導語：如何才能寫好一篇數(shù)字化檔案論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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(一)對城建檔案數(shù)字化工作的認識不全面,觀念落后

城建檔案數(shù)字化不只是將城建檔案信息從傳統(tǒng)載體轉化為數(shù)字化載體那么簡單。數(shù)字化后形成的城建檔案信息與傳統(tǒng)載體的城建檔案信息內容雖然相同,但畢竟載體形式完全不同,造成管理方式、保管模式和利用手段都不相同。數(shù)字化后的城建檔案信息在計算機環(huán)境下,通過數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡通信技術等現(xiàn)代化數(shù)字信息管理手段進行管理,能夠給城建檔案信息資源帶來更高的管理效率和更大的利用價值。如果對城建檔案數(shù)字化建設認識不全面,對計算機信息管理相關功能缺乏清楚的認識;不能按照計算機信息管理系統(tǒng)建設的要求進行規(guī)劃,就會造成建設初期因缺乏規(guī)劃,無法充分發(fā)揮作用。事后還要進行再次建設,從而使投入資源嚴重浪費。

(二)基礎條件限制,對城建檔案數(shù)字化水平和質量產(chǎn)生根本的影響

城建檔案數(shù)字化工作是一項復雜的系統(tǒng)工程,需要一定的基礎條件作為保證,如人員、技術、設備和經(jīng)費等。由于受到單位幵展城建檔案數(shù)字化工作基礎條件的限制,城建檔案數(shù)字化工作的水平必然會受到一定的影響。

(三)城建檔案數(shù)字化標準和規(guī)范有待細化

在城建檔案工作中,建立城建檔案行業(yè)的法律法規(guī)及標準規(guī)范一直是城建檔案管理的重要工作之一。有關檔案數(shù)字化的國家標準目前只有由國家檔案局于2005年4月的《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》和2009年11日的《縮微膠片檔案數(shù)字化技術規(guī)范》是直接針對檔案數(shù)字化工作的。這兩個標準都屬于行業(yè)標準,對檔案數(shù)字化工作提出了原則性規(guī)定,具有一定的指導意義。但是,在實際工作中,僅僅依靠這兩個標準是不夠的。還需要制定符合實際情況的具體標準和規(guī)范。比如有關城建檔案數(shù)字化工作實施的細則、有關城建檔案數(shù)字化的流程及工作要點和質量管理辦法等。以便強化數(shù)字化工作中的技術要求和安全保障,這樣才有助于城建檔案數(shù)字化工作質量的控制。

(四)城建檔案數(shù)字化人員素質有待提高

在城建檔案數(shù)字化建設中需要各類專業(yè)人員的參與,人員素質的高低直接影響著城建檔案數(shù)字化的質量。其中主要的是城建檔案管理人員和城建檔案數(shù)字化加工人員的素質對城建檔案數(shù)字化工作的影響最大。

(五)安全問題直接影響

城建檔案數(shù)字化的質量城建檔案數(shù)字化工作中存在著安全問題主要來源于兩個方面,其一是加工過程中對實體城建檔案的安全問題,其二是計算機及網(wǎng)絡安全對城建檔案信息資源安全的影響。在城建檔案數(shù)字化加工過程中,很多環(huán)節(jié)都需要直接接觸城建檔案原件。安全工作不僅在于城建檔案原件的物理安全,也包括城建檔案信息內容的安全,也就是不能泄密。城建檔案數(shù)字化加工成果是存儲在計算機數(shù)據(jù)庫中的,成果的管理和利用需要在計算機系統(tǒng)中和網(wǎng)絡環(huán)境下進行,這就涉及到計算機及網(wǎng)絡安全問題。包括:系統(tǒng)的安全、病毒的防范、非法入侵的預防等。

二、城建檔案數(shù)字化質量控制中問題的對策

(一)采取措施保障

城建檔案數(shù)字化的基礎條件城建檔案數(shù)字化離不幵相關基礎條件的保障。沒有良好基礎條件作保障,城建檔案數(shù)字化的質量難以提高?；A條件提高的主要方法是通過城建檔案部門依據(jù)國家制定的相關法律法規(guī),積極幵展城建檔案工作,加強城建檔案工作宣傳,獲得社會用戶和各級領導部門支持。目前國家對城建檔案工作十分重視,制定了大量有關城建檔案工作的法律法規(guī)。例如《重大建設項目城建檔案驗收辦法》中規(guī)定,“項目城建檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分,未經(jīng)城建檔案驗收或城建檔案驗收不合格的項目,不得進行或通過項目竣工驗收”?！吨腥A人民共和國行業(yè)標準科學技術研究課題城建檔案管理規(guī)范》規(guī)定“科技管理部門在下達科研計劃時,同時向課題組下達建檔任務。城建檔案部門負責對建檔工作進行監(jiān)督、指導”。這些要求使得各級領導對城建檔案工作的重視程度加大。

(二)做好城建檔案數(shù)字化建設前期調研與組織規(guī)劃

1.開展館藏城建檔案情況調研

館藏城建檔案信息調查是開展城建檔案數(shù)字化的前期工作之一。主要是對實體館藏城建檔案的管理情況進行洋細調研。進行城建檔案數(shù)字化的一個重要目的就是為用戶提供更加方面快捷、高質量的城建檔案信息服務。

2.正確選擇數(shù)字化軟件選擇

城建檔案數(shù)字化管理軟件是城建檔案數(shù)字化工作的一項重要環(huán)節(jié)。也是城建檔案數(shù)字化建設之后,城建檔案部門開展城建檔案管理和服務的基礎。因此,應當根據(jù)單位或部門對城建檔案數(shù)字化所需要達到的目標,結合各個城建檔案管理軟件開發(fā)部門開發(fā)的城建檔案管理軟件的技術特性正確選擇。一般應選擇市場上較為成熟的管理軟件。因為這些管理軟件代表了城建檔案數(shù)字化管理的最新技術。適合于今后對城建檔案數(shù)據(jù)資源的遷移和通過網(wǎng)絡進行交換。另外,還應考慮到城建檔案管理部門的規(guī)模。在選擇城建檔案管理系統(tǒng)時就應當選擇功能各自獨立,操作時只顯示相關功能界面的軟件。這樣也符合在城建檔案管理和利用時加強城建檔案信息的安全保密的要求。

3.正確確定城建檔案數(shù)字化加工范圍

城建檔案數(shù)字化建設工作量大,投入資金多。必須按照一定的原則劃定城建檔案數(shù)字化加工的范圍。《中華人民共和國行業(yè)標準紙質城建檔案數(shù)字化技術規(guī)范》對城建檔案數(shù)字化對象的確定原則是“應當對所要進行數(shù)字化的對象按照一定的原則和方法進行確認,只有符合一定要求的紙質城建檔案文獻才能進行數(shù)字化?！逼渲械脑瓌t包括:符合國家法律法規(guī)的原則、價值性原則。價值原則主要指“應永久或長期保存的、社會利用價值高的城建檔案可列入數(shù)字化加工的范圍制定合理的城建檔案數(shù)字化加工方案城建檔案數(shù)字化加工工作開展之前應該制定合理的加工方案。使參與加工工作的人員了解整個加工工作有哪些階段;明確每一階段要完成的任務、完成每一項任務所需要的設備和質量要求;以及達到要求應采取的措施。加工流程的制定應當根據(jù)前期調研所了解的館藏城建檔案情況、城建檔案數(shù)字化加工的方式、設備和人員等情況制定。

4.依據(jù)國家制定的標準

結合實際設定相應加工標準和參數(shù)依據(jù)國家制定的標準,結合實際設定符合本單位實際需要的標準和相應參數(shù),建立規(guī)章制度是城建檔案數(shù)字化質量控制的又一關鍵。目前,國家制定的檔案數(shù)字化標準有《紙質檔案數(shù)字化技術規(guī)范》和《縮微膠片檔案數(shù)字化技術規(guī)范》。在實際工作中應以國家標準為依據(jù),制定符合本單位實際的城建檔案數(shù)字化具體標準和規(guī)范以及相應參數(shù)。標準和參數(shù)的設定應充分考慮到本單位工作情況、數(shù)字化管理軟件的功能等。但是,現(xiàn)在的計算機技術已經(jīng)有了巨大發(fā)展,計算機存儲容量發(fā)展到T時代;用戶對數(shù)字化后的城建檔案原件的利用要求也會有所提高。如果仍然按最低標準參數(shù)的設置進行掃描,有可能不利于今后的管理和利用。應當根據(jù)城建檔案部門城建檔案數(shù)字化基礎條件,用戶需求的情況,對具體城建檔案掃描參數(shù)做適當調整。以滿足管理和利用需求為基礎。

5.加強城建檔案從業(yè)人員的培訓

提高業(yè)務素質城建檔案數(shù)字化工作中人員素質的高低直接影響數(shù)字化建設的質量。為保證數(shù)字化工作能高質量完成。必須在開展工作之前對從業(yè)人員進行一定的培訓。參與城建檔案數(shù)字化工作的人員一般包括兩部分。一是城建檔案管理人員,二是城建檔案加工人員。針對不同人員應采取不同的培訓內容。對從事城建檔案管理工作多年,特別是對于傳統(tǒng)載體城建檔案的管理,具有一定的管理基礎的城建檔案管理人員的培訓,主要是加強應用新技術設備和城建檔案管理軟件的能力。同時,注重加強城建檔案管理人員的職業(yè)道德和責任心的教育。城建檔案數(shù)字化加工人員一般都具有一定的計算機操作和數(shù)據(jù)庫應用能力。針對他們的培訓內容主要是有關城建檔案管理的基本知識,以及數(shù)字化加工過程中相關參數(shù)和要求控制方法等。使他們能夠依據(jù)制定好的數(shù)字化加工標準和參數(shù)開展工作,減少著錄、分類、掃描等方面的錯誤。同時,加強城建檔案工作安全意識方面的教育。

6.加強城建檔案數(shù)字化安全管理制度和方法的制定

工作城建檔案數(shù)字化加工過程中應重視安全問題。加強安全管理,防止城建檔案信息在加工過程中受到損害和泄密是做好城建檔案數(shù)字化加工工作的重要環(huán)節(jié)。應從管理和技術兩方面采取措施。首先,加強規(guī)章制度的建設。其次,采取措施從技術手段上保證城建檔案的安全保密工作。例如使城建檔案數(shù)字化系統(tǒng)服務器和客戶端計算機與外網(wǎng)實現(xiàn)物理隔絕。防止網(wǎng)絡入侵和黑客攻擊;加強計算機病毒的檢查;對城建檔案數(shù)據(jù)庫進行定期備份。另外,嚴格選拔數(shù)字化加工人員。要求參與城建檔案數(shù)字化工作的人員具有責任心和較強業(yè)務素質。對數(shù)字化城建檔案加工和管理中存在的安全隱患有清楚的認識。

(三)做好城建檔案數(shù)字化轉換的前期整理工作

城建檔案進行數(shù)字化加工的首要工作是對傳統(tǒng)載體城建檔案的整理,這是順利開展城建檔案數(shù)字化轉換的前提條件。主要工作包括:城建檔案鑒定、城建檔案修復和城建檔案規(guī)范化。城建檔案鑒定主要是依據(jù)以確定的城建檔案數(shù)字化加工范圍,對具體城建檔案進行鑒定。將具有較高價值、有特色或利用率高、需求大的城建檔案挑選出來,作為數(shù)字化加工的對象。

(四)加強城建檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的登記制度

城建檔案數(shù)字化工作環(huán)節(jié)較多,每一環(huán)節(jié)的質量都對下一環(huán)節(jié)和整個加工成果具有重要影響,為保證每一環(huán)節(jié)工作質量。在加丁.的各環(huán)節(jié)都應該建立登記制度。例如在城建檔案整理過程結束后填寫《紙質城建檔案數(shù)字化加工過程交接登記表》,詳細記錄城建檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數(shù)。在城建檔案掃描工作結束后應填寫《紙質城建檔案數(shù)字化轉換過程交接登記表》,登記掃描的頁數(shù),使實際掃描頁數(shù)與城建檔案整理時填寫的文件頁數(shù)一致。

(五)加強各個環(huán)節(jié)檢查、監(jiān)督、驗收及評估

城建檔案數(shù)字化工作幵展過程中,需要對工作流程中各個環(huán)節(jié)進行檢查、監(jiān)督、驗收及評估。這是城建檔案數(shù)字化質量控制的重要環(huán)節(jié),也是保證城建檔案數(shù)字化成果質量的關鍵手段。通過檢查和監(jiān)督可以保證城建檔案數(shù)字化工作的各個環(huán)節(jié)能夠按照預先設定的技術要求正常進行,對出現(xiàn)的問題能夠及時發(fā)現(xiàn)并通過調整各項參數(shù)等方式加以解決。驗收包括各環(huán)節(jié)的驗收和總體驗收。各環(huán)節(jié)的驗收保證了交往下一環(huán)節(jié)的工作能正常開展?？傮w驗收是保證加工成果能滿足城建檔案管理和利用的要求。評估工作是對整個數(shù)字化過程中,城建檔案的掃描質量、城建檔案信息的真實完整性、城建檔案數(shù)字化成果等通過制定評價指標、評價標準等進行綜合測試和評價。

(六)注重城建檔案信息的深層次加工

城建檔案從傳統(tǒng)載體轉化為數(shù)字載體的過程中,應注意城建檔案信息的深層次加工問題。不能將城建檔案數(shù)字化工作簡單化、形式化。城建檔案數(shù)字化的目的是為了更好的管理城建檔案,并為用戶提供更方便的利用條件。在城建檔案數(shù)字化加工過程中完善城建檔案著錄信息,是對城建檔案深層次加工的一個重要手段。通常情況下城建檔案著錄主要內容包括:文件名稱、責任者、文號、頁號等。城建檔案數(shù)字化中如果僅是將這些信息轉化到數(shù)據(jù)庫中,就很難滿足用戶的需求。也不能完全體現(xiàn)出數(shù)字化后著錄信息對城建檔案工作帶來的更多優(yōu)勢。城建檔案數(shù)字化應充分體現(xiàn)計算機數(shù)字庫管理系統(tǒng)對信息管理所帶來的優(yōu)勢。城建檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)通過元數(shù)據(jù)對城建檔案信息進行描述。可以表現(xiàn)城建檔案文件的來源機構的層次關系,也可以通過主題標引實現(xiàn)城建檔案文件事由方面的集中。因此,在城建檔案數(shù)字化加工中應該加強對城建檔案著錄信息的關注度。通過著錄來描述城建檔案文件之間的深層次的聯(lián)系。提高城建檔案信息的利用價值。特別是對主題標引信息描述,因為通過主題標引可以增加對城建檔案信息背景的描述,對用戶的檢索具有特別的意義。

三、結束

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2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設”、“加快現(xiàn)有檔案的數(shù)字化進程”列入其中，同月國家檔案局在中國檔案管理現(xiàn)代化建設研討會上宣布：十五期間，我國將加快數(shù)字化檔案館的建設。由此，傳統(tǒng)檔案館數(shù)字化建設的問題引起了人們的關注，并且有一些檔案館已經(jīng)開始對此投資建設。我們認為，傳統(tǒng)檔案館的數(shù)字之路并非一蹴而就，而是一個循序漸進的過程，對這個過程的各個環(huán)節(jié)進行深入的分析研究是十分必要的，只有在有了清楚認識的基礎上，才能規(guī)劃和解決好檔案館的數(shù)字化之路，為今后的數(shù)字化檔案館進而是數(shù)字檔案館、虛擬檔案館的建設打好基礎。近年來，我們臨海市檔案部門在數(shù)字化建設方面進行了積極的探索，取得了初步成效，在工作中數(shù)字化建設也給檔案工作帶來了極大的方便。

首先我們充分認識到檔案數(shù)字化建設的緊迫性

1、檔案數(shù)字化，可改善檔案管理工作。只有實現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學管理，為社會提供高效、優(yōu)質的服務。

2、形勢發(fā)展的需求

21世紀是信息化的時代，臨海市政府把數(shù)字臨海建設擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。數(shù)字檔案館是數(shù)字臨海的重要組成部分，其一，檔案館就是市委、市政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。它館藏有數(shù)十萬卷檔案資料，數(shù)百萬件檔案文件，是本地區(qū)最豐富、最有實用價值的信息資源庫，這樣一大批浩如煙海，珍貴的檔案信息資源不能很好地為各級領導和廣大公眾利用，充分實現(xiàn)信息共享，數(shù)字臨海就不是真正意義上的數(shù)字臨海。所以，要建設數(shù)字臨海，首先要建設數(shù)字檔案館。其二，檔案載體的更新?lián)Q代迫切要求檔案館數(shù)字化。檔案由原始的甲骨、竹箋、貝葉、絲帛到紙質，發(fā)展了幾千年，記錄下了中華文明和世界文明史。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失。這是一個極其重大的損失和無可挽回的錯誤。

3、社會強烈需求

當今，人們的時間意識越來越強，領導做出重大決策需要迅速、準確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是僻遠山區(qū)的利用者要查閱婚姻檔案十分清便，來回要好幾天，他們迫切要求信息共享。還有一些外商投資者，他們想了解臨海的整體情況，才敢于投資，那么要了解臨海的詳細內容恰恰只有市檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，特別是我們建立臨海市現(xiàn)行文件查閱中心之后，對各界人士及外商投資查閱信息更為方便，這都迫使檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。二、檔案數(shù)字化建設的內容

1、推進檔案數(shù)字化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認為對這一問題取得共識是檔案數(shù)字化建設思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。檔案信息自動化的內涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案數(shù)字化建設，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關系。

2、數(shù)字化建設要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

檔案數(shù)字化建設的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點就是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

3、有重點地抓好數(shù)據(jù)庫建設

目前，我們臨海檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關鍵在于數(shù)據(jù)庫建設。開發(fā)和建設數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進的信息技術對檔案進行科學的管理和方便的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項長期的任務，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進過程。經(jīng)過實踐我們認為建設數(shù)據(jù)庫經(jīng)驗中最主要的有：領導重視，統(tǒng)一認識，堅持計算機技術人員同檔案業(yè)務人員協(xié)同配合；面向應用，建立“活庫”，以利用頻率和使用效率考核數(shù)據(jù)庫的“活性”；突出重點，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展等。當前若能把綜合數(shù)據(jù)庫的完善提高和各單位檔案目標庫建立起來，通過網(wǎng)絡聯(lián)接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫群，將使自動化系統(tǒng)效率大大提高一步。

三、檔案數(shù)字化建設的步驟

1、建立檔案數(shù)據(jù)庫。第一步，輸入文件級目錄。從1997年開始，我們把館藏檔案的文件級目錄輸入數(shù)據(jù)庫。截止2005年5月，已輸入文件級目錄30萬多條、案卷級目錄1萬多條，我們準備再用1-2年將全部完成。在建立數(shù)據(jù)庫的過程中，可邊輸入邊打印，一方面補齊卷內文件目錄，另一方面檢驗輸入的正確性，從而確保檔案數(shù)據(jù)庫的真實性、完整性和有效性。第二步，采用掃描儀、數(shù)碼相機等設備，實現(xiàn)原文件信息數(shù)字化。臨海市檔案館婚姻檔案、知青檔案、山林土地檔案利用十分頻繁，尤其知青檔案已十分破爛，只有實行數(shù)字化，才能確保原件的永久保存。從實踐看，檔案數(shù)據(jù)庫的建立大大提高了工作效率。如出具無婚姻記錄證明，我館由于實行了數(shù)字化管理，雖然保存著1962—2001年10多萬條婚姻檔案，利用者可以隨到隨辦。而靠手工管理的市辦事大廳保存著2001年—2004年不多的婚姻檔案，則需5個工作日。利用者對我館的數(shù)字化建設十分滿意。

2、建立了檔案局（館）網(wǎng)站。并與市政務網(wǎng)、公眾網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)實施資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)上向政府和社會提供檔案信息查閱，政策法規(guī)查詢、舉辦網(wǎng)上展覽，展示本地兩個文明建設的成果；建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢，逐步實現(xiàn)政務公開，營造有利于當?shù)厥薪?jīng)濟建設和社會發(fā)展的良好環(huán)境。3、加強電子文件的收集和積累工作。電子文件是未來館藏數(shù)字檔案最主要的來源。以前，進館單位只移交紙質檔案和紙質文件目錄，現(xiàn)在我們要求進館單位實行電子文件和紙質文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質文件一并移交檔案館。這樣既推進了機關檔案室的電子化進程，又節(jié)省了檔案館建立數(shù)據(jù)庫的工作量。

4、加大檔案管理軟件推廣力度。電子文件是包括電子文件內容、電子文件載體和電子文件顯示、修改的電子計算機軟硬件平臺的組合。由于種種原因，各進館單位電子文件所依賴的軟硬件平臺不同，這給集成到檔案數(shù)據(jù)庫造成困難。對此，我們要高度重視，采取積極的措施予以解決。印發(fā)電子目錄數(shù)據(jù)庫結構與交換格式，對案卷級和文件級目錄數(shù)據(jù)庫結構的字段名稱、類型、長度作出了規(guī)定，規(guī)范軟件和數(shù)據(jù)格式，確保數(shù)據(jù)庫的準確性和有效性。

截止2005年5月，臨海市市鎮(zhèn)兩級機關和企事業(yè)單位已有20多家使用了PDE檔案綜合信息管理系統(tǒng)或其它綜合信息管理系統(tǒng)。今后，我們準備加大檔案信息管理系統(tǒng)的推廣力度，對新達標升級的單位要求全部安裝，對已達到各類標準的單位要求在1-2年內全部安裝。另外依托市政府OA網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，做到文檔一體化，及時遷移電子文件。隨著系統(tǒng)設備更新、擴充，在不同系統(tǒng)之間交接電子文件，及時對歸檔電子文件進行遷移操作，確保電子文件的有效性。

檔案數(shù)字化建設是一項長期而又復雜的任務，不可能一步到位。工作中我們力求分步實施，突出重點，講求實效，持續(xù)發(fā)展。

參考資料

1、國際檔案理事會主席王剛同志在《第十四屆國際檔案大會開幕式上的致詞》，《中國檔案報》2000年第547期

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傳統(tǒng)的筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代辦公的需求。我國的醫(yī)療網(wǎng)絡正在飛快的發(fā)展，這種以網(wǎng)絡為基礎向醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的技術，已經(jīng)得到醫(yī)學界廣大學者的好評，醫(yī)院的工作形式也轉變成為了無紙化辦公，大力利用數(shù)字網(wǎng)絡技術為醫(yī)院的檔案信息進行收集和存儲，這樣的改變也為醫(yī)院數(shù)字化管理提供了條件。先進的網(wǎng)絡檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對于查閱和儲存也可以隨時隨地進行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費和打印清晰度不足的問題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對醫(yī)院工作效率有所提高。

二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

（一）張紙存儲和信息儲存同時存在。在醫(yī)院的醫(yī)療活動和醫(yī)療研究中，大量的會議記錄和研究結果，都是通過電子文件的形式進行記錄，并在各個科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時，都要進行紙張歸類進行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時保存的情況，浪費了醫(yī)院的經(jīng)濟，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。

（二）電腦網(wǎng)絡的安全問題。電腦網(wǎng)絡存儲檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點，但是隨著信息時代的發(fā)展，對電腦網(wǎng)絡有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡病毒的出現(xiàn)更是對醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴重的可能導致整個醫(yī)院網(wǎng)絡系統(tǒng)癱瘓，對醫(yī)生的工作造成很大的影響。

（三）對數(shù)字化檔案管理認識不深。我國大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當成軟任務，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費了數(shù)字化帶來的便捷服務，還加大了人力的勞動程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細節(jié)

對于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項問題，應該認真對待，組織管理團隊解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時，應該做好以下幾個細節(jié)：

（一）建設信息系統(tǒng)工程，實現(xiàn)信息共享。檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡工程實現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設計、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡安全等一些軟硬件組成。因為醫(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲文字方面應該采取多服務器、磁盤排列儲存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲存雙備份的解決方案。同時，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應該在提取數(shù)據(jù)的設備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時和準確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達到了數(shù)據(jù)共享的目的。

（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應該是單方面的接受和信息，而應該在這個基礎上建立橫向的系統(tǒng)，同時還應該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學術不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進行加密處理，并且在一定時間之后要對密碼進行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對于醫(yī)院的機密文件進行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。

（三）醫(yī)院應該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團隊。由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點，他們長時間處于醫(yī)院的檔案室，遠離醫(yī)院的醫(yī)療活動，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會參加醫(yī)院的重點醫(yī)學教育，對醫(yī)院的實時動態(tài)不能及時的把握，在對醫(yī)院編研選題的時候跟不上時間的腳步，可能就顯得不是很實用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團隊加以改變，這樣的一支隊伍要做到醫(yī)學的精確把握和動態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。

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1.有利于提高會計檔案的管理和使用效率。

會計檔案數(shù)字化管理在實際使用中最為明顯的優(yōu)勢，就是可以提高其管理效率和使用效率。由于它是利用計算機設備和各種網(wǎng)絡技術進行數(shù)據(jù)錄入、傳送和存儲的，所以，在數(shù)據(jù)信息的更改、修正、復制和重置等一系列相關處理問題上變得十分快捷和方便。同時，由于會計檔案數(shù)字化存儲磁介質自身的特點，使得會計數(shù)字化檔案的體積盡管很小，但其數(shù)據(jù)容量卻很大，存儲空間也變得異常巨大，可以存儲非常多的會計檔案數(shù)據(jù)信息。會計數(shù)字化檔案的這些突出特點，使得其在實際工作中的管理效率和使用效率大為提高，從而可以極大地節(jié)省管理和處理時間，從而非常明顯地提高了管理和使用效率。

2.有利于實現(xiàn)會計檔案信息資源的資源共享。

由于會計檔案數(shù)字化管理是建立在會計檔案的數(shù)字化建設、網(wǎng)絡化建設基礎之上的，強大的網(wǎng)絡體系使得會計檔案數(shù)字化管理很方便地就可以實現(xiàn)會計檔案信息資源的共享共用。會計檔案的各類、各級需求用戶只需要根據(jù)系統(tǒng)所提供的用戶權限，就可以通過網(wǎng)絡順利地直接訪問會計檔案數(shù)字化管理資源庫。用戶可以根據(jù)自己的需要進行會計檔案信息資源的各種查詢、調檔、下載、獲取、傳送、存儲和相關利用，從而實現(xiàn)了會計檔案信息資源的共享共用。

二、會計檔案數(shù)字化管理的措施

1.實現(xiàn)內部、外部、物流和資金流會計檔案的數(shù)字化采集與處理。

對于單位內部會計檔案的數(shù)字化采集和處理，由于僅限于單位內部數(shù)據(jù)的流通，因此相對比較簡單，工作流程也一目了然，一般是通過相應的會計數(shù)字化管理軟件進行原始單據(jù)和憑證的數(shù)字化收集與處理。對于單位外部會計檔案的數(shù)字化采集和處理，由于涉及到單位與單位之間，以及單位與相關上級管理機關之間的會計數(shù)據(jù)信息交換與傳送，因此，需要進行嚴格的會計檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化采集與處理，目的是為了實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的順利傳送與交換。對于物流環(huán)節(jié)的會計檔案數(shù)據(jù)，在數(shù)字化采集與處理過程中，可以充分利用先進的數(shù)字化識別技術，如OCR圖像識別技術和RFID無線射頻識別技術，以及物聯(lián)網(wǎng)技術等現(xiàn)代化的技術方法，將其存儲于會計檔案數(shù)據(jù)庫中。

2.建立會計檔案數(shù)字化管理的標準和原則。

通過會計檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)對內部、外部、物流和資金流會計檔案進行數(shù)字化采集與處理后，為保證會計檔案數(shù)據(jù)信息統(tǒng)一規(guī)范，便于數(shù)字化管理，還需要制定統(tǒng)一的會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標準，便于數(shù)字化會計檔案數(shù)據(jù)信息的自由統(tǒng)一交換與和傳遞。會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)標準的基礎是確保會計檔案數(shù)據(jù)信息的真實性、原始性和實用性。真實性是要確保會計檔案數(shù)據(jù)與內容的真實可靠，因為數(shù)字化檔案僅是在檔案處理方法和手段上進行了改變，它所反映的檔案內容是不應有任何變化的。原始性是指有時用戶需要具有原始性特征的會計檔案，需要通過數(shù)字化手段保留下會計檔案的原貌狀況，確保會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)和信息經(jīng)得起真?zhèn)伪孀R，以及對數(shù)據(jù)和文字信息的?？?，最終確保處理和存儲的會計檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)信息內容與原件相互對應與吻合，防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息和文件的不一致或損毀情況。

3.建立會計檔案網(wǎng)絡報銷系統(tǒng)。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)是基于互聯(lián)網(wǎng)或各類單位內部網(wǎng)絡的實時在線報銷系統(tǒng)。這種系統(tǒng)的優(yōu)勢是將紙質的簽字和審批形式轉換為網(wǎng)絡化的審核形式，它的最大優(yōu)勢，一則可以實現(xiàn)現(xiàn)代化管理。會計原始單據(jù)報銷實現(xiàn)網(wǎng)絡化管理，便于利用計算機和網(wǎng)絡進行數(shù)字化數(shù)據(jù)采集和處理，便于進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計與計算。二則可以提高工作效率。它可以簡化會計報銷流程，可以極大地節(jié)省報銷人和各級相關審核領導用于報銷流程的時間和精力，從而可以大大提高工作效率。三則快速查詢。它不僅便于用戶對于自己報銷歷史記錄、借還款記錄和工資信息等內容的快速查詢，也便于相關管理人員對于會計報銷流程、各單位資金使用情況，以及各類資金使用情況的快速查詢。四則確保了會計檔案數(shù)據(jù)的準確性。這是由于網(wǎng)上報銷系統(tǒng)將所有已經(jīng)通過審批的會計報銷數(shù)據(jù)信息導入到財務處理模塊，實現(xiàn)了與主流財務系統(tǒng)的無縫對接，因此，可以確保會計報銷數(shù)據(jù)的準確性。

4.建立會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

會計檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是由若干子系統(tǒng)組成的，包括會計檔案管理子系統(tǒng)、智能核算信息轉換子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)光盤生成子系統(tǒng)和檔案數(shù)據(jù)獨立查詢子系統(tǒng)，他們分別具有檔案案卷管理、財務文檔管理、財務數(shù)據(jù)轉換、報表數(shù)據(jù)轉換、固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)轉換、生成數(shù)據(jù)光盤、生成存儲數(shù)據(jù)和檔案查詢等主要功能。通過核算數(shù)據(jù)轉換和檔案管理功能，可以有效地解決在不同的歷史時期，以及采用不同的會計檔案管理方式所帶來的歷史數(shù)據(jù)整合，從而保障各種會計檔案數(shù)字化信息資源在系統(tǒng)中得以體現(xiàn)和反映。會計檔案數(shù)字化信息數(shù)據(jù)庫，可以將紙質的會計檔案數(shù)據(jù)信息轉化為會計檔案數(shù)字化管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)信息，并通過采用權限設置、密碼保護和身份驗證等保密措施加以利用。

5.實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化信息資源的區(qū)別共享。

會計檔案的存在價值更多地要體現(xiàn)在利用上，這種利用不僅包括本單位用戶的利用，還應該包括相關單位用戶，甚至更大范圍內的共享利用，這就需要實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化信息的資源共享。在互聯(lián)網(wǎng)時代，無法實現(xiàn)資源共享的會計檔案，其存在和利用價值將會大打折扣。當然，資源共享并非意味著可以任意地、無限制地濫用，而是在遵循相應的會計檔案資源利用規(guī)定的前提下，合法、合理、有效地加以利用。如可以根據(jù)各單位的不同具體情況，對會計檔案數(shù)字化資源實行分級、分網(wǎng)、分權限地共享利用?？梢詫⒖少Y源共享的用戶劃分為會計人員、會計檔案管理人員、上級管理人員、財務部門主管、其他個人用戶，他們根據(jù)自己所擁有的相應權限，可以利用相應的會計檔案數(shù)字化信息資源。

三、會計檔案數(shù)字化管理的安全保障

1.重視會計檔案數(shù)字化系統(tǒng)的安全管理。

在實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化管理的工作過程和服務過程中，要將安全管理放在重要位置，強化安全意識，采取安全措施，進行安全風險評估，建立一整套安全標準體系。隨著21世紀逐漸進入到信息時代、互聯(lián)網(wǎng)時代、大數(shù)據(jù)時代、云計算時代，計算機技術、互聯(lián)網(wǎng)技術、云存儲技術、大數(shù)據(jù)挖掘技術的有機融合，都為會計檔案數(shù)字化資源的獲取、存儲、傳播和使用帶來了巨大的便利。然而，科學技術是一把雙刃劍，有一利必有一弊，在會計檔案數(shù)字化資源巨大便利性的同時，隨之而來的則是檔案資源信息的安全患。因此，為了防患于未然，需要加強對會計檔案數(shù)字化管理過程中的安全管理。當然，任何安全措施都具有相對性，絕對安全的防范措施是很難實現(xiàn)的，只有采取多重安全保護措施，才可以將會計檔案數(shù)字化資源的安全性盡可能地提高。

2.會計檔案數(shù)字化管理的安全保障措施。

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我國少數(shù)民族原生檔案主要分為以下幾種類型，一是以當?shù)匚淖钟涗浀臍v史檔案文件，如以蒙古文、藏文以及水書等文字記錄的文件檔案，依照現(xiàn)存的形式主要可以分為文書、碑刻以及竹簡等；第二種是以漢字記錄的少數(shù)民族檔案文件，存在的形式主要是文書、碑刻以及印章等；第三種主要是以圖畫記錄的歷史檔案，這類檔案是最為珍貴的檔案之一，對于研究少數(shù)民族文化發(fā)展具有重大作用。歷史中由封建統(tǒng)治者對少數(shù)民族的統(tǒng)治過程中，形成的官方漢文少數(shù)民族歷史檔案，其存在的形式主要是文書、石刻以及印章等，文書是指統(tǒng)治者以文書的形式頒布的一些政治策略，石刻是指統(tǒng)治者以文字的形式在石碑上記錄的一些事件、任務等形成的檔案，印章主要是統(tǒng)治者向少數(shù)民族授予的具有權力象征意義的物件，保存完好的有《建伶道宰印》以及《南夷長吏•銅印》等。我國少數(shù)民族檔案流失主要分為以下幾種原因。一是非法文武販賣活動導致大量珍貴檔案流失。近些年來隨著我國在沿海城市逐漸推廣經(jīng)濟開放政策，在經(jīng)濟利益的趨勢下，一些非法販賣文物的不法分子逐漸變得更加猖獗，隨著我國人們對于檔案重要性的理解加深，少數(shù)民族文化檔案遺產(chǎn)具有巨大的升值空間，在民間一些文物商販大肆搜集一些文化遺物，進而販賣到國外，致使大量文物流失到國外，雖然這種現(xiàn)象引起了有關部門的密切關注，但這種現(xiàn)象在一定程度上并沒有因此而消失，反而日益嚴重，其中流失最為嚴重的是以藏文、東巴文記載的文化遺產(chǎn)，目前在很多國家如英國、俄羅斯以及蒙古等都存在我國非常珍貴的少數(shù)民族歷史文化遺產(chǎn)檔案，主要原因是旅游業(yè)的發(fā)展，致使很多國外人士從當?shù)厝耸种匈I了很多歷史檔案，造成大量檔案流失到國外。第二少數(shù)民族在保護歷史文化遺產(chǎn)檔案上的意識非常的薄弱，導致一些珍貴檔案換成了金錢。到目前為止，我國少數(shù)民族的歷史檔案只有很少的部分存在圖書館以及一些民族研究所之內，更多地還是在少數(shù)民族人民的手中，如大姓家族后人、巫師以及一些文物愛好收藏者。隨著云南、湖南等地方的旅游業(yè)發(fā)展日益加快，一些文物檔案所有人員沒有什么保護意識，導致一些檔案被販賣，如在麗江地區(qū)，《祭天經(jīng)》以及《昭通蛙鈕彝文銅印》就是從此被人買走的。第三相關法律在保護少數(shù)民族檔案上還存在很多的缺陷，保護力度不夠。到目前為止，我國少數(shù)民族檔案保護還處在一個初期發(fā)展階段，在物權所有者方面沒有做出明確的規(guī)定，管理機制也存在很多缺陷，種種原因都限制了檔案的管理與保護。對于散落在民間的少數(shù)民族檔案收集存在很多很大的困難，相關法度不夠造成普通民眾對于檔案的保護意識不夠強。

二、保護少數(shù)民族檔案策略

本文建議從以下幾方面來加強少數(shù)民族檔案的保護，首先國家檔案相關部門應加強征集流失國外以及民間的檔案文獻工作，盡量使散落在各地的少數(shù)民族歷史檔案搜集在檔案館中，以便能夠進行更好地保管。具體而言，可以定期組織宣傳，提高人們對于檔案重要性的認識，鼓勵民間收藏者捐獻出收藏的檔案文獻。對少數(shù)民族宣傳我國的《檔案法》，使人們認識到檔案的重要性，也可以通過各種宣傳來鼓勵相關人員捐獻檔案，并給予一些物質以及精神上的獎勵。不斷加強搜集散落在國外的檔案文獻工作，在前文提到由于戰(zhàn)亂，導致我國的一些文獻流失到國外，國外的一些出版社有時候會將檔案文獻出版，我國的相關部門應抓緊這個機會，搜集檔案文獻，爭取以購買等方式來獲取檔案，對于具有特殊意義的檔案文獻，可以考慮以外交的方式來進行獲取，利用可以利用的所有機遇來搜集流落在外的檔案文獻。第二建立健全檔案保護法等的相關法律法規(guī)，對于從事歷史檔案文獻倒賣人員進行嚴厲打擊。目前我國檔案法以及文物法中對相關販賣檔案文獻的處罰，公安以及一些執(zhí)法機關都應嚴格依照法律對違法行為進行嚴厲制裁，另外對于歷史檔案販賣活動也要進行嚴格的排查，一旦發(fā)現(xiàn)不法行為，就要進行嚴格的處罰。第三對于一些紙質歷史檔案以及其他的一些特殊檔案，要做好保護工作。由于這類檔案文獻容易受到環(huán)境的影響而造成損壞，因此檔案管理人員一定要加強保護意識，對于這類檔案進行一些技術性的保護，如對于保管的地方要能夠防火、防塵以及防高溫，紙質檔案保存在溫度在14℃~18℃之間的環(huán)境中，相對濕度保持在50％~60％，若是紙質檔案出現(xiàn)了破損以及粘連現(xiàn)象可以采取一定的古籍修補技術來進行恢復。建立檔案管理管理體系與監(jiān)督體制，逐漸更新改造檔案館陳舊的設備等，如果遇到技術問題，一定要及時的求助一些技術人員，盡最大程度保證檔案的完整性。對于不易于保存在檔案館的少數(shù)民族檔案，如一些大型的不宜挪動的碑刻等，可以采取其他的一些手段來保護檔案，如可以采用拍攝等手段來記錄下檔案內容，在石碑上涂一些有機硅材料來進行防腐工作。

三、檔案數(shù)字化管理策略

除了以上幾種保護少數(shù)民族檔案的策略，我國也要盡快實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。要想加快少數(shù)民族檔案數(shù)字化管理建設，首先要做的就是提高工作人員對少數(shù)民族檔案信息化建設的認識?？梢哉f少數(shù)民族檔案信息化建設是一個比較長遠的發(fā)展歷程，不可能一蹴而就，在建設過程中需要對少數(shù)民族檔案管理工作進行深入的改革，檔案管理部門要認清這一點，轉變傳統(tǒng)“重藏輕用”的觀念，使得服務模式變得更加的主動，利用現(xiàn)代化的技術手段來改變傳統(tǒng)的手工操作和查詢的方式，做好信息化建設的思想準備，為檔案管理信息化創(chuàng)造良好的條件。盡快實現(xiàn)少數(shù)民族檔案信息化管理，實現(xiàn)常用少數(shù)民族檔案的數(shù)字化，檔案的數(shù)字化管理能為使用者提供更加明確的檔案類型，極大地提高少數(shù)民族檔案管理人員和利用者的工作效率。從長遠考慮，加大資金投入，加強檔案信息化基礎設施建設，主要硬件設施建設包括數(shù)據(jù)服務器、圖文影像掃描設備、數(shù)碼攝像機等，軟件設施包括規(guī)范化的檔案信息管理系統(tǒng)等都需要進行完善，少數(shù)民族檔案管理軟件要涵蓋檔案信息的收集、處理、整理以及檢索、利用等的服務功能，同時還必須適應多種平臺以及不同操作系統(tǒng)的運行，本身要具備較強的安全控制能力以及連接其他數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)并進行交換數(shù)據(jù)的能力，保證各系統(tǒng)管理網(wǎng)絡順利進行。在建設少數(shù)民族檔案信息化管理體系方面，首先就是建立一個比較新型的管理機構，使得管理網(wǎng)絡能夠覆蓋到所有檔案，檔案管理各部門要根據(jù)具體情況建立雙向、開放的交互式檔案管理網(wǎng)絡。第二建立一套比較科學的少數(shù)民族檔案管理機制，依據(jù)相關法律法規(guī)要求，來制定比較詳細的管理辦法，提高檔案管理水平。少數(shù)民族檔案信息化建設的關鍵問題就是信息的安全性、真實性、完整性、可靠性以及其實用性能。為滿足這些問題，就需要制定相對統(tǒng)一的電子文檔歸檔管理制度，整體保管，加快檔案信息網(wǎng)絡平臺和信息安全基礎設施的統(tǒng)一化建設。另一方面也要注意少數(shù)民族檔案資料的質量，多多加強網(wǎng)絡技術、服務設施以及網(wǎng)上檔案資源開發(fā)等工作，制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準來建立檔案信息網(wǎng)絡，使得檔案網(wǎng)絡更加的具有統(tǒng)一化，實現(xiàn)檔案信息的共享。少數(shù)民族檔案人員素質將會影響到檔案利用的效率，現(xiàn)代的高效管理人員一定要具備現(xiàn)代化信息技術，能夠熟練的使用計算機來進行信息化的辦公，否則無法滿足檔案信息化管理的要求，電子文件的收集和管理也就無從談起，檔案信息化、網(wǎng)絡化的管理和服務也不可能完成，所以少數(shù)民族檔案管理部門一定要注意這一點，盡量為檔案管理工作配備計算機專業(yè)的人士，為檔案利用者提供技術上的支持，減少檔案利用者的麻煩，同時還要對現(xiàn)有的檔案管理人員進行在職培訓，提高工作效率。

四、結語

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（一）數(shù)據(jù)庫建設存在問題

很多高校人事檔案室已基本配備計算機，條件好的高校配備了掃描儀、數(shù)碼照相機等現(xiàn)代化管理設備，但軟件系統(tǒng)未建設或未開發(fā)利用，現(xiàn)代化管理硬件設備形同虛設，不能發(fā)揮其作用，影響了檔案管理方式的轉型。數(shù)字化管理人事檔案的基礎是建立數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化系統(tǒng)管理是將人才信息資源分類存儲于數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。目前我國高校人事檔案系統(tǒng)建設處于初始階段，很多高校軟件系統(tǒng)未配置，一方面是資金問題。建設人事檔案數(shù)據(jù)庫需要一定的資金，目前高校人事檔案管理資金不足，系統(tǒng)建設資金未配置；另一方面管理人員水平問題。高校人事檔案管理人員計算機管理水平較低，不能完全掌握系統(tǒng)管理。

（二）缺乏現(xiàn)代化的檔案工作者

一支現(xiàn)代化檔案管理隊伍是數(shù)字化管理檔案的根本保證。數(shù)字化管理人事檔案，必須有專人管理和維護數(shù)據(jù)系統(tǒng)。第一，目前一些高校人事檔案管理員人手不夠，專職管理人員較少，大多是兼職或臨時工，只能應對日常的管理和查閱工作；第二，具備檔案專業(yè)本科及以上學歷人員較少，專業(yè)人才匱乏；第三，系統(tǒng)操作水平不高。很多高校人事檔案管理員計算機管理能力和水平普遍偏低，不能勝任系統(tǒng)管理操作，落后于現(xiàn)代化管理要求。而數(shù)字化管理檔案對計算機系統(tǒng)操作有一定要求，必須具備信息儲存、信息加工、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、網(wǎng)絡操作和網(wǎng)絡維護等能力和水平。

二、數(shù)字化管理高校人事檔案的對策

（一）更新觀念

實現(xiàn)高校人事檔案數(shù)字化管理，首先領導要轉變思想觀念，重視檔案管理人員的再教育，加強檔案管理人員現(xiàn)代化管理能力的培養(yǎng)，灌輸現(xiàn)代化管理理念和方法；其次，高校人事檔案管理工作者必須改變守舊思想，主動學習現(xiàn)代化辦公知識，提高計算機操作水平，提高軟件系統(tǒng)管理能力，熟練掌握現(xiàn)代化管理方法，成為新世紀檔案管理人才。

（二）修訂《干部人事檔案管理條例》

《條例》規(guī)范了紙質檔案管理的工作程序和管理規(guī)則，且強調干部人事檔案的保密性，“任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”，“嚴禁任何個人私自保存他人的檔案”，數(shù)字化管理檔案中的“信息化公開”的要求無疑與《條例》相沖突，《條例》只適用紙質檔案，未明確數(shù)字化管理檔案的歸檔定義及法律效果，未規(guī)范數(shù)字化管理程序，因此實現(xiàn)數(shù)字化管理人事檔案必須修訂《條例》，才能保證數(shù)字化檔案信息合法性，保證高校人事檔案數(shù)字化管理有據(jù)可依，有章可循，促進資源信息共享。

（三）建立數(shù)據(jù)庫

高校人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，必須建立數(shù)據(jù)庫，配置軟件管理系統(tǒng)，系統(tǒng)建設可根據(jù)各高校發(fā)展規(guī)模而定，規(guī)模大的高?？膳渲萌萘看?，包容性強，性能好的軟件管理系統(tǒng)，容量大的系統(tǒng)適應面廣，使用年限長；規(guī)模小的高校，可利用高校計算機專業(yè)人才資源豐富的特點，聘請本校軟件系統(tǒng)專家開發(fā)實用性較強的人事檔案管理系統(tǒng)，錄入系統(tǒng)時以人為單位，設置格式化分類管理，按十大類設置管理區(qū)，如設置職稱區(qū)、職務區(qū)、學歷區(qū)、業(yè)績區(qū)、培訓區(qū)、工資區(qū)、考核區(qū)、政治面貌區(qū)、健康檔案區(qū)等。此軟件系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)濟實用，學習操作方便，有利于系統(tǒng)的更新與維護，數(shù)據(jù)庫的建立是實現(xiàn)數(shù)字化管理檔案基礎。

（四）強化系統(tǒng)的管理與維護

第一，遵守管理程序。高校人事檔案數(shù)據(jù)庫，必須嚴格遵守管理程序，由專人負責管理和維護系統(tǒng)。正確、真實、全面輸入人才信息，進行系統(tǒng)分類、錄入、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和數(shù)據(jù)處理等工作程序；第二，規(guī)范操作。人事檔案數(shù)據(jù)庫需定期變更數(shù)據(jù)信息，在保證人事檔案數(shù)據(jù)庫完整、真實和準確的基礎上，增添新的檔案信息，同時發(fā)現(xiàn)錯誤信息必須及時修正，數(shù)據(jù)庫維護及更新時，必須及時記錄更正內容，注明更正信息原因、原信息內容及更新后的信息內容，記錄更正人，更正時間及地點；第三，及時更新系統(tǒng)。系統(tǒng)陳舊是導致信息丟失的主要因素，因此，為了減少人事檔案數(shù)據(jù)信息的丟失，必須更新管理設備，提高管理水平，加強數(shù)字化管理和技術處理，采用備份存儲、拷貝備存、仿真、保護原載體等措施，保證檔案信息資源在新技術條件下優(yōu)質保存、快速檢索、有效利用；第四，及時處理系統(tǒng)信息。

檔案數(shù)字化管理是將原紙質檔案進行數(shù)據(jù)處理，處理后進入數(shù)字化管理系統(tǒng)，為保證高校人事檔案信息多方位利用和備份存儲，必須利用一個計算機系統(tǒng)去模擬另一個計算機系統(tǒng)的操作來保護檔案數(shù)字化管理，做到有備無患，延長數(shù)字化檔案信息壽命；第五，數(shù)據(jù)的轉移。為保證存儲的數(shù)字信息能及時正常讀取和輸出，必須將重要的檔案信息進行備份存儲，有時必須對數(shù)據(jù)信息進行轉移，這是在原信息格式或其它硬件、軟件無法正常操作情況下，進行數(shù)字信息格式改變，以便保證人事檔案信息資源不被遺失，使數(shù)字信息從原有的技術環(huán)境遷移到新的技術平臺，對保護數(shù)字信息具有重要意義。

三、總結

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1.數(shù)字化檔案管理有利于提高事業(yè)單位經(jīng)濟效益。事業(yè)檔案過去傳統(tǒng)粗放式的檔案管理過分依賴增加辦公人員和費用，使事業(yè)單位的費用開支大幅提升。通過采用數(shù)字化檔案管理，將傳統(tǒng)紙質檔案變?yōu)殡娮訖n案，縮小了檔案占地空間，節(jié)約保管成本，在檔案調取和查詢上也十分便利，有利于提升事業(yè)檔案的綜合經(jīng)濟效益。

2-數(shù)字化檔案管理是提升事業(yè)單位辦公效率的必要手段。采用數(shù)字化檔案管理，能夠使檔案數(shù)據(jù)快速、準確歸檔，隨用隨提，快捷、高效，是提升事業(yè)單位檔案管理效率的必要手段。

3-在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案數(shù)據(jù)的利用率明顯提升。眾所周知，傳統(tǒng)紙質檔案大多保存在檔案室或檔案館，用戶查閱與調取時很不方便。檔案采用數(shù)字化管理后，用戶能夠、快捷、方便地查詢到自己所需的檔案信息，極大地提升了檔案的利用率。

二、推進事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施

(一)大力促進事業(yè)檔案文書處理過程與歸檔數(shù)字化，提高檔案管理效率

在檔案管理中，文書處理是最基礎性工作，文書處理效果直接關系著檔案的質量和水平。在現(xiàn)代信息技術不斷普及，事業(yè)單位每天處理的檔案量不斷增多形勢下，檔案管理者應該將每天收到的檔案信息利用計算機進行歸檔處理，按照批辦流程在事業(yè)單位內部網(wǎng)內傳閱，設置具體的傳閱、催辦時間。當傳閱的待處理文件未按設定的時間進行信息反饋，就應該利用信息技術的優(yōu)勢，及時提醒相關人員及時處理，確保檔案管理工作的有效性，防止檔案處理延誤，檔案堆積量不斷增大的現(xiàn)象出現(xiàn);同時，通過這種網(wǎng)絡數(shù)字化的處理方式，大大縮短了信息傳遞和反饋的時間，不僅能減輕檔案管理人員工作負擔，還能極大提升檔案管理效率。

(二)構建事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理體系

從長遠的角度來看，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理是今后的必然趨勢，同時也是一項較為復雜的系統(tǒng)工程。在這個過程中，數(shù)字化管理體系的整體構建、硬件設備采購、軟件系統(tǒng)開發(fā)與升級、檔案錄人、資料備份、檔案查閱等都是該系統(tǒng)必備要素。對事業(yè)單位而言，其每天工作量大，檔案資料較多，數(shù)字化管理系統(tǒng)應該采用雙服務器的備份方案，確保檔案管理安全;此外，要細化檔案管理工作，將數(shù)字化檔案管理細化為操作系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護管理、檔案密級管理、性質種類管理等，不斷提升檔案管理效率。

(三)將數(shù)字化檔案管理融于單位辦公自動化系統(tǒng)中，從而整合數(shù)字信息資源，提高事業(yè)單位管理的綜合效率

在當前事業(yè)單位運作中，自動化辦公系統(tǒng)已運用得十分廣泛，顯現(xiàn)出了自動化辦公系統(tǒng)的巨大優(yōu)勢。在這種背景下建設成功檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)后如何將該系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)有效整合在一起，發(fā)揮出整體優(yōu)勢成為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理必須要面對的考驗。對此，筆者認為應該對辦公自動化系統(tǒng)進行軟件升級，兩個系統(tǒng)間需要開發(fā)相互兼容性端口。例如在辦公自動化系統(tǒng)中增加檔案查詢功能，同時檔案管理系統(tǒng)要開放查詢權限，確保兩系統(tǒng)有效整合，實現(xiàn)各系統(tǒng)的無縫鏈接，提高事業(yè)單位管理系統(tǒng)的綜合效率。

(四)確保檔案數(shù)字化系統(tǒng)得到可靠的信息支持

維護好檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，確保其能安全、高效運行，輔以可靠的信息支撐十分重要。具體來講應強化以下工作:

1.確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)擁有良好的系統(tǒng)升級能力。系統(tǒng)擁有良好升級能力是不斷豐富、完善系統(tǒng)功能的必備條件，只有這樣，數(shù)字化管理系統(tǒng)才能不斷與時俱進，發(fā)揮強大的管理功效。

篇8

【摘要題】數(shù)字信息化

【英文摘要】Thearticlethinksthatininformationera,double-setsarchivesmanagementhasnecessityandrationalitytoexist.However,itisconditional.Onlyimportantarchivesneeddouble-setssystemmanagement.Double-setssystemmanagementforallarchivesisnotonlyunnecessarybutalsoharmful.

【關鍵詞】數(shù)字化/檔案/雙套制

digitization/archive/double-setssystem

【正文】

中圖分類號：G272文獻標識碼：A文章編號：1001-5264(2003)06-0006-02

一、檔案雙套制問題產(chǎn)生的背景及研究現(xiàn)狀

關于檔案雙套制問題，并不是現(xiàn)在才提出的什么新問題，其實早在20世紀80年代末期檔案學界就開始對此進行了討論。但是，我們現(xiàn)在所說的檔案雙套制問題，與早期所說的檔案雙套制問題是不完全相同的。那時，計算機的應用尚不普及，電子文檔很少，人們所說的檔案雙套制，還主要是指對同一紙質檔案的雙套歸檔保存。而90年代以來，隨著現(xiàn)代辦公自動化(OA)的興起、發(fā)展、普及，縮微技術的應用，以及當前在建設數(shù)字檔案館過程中對現(xiàn)有館藏紙質檔案的數(shù)字化，便產(chǎn)生了大量電子檔案、膠質縮微品檔案，這就出現(xiàn)了同一內容而兩種不同載體的檔案文件是否都要同時保存的問題，這就是近年來檔案學界又在討論的檔案雙套制管理問題?？梢姡斍?，研究檔案的雙套制問題與過去研究檔案的雙套制問題所面臨的環(huán)境和條件已大不相同。

為了了解近年來對檔案雙套制管理問題研究的新情況、新進展，筆者檢索了清華CNKI全文期刊數(shù)據(jù)庫。筆者按篇名輸入檢索詞“雙套制”，查到從1994年至2003年10月，有關檔案雙套制問題方面的文章僅為5篇（詳見參考文獻），因此，可以認為，從1994年至今，檔案學界對檔案雙套制問題的研究不夠活躍，成果很少。但這并不等于說檔案雙套制問題不重要，不值得研究，恰恰相反，在信息化時代，特別是在當前大力倡導建設數(shù)字化檔案館的時候，檔案雙套制問題的研究更有其必要性和特殊的意義。

在早期的研究中，主張紙質檔案雙套保存，主要是基于檔案的安全和利用的方便這兩個基本目的，但這種內容和載體完全相同的檔案雙套保存，是一種重復保存。少量特別重要檔案可以這樣做，但如果大部分檔案的歸檔保存也實行雙套制，勢必增加大量的人、財、物的投入，不符合我國的基本國情，弊大于利，不值得提倡。因此，在檔案只有單一載體的時代，對于檔案是否雙套保存問題，比較容易決斷。但在當今檔案載體出現(xiàn)了多元化的時代，同一內容但不同載體的兩種檔案由于其作用、特點不盡相同，實行雙套制，已不屬于重復保存，在這樣的背景下，進一步討論檔案的雙套制問題顯得尤為必要和迫切。

二、檔案雙套制有其存在的必要性和合理性

在討論有無必要實行檔案雙套制之前，除了要明確雙套制的涵義外，還要進一步界定所討論的雙套制的數(shù)量限度問題。因為在實現(xiàn)辦公自動化和檔案現(xiàn)代化管理的過程中，不管我們主觀上是否愿意實行檔案雙套制，其實在機關辦公室、檔案室和同級檔案館中，都必然會客觀存在或多或少的檔案既有紙質載體又有其它非紙質載體的情況，就這部分檔案而言，雖然也是雙套保存，但這種情況并不是我們所要討論的檔案雙套制。我們所說的雙套制是指在普遍意義上和大規(guī)模層面上需不需要搞檔案雙套制，如果離開了“度”和數(shù)量的限制，討論雙套制問題便會失去意義。

雙套制有沒有存在的必要性和合理性，關鍵要看兩種檔案是否完全相同，能否相互取代。如果兩套檔案從內容到載體形式都完全相同，雙套制則是完全重復保存制，顯然是無此必要的，但如果兩套檔案只要在某方面存在差異，那雙套制就不算重復保存制，該不該實行雙套制就要做具體分析了。無論是電子檔案紙質化還是紙質檔案電子化后形成的兩套檔案，雖然兩者在內容方面完全相同，但其載體形式和功能、效力卻有較大差異。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

以磁盤或光盤等作為介質的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，但其局限性也很明顯，如不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大；壽命短，其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。紙質檔案雖有真實性、可靠性、法律地位確定的優(yōu)勢，但有信息容量小、占據(jù)空間大、管理檢索不便的弱點?？s微品檔案也有局限性，它的設備成本高，縮微膠片保管條件非常嚴格，一般檔案部門難以達到其所要求的溫濕度標準，從實際應用情況看，大多數(shù)縮微設備利用率普遍不高，操作技術較復雜，人員配備相對多，其存貯密度、信息容量、檢索速度等遠遠比不上光盤。

而雙套制正好融合了紙質檔案和電子檔案的優(yōu)勢，既可發(fā)揮高效存取檢索功能，又可保障檔案的憑證價值作用實現(xiàn)?？梢姡p套制有其存在的必要性和合理性，對此不能簡單否定，在電子檔案的局限未得到根本克服之前，在電子檔案的法律地位未得到完全確認之前，應該實行雙套制，至少對重要檔案、珍貴檔案應該實行雙套制。雙套制的存在，意味著今后檔案館館藏中電子檔案與紙質檔案將，這將成為未來檔案館館藏結構的一大特點。

三、檔案雙套制面臨的問題與對策

鑒于上述原因，當前我們要討論的不是該不該實行檔案雙套制的問題，從所查到的全部文章來看，都一致主張實行雙套制，只是研究的側重點不一樣?，F(xiàn)在要解決的問題是怎樣實行檔案雙套制的問題，這恰恰是目前研究得很少的問題。

兩套檔案的來源，主要包括兩個方面：一是隨著當前辦公自動化的應用和普及所產(chǎn)生的大量電子文件和與之相伴的紙質文件，按歸檔要求，需一并進入檔案室并移交給檔案館；二是隨著數(shù)字檔案館的建設，現(xiàn)有檔案館藏紙質檔案也將逐漸實行數(shù)字化，也會隨之產(chǎn)生大量電子檔案。此外，對某一機關而言，也不是機關的全部檔案都存在兩套的情況，而只有發(fā)文部分才會既有紙質文件又有電子文件，收文卻只有紙質文件，電子文件存放在對方發(fā)文機關。不過，當全國所有機關間的辦公都實現(xiàn)了網(wǎng)絡化后，文件的傳輸和閱讀都在計算機上進行時，就沒有這種區(qū)別了。但是，由于人們長期形成的閱讀紙質文件的習慣，想必人們還會將機上文件下載轉化為紙質文件閱讀，這樣也將出現(xiàn)電子文件和紙質文件并存的局面。

如果對實行檔案雙套制沒有什么異議的話，那么實行檔案雙套制面臨的最大難題，則是在多大程度上實行檔案雙套制，或者說哪些檔案該實行雙套制。雖然筆者主張實行檔案雙套制，但卻反對將所有檔案不加選擇地統(tǒng)統(tǒng)實行雙套制，這不僅是不必要的，而且也是有害的。

目前要明確而具體地劃定實行雙套制的檔案范圍是極其困難的，本文無力完成這一重任，這需要我國檔案學界對此做深入的調研，特別是國家檔案局要盡快出臺有關方面的法規(guī)和規(guī)章。目前我們可以首先制定實行雙套制的原則。筆者認為，至少應包括這幾方面：我國檔案部門在人力、物力和財力方面具有承受力，有利于檔案的安全保管和方便利用，所選檔案要有典型性和代表性。

根據(jù)以上原則，作為一種過渡性措施，筆者認為，雙套制檔案范圍基本上可以以我國目前各類檔案的歸檔范圍及其保管期限表為依據(jù)。因為我國現(xiàn)行的檔案歸檔范圍及其保管期限表是經(jīng)過長期的調研和實踐而制定出來的，具有相當?shù)目茖W性和可操作行，特別是保管期限表已考慮了檔案的重要程度和保存價值，這正是確定雙套制檔案范圍的重要依據(jù)，完全可以參照執(zhí)行，不必另搞一套。

機關檔案是檔案館檔案的主要來源，機關檔案雙套歸檔保存的范圍，就決定了檔案館雙套檔案的范圍，因此應嚴格把關。機關檔案部門作為雙套保存的檔案范圍，應當限定在具有永久保存價值的檔案部分，保管期限為長期的檔案不必搞雙套制。此外，在機關檔案部門，兩套不同載體檔案如何統(tǒng)一保管且便于檢索也很值得研究，要把電子檔案和紙質檔案做有機的對應，建立相互準確可靠的標識關系。

檔案館如何實行檔案雙套制呢？筆者認為，檔案館除了接收機關檔案部門移交的符合要求的雙套檔案外，另一方面就是原有館藏檔案如何實行雙套制問題。目前我國各類檔案館館藏檔案基本上都是紙質檔案，鑒于數(shù)字檔案館的發(fā)展是大勢所趨，因此今后現(xiàn)有館藏紙質檔案將會逐步實施數(shù)字化，但由于我國現(xiàn)有館藏紙質檔案數(shù)量巨大，有的大型綜合檔案館館藏量多達幾十萬甚至百萬卷冊以上，加之不少檔案又是歷史上形成的，若全部數(shù)字化，工作量實在太大，成本實在太高，實在無此必要。對檔案館現(xiàn)存的紙質檔案應維持現(xiàn)狀，不必做過多的折騰，只需對其中具有永久保存價值的檔案和部分年代久遠需搶救的珍貴檔案實施數(shù)字化，并實行雙套制保存?？傊?，現(xiàn)有檔案館既成的紙質檔案不是雙套制的重點。

【參考文獻】

[1]彭堅.關于檔案“雙套制”管理問題的探討[J].檔案學研究，2002,(1).

[2]方瑩芬.試論電子文件歸檔的雙套制[J].浙江檔案，2000,(11).

[3]潘蓉.對檔案“雙套制”管理的思考[J].檔案天地，2003,(4).

篇9

關鍵詞：辦公自動化；文書檔案；管理；建議

中圖分類號：G271文獻標識碼： A

文書檔案管理工作主要是收集、整理和保存文檔資料，所涉及的資料信息非常廣泛，如果缺乏有效的管理將會無法保證檔案的完整性、準確性，影響到文檔的使用價值。社會的發(fā)展與進步，促使著文書檔案的管理工作也要與時俱進，不能在只靠著傳統(tǒng)模式來管理經(jīng)營，而是要實現(xiàn)“文檔一體化”的科學管理模式。

一、傳統(tǒng)文書檔案管理中存在的問題

文書檔案是機關團體、企事業(yè)單位進行科學管理、經(jīng)營決策、問題處理、信息交流、研究開發(fā)等活動的重要載體。是檔案工作中必不可少的內容。傳統(tǒng)文檔的管理一般都是靠紙質文件作為載體來保管的，這樣就需要耗費大量的人力、物力、財力來進行檔案的分類存檔，過程比較繁瑣，不是很方便而且工作效率也不高。傳統(tǒng)文檔管理主要存在的弊端有以下幾方面：

（一）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔的使用缺乏時效性

在傳統(tǒng)文檔管理下，如果想要借閱相關的文檔資料就必須要到所屬的檔案室去辦理手續(xù)才能借閱，并且還需要進行繁瑣的登記。如果是在當?shù)剡€好，但有時卻要去異地才能閱讀到，就時間上來說這樣異地的奔波，不但浪費了大量的時間，也同時耗去不少人力和財力，信息也沒有得到充分的共享，甚至還會影響到正常的使用，這樣就無法充分的體現(xiàn)文檔的價值，所以說它缺乏時效性。

（二）傳統(tǒng)模式下的文檔管理中文檔不宜長久保存

在傳統(tǒng)文檔的管理下，文檔的材質多數(shù)都是紙質文件，而紙質文件又是極容易損壞的，不利于長久保存，尤其在借閱過程中，這種損壞是難免的。很多重要的檔案文件都是紙質的，在傳閱的過程中由于不小心而使文件有損傷，有些可以修復，但也有無法修復的，這樣就會容易造成重要的歷史信息不能完整的被保留下來，成為一種遺憾。那些不能再生的重要原始檔案就會因為損壞而成為一種巨大的損失，無法彌補。所以說紙質文檔不利于長久保存。

（三）傳統(tǒng)模式下的文檔管理的復雜化

在傳統(tǒng)文檔的管理下，如果想要借閱就必須要進行詳細的登記，但是由于檔案的種類形式的多樣，使其在整理歸類上比較麻煩，不方便長久的使用。而且在保管上有相當復雜的流程，不但需要大量的人員來進行分類整理，還要進行一定的維護，在還文檔時還要有一套流程來進行登記?？偸窃谥貜椭ぷ?，卻效率很低。

二、辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢

隨著社會的不斷發(fā)展，科學技術的進步，計算機的出現(xiàn)帶來了新的改革，在文檔管理方面也有著它無可比擬的優(yōu)勢，給文檔管理工作帶來了極大的改變。技術的革新，使得文檔管理也日益科學化、合理化、規(guī)范化。但是文書檔案辦公自動化并不是一項孤立單獨的工作，它的最終目的是為了檔案能更好的被利用，發(fā)揮它應有的價值。既然說過了傳統(tǒng)文檔管理的弊端，現(xiàn)在就來說下，在辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的優(yōu)勢。

（一）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理使用的時效性強

在文檔管理中實行信息化管理，使文檔信息可以實時在線，需求者就可以通過一定的互聯(lián)網(wǎng)絡進行及時的查閱，使文檔信息能否充分的達到資源共享的目的。且查閱時所進行的個人信息登記也變得簡單明了，由于是計算機檢索，便自動的保存了借閱者的信息，以此來方便借閱者進行多次借閱，不用反復登記的麻煩。由于少了來回的奔波，減少了大量的時間與人力，沒有造成不必要的浪費，在很大程度上提高了使用的效率，且能進行及時的溝通，給使用者帶來極大的方便，因此說在辦公自動化環(huán)境下文書檔案的使用時效性變增強了。

（二）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理中的文書檔案可以長久保存

在傳統(tǒng)文檔管理中的文檔基本上都是紙質載體，不宜長久保存，且易損壞，造成一些不必要的損失。但是在辦公自動化環(huán)境下，文書檔案可以用多種載體來進行保存，不再是單一的一種選擇。它可以用各種電子手段來進行保存，如果需要可以實時的進行查閱，方便了解所需的實體文檔的最新動態(tài)。因為保存的多樣性，也就可以避免原始的文檔資料在借閱中產(chǎn)生的損傷，這樣既方便了需要者同時也能完整的保存下文檔資料不被損壞。這樣就延長了文檔的使用壽命。

（三）辦公自動化環(huán)境下的文書檔案管理的精簡化；

傳統(tǒng)文書檔案的管理有一套比較復雜繁瑣的流程，從文書信息的收集、歸類、整理、立卷到最后的存檔，每一步都需要花費大量的人力、物力來完成，且在過程中也容易出現(xiàn)差錯，做起來很不方便。但是在辦公自動化環(huán)境下，有了計算機的協(xié)助，使復雜的工作變得簡單，操作上也不需要耗費太多的時間和精力，而且還能提高文檔的質量，減少時間和空間，以便于使用。

文書檔案的管理也具有一定的保密性，在辦公自動化環(huán)境中可以設定一定的局域來訪問使用某些方面文檔的資料，從而來加強其保密性質。因為工具的方便，也使文檔的查閱變得簡單而快捷，甚至可以通過一些模糊查詢就可以搜到想要查閱的文檔信息。

三、做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案管理的建議

（一）規(guī)范體制，統(tǒng)一標準

要做好辦公自動化環(huán)境下文書檔案的歸檔管理工作，必須從以下幾個方面著手，規(guī)范文檔管理體制，統(tǒng)一技術操作標準。一是規(guī)范文檔管理體制。目前，許多單位的文件管理和檔案管理是分離的，屬于不同的管理部門，檔案部門對文件的前期控制往往難以開展，一不小心就成了“越權行為”。因此，必須從管理體制上進行規(guī)范，在單位內實行文件管理與檔案管理統(tǒng)一領導，統(tǒng)一規(guī)劃，使二者同步發(fā)展。應將檔案部門對文件管理的前期指導與控制納入到檔案部門的工作職責，確保從文件的形成處理、歸檔管理到查閱利用各個工作環(huán)節(jié)都在檔案部門的統(tǒng)一監(jiān)督指導下進行。在進行系統(tǒng)設計時，應使用兼容性強、應用性能好的軟件系統(tǒng)，并對相關技術參數(shù)、技術標準進行規(guī)范，包括數(shù)據(jù)接口標準、數(shù)據(jù)安全標準以及不同類型數(shù)據(jù)轉化標準保證不同類型的子文件從辦公自動化系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)的平滑流轉和安全管理。

（二）制定相應的檔案管理法律

檔案管理的自動化進程越來越快，也是未來檔案管理的大勢所趨，通過計算機管理檔案，優(yōu)勢非常的明顯，相對于過去的紙質檔案來說，電子檔案有著巨大的發(fā)展?jié)摿Γ嚓P的管理者應該積極的解決相應的制約因素，我們國家是依法治國的國家，任何事情都應該按照相應的法律規(guī)定予以執(zhí)行，對于未來的檔案管理也是如此，針對電子檔案容易被修改，修改之后難以發(fā)現(xiàn)，相關的部門應該及時制定相應的法律對這些行為進行規(guī)范，只有通過法律規(guī)范了電子檔案的管理細節(jié)，才能有效的幫助電子檔案的管理和發(fā)展，并且對于觸犯了相關法律的人員，應該制定相對應的處罰條例，對這些違法人員進行震懾，在相關法律制定之后，應該堅決執(zhí)行，做到有法必依、執(zhí)法必嚴。相關電子檔案法的制定符合國家依法治國的理念，對于檔案電子化管理的發(fā)展有著非常重要的價值。

四、結語

伴隨著科技的進步，科學的發(fā)達，傳統(tǒng)的文書檔案管理已經(jīng)漸漸地不能適應人們所需，把傳統(tǒng)與現(xiàn)代技術相結合，讓文檔管理由“卷”變成“件”逐步實現(xiàn)“文檔一體化”的現(xiàn)代科學管理，這也是每個文書檔案管理人員所要掌握的基本技能。辦公自動化是信息社會時代的重要標志之一，為了更好的服務全人類，文檔管理的現(xiàn)代化進程將永不停止。

參考文獻：

[1]張寧紅.淺談文書檔案管理的辦公自動化應用.[J].黑龍江檔案.2011，（12）

篇10

關鍵詞：高校畢業(yè)論文管理；數(shù)字化；研究

中圖分類號：TP39 文獻標識碼：A 文章編號：1006-4311（2012）23-0213-03

0 引言

近年來，隨著招生規(guī)模的不斷擴大，高校畢業(yè)生數(shù)量持續(xù)增加，老師要承擔起更多的畢業(yè)論文指導任務，但教學資源，特別是軟件畢業(yè)生論文指導教師非常不足。各高校傳統(tǒng)的人工管理方式不能更好的滿足越來越繁重以及多樣化的論文管理工作，逐漸實現(xiàn)畢業(yè)論文管理的信息數(shù)字化。如濟南大學計算機工程學院開發(fā)了畢業(yè)設計題目申報與管理系統(tǒng)等，給我們帶來了值得學習借鑒的好經(jīng)驗。現(xiàn)在各高校越來越清晰的認識到本科畢業(yè)設計 （論文）的重要性，依據(jù)事實，與專業(yè)特色聯(lián)系起來，質量管理體系逐漸完善。筆者從工作實際出發(fā)，了解到雖然現(xiàn)在僅有不到10%的高校未將畢業(yè)論文管理工作作為教學工作的重要部分納入教育信息化進程，但不少高校仍沒有提高對其重要性和緊迫性的認識，克服和解決這一問題迫在眉睫，勢在必行。傳統(tǒng)手工管理畢業(yè)論文的趨勢，必須從數(shù)字化構建畢業(yè)論文管理平臺著手。

1 畢業(yè)論文信息數(shù)字化管理的必要性

目前，在對學生綜合素質以及學校教學情況進行檢驗時，重點依據(jù)的就是高校畢業(yè)生的畢業(yè)論文，它在整個指標體系中的地位很高。除了是高校人才培養(yǎng)計劃的重要一部分外,也能考察學生獨立分析和解決問題的能力，對于培養(yǎng)學生追求真理、提升科研能力也具有重要的意義。我們所說的高校學生畢業(yè)論文，具體來講包括本科生、碩士研究生及博士研究生的論文三種類型，分為優(yōu)秀和普通論文二個等級制。這些論文大多數(shù)成為學校教研利用的重要資料之一，具有較高的學術和利用價值，其質量是衡量教學水平以及學生畢業(yè)與學位資格認證的重要依據(jù)，同時，還促進了學校信息的公開數(shù)字檔案室實時接收來自辦公平臺及業(yè)務系統(tǒng)的大量第一手的新鮮檔案資料，師生們可隨時突破時空限制足不出戶便可查詢相關論文教研檔案資料，改變了原有手工被動的查檔方式，論文的保管與利用價值得到了進一步體現(xiàn)。因此，科學及時有效實行數(shù)字化管理畢業(yè)生論文，對高校教學、科研的發(fā)展以及教學檔案管理，都具有重要的現(xiàn)實意義。

現(xiàn)在大部分高校在儲存印刷品論文或采用雙軌制同時收藏電子版的論文制作成光盤，但效果不是很好,究其原因主要有：①學生論文太多，制成印刷品在儲存上存在困難,制成光盤在擴充上存在困難；②運用以上兩種方式收藏論文,在查詢時不方便；③紙質文檔數(shù)量大，往往“沉睡”在庫房不易開放，造成師生查閱受限，利用率低下而且占用庫房面積，極大浪費了庫存空間。由此可知，由于畢業(yè)論文數(shù)據(jù)量大、效率不高、差錯率高等因素的影響，信息數(shù)字化管理應運而生，其發(fā)展前景也非常廣闊，而在高校畢業(yè)論文管理平臺的協(xié)助下，可達到解決這些問題的目的。傳統(tǒng)的人工管理加紙質存檔方式需要大量的人力、物力、財力，同時造成以下問題：

1.1 管理效率低下 在管理論文時，要發(fā)放很多文件，填寫各種表格。那么多的文件在管理時容易出錯。若將這些文件表格進行網(wǎng)上集中管理、查閱、填寫等，將大大提高工作效率。

1.2 互動渠道不暢 如果不依托網(wǎng)上信息技術，就不能建立一個有助于各級管理人員、師生間面對面溝通交流的互動平臺，很可能出現(xiàn)信息和接收不一致、不能準確傳遞信息等情況。論文的統(tǒng)一格式和修改則需要教師逐字逐句地在文中作標注或通過電郵的方式發(fā)送等。

1.3 答辯成績共享難 最后進行的是畢業(yè)論文總評，給學生確定一個客觀、公正的畢業(yè)設計（論文）的總評成績不是件簡單的事情，是很復雜，這其中的困難可想而知。傳統(tǒng)方式一般采取等級制，進行小組表決，最后確定該生的總評成績。這種方法耗費的時間比較多，主觀性比較強。如使用系統(tǒng)答辯功能，將答辯記錄、答辯小組意見等結果提交等，為答辯小組成員共享資料提供科學便利，同時，老師對論文給出建議成績和答辯成績，折算提交后自動進入數(shù)據(jù)庫，學生可自行查詢成績，不必進行人工匯總。

1.4 數(shù)據(jù)缺乏同一性 畢業(yè)論文管理參與人員太多而且不集中，容易造成信息的不一致。如學生最初選題和最終論文題目，如果在論文秀做過程中有所改變，就會導致數(shù)據(jù)不一致；論文寫作中會經(jīng)過多次修改，不同的修改稿會由于手工管理出現(xiàn)錯誤進而導致提交錯誤等。

2 建立高校畢業(yè)論文管理信息平臺可行性

應用高校畢業(yè)論文管理系統(tǒng)整合那些分散的信息，讓師生在一個互動的平臺上完成論文過程，對于改善論文管理工作的質量和效率都是非常有幫助的。另外，系統(tǒng)中工作流技術的應用，可使各高校充分利用現(xiàn)有的網(wǎng)絡計算機豐富資源并根據(jù)各自不同的論文管理過程靈活選擇工作流程，具有較好的普適性。

長期以來，學校的教室?guī)缀醭蔀榱藢W生接受系統(tǒng)教育的唯一場所,而且教學活動的時間也受到了限制?，F(xiàn)在各種專題數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡的應用就是很好的例子，師生可以使用專用軟件平臺、各種即時通訊軟件，用文字、音頻、視頻進行即時的交流，即使教師不能即時回答問題，學生也可以用發(fā)帖的方式留言。因此教學的場所可以是任何互聯(lián)網(wǎng)所能觸及的地方，教學時間可以是任意的。如果能充分挖掘和合理利用即時計算機通訊軟件的功能，并且在教學中因勢利導，可以使教學突破時空的限制，不但可以成為教師教學非常有效的輔助教學手段，而且還能最大限度地激發(fā)學生的學習興趣，同時，系統(tǒng)的應用，也將促進了畢業(yè)生論文檔案管理質量的提高，達到了論文教與學以及檔案數(shù)字化管理的雙贏目的。