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一、居民股份檔案的產(chǎn)生、含義和特點

為深化經(jīng)濟體制改革，逐步建立起與社會主義市場經(jīng)濟相適應的居民集體資產(chǎn)經(jīng)營管理模式，提出加快推進社區(qū)股份合作制改革目標任務。今后三年是推進居民股份合作制改革的重要階段，隨著這項改革的深入進行，將產(chǎn)生大量的文件資料，如何及時規(guī)范這些檔案資料，是擺在各鎮(zhèn)、社區(qū)面前亟待解決的問題。

居民股份合作社檔案分為文書檔案、會計檔案、照片聲像檔案和實物檔案等。其中文書檔案主要有：籌備和人口調(diào)查匯總材料，清產(chǎn)核資材料，股份量化材料，股份合作社章程和股民股權(quán)簽署材料，“三會”召開會議材料、選舉材料，居民股份合作社分紅材料，日常工作材料等。

二、居民股份檔案在構(gòu)建平安和諧社區(qū)中的作用

1.各級政府部門為有效開展工作，必須大量掌握資料信息。而檔案材料作為歷史活動的記載，其中包含著許多經(jīng)驗教訓，可資借鑒。在今后很長一段時期內(nèi)，社區(qū)經(jīng)濟股份合作制改革中產(chǎn)生的大量檔案資料，將為各級領(lǐng)導開展居民工作和科學決策提供參考，通過查閱、分析相關(guān)原始資料，科學制定有關(guān)居民工作的政策意見。

2.為基層工作提供依據(jù)和材料。基層工作人員在熟悉情況、制訂計劃、總結(jié)經(jīng)驗、處理問題時，常常需要從檔案中參考先前的記載。規(guī)范化的居民股份合作社檔案資料，有利于工作人員快捷地查閱資料，即使檔案人員更換，其他人員也能迅速找到有關(guān)文件。相反，如果檔案隨意組卷歸檔，一旦檔案人員發(fā)生更換，再要查詢資料必定費時費力，甚至影響工作的正常開展。

3.居民股份合作制改革中形成的人口調(diào)查、人口股和勞動貢獻股等資料是享受收益分配的憑證，群眾持區(qū)委工辦統(tǒng)一印制的股權(quán)證領(lǐng)取分紅。股份量化到人后，原則上不隨人口的增減而變動，實行“生不增、死不減”的靜態(tài)管理辦法，以維護現(xiàn)有持股成員的穩(wěn)定。這些資料一經(jīng)確認，將在很長時間內(nèi)保持不變。今后一旦出現(xiàn)涉及收益分配方面的糾紛，只需要查找當時的人口股和勞動貢獻股等檔案資料就能解決問題。

三、居民股份檔案管理的現(xiàn)狀及問題

明確了居民股份合作社檔案的歸檔范圍、分類方法和有關(guān)要求。今年以來，區(qū)檔案局圍繞區(qū)委、區(qū)政府的工作部署，多次深入基層調(diào)研居民股份合作社檔案管理情況。，區(qū)檔案局組織了兩期社區(qū)檔案員培訓班，統(tǒng)一印發(fā)材料，著重講解居民股份合作社檔案管理業(yè)務規(guī)范和具體操作辦法。同時區(qū)檔案局相關(guān)人員多次深入基層現(xiàn)場指導，針對實際情況提出意見建議，主動做好服務。其中東亭鎮(zhèn)柏莊、春星、竹園和春合等社區(qū)居民股份合作社檔案管理的規(guī)范化建設(shè)卓有成效，成為全區(qū)檔案建設(shè)的典型。但目前，仍有不少社區(qū)的居民股份合作社檔案管理亟待規(guī)范，主要存在以下問題。這次改革中產(chǎn)生的文件資料，多由各社區(qū)的會計收集整理，他們中多數(shù)人沒有參加過檔案知識的系統(tǒng)培訓，業(yè)務知識匱乏。加之這次改革對全區(qū)來說是全新的、開拓性的，同樣檔案管理工作也是在實踐中摸索前進。檔案人員業(yè)務水平的高低，直接決定歸檔工作的質(zhì)量，因此提高檔案人員業(yè)務水平和實際操作能力迫在眉睫。保管條件有待進一步改善。目前，各社區(qū)都購置了檔案箱存放居民股份合作社檔案，有的還購買了必要的檔案用品，并及時做好歸檔工作。但對照檔案保管的“八防”要求，還有許多方面亟待改善。比如，有的社區(qū)檔案室沒有安裝防盜門和配備滅火器，有的檔案室沒有安裝窗簾，有的檔案室沒有去濕機或空調(diào)等。在歸檔過程中，檔案人員由于在學歷、能力和經(jīng)驗等方面存在著差異，因此組卷規(guī)范化水平也參差不齊。有的忽視了資料的收集工作，有多少歸多少，造成居民股份合作社檔案收集不齊全；有的只是把資料簡單裝訂，既不編頁，也沒有卷內(nèi)目錄；有的沒有按照九大類科學分類，給今后的檢索、利用帶來一定困難。據(jù)調(diào)查，大多數(shù)社區(qū)居民股份合作社檔案的開發(fā)利用水平偏低。少數(shù)社區(qū)領(lǐng)導和檔案人員認為，收集整理好檔案，并把這些檔案資料妥善保管好就是做好檔案工作了。其實，充分利用檔案資源才是檔案工作的根本目的。要進一步開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案作用，努力為當前各項工作提供服務。

四、加強居民股份檔案管理的對策

隨著改革的不斷深入和社區(qū)股份合作社在全區(qū)逐步推開，檔案管理工作也應在探索中不斷完善和規(guī)范，必須落實以下幾個方面的措施。

1.俗話說，工作好不好，關(guān)鍵在領(lǐng)導。只有各級領(lǐng)導特別是社區(qū)領(lǐng)導重視并支持檔案工作，切實把檔案工作放入重要議事日程，社區(qū)股份合作社檔案工作才能做好。各社區(qū)要明確檔案工作的分管領(lǐng)導，并經(jīng)常給予關(guān)心支持，為檔案工作的開展提供必要支持，幫助解決人、財、物等實際問題。要以《檔案法》為依據(jù)，加大依法治檔的工作力度，進一步規(guī)范社區(qū)股份合作社檔案管理。

2.人員落實到位。明確一名有強烈的事業(yè)心和責任心，并具備一定文字水平和組織協(xié)調(diào)能力的人員，擔任專兼職檔案保管員，具體負責社區(qū)股份合作社檔案的收集整理工作。要適時組織社區(qū)檔案人員參加檔案專業(yè)技能的學習培訓，不斷提高業(yè)務水平。同時根據(jù)實際需要召開座談會和現(xiàn)場會，交流社區(qū)股份合作社檔案管理的經(jīng)驗體會，參觀先進單位檔案室，增強檔案保管員做好檔案工作的信心和決心，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供人才保證和智力支持。

3.《檔案法》規(guī)定，各級各類檔案館，機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的檔案機構(gòu)，應當配置必要的設(shè)施，確保檔案的安全。因此社區(qū)必須設(shè)置綜合檔案室，對檔案實行集中統(tǒng)一管理。要購置檔案箱、去濕機、溫濕度計等基本的檔案器材，并有良好的防盜、防火、防潮、防高溫、防鼠、防蟲、防霉、防光設(shè)施，以保證檔案的安全存放。有條件的社區(qū)可添置電腦，把文件資料及目錄輸入電腦，采用現(xiàn)代化手段管理檔案資料，高效、便捷地為當?shù)鼐用裉峁└鞣N信息和服務。

4.健全制度，加強考核是搞好社區(qū)檔案工作的重要保證。要在社區(qū)檔案管理制度中明確股份合作社檔案的保管、利用、鑒定、銷毀和保密等內(nèi)容，并在工作中抓好落實，使檔案工作有章可循、有據(jù)可查。要嚴格執(zhí)行考核制度，把檔案工作的考核結(jié)果與個人的年終評比直接掛鉤，做到獎懲分明。通過對檔案員的考核和評比，樹立先進典型，調(diào)動大家爭先創(chuàng)優(yōu)的積極性，促使社區(qū)股份合作社檔案管理再上新水平。

5.社區(qū)股份合作社文件材料的平時積累和臨時突擊歸檔工作。根據(jù)分類方案，隨時將辦理完畢的文件材料歸入有關(guān)類內(nèi)，這樣既便于文件的管理和日常查用，又為年終立卷歸檔積累材料。同時要開展臨時性的突擊收集工作，將一些易于散失的文件材料隨時突擊立卷歸檔。要嚴格按照《社區(qū)股份合作社檔案管理的意見》的歸檔范圍、分類和整理要求，做好歸檔工作。歸檔的文件材料應為原件，載體和字跡應符合耐久性要求。聲像、照片、實物等非紙質(zhì)載體的檔案按載體分專題單獨整理、編目和排序。

6.檔案工作的標準化和規(guī)范化，歸根到底就是為了利用好檔案，充分發(fā)揮檔案的積極作用。因此要努力做好檔案資源的開發(fā)利用工作，積累和豐富檔案資料，編制科學、簡便、實用的檢索工具，主動為社區(qū)“三個文明建設(shè)”服務。社區(qū)干部在實際工作中，要善于利用檔案資料，解決群眾利益分配、拆遷、土地補償?shù)葘嶋H問題，化解社會不穩(wěn)定因素，充分發(fā)揮檔案信息資源的經(jīng)濟和社會效益。

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