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摘要：教育部、國家檔案局第27號令施行的《高等學校檔案管理辦法》中規(guī)定將學生檔案納入歸檔范圍，并單獨設類。新形勢下，以學生為本，建立學生檔案資源體系、利用體系及科學規(guī)范的管理模式，成為高職院校檔案部門的一項重要任務。

關鍵詞：高職院校；學生檔案；管理模式

高職院校作為我國高等教育的重要組成部分,肩負著為國家培養(yǎng)、生產、管理一線高技能人才的重任。高職教育快速發(fā)展，為社會、區(qū)域輸送的是應用型人才，高職院校學生檔案是學生從高中（中專）階段及大學期間個人學習、經歷和重要社會實踐活動的真實記錄，是對學生的綜合素質及能力水平較全面的考察，成為用人單位選拔人才的真實、可靠的第一手資料。高職院校的學生檔案管理也有其自身的特點，重視和加強學生檔案的管理和利用，是新形勢下高職院校檔案建設工作的重要內容之一。

一高職院校學生檔案管理現(xiàn)狀與不足

1.檔案管理意識淡薄

現(xiàn)在畢業(yè)生到社會上工作，只有公務員、事業(yè)性單位、國企等少數(shù)單位是需要調檔案、辦戶口的，很多公司、企業(yè)都不需要辦理戶口，需求調整檔案，導致許多畢業(yè)生認為只要有施展才華的舞臺和高收入就可以，人事檔案已經成為無關緊要的東西，無需什么檔案證明自己輝煌的過去；在工作之后，有人認為職稱已不是證明人才能力的惟一標準，如果不參加職稱評定，就不需要使用檔案。我國現(xiàn)行的人事檔案管理制度在很長一段時間還不會取消，隨著人事制度改革的深入推進，人事管理將逐步進入規(guī)范化管理階段。畢業(yè)生就業(yè)以后，要面臨落戶、轉正定級、職稱申報等問題，這些都需要查閱檔案；畢業(yè)生繼續(xù)升學、報考公務員也需要使用檔案。因此，檔案意識淡漠最終將使個人的權益受到嚴重的損害。

2.學生檔案的內容不夠全面，形式比較單一

現(xiàn)高職院校學生檔案一般包括學生中高考檔案、學生在校期間填寫的登記表、黨(團)籍材料、獎(懲)材料、高職院校畢業(yè)生登記表、成績檔案、體檢表等。這些材料基本上能客觀地反映學生在校期間德、智、體及家庭狀況。但對學生平時表現(xiàn)記錄少，如學生參加集體活動、社會實踐活動或輕微違紀情況沒有反映或只有粗略反映。

3.檔案管理標準不統(tǒng)一

隨著招生規(guī)模的不斷擴大，專業(yè)和學生數(shù)量不斷增加，檔案整理和在校期間學籍材料歸檔都大大增加了難度。曾經使用單純流水號的方法，已經不能很好地完成檔案查閱、使用的功能，檔案保管情況混亂。一是歸檔手續(xù)不完備，如畢業(yè)生登記表沒有本人簽名、沒有學校公章；學生成績單沒有教務部門的公章或用復印件替代。二是書寫用筆不標準，填寫檔案材料時存在采用圓珠筆、純藍墨水、鉛筆書寫的現(xiàn)象。三是紙質材料頁面設置不標準。規(guī)格不一的紙張開本和頁邊距設置在學生檔案里隨處可見，增大了檔案標準化管理的難度[1]。

4.入學檔案轉遞途徑不規(guī)范，新生檔案內容缺失嚴重

實行網上招生后，紙質檔案寄發(fā)轉遞不規(guī)范。檔案都由考生自行帶入學校，其中有大部分檔案不密封，檔案材料丟失、破損情況常有發(fā)生。高職院校中，中職升高職學生的檔案還經常分地點存放。因中職生畢業(yè)后可直接就業(yè)，故部分中職院校將學生中職部分的檔案全部派遣至人事局，而僅將高考檔案交由學生帶入學校，造成檔案內容不完整。

隨著高職院校畢業(yè)生就業(yè)制度改革，國家不再對高職院校畢業(yè)生進行統(tǒng)包統(tǒng)分。應該說，生源地的人事部門沒有保管畢業(yè)生檔案的權利和責任，畢業(yè)生的檔案通常經過多個環(huán)節(jié)，從學生本人轉到學校立卷各院系，再到就業(yè)指導辦、地市級教育局（人事局），最終到就業(yè)單位人事部門。由于生源地的人事部門沒有了保管畢業(yè)生檔案的權利和責任，因此忽視對高職院校畢業(yè)生檔案的管理，加上轉遞環(huán)節(jié)多、人員雜，導致一些學生檔案錯投、誤投，甚至丟失。

5.管理方式墨守成規(guī)

高職院校學生檔案的管理模式、管理方式墨守陳規(guī)，過于強調其保密性和安全性，而忽視了其作為檔案的開發(fā)利用、為社會提供服務的宗旨，嚴重制約了高職院校學生檔案的提供利用，高職院校學生檔案平時只是束之高閣，利用頻率比較低。

二新形勢下高職院校學生檔案的創(chuàng)新管理模式

1.加大宣傳，提高全社會檔案意識

提高全社會的檔案意識并不單純是學生或學校的事情。想要提高全社會的檔案意識必須由社會、用人單位、高職院校和學生共同做出努力。第一，各級人事檔案管理部門應通過各種形式貫徹宣傳《檔案法》，特別是要通過具體的實例宣傳人事檔案工作，讓大家充分意識到人事檔案的背后是人事管理關系，涉及每個人的合法權益。管理人事檔案的單位就是出具人事證明的擔保單位、職稱評定的申報單位、社會管理的依托單位。由此可見人事檔案的重要性。第二，現(xiàn)在全國大部分地區(qū)都實行高中畢業(yè)生自帶高中學籍檔案到錄取院校報到的做法，各院?？衫眯律雽W繳交檔案之機讓學生了解這一做法的作用和意義，讓學生樹立初步的檔案意識。通過加強宣傳教育，讓學生知曉在校期間哪些材料將進入畢業(yè)生檔案；在學生畢業(yè)前，學校則應把檔案意識教育作為就業(yè)教育的重要內容，依托校園網、就業(yè)網、校報、就業(yè)宣傳欄等平臺宣傳畢業(yè)生檔案的內容、作用和去處，提高學生檔案意識[2]。

2.豐富檔案內容，提高檔案利用價值

高職院校培養(yǎng)學生的目標是高等技術應用型人才與高技能人才，其檔案內容也應注重收集體現(xiàn)其實際動手能力方面的材料，如各種技能證書、技術等級證書等。此外，在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料、檢查，以及因表現(xiàn)較好撤銷處分的材料都應歸入檔案。這樣一方面能真實、全面、動態(tài)地反映學生的成長經歷，同時也可對學生的不良行為起到一定的遏制作用。學生參加社會有益組織的活動情況，如青年志愿者等，以及反映學生貸款信用狀況的助學貸款還款情況、在校期間通過自學同時獲得本科學歷的證書等等，都歸入學生檔案，從而豐富了學生檔案的內容，立體地、全面地反映出學生的發(fā)展情況，使學生檔案能真正成為學校或用人單位培養(yǎng)人才、使用人才的可靠依據。

3.建立真實性和完整性相統(tǒng)一的學生檔案管理體系

目前，考生檔案存在日益簡單的趨勢，這與網上招生方式有著密切的聯(lián)系。但是，這種簡單化的方式絕不能理解為在檔案內容上的可寫可不寫以及在歸檔材料上的可有可無。相反，為了促進檔案填寫內容的真實性與檔案材料的完整性，必須做到：第一，電子檔案格式要統(tǒng)一，填寫內容要真實、完整，相關指標項目的含義要清晰、準確、有效。第二，考生紙質檔案歸案項目要統(tǒng)一規(guī)范。

學生檔案信息的開發(fā)利用是提高學生檔案管理整體水平的重要任務。學生檔案管理人員要解放思想，更新觀念，破除“重管輕用”的觀點，轉變“無所作為”的思想認識，把學生檔案信息開發(fā)利用作為學生檔案管理工作的重要內容之一來看待。如：可充分利用學生檔案管理軟件，編制學生信息庫，通過跟蹤畢業(yè)生的就業(yè)信息，對畢業(yè)生的就業(yè)質量進行分析，為學校進一步改進人才培養(yǎng)模式，加快課程改革，提高教學質量，促進畢業(yè)生充分就業(yè)提供參考。

4.“雙套制”管理方式

筆者結合自身工作經驗和高職院校學生檔案管理現(xiàn)狀，認為高職院校學生檔案管理必須實行“雙套制”管理方式，即實行紙質檔案和電子檔案共同歸檔保存并進行管理和利用的方式，實現(xiàn)高職院校學生檔案數(shù)據庫管理與紙質檔案互補、并存的管理方式。采取“雙套制”管理，可以在盡量保護紙質檔案的同時，便捷、多渠道地利用電子檔案資源。將學生檔案與計算機網絡結合起來,就可以顯示學生檔案的生命力:便捷性；交互性；易操作性；便于做數(shù)據統(tǒng)計；便于查閱；可同時滿足不同檔案使用者的需求。

5.完善學生檔案管理各項規(guī)章制度，做到有章可循

以《普通高等學校檔案管理辦法》為基礎，結合實際情況，制定相應的《學生檔案管理制度》及《畢業(yè)生檔案管理制度》，使工作有章可循。制定統(tǒng)一的入學登記表格和《檔案材料標準填寫方法》，確保歸檔內容的真實性、準確性和一致性。在嚴格遵守《畢業(yè)生檔案管理制度》的同時，建立全面的檔案郵寄登記及回執(zhí)手續(xù)，保證畢業(yè)生檔案不錯發(fā)、不漏遞。根據高職院校某些專業(yè)需要借閱檔案的情況，制定一系列檔案查閱和借取的辦法：在由主管領導批準，并嚴格辦理登記手續(xù)后，方能將檔案密封借出[3]，確實實現(xiàn)檔案管理的準確、有效，保證檔案材料按時、完整的歸還。建立標準化、規(guī)范化的工作程序，在保證檔案管理高質量、高效率的同時，提高檔案管理的基礎工作水平。

綜上所述，做好高職院校學生檔案管理工作，是學校人才培養(yǎng)工作的需要，也是社會經濟發(fā)展的需要，在當前經濟危機的情況下，不僅有利于畢業(yè)生就業(yè)，還有利于促進高職院校自身建設，提高社會信譽，檔案工作者在實際工作中仍需加強研究，不斷提高學生檔案管理工作水平，促進學生就業(yè)，為畢業(yè)生將來的道路鋪設檔案的良好道路，進而提高高職院校的整體管理水平，為社會培養(yǎng)高素質人才。

參考文獻：

陳凱俠：高職院校學生檔案管理工作的問題及措施.黑龍江檔案.2009年3月：85

2李淑娥：就業(yè)視角下高職院校學生檔案管理改革.哈爾濱職業(yè)技術學院學報.2009年第2期：22

3王曉麗：高職院校學生檔案管理中存在的問題及對策研究.南通航運職業(yè)技術學院學報.2008年9月第7卷第3期：94