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【摘要】檔案收集是檔案業(yè)務(wù)部門從各個(gè)方面各種渠道取得和積累檔案的一項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作是檔案工作的基本功能，在部隊(duì)機(jī)關(guān)的建設(shè)中，檔案收集工作做得好壞、質(zhì)量高低,對其他環(huán)節(jié)工作乃至整個(gè)檔案工作的開展具有直接影響。為了構(gòu)建社會主義和諧社會，要深刻認(rèn)識檔案工作面臨的形勢，更重要的是要與時(shí)俱進(jìn)地發(fā)揮作用，服務(wù)好和諧社會建設(shè)。本文從檔案的現(xiàn)狀中提出問題，分析問題，解決問題中引入剛性措施與柔性策略，改善檔案收集后，對檔案建設(shè)的發(fā)展情況進(jìn)行闡述，最后得出結(jié)論。

【關(guān)鍵詞】檔案收集工作、剛性措施、柔性策略、和諧社會

隨著改革開發(fā)的進(jìn)一步發(fā)展，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向著市場經(jīng)濟(jì)趨向，資料發(fā)散到各處，檔案收集將是一項(xiàng)重要工作，關(guān)系到各方面的發(fā)展，作為經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展重要組成部分的檔案事業(yè)在收集方面上也獲得很大的進(jìn)步，而檔案工作是一項(xiàng)非?；钴S的工作，具有廣泛的內(nèi)涵，它需要隨著社會的發(fā)展不斷補(bǔ)充新的內(nèi)容與理念。那么檔案收集究竟有怎樣的內(nèi)容和重要性呢？

檔案的收集工作，就是按照黨和國家的規(guī)定，通過例行的接收制度和專門征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中有價(jià)值的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級檔案館的工作。從廣義上講，檔案收集工作的內(nèi)容主要包括三方面：一是對本機(jī)關(guān)需要?dú)w檔檔案的接收工作。機(jī)關(guān)各部門辦理完畢的文件是檔案室檔案的主要來源，建立健全機(jī)關(guān)內(nèi)文件材料的歸檔工作制度是機(jī)關(guān)檔案部門開展檔案收集工作的主要途徑。二是對各現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)具有長久保存價(jià)值的檔案的集中和接收工作。接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)和撤銷機(jī)關(guān)的檔案，特別是接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)的檔案，是各級國家綜合檔案館收集工作的經(jīng)常性任務(wù)。三是對歷史檔案的接收和征集工作。歷史檔案是指中華人民共和國成立前，各機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及著名人物在社會活動(dòng)中形成的檔案，包括革命歷史檔案、民國檔案和歷代王朝的檔案。接收、征集歷史檔案是檔案館豐富館藏的重要手段。

檔案具有延伸人類記憶作用；檔案具有文化存貯作用；檔案具有社會教育作用；檔案具有文化傳播作用；檔案具有資政決策作用；檔案具有知識產(chǎn)生作用；檔案具有社會調(diào)解作用?？倳浽邳h的十七大報(bào)告中指出：“深入貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀。要求我們積極構(gòu)建社會主義和諧社會?！倍鴺?gòu)建和諧社會，檔案工作是一項(xiàng)重要工作，把地方資料歸檔起來是各級檔案館發(fā)展的必然趨勢同時(shí)檔案收集能夠更好的了解地區(qū)歷史與發(fā)展情況。也就是說只有通過檔案的收集工作，才能把全部的檔案資料集中到檔案保管機(jī)構(gòu)，形成統(tǒng)一的檔案基地，實(shí)行統(tǒng)一的科學(xué)管理。

總之，檔案的收集時(shí)檔案管理工作的一個(gè)前提，也是一個(gè)起點(diǎn)，除外它是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段；是檔案管理其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)；是決定檔案存在和發(fā)展的前提條件。也就是說，檔案收集是檔案業(yè)務(wù)管理工作的首要環(huán)節(jié)，是檔案館、檔案室工作的首先必須步驟。

從上面對檔案收集工作的重要性的分析中，我們都可以很清晰明白的了解到檔案收集的重要性，但是基于被收集者種種原因，當(dāng)今檔案收集仍存有難收集的現(xiàn)象：

（1）擔(dān)心心理；從利益的角度看問題，如果你辛辛苦苦研究出來的東西愿意和別人共享嗎？相信不想吧。因?yàn)槭袌龅母偁幠敲醇?lì)，如果自己不能有屬于自己的專利研制，很容易被社會淘汰，社會上，之所以打擊盜版也就是這個(gè)原因。所以從檔案收集的角度上看，被收集人就是擔(dān)心自身的資料或一些文件機(jī)密泄露，很多時(shí)候當(dāng)你想把資料取回來歸檔時(shí)，但因?yàn)槟承C(jī)密的沖突、生怕自己研發(fā)出來的東西被別人共享，不愿意交接全部文件和原件。

（2）面子問題，現(xiàn)實(shí)生活中，當(dāng)我們想對某個(gè)人的資料歸檔時(shí)，有時(shí)候因?yàn)樵撊松婕暗姆秶容^廣，資料分散，也就是資料寄存在多個(gè)不同的地方，所以當(dāng)我們需要更多資料時(shí)，還得通過當(dāng)事人獲取。這時(shí)就有可能出現(xiàn)一些因?yàn)楫?dāng)事人利益或面子的問題，“家丑不外揚(yáng)”這是一句古話，對于被收集單位（或者個(gè)人）也是一樣，而使得當(dāng)事人可能會給予有點(diǎn)個(gè)人化的資料，甚至是錯(cuò)誤的資料。

（3）煩躁心理；從健康檔案看，老百姓明知（建立健康檔案）對自己有好處（老百姓）卻不接受……筆者認(rèn)為，這是煩躁問題，記得我們給老百姓建立健康檔案的初期工作中，我們先設(shè)計(jì)了一個(gè)極為詳細(xì)、長達(dá)好幾十頁的問卷，再拼上人力，上門入戶進(jìn)行宣傳實(shí)施。滿以為這樣公益的、惠及老百姓的做法可以得到認(rèn)同，但實(shí)際上卻忽略了居民可能存在的逆反心理和對陌生人不信任的心理。這是“方法導(dǎo)向”做事帶來的弊端。大家想想，對于老百姓總是希望著自己的利益能得到確實(shí)的保障，例如，關(guān)心更多的是福利或者農(nóng)田莊稼，可你拿長達(dá)好幾十頁的問卷，忽視老百姓的接受度，自然會碰壁。

（4）被收集人的檔案意識不高；檔案收集不僅僅是檔案人的事情，它要各單位配合，而對于被收集單位，有時(shí)候問題地方的變更，被收集單位可能會遺漏或仍丟一些自己認(rèn)為無關(guān)的資料，當(dāng)我們想收集更多的資料時(shí)，可能會因?yàn)楸皇占瘑挝唬ɑ蛘邆€(gè)人）資料缺失而導(dǎo)致檔案收集不全。我們都知道了我們檔案收集的重要性，然而在實(shí)際的工作中，我們的檔案收集工作中還是不免存在一些這樣那樣的問題。

（5）目前，還有一些檔案沒有保存在檔案部門，而是保管在博物館、文化館和紀(jì)念館等非檔案機(jī)構(gòu)中。其原因主要有兩個(gè)方面：一是共和國建立初期，檔案工作體系沒有建立，許多檔案已經(jīng)流入博物館、文化館和紀(jì)念館。后來國家文件，要求將這種文件移交給檔案館，但是這種移交工作并不徹底。二是最近一些年，博物館、文化館、圖書館以及黨史辦、方志辦等加強(qiáng)了資源的收集工作，使得一些珍貴的檔案流入到這些部門。

我們都知道了我們檔案收集的重要性，然而在實(shí)際的工作中，我們的檔案收集工作中存有難收集的問題，那么為了完善我們檔案收集工作以及更好儲備我們的檔案室，我們該如果解決一些現(xiàn)實(shí)的問題呢？依照我們法治觀念，我們是該對我們的這些工作人員也就是要對檔案收集工作實(shí)施剛性措施來解決出現(xiàn)的一系列問題。

那么什么是剛性措施呢？所謂的剛性措施是指：服從管理，服從安排，對于檔案收集工作要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作，不能亂找借口這里體現(xiàn)了法律的強(qiáng)制性。

對于剛性措施，它的規(guī)范性和管理性主要是體現(xiàn)在以下這幾個(gè)方面：

（1）加強(qiáng)思想教育；針對檔案收集中，被收集單位或個(gè)人素質(zhì)不高對檔案收集不重視的問題；筆者認(rèn)為首先轉(zhuǎn)變觀念，端正被收集單位或個(gè)人對檔案材料收集工作的認(rèn)識，加強(qiáng)思想教育，可以給他們講明立卷歸檔范圍以及檔案收集作用和意義。

（2）完善法律制度；制度是科技檔案工作走向規(guī)范化、科學(xué)化的保證。機(jī)關(guān)部隊(duì)依據(jù)《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際，制定或完善檔案管理制度。真正做到歸檔要求同步進(jìn)行；嚴(yán)格規(guī)定被收集單位（或者個(gè)人）怎樣上交資料，不能拒交或者借口受弄丟了。

（3）要加強(qiáng)檔案行政管理。要將檔案行政執(zhí)法檢查作為依法管理檔案事業(yè)的重要手段，并使之經(jīng)?；⒅贫然?。對于拒交資料或者把收集單位拒絕門外的單位或者個(gè)人我們可以給予一定的警告或者處罰，保障收集工作可以順利完成。對于被收集部門檔案失策或?qū)е洛e(cuò)誤的情況，我們給予警告。從過法律強(qiáng)制性使被收集單位服從和配合工作。

（4）落實(shí)分工制度；建立健全有關(guān)規(guī)章制度。將檔案工作納入機(jī)關(guān)部隊(duì)的工作計(jì)劃和年度考核內(nèi)容，負(fù)責(zé)人對的檔案工作負(fù)全責(zé)，各處室負(fù)責(zé)人兼管部門的檔案管理工作并指定兼職檔案人員，具體負(fù)責(zé)檔案的收集和預(yù)立卷工作，同時(shí)根據(jù)機(jī)關(guān)單位所規(guī)定的歸檔范圍，逐條落實(shí)到人，做到職責(zé)明確，任務(wù)到人，使檔案收集工作的觸角深入到部隊(duì)機(jī)關(guān)每一個(gè)部門、每一項(xiàng)工作中去。檔案部可以加強(qiáng)對被收集個(gè)人或被收集部門嚴(yán)重的處罰，同時(shí)頒布，如果，檔案收集是因?yàn)槟骋粋€(gè)人失誤導(dǎo)致的，檔案收集失誤的責(zé)任當(dāng)人要承擔(dān)最大的處罰，這樣，被收集個(gè)人就會更加警惕，并且對于工作也不敢放松。

（5）考核政策；根據(jù)《檔案法》的需求，結(jié)合自身實(shí)際情況，對被收集者下達(dá)指標(biāo)，并把它當(dāng)做考核被收集單位的政策，檔案部根據(jù)情況，對于一些經(jīng)常出現(xiàn)錯(cuò)誤的部門給予警告，同時(shí)檔案部也要收集一些大致的資料，如果發(fā)現(xiàn)被收集部門上交的資料不完整或資料出現(xiàn)不符，檔案部應(yīng)該進(jìn)一步調(diào)查，并收集資料，同時(shí)給被收集部門參考，在考核本子上給他們減分。被收集部門如果能一改以前的風(fēng)并且變得更好，檔案部就考慮抹去以前的記錄。

剛性措施理所當(dāng)然的也就是突出法律的強(qiáng)制性，是按照規(guī)范條例的工作。顯然，面對規(guī)章條例這些死定律人也會變的麻木，更不會有發(fā)自個(gè)人內(nèi)心的工作。為了體現(xiàn)我們現(xiàn)代以人為本的觀念，我們更容易接受的就是柔性化措施。

所謂的柔性化措施，究其本質(zhì)，是一種“以人為中心”的“人性化管理”，它在研究人的心理和行為規(guī)律的基礎(chǔ)上，采用非強(qiáng)制性方式，在員工心目中產(chǎn)生一種潛在說服力，從而把組織意志變?yōu)閭€(gè)人的自覺行動(dòng)。其中柔性化措施主要體現(xiàn)在以下這幾個(gè)方面：

（1）加大宣傳力度；檔案工作是各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要部分，通過宣傳方法提高全社會檔案法則的意識，可以通過檔案教育使廣大被收集單位或個(gè)人充分認(rèn)識到檔案共工作的重要性，使他們真正認(rèn)識到自身提供真實(shí)檔案資料的重要性。另外，就被收集單位或者個(gè)人檔案意識不高，所以可以加強(qiáng)對收集單位的培訓(xùn)，同時(shí)在休息室粘貼一些檔案資料收集重要性思想教育報(bào)刊。

（2）“模范”制度；對于一些信譽(yù)較好而且準(zhǔn)時(shí)真實(shí)地給予我們收集工作人員所需檔案資料的單位或者個(gè)人給予一些獎(jiǎng)勵(lì)或文件鼓勵(lì)證書，也就是設(shè)立“模范對象”的方式。在給予這些單位獎(jiǎng)勵(lì)的同時(shí)也給予一些單位或個(gè)人一些學(xué)習(xí)的對象，促使他們做的更好。就如一些公司采用閃光點(diǎn)的方法一樣，通過以優(yōu)秀單位為閃光點(diǎn)，吸引更多的部門向它學(xué)習(xí)。

（3）對于被收集部門擔(dān)心自己的資料會泄露或別人共享，上交資料往往不肯上交一些核心資料這樣，檔案收集的資料就會不完整，筆者想從兩方面改善：

一方面，基于被收集者擔(dān)心自己的資料會被別人共享，我們可以向被收集者保證，檔案資料如果沒有本人或者法律允許是不會被外人共享。另一方面，可以根據(jù)實(shí)際情況，簽訂一份合同，加大監(jiān)督。這樣雙方辦起事既方面，又能消除被收集者的戒心。另外還可以，用熱情的服務(wù)態(tài)度、扎實(shí)的工作作風(fēng)去贏得被收集收集單位（或者個(gè)人）的信任和理解，，讓他們移交檔案心甘情愿，使用檔案時(shí)方便快捷。這樣，就能使檔案的收集工作做到良性循環(huán)。

（4）爭取各部門的大力支持，使其愿意與我們合作，為檔案收集提供相應(yīng)的監(jiān)督和制約的保障。如通過在與質(zhì)監(jiān)部門移交檔案時(shí)，嚴(yán)格按手續(xù)辦事，做到責(zé)任明確。實(shí)行檔案合格證制度，加強(qiáng)與有關(guān)職能部門的溝通，爭取他們的支持和配合，加強(qiáng)與各部門之間的信息交流，特別是請檢察部門共同參與管理和監(jiān)督檔案的收集工作。

（5）科學(xué)收集，無論是誰，看到一份上百道題目的問卷，都會不自覺地打退堂鼓。特別是老百姓，因此，我們適當(dāng)?shù)貙柧砭喸倬啠瑢τ趩栴}不再急于一次性解決所有問題。特別是對于私人問題能避則避，至少開始不問；避不開的就換個(gè)說法，從另一個(gè)角度達(dá)到目的。同時(shí)更多的涉及到被收集人關(guān)心的地方，做到一蹴而就。

堅(jiān)持剛性機(jī)制與柔性機(jī)制相結(jié)合，營造一種宣傳檔案、關(guān)心檔案的良好氛圍。堅(jiān)持剛性機(jī)制與柔性機(jī)制相結(jié)合是提高我們現(xiàn)代社會機(jī)關(guān)中檔案收集工作的重要保障。

結(jié)論

檔案事業(yè)關(guān)系到社會政治建設(shè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)，改革開放以來，檔案事業(yè)得到很大的提高，對于基層檔案收集工作也有很大的改善，但是仍然存在一些不足，采用剛性措施和柔性機(jī)制，完善機(jī)關(guān)檔案工作，提高被收集單位或個(gè)人對自身責(zé)任的認(rèn)識和執(zhí)行，改變一些不良的收集檔案資料的情況，具有重要的指導(dǎo)意義。面對新時(shí)期檔案工作機(jī)遇與挑戰(zhàn)，我們要進(jìn)一步解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，不斷開拓創(chuàng)新，加大對被收集單位或個(gè)人思想和責(zé)任的教育和規(guī)范，促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作新發(fā)展、新創(chuàng)造，要充分發(fā)揮檔案資源利用，使檔案工作更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)工作，服務(wù)于社會，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

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