導(dǎo)語：文書與檔案管理工作一體化思考一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：一直以來，文書和檔案管理工作屬于兩個獨(dú)立的工作單位，如何提高文書和檔案管理工作的工作效率，關(guān)鍵就在于能不能實(shí)現(xiàn)文書和檔案管理工作的一體化。隨著《歸檔文件整理規(guī)則》的頒發(fā)，文書和檔案管理工作一體化的可行性和實(shí)效性已被證明，符合新形勢的要求，提升了文書與檔案管理的工作水平。

關(guān)鍵詞：文書；檔案管理；一體化

文書和檔案工作存在的原因是因?yàn)樗軌驗(yàn)槿藗兲峁┬枰馁Y料。目前，文書和檔案管理工作還不能夠適應(yīng)當(dāng)今社會的需要，而且文書和檔案管理工作是兩個流程，各自為政，分而治之。因此，文書工作和檔案管理工作必須做到一體化。所謂文書工作和檔案管理工作的一體化，就是要把文書工作和檔案管理工作整合在一起，二者互補(bǔ)互足，相互協(xié)調(diào)工作，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，改變以往傳統(tǒng)的工作方式。

一、文書工作、檔案管理工作的概述

文書，作為一種歷史信息的承載物，是社會發(fā)展的產(chǎn)物。在人類的溝通活動中，為了記錄、溝通的需求，就用文字或者圖像的方式在某些物體上作標(biāo)記，于是就產(chǎn)生了文書。檔案作為文書的產(chǎn)物，具有比文書更強(qiáng)的政治性、保密性。在歷史上，文書和檔案幾乎是同時出現(xiàn)的。在我國古代，對文書工作和檔案工作的稱呼是沒有區(qū)分的，在很長的一段時間里，文書和檔案工作是密不可分的，由同一人員管理。例如在西周朝，文書是宰相處理，具體負(fù)責(zé)檔案和文書工作的是史官和大士。到了唐宋時期，文書工作和檔案工作才出現(xiàn)各自的部門，形成了不同的制度，才把文書工作和檔案管理工作區(qū)分開，成為了兩種不同的工作。檔案工作的基礎(chǔ)和前提是文書工作，文書工作的發(fā)展是檔案工作，兩者相互制約，相互聯(lián)系。檔案和文書是出自一源，形式和內(nèi)容也相差無幾，這就需要把檔案工作和文書工作聯(lián)系到一起，對工作人員相關(guān)要求的差異也較小，只是因?yàn)槎吖ぷ鳈C(jī)構(gòu)形成的時間不同，再加上工作時間差異，才產(chǎn)生了不同。

二、文書工作和檔案管理工作一體化的可行性

當(dāng)今社會正處于高速發(fā)展的階段，在這個時候信息就顯得極為重要，無論是管理還是決策，缺乏信息都不行。文書和檔案作為信息的載體，文書記錄的是當(dāng)今的信息，檔案記錄的是過去的信息，將二者統(tǒng)一起來，變成一個整體，使其能更好地為人們提供服務(wù)。從古代到現(xiàn)代社會，文書工作和檔案工作經(jīng)歷了分分合合，分分合合并不是一種簡單的循環(huán)?！胺帧绷疃咝纬闪藘蓚€獨(dú)立的工作系統(tǒng)，完善了各自的制度、工作內(nèi)容，“合”不是簡單的將兩個系統(tǒng)加在一起，而是把兩個系統(tǒng)合起來發(fā)揮出1+1>2的效果。經(jīng)歷過“分”，才能認(rèn)清兩個工作的區(qū)別，采取不同的管理方式；“合”使二者相互協(xié)調(diào)，取長補(bǔ)短，為二者的一體化奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)。

三、文書工作、檔案管理在工作中存在的問題

（1）從當(dāng)前實(shí)行文書檔案工作一體化的單位來看，較為突出的就是人的問題。業(yè)務(wù)人員水平低，文書檔案管理一體化思路不明確，為實(shí)現(xiàn)一體化管理制度增加了難度。（2）長期以來，文書工作和檔案管理工作獨(dú)立運(yùn)行，各自發(fā)展，缺乏聯(lián)系，束縛了二者的發(fā)展，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的管理需求。（3）思想觀念障礙。文書工作和檔案管理工作一體化沒有取得理想的效果，辦公室使用計算機(jī)現(xiàn)代化管理必然會影響現(xiàn)有的手工處理方式，工作人員已習(xí)慣手工處理文件的方式，想要去改變原來的工作習(xí)慣和工作方式，需要提前做好宣傳工作，打好預(yù)防針。（4）紙張類型的文件規(guī)格不同，記事本、手冊、便簽和賬簿，隨著計算機(jī)、復(fù)印機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備的運(yùn)用，紙張的大小不同，就出現(xiàn)了各種文件參差不齊的情況。文件書寫紙張和復(fù)印紙的選擇不注意，將會出現(xiàn)紙張老化、字跡模糊不清等問題，不利于檔案的保存。（5）隨著工作人員的流失，文件丟失的情況時有發(fā)生。文書工作在單位中，往往都是安排給兼職或者專職人員，工作人員身兼多職，人員流動量大，工作調(diào)動頻繁，文件的丟失給后續(xù)的工作帶來種種問題，文書與檔案管理工作一體化是改變現(xiàn)有問題的有效途徑。

四、對文書工作、檔案管理工作的一些建議

（1）要端正工作態(tài)度，杜絕“事不關(guān)己高高掛起”的思想，互相幫助、相互配合、協(xié)調(diào)工作，把文書工作和檔案工作融合在一起。只有做到這些，才能真正實(shí)現(xiàn)文書工作和檔案管理工作的一體化，最大限度提升工作質(zhì)量，減少工作失誤。（2）樹立認(rèn)真負(fù)責(zé)，從我做起的工作態(tài)度，要明白檔案工作的重要性質(zhì)，記錄無差別的歷史，發(fā)揮出檔案管理工作的價值。引入計算機(jī)技術(shù)和通訊技術(shù)，為文書檔案一體化提供技術(shù)支撐，幫助文書書寫人員和檔案管理人員從傳統(tǒng)的手工書寫中解放出來，實(shí)現(xiàn)文書和檔案管理工作的自動化。（3）合并文書機(jī)構(gòu)和檔案管理機(jī)構(gòu)，使管理工作更加靈活、更具有科學(xué)性，減少不必要的時間浪費(fèi)，方便查閱人查找文件，也為工作人員減少了工作流程，減少了重復(fù)的工作環(huán)節(jié)，保證文件質(zhì)量，更好地做到文書工作和檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。（4）建立相應(yīng)的管理制度，以保證文書與檔案管理工作一體化的實(shí)施，書寫紙張的選用，嚴(yán)格按照制度來書寫、管理文件，確保所寫文件的真實(shí)性，保證工作人員的專業(yè)性，避免濫竽充數(shù)，拉低單位實(shí)力。（5）統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，改變以往分散的人員管理制度，要做到兩個機(jī)關(guān)單位相互協(xié)作，相互幫助，提供濃厚的工作氛圍，統(tǒng)一管理，節(jié)省人力、物力、財力，通過文書與檔案管理一體化的管理，監(jiān)督文件產(chǎn)生的過程，統(tǒng)一兩個單位之間的工作流程，取消在工作中重疊的工作環(huán)節(jié)，使二者成為文件工作中既獨(dú)立又相輔相成的兩個單位，協(xié)調(diào)合作，缺一不可，明確各個部門的職責(zé)。同時，要給某個部門全新的權(quán)力，確保每個工作環(huán)節(jié)都在控制中。工作人員要在工作中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，跟上社會發(fā)展的腳步，不斷提高自身的工作能力，將文書工作做到更好。

五、結(jié)語

任何事物都會隨著社會的發(fā)展而不斷改變，這是現(xiàn)代社會的發(fā)展規(guī)律。文書檔案管理工作的一體化，是必然的趨勢。做好文書工作和檔案管理工作，需要每一個工作人員的不懈努力，為社會各界提供更好更全面的服務(wù)，滿足當(dāng)今社會的需求。

作者:蔡任萍 單位:福建省高速公路經(jīng)營開發(fā)有限公司

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