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摘要：隨著信息高速公路的建設與發(fā)展,檔案管理信息化已成為高校擋案實際工作急需解決的問題。文章分析了信息化高校檔案管理系統(tǒng)的特點和意義，提出了實現高校師生檔案管理信息化的對策和途徑。

關鍵詞：檔案管理；信息化；高校

高校是知識、人才和科技高度密集的教學和科研基地，是高新技術的發(fā)源地。高校檔案是高校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，是高校重要的本源性信息源，是高校辦學歷史的最權威、最真實的記錄。高校檔案信息化建設是高校“數字化校園”建設的重要組成部分，擔負著存儲、管理并提供高效利用信息系統(tǒng)的重要職能。因此，當前高校檔案工作者的重要使命就是開發(fā)和利用檔案信息資源，不斷創(chuàng)新檔案服務機制，積極主動地為高校建設服務，要通過計算機網絡為用戶提供服務，加強各項事務管理，促使檔案管理信息化。

一、信息化高校檔案管理系統(tǒng)的特點

隨著新世紀的來臨，科學技術日新月異地發(fā)展，一場以科技進步為主題的信息化浪潮席卷全世界，電腦的普及迅速地推動著社會和經濟的發(fā)展，高科技正深刻地影響著人們工作和生活的方方面面。隨著辦公自動化的普及，高校檔案管理工作也越來越多的運用網絡技術進行信息化管理。針對傳統(tǒng)檔案管理方式所存在的問題，高校應當建立起信息化的檔案管理體制一實現檔案管理信息化、自動化。信息化的高校檔案管理系統(tǒng)應具備以下特點：

1、現代高校檔案管理系統(tǒng)具有處理迅速、存儲量大、查閱方便的特點。高校應用電腦文字處理軟件，靈活使用表格、圖形對檔案分門別類，并組成學校檔案管理系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀、修改、交流和重復使用。

2、信息化的高校檔案管理工作需要高素質的專職工作人員擔任。高校檔案工作人員必須熱愛自己所從事的檔案工作，掌握館藏檔案的內容，這樣，才能做好高校檔案管理的各項工作。從當前情況來看，高校檔案人員隊伍普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結構不盡合理等現象。21世紀是信息時代，要跟上社會發(fā)展，解決檔案事業(yè)發(fā)展中的問題，必須重視整個檔案工作者隊伍素質的提高，不斷調整更新檔案人員專業(yè)結構和知識結構。如何進一步提高檔案工作者整體知識水平以適應檔案事業(yè)的迅速發(fā)展，已成為高校檔案管理工作迫在眉睫、刻不容緩的問題。

3、信息化檔案管理方式作為現代科學技術的一項新生事物，仍有諸多不夠完善和亟待改進的地方：(1)隨著計算機技術在各項工作中的使用，產生了大量電子文件，檔案載體大部分變?yōu)榇沤椴牧匣蚱渌d體，信息記錄方式也由原來的筆寫文字或圖形變成了只有機器才能識別的數碼，新型檔案載體的產生，提出了新型檔案載體歸檔和保管的新問題。(2)國家目前尚沒有電子文件歸檔與電子檔案管理方面的規(guī)范標準，也沒有從法律上予以明確規(guī)定。(3)電子文件易修改性、拷貝性、真實性和完整性、歸檔管理及檔案信息載體的原始性，要求檔案管理學理論予以深入研究并做出指導。

二、信息化高校檔案管理系統(tǒng)的意義

現在我國的很多高校中檔案的管理水平還停留在紙介質的基礎上，這樣的機制已經不能適應時代的發(fā)展，因為它浪費了許多人力和物力，在信息時代這種傳統(tǒng)的管理方法必然被計算機為基礎的信息管理所取代。建立信息化學校檔案管理系統(tǒng)有著重要的意義。

1、信息化學校檔案管理系統(tǒng)有著很大的容量，可以存儲歷屆的學生檔案，并且能夠安全、高效地實現學校師生的檔案日常管理。長期以來，檔案工作人員手工收集、整編、管理、提供利用，工作量大，效率很低，費時費力。檔案管理實行信息化后，檔案管理更多的是體現在自動化、實時化、網絡化。具體表現為：數據只需一次錄入就可以多次利用。數據無論從文書管理錄入、還是從檔案管理錄入，只需錄入一次，即可在檔案管理內部進行數據共享，提高了工作效率，各種報表可以自動打印；數據錄入后，不論是文書管理還是檔案管理，可以方便的打印出相干的收發(fā)文單據、匯總表；可以方便的打印出檔案的脊背、封面、案卷目錄、文件目錄、備考表等。還可以自動統(tǒng)計和提取檔案信息，當檔案庫中的信息需要統(tǒng)計并形成報表時，這項工作由計算機來處理，可以極大地提高工作效率。

2、信息化學校檔案管理系統(tǒng)只需少量檔案管理員就可以實現檔案的日常管理，可以大大節(jié)省人力，從而減少檔案管理的成本。傳統(tǒng)的檢索方式，檔案管理人員從繁瑣的目錄中，找出所需的檔案來，然后，根據上面的記錄到庫房中查找，費時費力。檔案管理信息化后，檔案的檢索與查詢只要通過網絡就可以實現及時的查詢，無論在時間還是在空間上都顯得更為方便快捷。此外，還提供了更加靈活多樣的查詢手段。管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。隨著網絡的普及和發(fā)展，使得檔案的網上查詢成為了可能。檔案用戶或者工作人員可以根據檔案管理使用的權限從網上自行查詢檔案信息，方便快捷，且極大減輕了工作人員的負擔。

3、信息化學校檔案管理系統(tǒng)可以隨時迅速地查到所需信息，大大提高了工作效率和專業(yè)水平。實施檔案管理的信息化以后，部門管理員工可以從繁重的手工勞動中解脫出來，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，可以更好地從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率和專業(yè)水平。同時，更有效地發(fā)揮檔案的服務功能，更好地為教學科研和決策服務。檔案的收集需要管理人員付出辛苦的勞動，檔案的分類、整編同樣需要付出辛苦的勞動，如果沒有一個好的管理平臺和管理工具，檔案的收集和整編只能是不完整的，服務也是低效的。檔案管理的信息化，將檔案在網絡上共享，教學科技人員按照一定權限可以在自己的計算機上查詢檔案資料，極大提高了工作效率；同時檔案資料的電子化更便于科技人員的二次利用和開發(fā)，提高了高校整體的工作效率和競爭力。

三、實現高校師生檔案管理信息化的對策和途徑

為適應當前社會經濟發(fā)展的需要，高校應盡快建立起信息化的檔案管理系統(tǒng)，抓住知識經濟給檔案工作帶來的契機，迎接知識經濟的挑戰(zhàn)，適時進行改革，走檔案管理信息化之路。筆者認為，實現高校檔案管理信息化應從以下途徑進行：

1檔案管理思想的信息化

信息化的管理思想是實現檔案管理信息化的前提條件。檔案管理信息化是新時期、新世紀發(fā)展的需要，也是在新的時期里加速發(fā)展檔案事業(yè)的需要，多年來，檔案部門受傳統(tǒng)觀念的影響，往往觀念比較陳舊，思想上保守且封閉，對待檔案工作側重于管，并且多半是誰上門為誰服務，對實施檔案管理的信息化缺乏足夠的認識，這些均已不能適應時代的要求。作為高校從事檔案工作的同志必須要進行一次思想觀念的更新，要從不適應新形勢的舊傳統(tǒng)、舊觀念、舊框框中解放出來；從神秘、封閉、滯后中解脫出來；克服墨守成規(guī)的觀念，增強改革開放、積極創(chuàng)新的觀念，積極發(fā)展檔案信息化事業(yè)。

面對信息時代對檔案管理工作者提出的挑戰(zhàn)，當務之急是更新傳統(tǒng)的管理觀念，樹立檔案信息化的管理意識，把電子檔案作為檔案中不可缺少的組成部分，進行科學的管理。同時，面對現代科學技術對檔案工作者的滲透與沖擊，提高職業(yè)素質，調整專業(yè)知識結構也是檔案工作者需要正視的一個重要課題。

2檔案管理機構信息化

高校檔案管理機構信息化是為了提高工作效率，有利于檔案信息的形成，收集，存儲，加工，傳遞，利用，更好地為學校教學，科研，管理，后勤等工作服務，為社會經濟發(fā)展服務。目前，各高校要充分利用本校的有利條件，建立起不同形式的，由學校主管領導主持，校、系、室檔案管理人員共同參與的檔案管理網絡。

首先，要形成校、系、室層層把關的新型管理機構。設立由學校分管領導及檔案部門和各職能部門負責人組成的學校檔案管理委員會，作為學校檔案工作的管理決策機構，決策檔案工作的重大事宜，統(tǒng)一領導，協調、檢查、考核全校的檔案工作。

其次，要建立一支人員數量與工作量相適應的相對穩(wěn)定的專職檔案隊伍，這是檔案事業(yè)的活力所在。各立卷歸檔部門要根據檔案工作需要建立一支兼職檔案隊伍，負責管理本部門的檔案工作，這是做好檔案工作的前提。檔案館既要貫徹執(zhí)行校檔案管理委員會的決議，又要負責對學校各立卷部門檔案及檔案工作的監(jiān)督、檢查、指導、搞好檔案的集中管理及開發(fā)利用，做到全校的每項檔案工作、每個檔案流程都符合檔案工作規(guī)程，件件有人管，事事有人做，項項高質量，年年有進步。

3推進高校檔案管理的信息化

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現狀是檔案標準規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

（1）學校的檔案工作者必備良好的素質。一個檔案工作人員必備的素質結構，應是其具有的政治素質、業(yè)務素質和智力、能力素質的最佳綜合表現。檔案工作者應是知識面的“廣”與“博”的多面手。有較好的基礎知識、較高的專業(yè)知識及廣泛的相關學科知識素養(yǎng)。學習檔案先進單位的檔案管理工作、知識及發(fā)展情況，以便開闊視野、增長知識，從而做到厚積而薄發(fā)，努力提高自己檔案業(yè)務水平。

（2）加快計算機技術在高校檔案管理工作中應用的步伐。運用計算機技術進行檔案收集、整理、鑒定、保管和統(tǒng)計等日常管理工作，實行文檔一體化管理。通過文檔一體化管理，可達到一次輸入、反復利用的目的，提高了文件立卷的效率和檔案的質量。同時，為方便利用傳輸和聯網，可以將館藏一些紙質檔案轉換為電子文件，以機讀目錄、卡片。通過建立檔案信息數據庫，充分發(fā)揮計算機的密集存貯和快速檢索功能，這是檔案管理信息化的基礎工作。

（3）大力開發(fā)檔案信息資源。只有通過大力開發(fā)檔案信息資源為用戶所用，才能實現檔案的價值，實現檔案工作的目的，溝通檔案工作系統(tǒng)與外部環(huán)境的聯系。因此，應大力加強高校檔案信息資源的開發(fā)利用，實現高校工作的應有價值，推進高校的檔案管理工作和學術水平向信息化邁進。

（4）要拓展服務方式，實行多種服務，提高服務主動性。高校檔案部門除了向用戶提供日常的門市借閱外，還應積極拓展服務方式，實行多樣化服務，如開展咨詢服務、跟蹤服務、專題服務、定向服務等，從而提高高校檔案部門的服務水平和服務效果。雖然知識“備、查”在高校檔案部門的知識服務中仍是必要的，但積極主動的知識服務更需要由“備”變?yōu)椤芭洹?，變“查”為“送”，為學校各項事業(yè)的發(fā)展提供便利條件。

四、結語

綜上所述，信息技術在高校檔案管理中的應用，是指在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。換言之，是檔案管理模式從以面向紙質檔案實體保管為主向以信息化為主的轉變。對于信息化時代的檔案管理來說，高校辦公自動化中逐步實現的計算機的管理，儲存了大量的檔案信息，為我們開展高科技條件下檔案管理的研究創(chuàng)造了條件。為了適應知識經濟時代對檔案工作提出的挑戰(zhàn)，高校檔案部門應從加強思想意識的轉變、樹立新的觀念，以提高人員素質為根本，實現檔案管理的信息化、科學化，大力開發(fā)檔案信息資源，找到高校檔案管理與知識經濟的結合點，盡快將高校檔案中的豐富的科學文化知識和高新技術轉化為生產力，促進社會生產力向前發(fā)展，從而促進高校檔案管理在知識經濟時代地位的提高和作用的發(fā)揮。

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