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一、項目檔案管理工作制度化

健全的、科學的規(guī)章制度使檔案管理工作規(guī)范化、制度化,有法可依,有章可循。制度的制定，不僅要為工程資料的收集整理提供了理論上的依據(jù)，而且要對施工單位具有指導性、可操作性。應根據(jù)工程本身的特點和實際，對工程資料的歸檔范圍、歸檔份數(shù)、歸檔時間、組卷順序、卷內(nèi)目錄書寫、頁碼編制、竣工圖的制作要求，工程資料的準確性要求、工程資料整理的系統(tǒng)性要求，工程資料歸檔過程的質量控制、質量標準，都應做出規(guī)定。這樣就使工程檔案管理有了一個比較規(guī)范的準則,使所有施工單位知道“如何去做”。避免了收集工作的盲目性，克服了整理的隨意性,達到熟悉工作程序，掌握工作標準，自覺作好每一個環(huán)節(jié)工作之目的。1.核設施退役整治工程資料的歸檔整理規(guī)定應執(zhí)行的國家標準、規(guī)定。2.建設單位要建立項目檔案管理領導小組、辦公室，配備專職檔案人員，對檔案管理工作進行統(tǒng)一歸口管理，將檔案管理工作納入工作效能考核；建立項目檔案管理網(wǎng)絡，該網(wǎng)絡要覆蓋建設單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位，以便把檔案工作落在實處。3.檔案人員要常參與項目檔案培訓不斷提高自身素質，在退役治理過程中要全程參與項目管理工作（參加有關會議、項目合同招、投標和設備儀器的開箱驗收、工程驗收等工作），了解項目的內(nèi)容與實施進度，這樣才能對項目檔案即時進行收集與歸檔，從而保證檔案質量。

二、項目檔案的收集與整理工作

項目檔案的收集、整理、歸檔工作應與項目的立項準備、建設、和竣工驗收同步進行，這樣才能保證項目檔案完整、準確、系統(tǒng)。

（一）明確各參建單位職責

1.建設（業(yè)主）單位主要職責。建立健全檔案管理規(guī)章制度；對設計、施工、監(jiān)理等單位檔案工作進行檢查、指導；做好本單位形成檔案的收集、整理；接收和匯總各參建單位檔案；提交工程檔案預驗收和專項驗收；向檔案主管部門移交檔案。2.施工單位主要職責。收集、整理所承擔工程施工過程中形成的檔案；編制竣工圖；向建設單位移交檔案。3.監(jiān)理單位主要職責。收集、整理監(jiān)理工作中形成的文件；對施工檔案特別是竣工圖進行審查；向建設單位移交檔案。4.勘察、設計單位主要職責。收集、整理勘察、設計基礎材料和有關的設計文件；參與編制竣工圖；向建設單位移交檔案。

（二）項目檔案的收集與整理

1.項目檔案的收集。要實現(xiàn)項目檔案的完整、準確性，需要建設管理單位、設計單位、施工單位、監(jiān)理單位共同配合，在收集過程中嚴格按照《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》（DA/T28—2002）和軍工鈾礦地質勘探設施退役治理項目檔案管理辦法（中核地檔發(fā)[2009]142號）規(guī)定進行。收集在項目管理施工過程中所形成的一切有價值的記錄（文字或其他載體：影像、光盤、磁介質等）。項目檔案收集工作需要各個項目管理人員（建設單位、施工單位、監(jiān)理單位等）具備較強的專業(yè)知識，要有面對歷史負責的態(tài)度。收集資料分三個階段時行：（1）前期（準備）階段。一圍繞立項形成的文件材料（立項申請、項目建議書及批復文件、可行性研究報告及批復文件、初步設計審批文件等）。二設計基礎資料（地質水文勘查報告、重要巖樣土樣及說明等）、三設計文件材料（總體規(guī)劃設計、初步設計圖紙和說明、設計方案及審查意見等）、四項目管理文件（施工承包合同、勘察設計承包合同、監(jiān)理委托合同、招投標文件、建設用地規(guī)劃文件、土地使用證、拆遷安置方案及審查意見等）。（2）竣工驗收階段。這一階段產(chǎn)生的文件資料主要有竣工驗收申請、竣工會議文件、驗收鑒定書、項目決算書、審計報告、項目設計工作總結、項目監(jiān)理工作總結、施工總結、聲像資料、交付使用財產(chǎn)總表和財產(chǎn)明細表，環(huán)境保護、勞動安全衛(wèi)生、消防、人防、規(guī)劃、檔案等驗收審批文件等。（3）施工階段。（包括施工單位、監(jiān)理單位施工過程中形成的資料）這一階段產(chǎn)生的資料最多，收集最為困難，整理最為繁雜，歸檔最有價值，而且最容易出現(xiàn)問題，是最為關鍵的階段。施工資料分為：管理資料、質量控制資料（質量保證資料及隱蔽工程驗收資料）、質量驗收資料、竣工圖、工程照片及電子文件等2.特別注意收集隱蔽工程資料。隱蔽工程是在施工過程中上道工序被下道工序所掩蓋的內(nèi)容。施工單位按有關規(guī)定對隱蔽工程先進行自檢，自檢合格后，填寫《隱蔽工程檢查記錄表》報送項目監(jiān)理工程師。監(jiān)理應對《隱蔽工程檢查記錄表》的內(nèi)容到現(xiàn)場進行檢測、核查，并簽認。《隱蔽工程檢查記錄表》中的核查意見（審核意見）：核查意見要明確，隱檢的內(nèi)容是否符合要求要描述清楚。然后，給出核查結論。在隱檢中一次驗收未通過的要注明質量問題，并提出復查要求。隱檢合格后，施工單位才可進入下一道工序施工。隱蔽記錄是工程最為重要的記錄，隱蔽工程不能抽檢，要全數(shù)檢查，對于大的、重點部位的隱蔽工程要有照片資料支撐，我們現(xiàn)在很少有隱蔽工程照片，隱蔽記錄也填寫不到位，在隱蔽工程表格中（需要設計勘察部門簽字），我們現(xiàn)在工程很多未設計勘察部門簽字；3.歸檔文件材料收集完成后應按照（GB/T11822-2008）《科學技術檔案案卷構成的一般要求》進行整理組卷、編目，將凌亂的有價值的文件材料組合成一個系統(tǒng)，便于今后利用查找。4.收集、整理材料時，要盡可能收集資料的原件。施工單位在填報表、簽合同等工作時，要多簽一份。多報一份。保證歸檔的資料是原件。實在沒有原件，如供貨商提供的質量證明文件為復印件，如鋼材合格證等。類似這種復印件，應該允許歸檔。但必須注意以下幾點：第一復印件的內(nèi)容、印鑒應清晰，且內(nèi)容與原件一致。第二要注明原件的存放處。原件出處單位加蓋公章確認。第三如果原件的字跡材料是不耐久的（如圓珠筆、復寫紙），應加印復印件，與原件放在一起。

本文作者：何曉芳工作單位：湖北省核工業(yè)地質局