導(dǎo)語：數(shù)字檔案館理性思考論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要題】數(shù)字信息化

【正文】

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，數(shù)字檔案館的建設(shè)與研究成為檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。但是，研究的重點(diǎn)大都集中在介紹數(shù)字檔案館的概念、特征、功能和技術(shù)層面的問題上，對(duì)數(shù)字檔案館非技術(shù)方面的問題及其背后深層次的問題研究不夠。而對(duì)這些問題如果不給以足夠的重視與研究，將會(huì)嚴(yán)重影響對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)，及其建設(shè)與運(yùn)行。我們應(yīng)當(dāng)對(duì)這些問題給以冷靜的理性思考。

1數(shù)字檔案館：能不能提高利用率

檔案館作為永久保存國(guó)家檔案的基地，它一直把自身建成提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息全社會(huì)共享，提高檔案利用率作為夢(mèng)寐以求的目標(biāo)。但是，在以往的條件下，這個(gè)目標(biāo)是很難實(shí)現(xiàn)的。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)為其實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)提供了途徑。數(shù)字檔案館“是一個(gè)電子化信息的倉(cāng)儲(chǔ)，能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息，用戶可以通過網(wǎng)絡(luò)方便地訪問它，以獲得這些信息，并且其信息存儲(chǔ)和用戶訪問不受地域限制。它能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲(chǔ)管理、查詢和支布集成在一起，使這些信息得以在網(wǎng)絡(luò)上傳播，從而最大限度地利用這些信息”。[1]真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化，館藏超時(shí)空化，服務(wù)有線化，利用者足不出戶便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，”[2]實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。數(shù)字檔案館為實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享鋪平了道路，使檔案信息共享成為可能。然而，數(shù)字檔案館的建成并實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，并不等于就能提高檔案利用率。檔案館作為信息部門的“弱勢(shì)群體”，在建立了數(shù)字檔案館后，并不一定就能解決傳統(tǒng)檔案館面臨的檔案利用困境問題?；仡櫄v史，我們可以看到建國(guó)以來所謂的檔案利用高潮僅僅出現(xiàn)過兩次，一次是改革開放初期撥亂反正中利用檔案平反了大批冤假錯(cuò)案；另一次是上世紀(jì)80年代全國(guó)范圍內(nèi)的編史修志促成的利用高潮。這兩次利用高潮可以說是在特定歷史條件下，為特定的目的而形成的特殊現(xiàn)象。因而，這種檔案利用高潮會(huì)隨著目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而退潮。事實(shí)也證明，隨著時(shí)間的推移，大規(guī)模的編史修志工作的基本完成，檔案利用工作再次走入低谷。盡管，檔案部門想盡各種辦法，豐富館藏、改善館藏結(jié)構(gòu)、建立開放檔案目錄中心、開展創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制等等，但是，檔案館門前依舊是“門可羅雀”，檔案利用工作仍然在低谷中徘徊，毫無起色。“我國(guó)國(guó)家檔案館利用程度不高是不爭(zhēng)的事實(shí)，接待查閱檔案者日均二三人次的省級(jí)檔案館，日均不足一次的區(qū)、縣檔案館決非個(gè)別現(xiàn)象”。[3]傳統(tǒng)檔案館所面臨的檔案利用率低下的困境依然會(huì)擺在數(shù)字檔案館面前，這個(gè)問題并不會(huì)因數(shù)字檔案館的建立而馬上解決立刻消失，數(shù)字檔案館對(duì)此恐怕也無良策。因?yàn)閿?shù)字檔案館雖然可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的全社會(huì)共享，但是，檔案信息的共享還需要建立在對(duì)這些檔案信息的需求之上。如果沒有對(duì)這些檔案信息的需求，檔案信息的共享也就沒有了意義。檔案信息的共享，說到底實(shí)際上是建立在對(duì)異地檔案信息的需求之上的。我們清楚一般的檔案館保存的檔案大部分是有關(guān)本地區(qū)的社會(huì)記錄，尤其是市（地）級(jí)以下的檔案館都是以本地區(qū)的利用者為主。試想一下，連本地區(qū)，守著家門的利用者都不去利用的檔案，異地的利用者還能對(duì)其有利用需求？或者說，連對(duì)本地的檔案都沒有利用需求的利用者，還會(huì)對(duì)本地區(qū)沒有關(guān)系的檔案產(chǎn)生利用需求？更何況這些檔案館保存的檔案大部分都是黨政機(jī)關(guān)的文書檔案，可以說從內(nèi)容上是大同小異的，而且與異地的利用者沒有多少關(guān)系。即使那些所謂利用率高的土地、房產(chǎn)、婚姻、公證等檔案，也只是與當(dāng)?shù)氐睦谜哂嘘P(guān)系，與異地的利用者沒有一點(diǎn)關(guān)系。而且利用者在利用這些檔案時(shí)，多數(shù)是在利用它的憑證作用，但數(shù)字檔案在目前是很難起到它的憑證作用的。因而這些檔案根本就不可能吸引異地的檔案利用者利用。從這個(gè)意義上講，就是大部分檔案館都建成了數(shù)字檔案館，檔案信息的利用問題仍舊不可能解決，數(shù)字檔案館同樣會(huì)陷入傳統(tǒng)檔案館面臨的尷尬局面中。很顯然，數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行，只是運(yùn)用新技術(shù)解決了檔案的快速檢索與異地查閱，只是更新了檔案利用的手段，它并沒有改變檔案信息的內(nèi)容和檔案的憑證性基本作用。當(dāng)然，數(shù)字檔案館的建設(shè)，對(duì)于國(guó)家級(jí)和部分省級(jí)檔案館以及一些其他館保存的珍貴檔案來說可能會(huì)增加一些利用者，但相對(duì)于龐大的大部分市（地）級(jí)以下的檔案館來說，增加的這些利用者就顯得微不足道，解決不了根本問題。因此，我們對(duì)數(shù)字檔案館在提高檔案利用率的作用方面要有清楚的認(rèn)識(shí)，在投資建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)應(yīng)做出理智慎重的選擇。同時(shí)，也應(yīng)該看到，開發(fā)檔案信息資源仍然任重道遠(yuǎn)。

2數(shù)字檔案館：要不要成本效益觀

在我國(guó)檔案工作者的頭腦中成本效益的觀念是相當(dāng)?shù)〉?，我?guó)檔案界歷來都不關(guān)注檔案管理的投入與產(chǎn)出的問題，很少有人關(guān)心檔案整理保管利用的成本效益問題，也很少有人研究檔案價(jià)值和檔案整理保管費(fèi)用之間的關(guān)系。不管投入的整理保管檔案的費(fèi)用是否超過檔案的價(jià)值都照常保管，這樣就出現(xiàn)了兩種情況。一種是有許多檔案的保管費(fèi)用已經(jīng)超過了其檔案的價(jià)值，或者說是完全沒有保存價(jià)值了還仍舊被保管著，使有限的檔案保管費(fèi)用被白白浪費(fèi)。另一種是許多珍貴的檔案不能得到合理的保護(hù)，使這些珍貴的檔案和一般的檔案在同樣的條件下保管。有些條件差的檔案館僅僅是保存不丟失而已，根本談不上保護(hù)。由于缺乏成本效益觀念，造成了檔案館投入與產(chǎn)出的不協(xié)調(diào)，這種不協(xié)調(diào)在傳統(tǒng)檔案館條件下對(duì)檔案工作的影響還不算太明顯。這是因?yàn)閷?duì)于傳統(tǒng)檔案館來說，可以投入大量資金改善檔案保管和利用條件，也可以只給幾間房子來保管檔案，雖然保管和利用檔案的條件差別很大，但對(duì)利用工作來說相差還不算太大。實(shí)質(zhì)上前者是不計(jì)成本在維持檔案工作，而后者是以犧牲檔案的安全永久保存的代價(jià)來維持檔案工作。但是，在數(shù)字檔案館的條件下這種投入與產(chǎn)出的不協(xié)調(diào)就顯得特別突出，對(duì)檔案工作的影響更是顯而易見的。數(shù)字檔案館是高新技術(shù)支撐起來的，建設(shè)數(shù)字檔案館需要巨額資金。但是數(shù)字檔案館又不是一次性巨額投入建成后就可以一勞永逸的，它的維護(hù)和使用費(fèi)用并不少于初建的費(fèi)用；數(shù)字檔案館就像一個(gè)“無底洞”，需要不斷地投入大量資金來維持其正常運(yùn)行。它與傳統(tǒng)檔案館相比：其一，它的成本投入超出了人們的想象不知要高出傳統(tǒng)檔案館多少倍；其二，它不像傳統(tǒng)檔案館給幾間房子就能運(yùn)行，就是建一個(gè)最低標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字檔案館的投入也是相當(dāng)可觀的。在第一個(gè)問題里談到數(shù)字檔案館并不能提高檔案的利用率，這時(shí)的巨額投入與利用率的不高就形成了強(qiáng)烈的反差，成本效益的問題就顯得格外突出。

以往可以不關(guān)注投入與產(chǎn)出的問題，不要成本效益的觀念，但是在數(shù)字檔案館時(shí)代我們不得不關(guān)注投入與產(chǎn)出的問題，不得不樹立成本效益的觀念。對(duì)于建設(shè)數(shù)字檔案館來說，說到底還是以政府投入為主，在以往對(duì)傳統(tǒng)檔案館的投入畢竟投入的沒有數(shù)字檔案館多，所以對(duì)政府、對(duì)檔案部門來說都可以忽略成本效益的問題，但對(duì)數(shù)字檔案館的建設(shè)來說如此巨大的投入，而且是不斷地投入，政府自然會(huì)考慮成本效益的問題。因此，檔案部門一定要樹立成本效益觀念，必須處理好投入與產(chǎn)出的關(guān)系，講求最佳效益。因?yàn)橘Y金問題是建設(shè)數(shù)字檔案館的最關(guān)鍵問題，而投入與產(chǎn)出的不協(xié)調(diào)又使得資金問題的解決變得更加困難，這恐怕是擺在數(shù)字檔案館建設(shè)面前的最不容易解決的難題。這應(yīng)該引起我們的深思，究竟該如何建設(shè)數(shù)字檔案館？如何消除或縮小數(shù)字檔案館的這種投入與產(chǎn)出不協(xié)調(diào)的強(qiáng)烈反差？如何用盡可能少的投入，換取最大的效益？

3數(shù)字梢案館：怎樣定位

在數(shù)字檔案館發(fā)展建設(shè)過程中，對(duì)其應(yīng)有一個(gè)理性準(zhǔn)確的定位，只有明確數(shù)字檔案館當(dāng)前的位置和未來的地位，才能以科學(xué)謹(jǐn)慎的態(tài)度看待數(shù)字檔案館，保證數(shù)字檔案館沿著正確的方向發(fā)展。

對(duì)于怎樣給數(shù)字檔案館定位，許多檔案學(xué)者做了深入思考，有學(xué)者認(rèn)為：“現(xiàn)在，我們可以這樣認(rèn)識(shí)數(shù)字檔案館的定位：建設(shè)數(shù)字檔案館是我國(guó)迅速發(fā)展的政務(wù)信息化對(duì)檔案工作提出的迫切要求，數(shù)字檔案館是電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的一個(gè)必需的組成部分”。[4]也有學(xué)者將數(shù)字檔案館定位于“數(shù)字檔案館是社會(huì)發(fā)展到數(shù)字時(shí)代的新型檔案館……是檔案館發(fā)展到數(shù)字時(shí)代的一種新形態(tài)……數(shù)字檔案館將成為未來檔案館的主體……“數(shù)字檔案館并不是重建一個(gè)存放數(shù)字化檔案的檔案館，而是在原有檔案館基礎(chǔ)上建立的，它和傳統(tǒng)檔案館是共生關(guān)系，它在傳統(tǒng)檔案館基礎(chǔ)上建立并逐步取代傳統(tǒng)檔案館的中心地位，但這并不意味著能夠完全取代傳統(tǒng)檔案館”。[5]應(yīng)該說這些認(rèn)識(shí)都有其合理性與科學(xué)性的一面，但并不全面。

對(duì)于數(shù)字檔案館的定位，我們應(yīng)當(dāng)這樣來認(rèn)識(shí)：其一，由于現(xiàn)在數(shù)字檔案館存在著種種技術(shù)缺陷，數(shù)字檔案館很難起到檔案館的作用。因此，在數(shù)字檔案的原始性、憑證性得不到保證和無法確認(rèn)的情況下，數(shù)字檔案館實(shí)際上并不能稱其為數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行只能作為傳統(tǒng)檔案館的附屬。它實(shí)質(zhì)上也就是傳統(tǒng)檔案館實(shí)現(xiàn)檔案信息快速檢索、信息共享、服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段。解決數(shù)字檔案原始性和憑證性的問題，不僅檔案部門要達(dá)成共識(shí)，而且還要得到社會(huì)廣泛的認(rèn)可，只要這一天沒有到來，數(shù)字檔案館就僅僅只能作為傳統(tǒng)檔案館的技術(shù)手段而存在，充其量也只能處于傳統(tǒng)檔案館的輔助地位。這一階段恐怕是相當(dāng)長(zhǎng)的一個(gè)階段；其二，數(shù)字檔案館并非就是電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的一個(gè)必需的組成部分，數(shù)字檔案館應(yīng)該姓“檔”，應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持“檔案館”的屬性。數(shù)字檔案館的建設(shè)目標(biāo)應(yīng)始終放在檔案館基本功能的實(shí)現(xiàn)和拓展上，以檔案館的功能為中心開展數(shù)字檔案館的構(gòu)建。數(shù)字檔案館可以作為傳統(tǒng)檔案館的附屬，但是不能作為電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化的附屬。數(shù)字檔案館相對(duì)于電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化采說應(yīng)有獨(dú)立性，數(shù)字檔案館不僅要解決電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化帶來的檔案管理問題，還要解決傳統(tǒng)檔案數(shù)字化和提供利用的問題。盡管有學(xué)者認(rèn)為：“如果把數(shù)字檔案館建設(shè)僅僅定位于館藏檔案數(shù)字化，其建設(shè)的必要性和緊迫性就不是非常突出，因?yàn)槲覈?guó)目前社會(huì)公眾的檔案意識(shí)還比較薄弱，對(duì)檔案信息利用的需求量也不是非常大，對(duì)檔案利用的速度要求也不是特別高，檔案館現(xiàn)有的利用服務(wù)基本能滿足要求”，[6]但是，現(xiàn)在的電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化條件下產(chǎn)生的檔案按現(xiàn)在檔案法規(guī)要求至少要10-20年才需接收進(jìn)館，而要公開利用這些檔案則應(yīng)是30年以后的事了。我們投臣資建設(shè)數(shù)字檔案館難道在30年內(nèi)僅僅是接收和保管電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的數(shù)字檔案，而不產(chǎn)生效益嗎？應(yīng)該說對(duì)檔案館館藏?cái)?shù)字化和接收保管電子政務(wù)產(chǎn)生的數(shù)字檔案是數(shù)字檔案館兩項(xiàng)同等重要的工作。當(dāng)然建設(shè)數(shù)字檔案館依靠電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化來共建共享，或依靠電子政務(wù)和辦公自動(dòng)化和實(shí)施來推動(dòng)數(shù)字檔案館的建設(shè)都元可厚非，問題是一定要堅(jiān)持?jǐn)?shù)字檔案館姓“檔”，堅(jiān)持?jǐn)?shù)字檔案館的相對(duì)獨(dú)立性；其三，數(shù)字檔案館是一個(gè)發(fā)展的概念。數(shù)字檔案館會(huì)隨著技術(shù)的發(fā)展完善而逐漸克服其缺陷而走向成熟。數(shù)字檔案館的定位也會(huì)隨著其技術(shù)的完善而變化。數(shù)字檔案館的第一階段，也就是現(xiàn)階段，在沒有解決數(shù)字檔案的原始性和憑證性問題之前，它處于傳統(tǒng)檔案館的輔助位置，是以傳統(tǒng)檔案館為主，以數(shù)字檔案館為輔。第二階段，在數(shù)字檔案解決了其原始性和憑證性問題之后，沒有解決數(shù)字檔案的長(zhǎng)期存取的問題之前，這一階段可以說是數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館平分秋色。數(shù)字檔案館完全承擔(dān)起利用的角色，而傳統(tǒng)檔案館則擔(dān)負(fù)起長(zhǎng)久保存的角色。兩者不分主輔。第三階段，在數(shù)字檔案解決了長(zhǎng)期存取的難題之后，數(shù)字檔案館將上升到主導(dǎo)地位，而傳統(tǒng)檔案館將下降到輔助地位并逐漸淡出檔案館領(lǐng)域。第四階段，隨著技術(shù)的逐漸成熟更新，數(shù)字檔案館最終取代傳統(tǒng)檔案館的位置，承擔(dān)起檔案館的全部歷史重托。而傳統(tǒng)檔案館將逐漸地淡出檔案館領(lǐng)域，并逐漸演變成檔案博物館或并入博物館。當(dāng)然，我們也要清醒地認(rèn)識(shí)到，雖然數(shù)字檔案館最終將取代傳統(tǒng)檔案館，但是數(shù)字檔案館的建設(shè)不可能一蹴而就，數(shù)字檔案館要取代傳統(tǒng)檔案館需要走相當(dāng)長(zhǎng)的艱難路程。數(shù)字檔案館在其發(fā)展過程中的不同階段中有著不同的定位。

4數(shù)字檔案館：如何建設(shè)

4.1數(shù)字檔案館建設(shè)：是一哄而上，還是循序漸進(jìn)

數(shù)字檔案館作為網(wǎng)絡(luò)數(shù)字時(shí)代檔案館發(fā)展前進(jìn)的方向，也是檔案工作者努力追求的目標(biāo)。數(shù)字檔案館的館藏?cái)?shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化、存儲(chǔ)海量化、服務(wù)自動(dòng)化、信息共享化的巨大優(yōu)勢(shì)激起了檔案界建設(shè)數(shù)字檔案館的熱情，而隨著數(shù)字政府上網(wǎng)工程的建設(shè)實(shí)施和公開現(xiàn)行文件服務(wù)中心的建立，數(shù)字檔案館的建設(shè)在不斷升溫。許多檔案館都已經(jīng)緊急行動(dòng)起來，籌集資金，紛紛鋪開攤子，投入到數(shù)字檔案館建設(shè)的熱潮之中。有些并不是經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)和資金充裕的檔案館甚至也要在3-5年內(nèi)建成數(shù)字檔案館。

面對(duì)這一熱潮，我們不禁要問，在目前我國(guó)還是處在發(fā)展中的國(guó)家，能拿出多少資金來建設(shè)數(shù)字檔案館？從投資效益和資源利用率的角度講，也就是用成本效益的觀點(diǎn)看，不論經(jīng)濟(jì)條件如何，不管其檔案資源如何，全面開花的數(shù)字檔案館建設(shè)到底能產(chǎn)生多大效益？能給利用率長(zhǎng)期處在低谷的檔案館帶來多大起色？

數(shù)字檔案館不僅僅是一個(gè)時(shí)尚的概念，它是一項(xiàng)實(shí)實(shí)在在的龐大而又復(fù)雜的系統(tǒng)工程，而且需要巨額資金和高新技術(shù)做保證。在目前，我國(guó)檔案界許多人都覺得建設(shè)數(shù)字檔案館所面臨的主要困難僅僅是資金不足，其實(shí)，數(shù)字檔案館建設(shè)還處在探索階段，除了存在資金不足的難題外，還有許多難題，其中既有技術(shù)因素，也有非技術(shù)因素，概括說還有以下12個(gè)方面的問題：數(shù)字檔案的憑證性問題；數(shù)字檔案的失真問題；信息的長(zhǎng)期存取問題；信息的安全問題；技術(shù)過時(shí)問題；諸多技術(shù)難題，如數(shù)據(jù)壓縮、數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)檢索、海量信息存儲(chǔ)與調(diào)配等；標(biāo)準(zhǔn)化問題；法律法規(guī)方面的問題，如數(shù)字化權(quán)、著作權(quán)、隱私權(quán)等；人員問題，既需要大批計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人才，又需要大批高素質(zhì)的檔案管理人員；管理體制與管理思想的相對(duì)滯后；網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不理想，網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)施不足，性能偏低；網(wǎng)絡(luò)用戶環(huán)境較差，國(guó)民素質(zhì)和利用數(shù)字檔案信息資源的個(gè)人條件偏低。以上這些問題，僅僅是制約數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展的外因。除此之外，數(shù)字檔案館從誕生到成熟，它自身也有一個(gè)逐漸演變的過程，這種演變的過程決定了數(shù)字檔案館的建設(shè)和完善是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程。因此，在建設(shè)數(shù)字檔案館的過程中，一哄而上，企望一蹴而就的做法是行不通的。數(shù)字檔案館的建設(shè)應(yīng)當(dāng)是循序漸進(jìn)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，逐漸走向完善。

4.2數(shù)字檔案館建設(shè)：是追求形式，還是追求內(nèi)容

數(shù)字檔案館的主要優(yōu)勢(shì)在于對(duì)檔案信息的快捷傳遞和方便利用上，但是數(shù)字檔案館的技術(shù)條件本身并不能提高檔案信息資源利用率。事實(shí)上，現(xiàn)階段的數(shù)字檔案館的形式僅僅是為提高檔案信息資源利用率提供了可能，要充分發(fā)揮數(shù)字檔案館的功能作用，還需要我們把工作重點(diǎn)放在開發(fā)檔案信息資源上。重點(diǎn)是要使開發(fā)檔案信息資源的措施適應(yīng)數(shù)字網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，使數(shù)字檔案館充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)功能，提高檔案信息資源的利用率。為此，在數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，應(yīng)避免兩種傾向：

4.2.1重“硬件”建設(shè)，輕“軟件”環(huán)境改變。在當(dāng)前的數(shù)字檔案館中，普遍存在著一種重“硬件”建設(shè)，輕“軟件”環(huán)境建設(shè)的傾向。重心工作都放在硬件購(gòu)置、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息輸入上，而對(duì)以往限制檔案利用的條條框框和不適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的利用規(guī)定等“軟”環(huán)境建設(shè)少有過問，結(jié)果建成的數(shù)字檔案館成了搬到網(wǎng)上的傳統(tǒng)檔案館，根本不能發(fā)揮數(shù)字檔案館的優(yōu)勢(shì)，傳統(tǒng)檔案館的一些弊病依舊存在。數(shù)字檔案館的核心是檔案信息資源的共享，如果館藏檔案不愿意開放、或者到了開放年限還不開放、或者強(qiáng)調(diào)保密不開放、該公布的檔案不公布、利用開放的檔案必須進(jìn)行身份認(rèn)證、不允許毫無目的地任意閱覽開放的檔案等等軟環(huán)境條件不改變，那么數(shù)字檔案館的功能就很難發(fā)揮，數(shù)字檔案館的建設(shè)也就失去了意義。

4.2.2重檔案信息資源建設(shè)，輕檔案信息資源利用?！爸乇９茌p利用”的思想對(duì)檔案館的影響很深，在傳統(tǒng)檔案館中并沒有很好解決這個(gè)問題，它不可避免地還要影響到數(shù)字檔案館的建設(shè)。因此，在目前數(shù)字檔案館建設(shè)中應(yīng)盡量避免這種思想的影響，在數(shù)字檔案信息資源建設(shè)上，要以大力開發(fā)檔案信息資源為出發(fā)點(diǎn)，以提高檔案信息資源的利用率為目的。緊緊圍繞最大限度地滿足利用者對(duì)檔案信息的需求來進(jìn)行檔案信息資源建設(shè)。一是不片面強(qiáng)調(diào)數(shù)字檔案信息資源的數(shù)量，更要重點(diǎn)關(guān)注檔案信息資源的內(nèi)容質(zhì)量和可利用性；二是搞好調(diào)查研究，追蹤反饋信息。注意收集利用者對(duì)數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的意見和反映，避免關(guān)起門來搞數(shù)字化；三是搞好網(wǎng)上咨詢，為利用者提供網(wǎng)上釋疑解惑。

4.3數(shù)字檔案館建設(shè)：有重點(diǎn)，分步驟

盡管數(shù)字檔案館的建設(shè)存在著許多難題和困難，但是數(shù)字檔案館還是檔案館的發(fā)展方向，因?yàn)檫@是數(shù)字時(shí)代的大勢(shì)所趨，檔案館不可能獨(dú)立其外。不過我們應(yīng)當(dāng)清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展是分階段的，其過程也是漫長(zhǎng)的。因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)應(yīng)根據(jù)需要和可能的原則，區(qū)別輕重，分清步驟，依據(jù)條件，量力而行。

4.3.1有重點(diǎn)地建設(shè)數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館的建設(shè)不應(yīng)該全面開花，而應(yīng)該是有重點(diǎn)地建設(shè)。就目前我國(guó)的國(guó)情來說，一是要把中央檔案館、第一歷史檔案館和第二歷史檔案館作為重點(diǎn)來建設(shè)。因?yàn)檫@些檔案館都保存大量珍貴的檔案，它們的檔案利用率比省以下的檔案館的利用率都高，應(yīng)當(dāng)先行一步。二是沿海發(fā)達(dá)地區(qū)，經(jīng)濟(jì)力量雄厚，又由于政府上網(wǎng)、數(shù)字城市等工程的實(shí)施，辦公自動(dòng)化、電子商務(wù)等技術(shù)日益在政府、企業(yè)事業(yè)單位得到普及，許多地方政府要求檔案館加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，這些地方的數(shù)字檔案館建設(shè)已勢(shì)在必行，也應(yīng)作為數(shù)字檔案館建設(shè)的重點(diǎn)。三是有條件的省級(jí)檔案館也可以開展數(shù)字檔案館的建設(shè)。而對(duì)于大部分省級(jí)以下的檔案館，特別是中西部地區(qū)，由于經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)落后，就目前來說從技術(shù)、經(jīng)費(fèi)、需要等方面考慮，不宜開展數(shù)字檔案館建設(shè)工作。

4.3.2有重點(diǎn)地對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化。對(duì)于重點(diǎn)建設(shè)的數(shù)字檔案館，由于其保管的檔案數(shù)量龐大，不同的檔案的價(jià)值也不同，將全部檔案數(shù)字化是不切實(shí)際的，既可能浪費(fèi)有限的資金又增加了工作量。因此，要根據(jù)館藏情況、服務(wù)對(duì)象和檔案館的功能類型，有重點(diǎn)、有選擇地對(duì)館藏檔案進(jìn)行數(shù)字化，有條件的其他檔案館也可以開展這項(xiàng)工作。一是對(duì)館藏珍貴檔案數(shù)字化；二是對(duì)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)使用價(jià)值的檔案數(shù)字化；三是對(duì)具有經(jīng)濟(jì)、科技、文化價(jià)值的檔案數(shù)字化；四是對(duì)具有地方特色的檔案數(shù)字化；五是對(duì)利用率高、需求大的檔案數(shù)字化；六是對(duì)開放的檔案數(shù)字化。

4.3.3做好電子文件的收集歸檔工作。數(shù)字檔案館的檔案信息資源建設(shè)有兩個(gè)方面：一方面是對(duì)館藏檔案的數(shù)字化處理；另一方面是做好電子文件的收集歸檔。對(duì)于后者來說它是今后數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，做好電子文件的收集歸檔工作就成為數(shù)字檔案館建設(shè)的重要前提和步驟。對(duì)于那些不具備建設(shè)數(shù)字檔案館條件的大部分省級(jí)以下的檔案館來說，并非無所作為，它們的首要任務(wù)就是要做好電子文件的收集歸檔管理工作。因?yàn)?，雖然這些檔案館不具備建設(shè)數(shù)字檔案館的條件，但是，各機(jī)關(guān)各單位產(chǎn)生了大量的電子文件已成為事實(shí)。因此，從現(xiàn)在起就要做好電子文件的歸檔管理工作，要對(duì)本地區(qū)各部門目前已經(jīng)形成的應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件進(jìn)行全面、系統(tǒng)地調(diào)查和了解并進(jìn)行收集歸檔，還應(yīng)采取相應(yīng)的管理手段和技術(shù)措施以保證歸檔文件的真實(shí)、完整和有效。如果不采取有效措施做好電子文件的收集歸檔工作，就很容易使這些電子文件丟失或失真。做好電子文件的收集歸檔工作，不僅為數(shù)字檔案館建設(shè)提供豐富的檔案信息資源，而且還可以減少檔案信息數(shù)字化的重復(fù)勞動(dòng)。從某種意義上講，收集歸檔電子文件是數(shù)字檔案館建設(shè)的重要基礎(chǔ)和步驟。

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