導(dǎo)語：SVN系統(tǒng)管理電子檔案的實踐一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：當(dāng)前檔案工作重點已經(jīng)逐步從線下轉(zhuǎn)為線上，而基層部門普遍存在經(jīng)費缺乏及檔案管理人員不足的情況，在此種情況下，svn作為免費軟件很適合基層部門用于電子檔案管理。本文即探究了基層部門電子檔案管理的缺陷及利用SVN開展檔案管理的優(yōu)勢所在。

關(guān)鍵詞：SVN；電子檔案；檔案管理

從民辦高?；鶎蛹媛殭n案員的角度來說，由于受到學(xué)校經(jīng)費及工作條件的限制，專業(yè)的檔案管理軟件雖然針對性強但價格也比較昂貴，基層部門因受到預(yù)算限制，根本無法專門配置。學(xué)校雖有類似統(tǒng)一的平臺，功能卻無法滿足實際需求?？紤]到這些情況，筆者認為可依托信息專業(yè)優(yōu)勢，采用免費的TortoiseSVN軟件對部門所轄全部電子檔案進行分類、分組、分權(quán)限的管理。

一、基層部門日常電子檔案管理中存在的問題

（一）工作重視程度較低。民辦學(xué)?；鶎硬块T重點關(guān)注教學(xué)及學(xué)生事務(wù)，對檔案工作重視度較低，缺乏專職檔案管理人員，各個崗位負責(zé)檔案工作的人員均為兼職檔案員，不但負責(zé)檔案相關(guān)工作，同時還有大量其他崗位的業(yè)務(wù)，且檔案專業(yè)水平不夠、專業(yè)意識不強，在電子檔案收集的各個環(huán)節(jié)，都有許多不足之處和疏漏。（二）收集困難?；鶎蛹媛殭n案員由于還有很多其他工作，收集電子檔案很難作為日常工作開展，僅能夠按學(xué)校統(tǒng)一要求時間節(jié)點按學(xué)期或?qū)W年定期收集，而非實時收集或按項目進行情況收集，時間上的差距和負責(zé)人員的崗位變動與調(diào)整，非常容易造成電子檔案材料的流失。（三）不能規(guī)范化儲存。由于基層部門沒有專門用于檔案管理的電腦，用來儲存檔案的辦公電腦在存儲檔案的同時還要進行其他辦公操作，移動硬盤也沒有任何加密、分級管理等措施。像這樣檔案沒有專業(yè)人員管理，更無專業(yè)檔案管理軟件進行利用，對檔案的保存和安全都很不利，并且無法進行實時的共享，需要查閱檔案時，需要有專人去查詢，不便利的使用方式，大幅度降低檔案使用率。（四）電子責(zé)任歸屬不明確。普通電腦存儲的電子文件，直接用辦公軟件打開，而這些軟件都不具備版本回溯功能和使用人記錄功能，無法查詢使用人，安全性不足，使用人可以任意篡改，甚至刪除，一旦發(fā)生問題無法責(zé)任到人，因而存在嚴重的檔案安全隱患。（五）檔案信息壁壘嚴重。目前電子檔案主要存儲在部門兼職檔案員或相應(yīng)工作經(jīng)辦人處，并不直接對所有員工開放，普遍存在信息不流通、數(shù)據(jù)不一致等問題。一旦兼職檔案員不及時跟進每一項重點工作的進展，積極收集相關(guān)文檔、照片等材料，就會出現(xiàn)檔案材料特別是照片檔案的缺失。

二、利用SVN服務(wù)器進行檔案管理的優(yōu)勢

（一）SVN服務(wù)器工作原理。SVN服務(wù)器是一個免費開源系統(tǒng)，最初是用做軟件開發(fā)代碼管理所用，此系統(tǒng)的核心是倉庫，類似于檔案管理倉庫，包括文件和目錄，它不但是一個文件存儲服務(wù)器，還可以記錄所存儲文件的上傳下載及改動，并且可設(shè)置相應(yīng)用戶及用戶組權(quán)限，其他人也可以通過網(wǎng)絡(luò)訪問SVN服務(wù)器進行文件的共享。（二）SVN服務(wù)器在檔案管理中的應(yīng)用原理。SVN管理軟件雖然主要用于軟件版本控制，但工作形式很適合基層部門管理檔案及利用檔案，首先由系統(tǒng)管理員搭建好服務(wù)器，并預(yù)設(shè)好分類目錄，檔案管理人員及全體員工電腦安裝客戶端，登陸服務(wù)器地址，就可以隨時且方便地上傳、更新各類檔案。部門檔案管理人員可定期查看及整理檔案內(nèi)容，按學(xué)校要求定期向?qū)W校檔案室提交相應(yīng)檔案歸檔。部門非涉密檔案相關(guān)文件夾向全體員工開放權(quán)限，方便大家隨時上傳或查閱文件材料。無需購買專業(yè)檔案管理軟件，減少經(jīng)費壓力，整體架構(gòu)簡單直觀。筆者所在部門在近兩年的使用過程中，發(fā)現(xiàn)全部檔案材料中利用率最高的是各類統(tǒng)計數(shù)據(jù)材料、制式表格、電子照片及視頻等方面的檔案。利用這種形式管理檔案，在日常工作的多個方面均獲得了很好的成效。

三、利用SVN管理電子檔案的實際操作

（一）SVN服務(wù)器設(shè)置。布置一臺安裝SVN軟件的服務(wù)器，搭建SVN檔案目錄架構(gòu)，使用人員在自有電腦上安裝SVN客戶端，通過校園網(wǎng)訪問SVN服務(wù)器。（二）檔案目錄建設(shè)。根據(jù)教學(xué)檔案目錄及部門自有需求進行檔案目錄搭建，主要包括教學(xué)檔案、部門檔案、特殊項目、共享資源四大部分。提前設(shè)置好目錄后，導(dǎo)入SVN系統(tǒng)。（三）用戶組建設(shè)。創(chuàng)建用戶，以教職員工的員工號為唯一賬號，每位員工均有相對應(yīng)的賬號，確保使用者范圍，避免重要內(nèi)部檔案產(chǎn)生泄露風(fēng)險；每個部門設(shè)立一個分組，每個部門的兼職檔案員設(shè)立專組，分院檔案員負責(zé)全部分組及權(quán)限的維護。（四）用戶權(quán)限管理。系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)管理員、總管理員及普通用戶三種類別，系統(tǒng)管理員有創(chuàng)建文件目錄、刪除文件目錄、修改文件目錄等權(quán)限，總管理員有創(chuàng)建人員及小組、修改人員及小組、刪除人員及小組的權(quán)限，普通用戶組按每個員工所負責(zé)工作分工的不同，對應(yīng)不同的檔案文件目錄，由總管理員設(shè)置不同權(quán)限，包括不可讀、只讀、讀寫權(quán)限。其中，只讀用戶組僅能下載文件，不能上傳文件，而不可讀權(quán)限用戶組，則不提供路徑顯示，能夠更好地確保檔案材料的安全性，全體員工有除保密文件外其他教學(xué)檔案的只讀權(quán)限，每個部門所屬成員，分別對應(yīng)相應(yīng)的基礎(chǔ)檔案目錄及部門目錄權(quán)限，如本部門專屬目錄權(quán)限、共享資源目錄等目錄的讀寫權(quán)限。（五）用戶使用情況。通過知識管理共享平臺SVN的部署與應(yīng)用，支撐了分院的知識管理與檔案管理的全面信息化。目前，分院全部教學(xué)檔案、歷屆畢業(yè)設(shè)計資料、學(xué)生課外活動講座統(tǒng)計、教師獲獎情況、教師發(fā)展活動支撐材料、工程教育認證材料，常用表格、圖片、視頻信息及其他分院重要資料等已完成了信息化的管理。所有內(nèi)容分類、分年度、分學(xué)期、分組進行管理和共享使用。部門員工及所屬科室，均有SVN賬號，正常使用，新入職員工一周內(nèi)完成新賬號開設(shè)，離職員工離職當(dāng)日注銷賬號。

四、SVN使用中的優(yōu)點及缺點

（一）優(yōu)點。一是檔案上傳下載方便，管理方便，使用方法簡單，推廣容易。二是備份方便，節(jié)省個人電腦硬盤空間。三是集中式管理、可分組、可根據(jù)需求設(shè)置權(quán)限，安全性較高。四是軟件免費，無需購買。（二）缺點。一是校外使用不便。必須登錄內(nèi)網(wǎng)才能查看檔案內(nèi)容，校外則必須另外使用vpn賬號，用于接入內(nèi)網(wǎng)，并且上傳下載速度緩慢。二是無法隨時、便捷地對檔案詳細數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，如檔案文件的下載、使用數(shù)量、更新情況等。三是所有文件都要通過服務(wù)器同步，這會導(dǎo)致服務(wù)器性能要求比較高，如果服務(wù)器宕機則無法提交。多人同時操作易造成網(wǎng)絡(luò)擁堵，下載緩慢，且容易報錯。四是服務(wù)器占用存儲空間大，需要配置大容量電腦作為服務(wù)器。五是系統(tǒng)不能自動定期備份，需人工手動備份。隨著數(shù)字化進程的全面推進，基層部門的檔案管理數(shù)字化也將是檔案工作的未來發(fā)展方向，民辦高?；鶎硬块T檔案管理也將會克服困難，利用多種手段，利用信息化方式，在有限的條件下努力做好電子檔案的管理與利用。

參考文獻：

[1]金財財.民辦高校檔案信息化現(xiàn)狀及初期建設(shè)探討[J].蘭臺內(nèi)外,2020(36):59-60.

[2]錢悅.電子檔案管理系統(tǒng)開發(fā)中的關(guān)鍵因素分析[J].辦公室業(yè)務(wù),2020(19):86-87.

作者：曹樂樂 單位：西安歐亞學(xué)院