●文件材料的歸檔范圍：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)的文件材料

(l)中央、國務(wù)院、總行顧發(fā)的金融方針、政策、法律法規(guī)、命令、決定、決議、指示、通知等文件材料；

(2)上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的屬于中支主管業(yè)務(wù)并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非中支主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；

(3)黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查中支工作時(shí)的重要指示、講話、題詞等材料；

(4)代上級(jí)機(jī)關(guān)草擬并被采用的文件的最后草稿和印本；

一、企業(yè)檔案歸檔難的緣由剖析

1、檔案管理認(rèn)識(shí)單薄，由于員工檔案認(rèn)識(shí)不強(qiáng)，對(duì)企業(yè)檔案的不注重，所以形成歸檔的文件材料不能及時(shí)地歸檔立卷、以至喪失、損毀。企業(yè)指導(dǎo)者無視檔案管理工作，錯(cuò)誤地以為它關(guān)于公司的業(yè)績沒有奉獻(xiàn)，檔案管理人員的薪酬待遇程度銳減，少數(shù)人收入不升反降，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門工作人員，這大大傷害了檔案管理人員的職業(yè)盲目性和工作積極性。另外由于各個(gè)部門搜集移交給檔案室的材料比擬滯后，不能及時(shí)完成材料的及時(shí)歸檔。這必然招致檔案管理工作持續(xù)滑坡，整體工作逐漸弱化以至惡化。再加上檔案管理部門由于特殊的位置經(jīng)常處于默默無聞的境地，歷來不與人爭名利，也不擅長宣傳本人，因而，對(duì)企業(yè)的奉獻(xiàn)就這樣被掩蓋起來了。其實(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)是企業(yè)效益鏈環(huán)上不可替代的一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案管理產(chǎn)生的效益在潛移默化中必將表現(xiàn)出來。而無視檔案管理工作的重要性，必然對(duì)公司的開展形成障礙。

2、檔案管理紊亂，歸檔不標(biāo)準(zhǔn)。大局部企業(yè)的管理層或決策者由于對(duì)檔案工作不夠注重，這就招致大量檔案未停止審定、分類、歸檔、編目、組卷，沒有構(gòu)成整套的檔案管理流程。由于檔案歸檔的紊亂，招致檔案的查找率十分低，存在著查找費(fèi)事、應(yīng)用艱難的問題。實(shí)踐工作中，有些制度還不夠科學(xué)，可操作性不強(qiáng)，再加上有關(guān)的內(nèi)部職能部門不熟習(xí)或不恪守文書及檔案管理方面的操作規(guī)程和辦法，想入非非，只憑經(jīng)歷或想當(dāng)然辦事，文件的搜集遞送工作不及時(shí)、不標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)果只能使許多重要的有存檔價(jià)值的文件失去歸案的時(shí)機(jī)。另外，文件歸檔前的管理方式不標(biāo)準(zhǔn)并且歸檔技術(shù)落后，使文件管理歸檔前的電子文件只能手工整理，對(duì)日后文件的多途徑應(yīng)用與數(shù)據(jù)長期保管形成很大艱難?？傊瑱n案搜集的不標(biāo)準(zhǔn)，立卷的不標(biāo)準(zhǔn)，檔案應(yīng)用的不標(biāo)準(zhǔn)以及檔案整理的不標(biāo)準(zhǔn)是目前在檔案管理歸檔中存在的普遍問題。

3、紙質(zhì)檔案的電子網(wǎng)絡(luò)化不盡人意。傳統(tǒng)檔案是以紙質(zhì)文件為主要載體的一種檔案保管方式。但這一主要保管方式存在著保管、查閱效率低，歸檔工作量大等局限性。所以注重歷史檔案庫存的紙質(zhì)檔案的電子網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用是必要的。但是目前各個(gè)企業(yè)關(guān)于紙質(zhì)檔案的電子網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用仍不盡人意。在現(xiàn)往常數(shù)字化辦公的大環(huán)境下，產(chǎn)生大量業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)及相關(guān)電子數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)包含了紙質(zhì)歸檔資料所對(duì)應(yīng)的目錄信息與全文信息，又應(yīng)該共享歸檔。但在紙質(zhì)歸檔資料的電子網(wǎng)絡(luò)化過程中，前端搜集、后期應(yīng)用各環(huán)節(jié)以及與各部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接過程都存在問題，這使得歷史檔案庫存的歷史紙質(zhì)檔案的電子網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用達(dá)不到理想效果。

二、處理企業(yè)檔案歸檔難的詳細(xì)措施

1、增強(qiáng)企業(yè)檔案的隊(duì)伍建立。首先，增強(qiáng)組織檔案人員停止檔案專業(yè)學(xué)問和業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，實(shí)在進(jìn)步企業(yè)工作人員對(duì)檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)。培訓(xùn)對(duì)象應(yīng)包括各部門擔(dān)任文書工作的管理干部及普通的工作人員，要做到培訓(xùn)目的明白，培訓(xùn)辦法得當(dāng)，培訓(xùn)內(nèi)容詳細(xì)，并將理論與理論上分離起來停止指導(dǎo)。隨著現(xiàn)代化技術(shù)在檔案部門的應(yīng)用和提高，對(duì)檔案工作者的請(qǐng)求也越來越高。所以，除了請(qǐng)求工作人員控制純熟的專業(yè)學(xué)問之外，還要不時(shí)進(jìn)步現(xiàn)代化管理的技藝。

關(guān)鍵字：工作文件信息管理部門檔案形成信息紙質(zhì)歸檔電子文件

與紙質(zhì)文件相比電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致且難度較大的工作，主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔，或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項(xiàng)工作；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，使其必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來說，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒；筆者認(rèn)為，推動(dòng)電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和信息管理的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式和途徑的選擇

紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，因此歸檔方式的選擇至關(guān)重要。經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，利用磁盤，脫機(jī)采集數(shù)據(jù)的介質(zhì)移交方式容易造成數(shù)據(jù)丟失。如遇質(zhì)量較差的磁盤，會(huì)影響文件的可讀性。為防止數(shù)據(jù)丟失需制作多份備份盤存檔，這不僅加大了工作量，也增加了存貯磁盤的數(shù)量，簡便而安全的方式是采用網(wǎng)絡(luò)移交歸檔，并利用光盤存貯。網(wǎng)絡(luò)移交的途徑有兩條：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線。隨著各單位計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過各業(yè)務(wù)管理部門挑選，反映了職能活動(dòng)的概貌，上網(wǎng)前，又按著信息管理部門的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文悠揚(yáng)，應(yīng)由電子文件形成部門編目整理，也利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案部門傳輸，可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門之間開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)。將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。為適應(yīng)辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹碓阶⒅匦畔⒐ぷ鞯南到y(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，是開發(fā)集中統(tǒng)一型信息系統(tǒng)的牽頭部門，成為電子文悠揚(yáng)信息的匯集點(diǎn)，又具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件。由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的電子文件歸檔，無是最佳歸檔途徑之一。清華大學(xué)計(jì)算機(jī)與信息管理中心計(jì)劃利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立校行政信息管理系統(tǒng)，共分為教學(xué)、科研、人事管理三個(gè)子系統(tǒng)，正在籌建的教學(xué)管理系統(tǒng)與學(xué)生注冊(cè)中心、財(cái)務(wù)結(jié)算中心、教務(wù)處、研究生院構(gòu)成數(shù)據(jù)交換網(wǎng)。注冊(cè)中心負(fù)責(zé)學(xué)生注冊(cè)、選課、排課、考表、成績等數(shù)據(jù)的傳遞；結(jié)算中心負(fù)責(zé)學(xué)生交費(fèi)信息的傳遞；教務(wù)處與研究生院負(fù)責(zé)學(xué)籍、教學(xué)計(jì)劃、課程、畢業(yè)審查、學(xué)位授予數(shù)據(jù)的傳輸。計(jì)算機(jī)與信息中心接收這些數(shù)據(jù)后，進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案部門的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案部門保存，或直接存入光盤，定期歸檔。

我們?cè)诘谝恢v中介紹了什么是電子文件，知道了電子文件的范圍很廣，那么，什么樣的電子文件需要?dú)w檔呢？嚴(yán)格來講，需要?dú)w檔的電子文件應(yīng)該是一份完整的，經(jīng)歷了從產(chǎn)生到成為定式文本的全過程的電子文件。如果單位沒有啟用電子公章，也應(yīng)該是經(jīng)歷了從產(chǎn)生到成為定稿的全過程的電子文件才有必要?dú)w檔。因此，只是利用計(jì)算機(jī)起草，工作中仍然采用紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)的單位形成的電子文件的草稿和歷次修改稿都不必歸檔保存。

從電子文件的內(nèi)容上看，其歸檔范圍可以參照國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定來確定，各單位一般應(yīng)將反映本單位主要職能，包括行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、城市管理以及“三定”規(guī)定中的其他職能所涉及的、具有保存和利用價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件等各種類型的電子文件納入歸檔范圍。國家檔案局關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔范圍的有關(guān)規(guī)定主要指《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局令第8號(hào)，2006年12月制發(fā)）。之后，北京市檔案局根據(jù)此規(guī)定，結(jié)合北京市的實(shí)際情況，制發(fā)了《北京市機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定實(shí)施細(xì)則》（京檔發(fā)〔2007〕11號(hào)）（以下簡稱實(shí)施細(xì)則）。《實(shí)施細(xì)則》是目前北京市各單位制定電子文件歸檔范圍的一個(gè)重要依據(jù)。電子文件的歸檔范圍并不等同于紙質(zhì)文件的歸檔范圍，而是遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于文書檔案的歸檔范圍。從電子文件的內(nèi)容上看，它涵蓋了本單位工作的各個(gè)領(lǐng)域。凡是反映本單位主要職能，記載了本單位承辦的主要工作，具有保存和利用價(jià)值的電子文件均應(yīng)納入歸檔范圍；從電子文件的形式上看，它是多種多樣的，各種門類和載體的檔案都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的電子文件。例如，在會(huì)計(jì)核算工作中，如果使用了電算化管理軟件，就會(huì)形成會(huì)計(jì)核算電子文件；使用數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)拍攝，會(huì)形成圖像文件和影像文件……所以，電子文件包含了文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件、數(shù)據(jù)庫文件等各種類型。

文本文件指用文字處理技術(shù)形成的文件，例如用word、wps等軟件形成的各種公文都是文本文件；圖像文件既包括紙質(zhì)文件在數(shù)字化處理后得到的掃描圖像文件，也包括數(shù)碼照片采集來的圖像文件；圖形文件指用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等軟件獲得的電子文件，如使用CAD制圖軟件形成的CAD圖紙；影像文件指用多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，如數(shù)碼攝像機(jī)拍攝的圖像等；聲音文件指用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，如錄音筆等數(shù)字錄音設(shè)備錄制的聲音；數(shù)據(jù)庫文件指對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中生成的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集和保存的數(shù)據(jù)庫。在確定電子文件歸檔范圍時(shí)，應(yīng)特別注意五種類型電子文件的歸檔工作。一是記錄本單位核心業(yè)務(wù)和重要工作成果的數(shù)碼照片、影像文件以及紙質(zhì)文件掃描獲得的圖像文件；二是本單位內(nèi)部管理、政務(wù)信息資源共享建設(shè)以及綜合統(tǒng)計(jì)工作中形成的數(shù)據(jù)庫文件；三是本單位公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存和利用價(jià)值的電子郵件；四是本單位辦公系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)和各類數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的管理軟件以及其他確保電子文件可讀取的專用軟件；五是與電子文件相對(duì)應(yīng)的元數(shù)據(jù)和背景信息。這五種類型的電子文件具體包含的內(nèi)容有：一是圖像和影像文件。數(shù)碼照片、音視頻文件經(jīng)常會(huì)由拍攝部門自行留存，凡是記錄本單位主要職能活動(dòng)、重要工作成果、重要人物的數(shù)碼照片、音視頻文件材料，都應(yīng)該歸檔。如：領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)，本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)，本單位召開的各種會(huì)議、舉辦的各種活動(dòng)，本單位考察、調(diào)研，記錄本單位重大事件、重大事故、駐地變化、基建工程等的數(shù)碼照片、音視頻文件均應(yīng)納入歸檔范圍。二是數(shù)據(jù)庫文件，具體包括內(nèi)部管理數(shù)據(jù)庫和政務(wù)信息數(shù)據(jù)庫。內(nèi)部管理數(shù)據(jù)庫主要包括內(nèi)部機(jī)構(gòu)、人員管理、會(huì)計(jì)電算化等反映了本單位內(nèi)部管理的重要數(shù)據(jù)庫文件。政務(wù)信息數(shù)據(jù)庫主要包括人口、法人、空間與自然資源、宏觀經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展等基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫文件；各機(jī)關(guān)依據(jù)職能對(duì)社會(huì)事務(wù)、公共事務(wù)進(jìn)行監(jiān)督、管理形成的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件，如經(jīng)濟(jì)、科技、教育、司法、衛(wèi)生、社會(huì)保障、城市規(guī)劃管理等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫文件；為領(lǐng)導(dǎo)決策、為公民服務(wù)提供的各類信息的公共服務(wù)數(shù)據(jù)庫文件；對(duì)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本行業(yè)開展的綜合統(tǒng)計(jì)工作形成的數(shù)據(jù)庫文件。三是電子郵件。

確定其歸檔范圍時(shí)要考慮電子郵件內(nèi)容的重要程度，體現(xiàn)了工作的處理過程，反映了與上下級(jí)單位或其他不相隸屬單位洽商工作、簽署協(xié)議等內(nèi)容的電子郵件應(yīng)該歸檔，只是用于溝通信息的電子郵件則不需要?dú)w檔。四是軟件?！侗本┦须娮游募w檔與管理暫行規(guī)定》（京檔發(fā)〔2004〕14號(hào)）明確要求：“對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，需注明其軟件名稱、型號(hào)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。”所以，當(dāng)電子文件是在通用軟件環(huán)境中形成時(shí)，就不用將相關(guān)軟件歸檔，而在專業(yè)系統(tǒng)中形成的電子文件，在相關(guān)軟件更新后應(yīng)將舊版軟件及時(shí)歸檔。例如，各單位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等軟件現(xiàn)階段在北京市屬于通用軟件，就不需歸檔。五是元數(shù)據(jù)和背景信息。它們反映了電子文件產(chǎn)生的環(huán)境及其形成、運(yùn)轉(zhuǎn)的全過程，對(duì)于保證電子文件的真實(shí)、完整、有效有著重要的意義。根據(jù)現(xiàn)階段的研究成果，有19項(xiàng)元數(shù)據(jù)和背景信息項(xiàng)是必須采集和記錄的，即：硬件環(huán)境，軟件環(huán)境，記錄字符、圖形、音頻、視頻文件格式，文件類別，載體編號(hào)，載體型號(hào)，載體類型，文件歸檔號(hào)（全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)或文件號(hào)等），主題或題名，文件形成部門，文件形成時(shí)間，收文時(shí)間，責(zé)任者，主送者，抄送者，密級(jí)，保管期限，填表人，審核人。其中硬件環(huán)境包括主機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器型號(hào)和制造廠商等，軟件環(huán)境包括操作系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和相關(guān)軟件等。

這19項(xiàng)元數(shù)據(jù)和背景信息分別記錄了電子文件賴以生存的環(huán)境，電子文件自身的特征、形成過程，電子文件歸檔后對(duì)其歸檔載體的管理、信息管理的方式和管理人員，包含了電子文件從產(chǎn)生到歸檔到脫機(jī)保存全過程的信息，能夠基本滿足系統(tǒng)發(fā)生變化時(shí)電子文件恢復(fù)、數(shù)據(jù)遷移的需要，是每個(gè)單位在電子文件歸檔時(shí)必須考慮的基本項(xiàng)、必備項(xiàng)。確定歸檔范圍之后還要明確電子文件的保管期限。各單位可以依據(jù)國家檔案局有關(guān)文件保管期限的規(guī)定，按照電子文件的保存和利用價(jià)值劃分電子文件的保管期限。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，可以將電子文件的保管期限劃分為永久和定期，定期可分為30年和10年。

筆者所在的上海市園林設(shè)計(jì)院成立于1946年，1993年由事業(yè)單位改為企業(yè)。我院現(xiàn)存的上世紀(jì)八九十年代的設(shè)計(jì)項(xiàng)目覆蓋各區(qū)縣的公園改擴(kuò)建、道路、廣場綠地規(guī)劃設(shè)計(jì)，頗具代表性的項(xiàng)目有上海大觀園、共青森林公園、上海植物園、上海野生動(dòng)物園、東方綠舟、人民廣場改建、北外灘公共開放景觀設(shè)計(jì)等等。期間檔案的構(gòu)成多為手繪底圖。上世紀(jì)九十年代末至21世紀(jì)初，代表性設(shè)計(jì)項(xiàng)目有崇明東灘濕地公園、上海濱江森林公園、辰山植物園以及2010年上海世博會(huì)綠地系統(tǒng)總體規(guī)劃、世博公園等等，期間檔案的構(gòu)成主體大部分是CAD繪制的底圖。截止到今年上半年，我院主持參與設(shè)計(jì)的項(xiàng)目共有一萬多個(gè)，其中有三十五萬多張底圖．一千多張光盤。本文試就加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)底圖和設(shè)計(jì)電子文件歸檔管理做一些初步的探討。

一、園林工程設(shè)計(jì)圖紙文件的歸檔管理

1、嚴(yán)格底圖更改管理制度．維護(hù)園林工程設(shè)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性按圖紙管理規(guī)定．設(shè)計(jì)圖紙蓋完章后設(shè)計(jì)人員不得再經(jīng)手，如果要對(duì)底圖進(jìn)行修改、調(diào)換，設(shè)計(jì)人員應(yīng)到檔案室修改、調(diào)換或由指定人員填寫借用單，做好借用登記，再借出修改。如果圖紙修改部位復(fù)雜，須另繪新圖。底圖的修改須由項(xiàng)目使用部門提出申請(qǐng)，檔案部門對(duì)底圖修改工作負(fù)監(jiān)督檢查的責(zé)任。然而實(shí)際情況是．經(jīng)營室有時(shí)為圖方便，會(huì)讓歸檔人自己把圖紙交給文印室．有些設(shè)計(jì)人員會(huì)利用管理上的漏洞。私下對(duì)已蓋“出圖章”的設(shè)計(jì)圖紙(尤其是外協(xié)項(xiàng)目)進(jìn)行修改。由于有些圖紙?jiān)跉w檔前就已經(jīng)被修改圖替換，庫存底圖與散布在各施工單位的藍(lán)圖往往不一致。檔案部門最后收到的圖紙從文字說明到圖形尺寸，往往有相當(dāng)一部分都是經(jīng)過修改的。有些修改圖備注欄內(nèi)不寫明本圖作廢的原因，圖紙目錄上不標(biāo)明“原圖作廢”字樣和修改圖的出圖日期。有的修改圖單獨(dú)編圖號(hào)，與原圖編號(hào)不一致。有的圖不斷地出修改版．但每次修改圖的當(dāng)前版本都標(biāo)識(shí)不清。設(shè)計(jì)修改充通知單上往往只有修改或補(bǔ)充的內(nèi)容，而不具體注明涉及的專業(yè)、針對(duì)哪些圖進(jìn)行修改、修改原因。同一個(gè)項(xiàng)目，同一個(gè)專業(yè)中設(shè)計(jì)修改／補(bǔ)充通知單本身的編號(hào)也不統(tǒng)一等等。由于很多修改圖、修改通知單上的標(biāo)識(shí)、說明等都不明確，也不夠準(zhǔn)確，時(shí)間一長，設(shè)計(jì)人自己往往也不記得出修改圖的原因，甚至連有沒有按要求出過修改圖、什么時(shí)候出的修改圖都記不清了。這就給圖紙的整理和最終的查找利用工作都帶來一定困難。針對(duì)上述現(xiàn)實(shí)中存在的問題．除嚴(yán)格執(zhí)行已有的管理規(guī)定外，對(duì)現(xiàn)有的圖紙更改管理制度需進(jìn)一步加以完善，在更改制度中應(yīng)該增加相關(guān)規(guī)定，如“修改已歸檔的設(shè)計(jì)圖紙要以有關(guān)專業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)專業(yè)主管部門審核批準(zhǔn)的修改通知單為準(zhǔn)”、“修改通知單一式兩份．其中正件由檔案部門保存、副件由專業(yè)主管部門留存”等等。

2、認(rèn)真履行歸檔手續(xù)．維護(hù)園林工程設(shè)計(jì)檔案的完整性園林工程設(shè)計(jì)檔案的完整性包括歸檔項(xiàng)目成套性與歸檔項(xiàng)目完整性方面的內(nèi)容。首先看歸檔項(xiàng)目的成套性。經(jīng)營室收到底圖后會(huì)在底圖流轉(zhuǎn)單上對(duì)圖幅、數(shù)量等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，但碰到歸檔圖紙數(shù)量多的情況，他們往往就不仔細(xì)核對(duì)，而是直接根據(jù)圖目上的數(shù)量進(jìn)行簡單統(tǒng)計(jì)，很多時(shí)候歸檔人往往也不仔細(xì)核對(duì)歸檔數(shù)量、不保留歸檔依據(jù)。等圖紙流轉(zhuǎn)到檔案部門時(shí)，才發(fā)現(xiàn)本次歸檔圖紙數(shù)量與統(tǒng)計(jì)數(shù)量不符或歸檔內(nèi)容與圖目標(biāo)識(shí)不符。其原因大致有三種：一是歸檔圖紙中有很多為已出圖，不在本次歸檔范圍內(nèi)。二是歸檔人漏歸．需辦理補(bǔ)歸手續(xù)。三是由于歸檔人不是出圖人，辦完手續(xù)后也沒有留歸檔憑證，已不記得缺少部分的圖紙是否歸檔。因此，在歸檔管理中，檔案部門應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度中的有關(guān)規(guī)定，認(rèn)真核查，維護(hù)項(xiàng)目檔案的成套性。其次，看歸檔項(xiàng)目的完整性。由于檔案部門不了解項(xiàng)目的進(jìn)展情況．使得接收歸檔工作處于盲目、被動(dòng)的地位。為此，建議在歸檔制度與相關(guān)的科技管理制度中對(duì)項(xiàng)目的歸檔予以制約，比如建議規(guī)定，由經(jīng)營室每年度匯總一張“園林工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目一覽表”。使檔案部門能掌握每年承接設(shè)計(jì)項(xiàng)目的概況，以掌握項(xiàng)目歸檔的進(jìn)度，并將項(xiàng)目歸檔情況列入設(shè)計(jì)人員的考核指標(biāo)，以保證歸檔項(xiàng)目的完整性。

3、規(guī)范圖紙整理方法．維護(hù)園林工程設(shè)計(jì)檔案的系統(tǒng)性一些大型的工程項(xiàng)目．參與設(shè)計(jì)的人員數(shù)量很多，大部分設(shè)計(jì)人員都不知道圖紙前期管理工作的要求。每位設(shè)計(jì)人員都會(huì)按照自己的習(xí)慣對(duì)圖紙進(jìn)行整理，導(dǎo)致同一個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)圖紙的組卷方法不相同。比如其中一部分圖紙按子項(xiàng)(區(qū)塊)——專業(yè)分，一部分按專業(yè)——子項(xiàng)(區(qū)塊)分，不管按照哪一種方法進(jìn)行立卷都會(huì)遇到需要重新為圖紙編號(hào)、編目和排列圖紙的問題，而一旦拆分又會(huì)使得圖號(hào)不連續(xù)。有時(shí)由于設(shè)計(jì)任務(wù)繁重，加上設(shè)計(jì)進(jìn)度又很緊．設(shè)計(jì)人員常常不注重圖紙編號(hào)的連續(xù)性、準(zhǔn)確性．出圖后不仔細(xì)校對(duì)導(dǎo)致重號(hào)、漏號(hào)、跳號(hào)，圖名、項(xiàng)目編號(hào)有誤，圖號(hào)、圖名與目錄不對(duì)應(yīng)等情況時(shí)有發(fā)生。為維護(hù)園林工程設(shè)計(jì)檔案的系統(tǒng)性．建議一要規(guī)范圖紙整理方法，二要加強(qiáng)圖紙的編號(hào)管理，對(duì)底圖圖號(hào)的編制方法作出規(guī)定．比如“各部門自行設(shè)計(jì)的成套性圖紙?jiān)陧?xiàng)目批準(zhǔn)后即應(yīng)向公司檔案部門申請(qǐng)圖號(hào)”、“圖號(hào)由總圖號(hào)和分圖號(hào)兩部分組成．總圖號(hào)由檔案室供給、分圖號(hào)由各設(shè)計(jì)部門按照規(guī)定的編制方法和要求自行編寫，最后由檔案部門審核”、“底圖順序號(hào)和圖紙名稱要和底圖目錄上的保持一致”、“增補(bǔ)底圖必須保持與原套底圖的連貫性”等等。

二、園林工程設(shè)計(jì)CAD文件的歸檔管理

為保證公司檔案的完整性，加強(qiáng)文書檔案立卷工作，特制定本制度。

一、公司各部門在工作活動(dòng)中形成的各種有保存價(jià)值的材料，都要按年度分別立卷歸檔。

二、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整。結(jié)案后及時(shí)交專(兼)職檔案人員歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

三、文件材料的收集管理

1．堅(jiān)持部門收集、管理檔案材料制度。各部門均應(yīng)指定專(兼)職檔案人員，負(fù)責(zé)管理本部門的歸檔材料，并保持相對(duì)穩(wěn)定。人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知公司檔案室。

2．凡公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批復(fù)、請(qǐng)示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

為進(jìn)一步規(guī)范住房公積金檔案資料收集整理工作，提高住房公積金檔案管理水平。我部結(jié)合實(shí)際工作，制定2016年文件材料歸檔月活動(dòng)計(jì)劃：

一、活動(dòng)時(shí)間

2016年4月1日至2016年4月30日。

二、歸檔范圍

2014年形成并已辦理完畢的各種門類及不同載體的文件材料。分為文書類、業(yè)務(wù)類（含提取資料、貸款資料，其中歸集資料作為會(huì)計(jì)憑證附件歸類）、財(cái)務(wù)類、科技類、電子類、聲像類等，統(tǒng)稱綜合檔案。

三、歸檔要求

1、干部人事檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《干部檔案管理工作條例》等有關(guān)規(guī)定，隨時(shí)或定期對(duì)收集上來的干部人事檔案材料，進(jìn)行認(rèn)真審查和鑒別，符合歸檔要求的才能歸檔。

2、未經(jīng)鑒別，任何人不得擅自銷毀干部檔案材料，不得私自將不屬于歸檔的材料歸入檔案或從干部檔案中撤出材料。如有類似情況發(fā)生應(yīng)查清原因，追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。

3、經(jīng)鑒別，屬于內(nèi)容不完整、來源、時(shí)間不明、手續(xù)不完備或字跡擴(kuò)散的材料，應(yīng)登記注明暫不歸檔，待查清原因，補(bǔ)辦完手續(xù)或復(fù)制后再歸檔。

4、凡涉及干部琡歷史問題或其他重要問題，需要查清而未查清的材料，交有關(guān)黨組織審查處理，在未做出結(jié)論之前不得歸檔。

5、凡是干部人事檔案材料歸檔或從干部人事檔案中撤出材料，必須由專人把關(guān)。經(jīng)鑒別應(yīng)銷毀或應(yīng)轉(zhuǎn)給有關(guān)單位和部門的材料必須登記造冊(cè)。

一、鑒定

（一）歸檔鑒定

即鑒定所接收的檔案是否符合歸檔要求。鑒定時(shí)，存在下列情形之一的，不予歸檔：

1.該案卷業(yè)務(wù)未辦理完畢的。這里的業(yè)務(wù)辦理指獨(dú)立審批、辦理的單項(xiàng)業(yè)務(wù)，如規(guī)劃預(yù)審、土地使用權(quán)初始登記等；

2.資料不齊全的。即缺少該類案卷應(yīng)包含的必要資料。如土地登記案卷缺少登記審批表、規(guī)劃預(yù)審案卷無預(yù)審意見書，并且無任何有效說明文件等情況。

3.無保存價(jià)值的文檔資料；

一、干部人事檔案管理部門應(yīng)根據(jù)《干部檔案工作條例》等人關(guān)規(guī)定，隨時(shí)或定期對(duì)收集上來的干部人事檔案材料，進(jìn)行認(rèn)真審查和鑒別，符合歸檔要求的才能歸檔。

二、未經(jīng)鑒別，任何人不得擅自銷毀干部檔案材料，不得私自將不屬于歸檔的材料歸入檔案或從干部檔案中撤出材料。如有類似情況發(fā)生應(yīng)查清原因，追究責(zé)任，嚴(yán)肅處理。

三、經(jīng)鑒別，屬于內(nèi)容不完整，來源、時(shí)間不明，手續(xù)不完備或字跡擴(kuò)散的材料，應(yīng)登記注明暫不歸檔，待查清原因，補(bǔ)辦完手續(xù)或復(fù)制后再歸檔。

四、凡涉及干部政治歷史歷史問題或其它重要問題，需要查清而未查清的材料，交有關(guān)黨組織審查處理，在未做出結(jié)論之前不得歸檔。

五、凡是干部人事檔案材料或從干部人事檔案中撤出材料，必須由專人把關(guān)。經(jīng)鑒別應(yīng)銷毀或應(yīng)轉(zhuǎn)給有關(guān)單位和部門的材料必須登記選冊(cè)。