項目開題報告等等項目在立項期主要資料。中間成果則包括了初步成果、中期成果、審查意見等項目在啟動期、成熟期的主要資料。隨著設(shè)計院規(guī)模變大，業(yè)務(wù)量上升，對檔案管理的要求更加規(guī)范化，檔案管理工作在項目立項期就已經(jīng)開始介入，跟蹤管理項目編制全過程。第三階段，以項目流程、品牌延伸為導(dǎo)向。隨著信息化技術(shù)手段的不斷完善，檔案管理可以做得更加精細(xì)化，由最初的成果管理轉(zhuǎn)變?yōu)槿鞒痰墓芾?，最終成果也不再是檔案管理的最后一個步驟，評獎材料、成果的可視化宣傳展示等后續(xù)品牌管理成為新的任務(wù)。這一階段，檔案管理的內(nèi)容包括項目立項、基礎(chǔ)資料（包括案例資料）、工作日志、最終成果、評獎材料、科研論文、成果展示等方面，全面覆蓋項目生命周期所涉及的四個時期。其中，新增的工作日志取代以往中間成果，通過時間流的方式，利用移動平臺的新一代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，詳細(xì)記錄項目編制過程與甲方的交流過程，記錄每一個重要節(jié)點對方案提出的修改意見，輸出方案的時間節(jié)點，甚至是項目收款信息都可以納入工作日志中。工作日志模塊的出現(xiàn)，不僅解決了檔案管理中信息丟失的問題，也為工程師的工作交接產(chǎn)圖1城市規(guī)劃檔案管理工作的三個發(fā)展階段生積極作用，讓工程師快速了解項目的全過程。評獎材料、科研論文、成果展示三個模塊主要針對項目的品牌管理，打破以往項目管理的最終目標(biāo)是一份份厚厚的紙質(zhì)文檔，而是將報獎材料、科研論文、可視化成果宣傳展示作品納入城市規(guī)劃方案檔案管理的范疇。

二、協(xié)同辦公系統(tǒng)的項目管理模塊設(shè)計

設(shè)計院的協(xié)同辦公系統(tǒng)中集成了項目管理模塊。項目管理模塊是基于項目生命周期四個時期來進行設(shè)計的，由工程師和檔案管理人員同步操作，將檔案管理融入項目的全過程。項目管理模塊包括了指定參與人、辦案、項目完成、退件、一覽、統(tǒng)計六個子功能。其中，辦案子功能模塊是檔案管理人員與設(shè)計人員協(xié)同完成檔案管理工作的主要模塊。辦案模塊包括了項目信息、項目參與人、項目工作日志、項目文檔、付款方式等五個功能。以《新塘鎮(zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項目檔案管理為例，項目信息的字段包括了：項目編號、項目年份、歷史編號、項目名稱、保密日期、項目來源、項目類型、合作項目、委托單位、承接單位、地址、項目合同、項目規(guī)模、項目負(fù)責(zé)人等信息。項目信息的每一個字段都可以作為檔案檢索字段。檔案管理員在項目啟動期主要完成該子模塊的信息內(nèi)容?！缎绿伶?zhèn)瑤田村“三舊”改造規(guī)劃研究》項目工作日志，詳細(xì)記錄了該項目工作每個節(jié)點所面臨的問題和完成工作，項目工作日志的文字內(nèi)容可以實現(xiàn)超鏈接，直接鏈接到文字內(nèi)容所提及相關(guān)規(guī)范文件、基礎(chǔ)資料、階段成果等，從根本上實現(xiàn)了檔案管理工作由結(jié)果管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒坦芾怼?/p>

三、目前協(xié)同辦公系統(tǒng)存在的主要問題

（一）項目后期延續(xù)、品牌管理等環(huán)節(jié)缺失。設(shè)計院的城市規(guī)劃檔案管理在協(xié)同辦公系統(tǒng)的支持下，基本實現(xiàn)信息化管理，也較好地實現(xiàn)了從項目立項到最終成果的流程管理。但是，對于品牌延伸等方面的系統(tǒng)集成還處于空白，需要單獨的模塊或者其他媒介來支撐。（二）項目文檔儲存方式單一。項目文檔資料的上傳格式是以單一文件為主，不能直接用設(shè)計院服務(wù)器的項目文件夾。常規(guī)性的城市規(guī)劃成果由多個文件組成，如果不采取壓縮包的形式無法完成上傳。但是，采取了壓縮包的形式，又不便于快速瀏覽。（三）資料收集不全。協(xié)同辦公系統(tǒng)的項目管理模塊需要工程師和檔案管理的密切配合才能達到較好的效果。但是，常規(guī)的設(shè)計院工程師的數(shù)量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過檔案管理人員，一對多的形式，往往產(chǎn)生資料的缺失，加大了檔案管理人員的工作強度。未來項目檔案智能化管理將成為主要趨勢，根據(jù)設(shè)計院的實際模式建立企業(yè)級信息檔案庫，可以對電子檔案（各類格式）、紙介質(zhì)檔案或其他形式（音像、多媒體等）檔案資料進行收集、管理、存儲、借閱、檢索與管理。系統(tǒng)中內(nèi)嵌功能強大的文件瀏覽器，對大多數(shù)格式文件可以瀏覽及下載，并可與其他子系統(tǒng)（綜合辦公、市場經(jīng)營管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)、協(xié)同設(shè)計平臺等）進行無縫集成。檔案管理系統(tǒng)嚴(yán)格遵循國家制定的檔案標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)檔案工作的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)章制度以及傳統(tǒng)的檔案管理模式；實現(xiàn)項目自動歸檔，將項目管理、協(xié)同設(shè)計、圖紙收集等系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)與圖文檔系統(tǒng)自動對應(yīng)、關(guān)聯(lián)，達到文檔自動收集功能；系統(tǒng)提供分類模版、可根據(jù)案卷和檔案信息自動創(chuàng)建分類目錄；系統(tǒng)提供按照編目結(jié)構(gòu)或者標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范文件兩種方式進行查詢；所有查詢支持多條件組合模糊查詢。工程師可按照標(biāo)準(zhǔn)類別、專業(yè)或標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范名稱查詢，點擊后將會出現(xiàn)全文或目錄。打開的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范只是可讀文件，須經(jīng)審批后方可打印或下載；與設(shè)計院的項目地圖集成，項目查詢結(jié)果在地圖內(nèi)顯示，同時可以顯示同一地域的其他項目。點擊項目可查看項目相關(guān)的經(jīng)濟指標(biāo)、圖紙、效果圖等。綜上所述，實現(xiàn)檔案管理的智能化、信息化、精細(xì)化、安全化，才能真正實現(xiàn)跨越式發(fā)展。

作者:黃美琪 鐘曄 單位:增城市城市規(guī)劃設(shè)計室