導(dǎo)語：如何才能寫好一篇數(shù)字檔案論文，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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1.1基于管理能力和技術(shù)水平的人為風(fēng)險(xiǎn)

除了基于計(jì)算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素。由于我國檔案數(shù)字化建設(shè)是近些年才逐步發(fā)展起來的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴(yán)格規(guī)范的程序管理、科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實(shí)上卻并非如此。一般來說，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的成本較高，出于經(jīng)濟(jì)方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過高的資金。此外，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)是多用戶、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權(quán)訪問等安全事故的發(fā)生。

1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

對于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風(fēng)、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖]有預(yù)見性，很難進(jìn)行預(yù)防，因此，無論是對實(shí)體檔案還是數(shù)字檔案來說，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。

2數(shù)字檔案安全管理策略

2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機(jī)制

首先，要貫徹前端控制思想。在數(shù)字檔案安全預(yù)防措施中，前端控制是重要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)事前預(yù)防、未雨綢繆，把災(zāi)難控制在萌芽狀態(tài)。在建設(shè)數(shù)字檔案館的設(shè)計(jì)之初，就要對檔案館的抵御災(zāi)難方面的設(shè)計(jì)重點(diǎn)考慮，并且合理制定數(shù)字檔案的操作規(guī)程，進(jìn)一步完善應(yīng)急預(yù)案、搶救預(yù)案等配套措施。為了防止由于軟硬件升級過快所帶來的讀取問題，在選擇設(shè)備時(shí)，要選擇技術(shù)成熟度高的檔案管理軟件和普及程度高的數(shù)字檔案存貯介質(zhì)。對于檔案技術(shù)力量進(jìn)行合理配置和儲(chǔ)備，不斷地對數(shù)字檔案運(yùn)行環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化。通過前端控制的方法，可以有效地提高數(shù)字檔案保存和維護(hù)的穩(wěn)定性。其次，要開展日常維護(hù)、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救等活動(dòng)在內(nèi)的全程管理。全程管理貫穿數(shù)字檔案整個(gè)生命周期，通過有效的全程管理，對數(shù)字檔案安全實(shí)現(xiàn)全程監(jiān)測。最后，要對數(shù)字檔案安全管理機(jī)制進(jìn)行后續(xù)監(jiān)督和評價(jià)。劃定數(shù)字檔案安全評價(jià)系統(tǒng)的范圍，選擇適當(dāng)?shù)脑u價(jià)方法和評價(jià)指標(biāo)，對有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、統(tǒng)計(jì)、分析，根據(jù)評價(jià)結(jié)果，不斷地進(jìn)行改進(jìn)，從而提高數(shù)字檔案信息安全管理體系的有效性，提高具體過程的效率，讓數(shù)字檔案信息更加保密、完整、易于使用。

2.2加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)

要建立健全安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度，加強(qiáng)安全管理制度的培訓(xùn)和考核。數(shù)字檔案是由人來進(jìn)行管理的，因此提高檔案人員的個(gè)人素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力以及提高安全意識是檔案管理工作的重心。只有安全意識提高了，檔案人員才會(huì)對數(shù)字檔案工作真正重視起來，杜絕麻痹大意的思想，自覺遵守各項(xiàng)規(guī)章制度。對于管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員，尤其要加強(qiáng)安全保障技術(shù)的培訓(xùn)。

2.3采用安全有效的技術(shù)手段與措施

2.3.1對數(shù)字檔案進(jìn)行異質(zhì)轉(zhuǎn)換所謂數(shù)字檔案的異質(zhì)轉(zhuǎn)換，就是把數(shù)字信號轉(zhuǎn)換成文字、圖像、聲音等信號，把數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案、縮微膠卷、聲像檔案等，即異質(zhì)轉(zhuǎn)換或異質(zhì)備份，對于重要的數(shù)字檔案，這是對其長期、安全防護(hù)的有效途徑。因?yàn)槠涿撾x了數(shù)字信號的局限性，讀取時(shí)不再過多地依賴設(shè)備和技術(shù)，讀取方便，因此適合長期保存。經(jīng)過異質(zhì)轉(zhuǎn)換的檔案，脫離電子設(shè)備和環(huán)境，信息安全性提高，不易丟失。信息被"固化"到新的載體上，不僅避免的人為篡改的可能性，還可以對母本信息的真實(shí)性加以檢驗(yàn)，甚至可以用來作為校正其母本的真實(shí)版本或可靠版本，成為真正意義上的檔案。2.3.2對數(shù)字檔案進(jìn)行遷移新型信息存取設(shè)備對舊型檔案載體的不完全兼容性導(dǎo)致了必須采取數(shù)字檔案遷移的措施。計(jì)算機(jī)設(shè)備和軟件正以飛快的速度進(jìn)行升級、換代、淘汰，幾年甚至幾十年后，現(xiàn)在使用的設(shè)備就會(huì)被完全淘汰，不復(fù)生產(chǎn)，最終消失。以此，必須處于淘汰期的舊電子檔案信息存取設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)備，用于遷移或載體轉(zhuǎn)換時(shí)讀取舊型檔案載體上的信息。此外，新/舊信息存取接口轉(zhuǎn)換設(shè)備也是要考慮的一項(xiàng)，如IDE/SATA接口轉(zhuǎn)換器，接口轉(zhuǎn)換設(shè)備可以有效延長舊型信息存取設(shè)備的生命周期。2.3.3對數(shù)字檔案進(jìn)行同質(zhì)備份建立由數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)、備份數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)和完善的災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃組成的備份與恢復(fù)系統(tǒng)。天災(zāi)人禍的發(fā)生難以預(yù)見，但是可以通過一系列措施，將災(zāi)害的破壞程度降到最低，甚至完全避免。數(shù)字檔案信息的備份就是一個(gè)行之有效的措施，通常采取靜態(tài)備份和同步備份相結(jié)合的方式。靜態(tài)備份用以保證歷史信息的完整，可以離線異地保存歷史記錄。同步備份用以保護(hù)當(dāng)前系統(tǒng)的所有數(shù)據(jù)，適用于硬盤數(shù)據(jù)恢復(fù)、網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)恢復(fù)、數(shù)據(jù)庫修復(fù)等災(zāi)難數(shù)據(jù)恢復(fù)。2.3.4加強(qiáng)信息安全新技術(shù)的應(yīng)用數(shù)字檔案安全包括很多方面，其中最重要的就是檔案信息的安全性和完整性。完整性即是要防止數(shù)字檔案信息被篡改或丟失，安全性則是要防止內(nèi)容被非法用戶獲取。電子簽名技術(shù)和數(shù)據(jù)加密技術(shù)是保障檔案信息內(nèi)容安全的有效手段。電子簽名技術(shù)能夠可靠地保證自形成時(shí)起，內(nèi)容保持完整、未被更改。目前最成熟的電子簽名技術(shù)就是“數(shù)字簽章”；加密技術(shù)主要涉及加密、解密算法和密匙，數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以保障數(shù)字檔案信息的安全性和保密性。

3結(jié)語

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1．檔案保管方式不同

傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊號有序地存放于庫房的檔案排架上，依照檔案庫的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

2．檔案利用方式不同

傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問也對數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對策

1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺建設(shè)

檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺集成于同一工作平臺。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過該平臺實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構(gòu)建各類檔案信息庫

檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動(dòng)生成流水號、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫。檔案管理平臺具有電子檔案密級和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級和權(quán)限劃分規(guī)則，對全部電子檔案進(jìn)行密級和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫的自動(dòng)安全管理。

3．實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一管理

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［關(guān)鍵詞］數(shù)字化；檔案管理；信息安全

一、檔案信息數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案數(shù)字化主要包括檔案目錄信息的數(shù)字化，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，以多種類型的檢索關(guān)鍵字為基礎(chǔ)以便于快速檢索；載體檔案的數(shù)字化，是檔案信息數(shù)字化的主體對象，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案、錄音錄像檔案等利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描與信息處理技術(shù)、數(shù)據(jù)庫等新技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化，最后以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)、與網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)結(jié)，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、檔案信息數(shù)字化存在的安全隱患

（一）制度建設(shè)層面缺失。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，要求在開展檔案信息數(shù)字化建設(shè)時(shí)，必須制定相應(yīng)健全的管理制度，以確保檔案信息數(shù)字化工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)有據(jù)可依。但是在實(shí)際工作中，一些單位對制度建設(shè)不重視，使得在檔案信息數(shù)字化建設(shè)中，沒有建立相應(yīng)的管理制度用于規(guī)范工作行為，使其在檔案數(shù)據(jù)采集與加工、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)及管理、檔案數(shù)據(jù)查詢利用過程中責(zé)任主體不明，無章可循。（二）技術(shù)上的不安全因素。1.使用國外技術(shù)和產(chǎn)品帶來的安全隱患。目前我國大多數(shù)的檔案信息系統(tǒng)所需要硬件、軟件均沒有實(shí)現(xiàn)國產(chǎn)化。我國數(shù)字化信息管理還處在較低的水平，這些國外的產(chǎn)品和技術(shù)特別是操作系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)都存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)和安全隱患。2.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的安全因素。要提高檔案管理和利用的便捷性，以計(jì)算機(jī)為終端，采用局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)并用的方式是一個(gè)很好的解決方案。不同應(yīng)用系統(tǒng)（管理系統(tǒng)和利用系統(tǒng)）之間的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)處于相對隔離的狀態(tài)，而且設(shè)有必要的防護(hù)措施，但是這樣也無法完全保證檔案信息的絕對安全，檔案管理和利用便捷性和安全性的矛盾時(shí)刻存在。3.安全漏洞帶來的安全隱患。俗話說：“道高一尺，魔高一丈”，計(jì)算機(jī)病毒、黑客攻擊是一個(gè)世界范圍內(nèi)的信息安全難題，雖然近年來我國計(jì)算機(jī)安全技術(shù)領(lǐng)域有了長足進(jìn)步，但它們或多或少在技術(shù)上還存在不完善的地方，在維護(hù)檔案信息安全上還存在著一些漏洞。（三）管理人員的因素。無論是檔案管理還是利用，實(shí)施這個(gè)過程的主體都是人，而人為的因素有很大的不確定性，這會(huì)影響到檔案數(shù)據(jù)的安全。例如，人為的操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字化檔案誤刪、泄密；少部分人員職業(yè)操守欠缺，為私利對數(shù)據(jù)有意地篡改，將檔案信息管理的用戶與口令等信息向外部人員透露；管理人員責(zé)任心不強(qiáng)造成備份數(shù)據(jù)丟失、損毀等，這些都對檔案信息安全構(gòu)成威脅。

三、檔案信息數(shù)字化安全的具體措施

（一）制度建設(shè)層面完善。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和信息安全相關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，制定切實(shí)可行的信息安全管理標(biāo)準(zhǔn)。建立和完善電子檔案信息的采集錄入、信息處理、信息存儲(chǔ)、信息與利用等方面的安全管理規(guī)章制度和操作規(guī)程。在制度中，要根據(jù)工作人員不同的專業(yè)特長，進(jìn)行合理的工作安排，要有明確分工、明確責(zé)任主體、權(quán)限分明，做到在檔案信息數(shù)字化過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)。發(fā)生泄密或其他事故時(shí)要有相應(yīng)的倒查機(jī)制。明確電子文件的歸檔范圍，明確電子文件的管理人員；明確數(shù)字檔案信息記錄備份要求，對備份時(shí)間、格式、份數(shù)有明確記錄，備份要有專人管理；明確定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查的內(nèi)容和時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，指定檢查的人員。（二）提高技術(shù)層面安全防護(hù)能力。檔案信息數(shù)字化安全防護(hù)能力在技術(shù)層面上的提高是包括硬件設(shè)施、軟件設(shè)計(jì)、網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、通信安全的一個(gè)綜合性課題。（1）應(yīng)提高我國具有自主知識產(chǎn)權(quán)硬件及軟件的使用率，在核心設(shè)備上可以用國產(chǎn)替代的，要堅(jiān)決使用國產(chǎn)設(shè)備。（2）應(yīng)保障存儲(chǔ)設(shè)備的安全，建立符合標(biāo)準(zhǔn)的電子設(shè)備信息機(jī)房。（3）對內(nèi)部局域網(wǎng)和外部互聯(lián)網(wǎng)要進(jìn)行物理隔離，防止外部網(wǎng)絡(luò)對內(nèi)網(wǎng)的非法訪問。（4）應(yīng)長期跟蹤軟件的使用效果，發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修補(bǔ)軟件的安全漏洞，并按要求配備經(jīng)國家有關(guān)部門認(rèn)證的防火墻和殺毒軟件。（5）按照制定的備份機(jī)制與規(guī)范，及時(shí)做好數(shù)據(jù)的備份。（6）建立嚴(yán)格的數(shù)字化檔案信息的安全防范機(jī)制，包括信息登錄訪問控制、用戶權(quán)限控制、信息分類與安全控制。（7）在檔案信息傳輸使用進(jìn)程中建立數(shù)字化檔案傳輸安全控制，包括網(wǎng)絡(luò)監(jiān)測和鎖定控制、網(wǎng)絡(luò)端口和節(jié)點(diǎn)的安全控制、信息加密控制等。（三）注重管理人員培養(yǎng)。無論是制度建設(shè)還是技術(shù)手段最后都需要具體的人去操作。所以在管理人員的培養(yǎng)方面應(yīng)注意：（1）做好檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)能力。（2）加強(qiáng)職業(yè)道德培訓(xùn)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使相應(yīng)的人員具備較高的職業(yè)操守和較強(qiáng)的法紀(jì)意識。（3）結(jié)合檔案數(shù)字化管理自身的特點(diǎn)，通過定期的培訓(xùn)提高從業(yè)人員的信息化水平。數(shù)字化檔案信息的安全管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，在檔案信息數(shù)字化實(shí)施過程及后期的管理、應(yīng)用中，需要從制度、技術(shù)、人員三方面入手，以制度的建立健全為綱，以人員管理為主線，以軟硬件設(shè)施的不斷完善為基礎(chǔ)，確保檔案信息數(shù)字化應(yīng)用的安全。

作者:楊玉宏 單位:內(nèi)蒙古烏蘭察布市微波總站

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（一）數(shù)字化管理能夠適用國土資源的復(fù)雜性特點(diǎn)

國土資源檔案具有較高的專業(yè)性，而且檔案種類之間本身具有相對復(fù)雜的關(guān)系，而且還會(huì)涉及到一系列的流程，如果沒有高度智能化的管理，就很容易造成管理上的混亂。從國土資源的復(fù)雜性特點(diǎn)來說，數(shù)字化管理能夠?qū)?shù)據(jù)庫轉(zhuǎn)化成知識庫，利用智能化系統(tǒng)進(jìn)行專家分析，因此，能夠?qū)?fù)雜的國土資源檔案資料進(jìn)行綜合分析，實(shí)現(xiàn)流程化管理，可以極大地提升國土資源檔案的管理效能。

（二）數(shù)字化管理能夠適用國土資源易變更性特點(diǎn)

國土資源種類繁多，其中地籍方面檔案資源就非常容易出現(xiàn)信息變化。特別是當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，城鎮(zhèn)化建設(shè)速度不斷加快，地籍信息經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)改變。如采用傳統(tǒng)的手工管理模式顯然會(huì)對很多檔案資料進(jìn)行追溯性修改，而在數(shù)字化管理模式下，利用智能化的信息系統(tǒng)，將相關(guān)的信息統(tǒng)一搜索出來，并統(tǒng)一進(jìn)行修改，從而極大地提升管理效率。因此，數(shù)字化管理能夠輕松應(yīng)對國土資源信息容易變更的問題。

（三）數(shù)字化管理能夠適用國土資源完整性特點(diǎn)

國土資源檔案是一個(gè)系統(tǒng)性的資源集合，很多資源并不是獨(dú)立信息個(gè)體，而是將多種信息資源綜合在一起形成一個(gè)完整性資源，因此如果某一個(gè)資源信息出現(xiàn)缺失就容易造成國土資源信息的不完整，從而影響資源的檢查和監(jiān)督作用。在傳統(tǒng)的手工管理模式下，這種完整性特點(diǎn)成為國土資源檔案管理難以解決的難題，一旦出現(xiàn)某一個(gè)信息變更，就需要追溯這個(gè)資源的所有相關(guān)性信息，并對此進(jìn)行修改。但是在數(shù)字化管理模式下，這種相關(guān)性的建立已經(jīng)通過數(shù)據(jù)庫完成，因此很容易輕松調(diào)用并進(jìn)行修改，極大地提升了國土資源檔案管理的效率。

二、推進(jìn)國土資源檔案數(shù)字化管理的主要措施

（一）改變觀念充分認(rèn)識數(shù)字化管理的重要作用

只有充分認(rèn)識到數(shù)字化管理在國土資源檔案管理方面的適用性，就能夠有利于改變相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念，在推進(jìn)國土資源檔案管理的數(shù)字化過程中，必須要有相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行推動(dòng)才能夠?qū)嵤?，因?yàn)閲临Y源本身的復(fù)雜性會(huì)涉及到諸多部門的通力合作，如果這些部門的信息沒有納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，就難以轉(zhuǎn)化成知識庫，從而實(shí)現(xiàn)高效的系統(tǒng)化管理。所以只有所有領(lǐng)導(dǎo)摒棄門戶之見，轉(zhuǎn)變觀念，將國土資源檔案信息統(tǒng)一收集被納入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，并在日常的工作中使用數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能夠有效提升國土資源管理效率。

（二）制定實(shí)施計(jì)劃分步實(shí)施

首先要明白國土資源檔案數(shù)字化管理的難度，這是一個(gè)系統(tǒng)性的綜合工程，涉及到諸多部門的支持，同時(shí)還需要相關(guān)人才的支持。所以不可能一步完成，所以在實(shí)施過程中要通過制定完善的實(shí)施計(jì)劃著手。然后再進(jìn)一步落實(shí)資金、實(shí)施單位和基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建、人才培訓(xùn)和意識培養(yǎng)等一系列工作。接著當(dāng)數(shù)字化管理系統(tǒng)搭建完成之后，就需要組織相關(guān)的人員對傳統(tǒng)的國土信息資源，如紙質(zhì)檔案、錄像帶資料等進(jìn)行手工錄入和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并且在錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)時(shí)，需要對數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，信息資源沒有失真，只有如此才能夠有效提升國土資源檔案的使用效果。

（三）搞好安全性建設(shè)

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傳統(tǒng)的筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代辦公的需求。我國的醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)正在飛快的發(fā)展，這種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)向醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的技術(shù)，已經(jīng)得到醫(yī)學(xué)界廣大學(xué)者的好評，醫(yī)院的工作形式也轉(zhuǎn)變成為了無紙化辦公，大力利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為醫(yī)院的檔案信息進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，這樣的改變也為醫(yī)院數(shù)字化管理提供了條件。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費(fèi)用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對于查閱和儲(chǔ)存也可以隨時(shí)隨地進(jìn)行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費(fèi)和打印清晰度不足的問題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對醫(yī)院工作效率有所提高。

二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

（一）張紙存儲(chǔ)和信息儲(chǔ)存同時(shí)存在。在醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)療研究中，大量的會(huì)議記錄和研究結(jié)果，都是通過電子文件的形式進(jìn)行記錄，并在各個(gè)科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時(shí)，都要進(jìn)行紙張歸類進(jìn)行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時(shí)保存的情況，浪費(fèi)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。

（二）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。電腦網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點(diǎn)，但是隨著信息時(shí)代的發(fā)展，對電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴(yán)重的可能導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，對醫(yī)生的工作造成很大的影響。

（三）對數(shù)字化檔案管理認(rèn)識不深。我國大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時(shí)，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習(xí)慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)成軟任務(wù)，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費(fèi)了數(shù)字化帶來的便捷服務(wù)，還加大了人力的勞動(dòng)程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細(xì)節(jié)

對于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項(xiàng)問題，應(yīng)該認(rèn)真對待，組織管理團(tuán)隊(duì)解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)該做好以下幾個(gè)細(xì)節(jié)：

（一）建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實(shí)現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因?yàn)獒t(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲(chǔ)文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲(chǔ)存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲(chǔ)存雙備份的解決方案。同時(shí)，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時(shí)和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達(dá)到了數(shù)據(jù)共享的目的。

（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和信息，而應(yīng)該在這個(gè)基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進(jìn)行加密處理，并且在一定時(shí)間之后要對密碼進(jìn)行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對于醫(yī)院的機(jī)密文件進(jìn)行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。

（三）醫(yī)院應(yīng)該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團(tuán)隊(duì)。由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點(diǎn)，他們長時(shí)間處于醫(yī)院的檔案室，遠(yuǎn)離醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會(huì)參加醫(yī)院的重點(diǎn)醫(yī)學(xué)教育，對醫(yī)院的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)不能及時(shí)的把握，在對醫(yī)院編研選題的時(shí)候跟不上時(shí)間的腳步，可能就顯得不是很實(shí)用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)加以改變，這樣的一支隊(duì)伍要做到醫(yī)學(xué)的精確把握和動(dòng)態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。

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關(guān)鍵詞：文書檔案；電子化

文書檔案是反應(yīng)各個(gè)階段，各個(gè)時(shí)代的主要政治和管理制度的記錄過程，是社會(huì)發(fā)展過程中的主要記錄者。文書檔案記錄了一個(gè)社會(huì)組織在生產(chǎn)過程中各個(gè)階段的重要管理活動(dòng)和各個(gè)業(yè)務(wù)開展?fàn)顩r，是社會(huì)發(fā)展過程中主要的體現(xiàn)形式。文書檔案管理是通過由各種已經(jīng)完成的活動(dòng)中能夠具有保存價(jià)值的文書整理形成的，是歷史的客觀記錄，是用來來反映在某一時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)的決策、部門建設(shè)、研究開發(fā)、問題處理等的過程和成果。隨著當(dāng)前社會(huì)中計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷的開發(fā)和利用，人們對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷加快，文書檔案管理工作也逐步的出現(xiàn)了高水準(zhǔn)，高系統(tǒng)化的工作流程。文書檔案管理是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。為了能夠滿足當(dāng)前人們對檔案管理過程中的系統(tǒng)化，精確化，各種先進(jìn)的技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用不斷的加快，成為當(dāng)前為人們提供準(zhǔn)確信息的前提，用以滿足當(dāng)前人們對信息的需求。

一、文書檔案管理信息的電子化的優(yōu)點(diǎn)

電子檔案管理是文書檔案工作中重要的環(huán)節(jié)，是提高其工作效率的主要手段和方法，是通過各種先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行工作的前提和基礎(chǔ)，其主要作用是通過電子化手段將文書檔案標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

1，電子檔案的便于檢索，使用方便，提高了辦公效率。電子檔案是將信息儲(chǔ)存在光盤或磁盤上，應(yīng)用計(jì)算機(jī)來查詢。計(jì)算機(jī)擁有強(qiáng)大的信息處理能力，使得文書檔案管理更快捷，更方便。同時(shí)電子檔案改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的操作方式，避免了人們使用手工操作時(shí)出現(xiàn)的字跡不工整、漏抄等搜集不完整的問題，也節(jié)省了人工，提高了效率。而且檔案管理的過程

也變得更容易操作，只是在計(jì)算機(jī)上打打字和點(diǎn)點(diǎn)鼠標(biāo)便可完成，時(shí)間大大縮短。所以，電子信息化管理文書檔案相比傳統(tǒng)的管理方式，最明顯的就是方便，檢索效率高。

2，信息易于保管。電子檔案是存儲(chǔ)在光盤和磁盤上的信息。比傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體更易保存，不僅能夠防止蟲蛀、防潮，而且可以重復(fù)使用，節(jié)能、環(huán)保、使用壽命長，符合國家提倡的建立節(jié)約型社會(huì)的理念。更避免了紙質(zhì)載體在高溫、濕度大的環(huán)境下發(fā)生氧化或者是被腐蝕的風(fēng)險(xiǎn)。而且光盤和磁盤的存儲(chǔ)量大，占用空間小，穩(wěn)定性高，操作簡單，造價(jià)低廉，方便備份，易于管理，所以，資源信息的電子化，這大大提高了檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。

第三，電子傳輸，實(shí)現(xiàn)資源的共享。在傳統(tǒng)的手工操作中，各個(gè)單位和部門之間的信息無法達(dá)到及時(shí)的交流和共享，大量的文書檔案像古董一樣閑置和保存著。這在一定程度上造成了資源的浪費(fèi)。信息化的到來和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，方便人們通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行信息的溝通與交流，利用電子網(wǎng)絡(luò)傳輸資源。

第四，提高了文書檔案傳輸?shù)陌踩浴鹘y(tǒng)的檔案傳輸是靠人力來完成，時(shí)間較長，給傳輸帶來安全隱患，比如會(huì)出現(xiàn)在傳輸過程中資料的丟失，并且通過郵遞極高費(fèi)時(shí)費(fèi)力等，安全性也隨之降低。電子傳輸?shù)某霈F(xiàn)解決了這一問題，只要有互聯(lián)網(wǎng)，便可方便的傳輸，保證了檔案的及時(shí)傳輸，而且能夠確保其安全性，不會(huì)造成檔案的延誤或者丟失現(xiàn)象，綠色節(jié)能，大大節(jié)省了人力、物力和財(cái)力。

二、文書檔案管理信息的電子化的缺點(diǎn)

首先，檔案真實(shí)性難以保障。因?yàn)殡娮咏橘|(zhì)具有可讀寫性，人們可以對電子檔案進(jìn)行反復(fù)的輸入和修改，并且沒有修改后的特殊標(biāo)記。文書電子檔案的管理在某種程度上失去了它的固有形式，人們不能通過辨別字體字號的形式判斷文書檔案的原始性，并且電子檔案沒有印章和親筆簽名，相關(guān)單位也無法鑒別真?zhèn)?。在這種情況下電子檔案的真實(shí)性就難以得到保障。

2、電子檔案的安全問題隨著網(wǎng)絡(luò)的普及而變得更為嚴(yán)峻： 現(xiàn)在，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)攔截電子信息的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，網(wǎng)絡(luò)黑客通過特殊的程序可以攔截人們之間重要的數(shù)據(jù)信息內(nèi)容，或者使用計(jì)算機(jī)病毒，病毒的入侵會(huì)讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，而且假冒的非授權(quán)用戶侵犯了他人的合法權(quán)益。這些問題都對電子檔案的安全性構(gòu)成了威脅。人們通過安裝殺毒軟件等方式來減少病毒的入侵，設(shè)置專門人員維護(hù)計(jì)算機(jī)和局域網(wǎng)，這就為管理帶來了另一筆費(fèi)用，購買殺毒軟件，增加人員開支。

第三，文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用對管理人員的要求也大大提高。文書檔案的管理不僅要求工作人員懂得在紙質(zhì)文書檔案管理的操作理論、方法還要求工作人員能夠熟練的使用電子計(jì)算機(jī)，懂得數(shù)據(jù)傳輸?shù)募夹g(shù)。這樣的管理人員要具備較高的知識水平，但是目前我國的電子化文書檔案管理人員技術(shù)水平有限，不能適應(yīng)電子化進(jìn)程的需要。電子化管理中出現(xiàn)了復(fù)合型人才奇缺的尷尬局面。

第四，電子文件兼容問題。電子文件的通用問題比較嚴(yán)重，現(xiàn)在全世界各大軟件開發(fā)公司都相對獨(dú)立，為了獲得更多經(jīng)濟(jì)效益，電子文件之間都是不兼容的，電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成的不同的電子文件，相互不能通用，或者是不同的軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換，這也為檔案管理人員增加了工作量，在電子文件之間進(jìn)行轉(zhuǎn)換格式。同時(shí)也增加了經(jīng)費(fèi)的支出，要同時(shí)購買多種格式的軟件，以便使用。

三、加快推進(jìn)檔案信息化技術(shù)的基本原則

1、科學(xué)化規(guī)范化和精細(xì)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化是強(qiáng)化電子文檔管理的重要原則，因?yàn)槲臋n管理本身就是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作，必須要進(jìn)一步細(xì)化檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率要求。

2、快捷與安全同步的原則。信息化在提高辦事效率、質(zhì)量和速度的同時(shí)，也給安全保密工作帶來諸多壓力和挑戰(zhàn)。所以，要堅(jiān)持快捷與安全同步的原則，在確保安全基礎(chǔ)上提高工作效率，不斷增強(qiáng)信息化條件下檔案管理的全安系數(shù)，強(qiáng)調(diào)安全使用和管理。

3、效益與質(zhì)量兼顧的原則。因?yàn)闄n案信息數(shù)字化建設(shè)的艱巨性、復(fù)雜性和繁重性，因此需要投入相當(dāng)?shù)娜?、?cái)、物力，所以，要堅(jiān)持效益與質(zhì)量兼顧的原則，研究自身實(shí)力，分析客戶需求，強(qiáng)化建檔質(zhì)量，思考快捷安全建檔的途徑。

四、改革措施和解決辦法探討

針對在文書檔案管理信息的電子化應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問題，本人結(jié)合相關(guān)資料總結(jié)以下方案：第一，針對安全性問題，使用局域網(wǎng)，讓文書檔案只能在局域網(wǎng)的范圍內(nèi)傳輸，給文書檔案的傳輸控制在一個(gè)IP地址范圍內(nèi)，防止文件流向外網(wǎng)。比較常用的辦法是設(shè)置隔離的路由器，路由器的作用是屏蔽不在范圍內(nèi)的IP地址，這樣就可以有選擇的進(jìn)行文件的傳輸。也可以通過設(shè)置防火墻的方法，對網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行過濾，檢測不安全的攻擊行為。第二，加強(qiáng)人員管理，針對人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，定期進(jìn)行教育培訓(xùn)。經(jīng)過定期的教育培訓(xùn)，讓檔案管理人員能夠掌握較全面的電子化檔案管理方法，樹立較強(qiáng)的責(zé)任心，同時(shí)，提法他們的綜合文化水平，比如外語水平、計(jì)算機(jī)操作水平等，加強(qiáng)思想教育，樹立較強(qiáng)的責(zé)任意識，從根本上杜絕管理人員私自泄露檔案的事情發(fā)生，達(dá)到檔案管理的保密要求。

五、結(jié)束語

現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息高速發(fā)展的社會(huì)，是一個(gè)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步的社會(huì)，文書檔案作為檔案管理工作的重要組成部分，它不僅記載歷史發(fā)展的興衰歷程，同時(shí)也客觀真實(shí)地反映著生產(chǎn)經(jīng)營過程中重要事件，成為歷史軌跡的再現(xiàn)者?，F(xiàn)在，科學(xué)技術(shù)正在日新月異的發(fā)展著，信息科學(xué)已經(jīng)影響著我們的生活方式，電子檔案也成為了當(dāng)前社會(huì)發(fā)展中主要的檔案管理手段。信息化文書檔案管理已經(jīng)逐步取代老式的紙質(zhì)檔案管理，更是實(shí)現(xiàn)檔案管理過程中對其精確化劃分和系統(tǒng)化整理的有力基礎(chǔ)和前提條件。文書檔案的歸檔、保管與利用，是一項(xiàng)極其重要而復(fù)雜的工作。因此在其工作中實(shí)現(xiàn)電子化成為其發(fā)展過程中的必然結(jié)果和前提條件，為電子化檔案提供了理論基礎(chǔ)。加強(qiáng)科學(xué)管理，確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，使其在社會(huì)生活中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]南劍茜；文書檔案管理信息電子化應(yīng)用《商場現(xiàn)代化》2011年第03期

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1.1落后的基礎(chǔ)設(shè)施與先進(jìn)的數(shù)字化建設(shè)之間的矛盾

數(shù)字化高校檔案館是在傳統(tǒng)檔案館的館藏、分類、查詢等固有的模式基礎(chǔ)上，借助廣泛普及的計(jì)算機(jī)與通暢無阻的網(wǎng)絡(luò)，充分應(yīng)用各種信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而建立起來的一種新型檔案館。檔案館的數(shù)字化建設(shè)通過將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)引入檔案領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)了檔案資源的科學(xué)保護(hù)與資源共享。因此，高校檔案數(shù)字化建設(shè)必須依托于空間數(shù)據(jù)基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò).而現(xiàn)行高校檔案館基礎(chǔ)設(shè)施遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足數(shù)字化建設(shè)的需要。

（1）硬件基礎(chǔ)設(shè)施缺乏

許多學(xué)校在硬件基礎(chǔ)設(shè)施的資金投入嚴(yán)重不足，計(jì)算機(jī)、光盤刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)等必要設(shè)備的購置尚存在問題，使構(gòu)建完整數(shù)字化體系的基本需求都得不到滿足，使得檔案館的數(shù)字化建設(shè)留于形式，根本起不到實(shí)質(zhì)的作用。

（2）數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后

許多擁有豐富館藏資源的學(xué)校，在其數(shù)據(jù)庫中卻只現(xiàn)其館藏之冰山一角，內(nèi)容極其稀少，種類極其貧乏，數(shù)據(jù)庫檢索途徑單一，有些甚至不能提供檢索途徑。數(shù)據(jù)庫根本不能發(fā)揮其網(wǎng)羅檔案資源供用戶搜索利用的功能，成為了社會(huì)資源的一種極度的浪費(fèi)。

（3）網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)落后，網(wǎng)絡(luò)故障頻出，為廣大用戶的使用帶來了極大的不便。并且對于網(wǎng)絡(luò)資源也未做到充分的利用，資源鏈接匱乏，嚴(yán)重影響了資源共享的程度，大大的違背了數(shù)字化建設(shè)擴(kuò)大資源共享面的初衷。

1．2人才匱乏與激增的建設(shè)需求之間的矛盾

人才的培養(yǎng)是高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的一個(gè)關(guān)鍵因素。數(shù)字化建設(shè)的建設(shè)、更新、維護(hù)與升級與普及都與人才息息相關(guān)。檔案館的工作人員必須具備相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳播技術(shù)及檔案管理知識才能更好的服務(wù)于檔案館的建設(shè)。但是目前這種綜合人才十分缺乏，往往存在著專業(yè)計(jì)算機(jī)人才不懂檔案管理，而檔案管理人才又不懂計(jì)算機(jī)的尷尬處境。高校檔案館缺乏對檔案館人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)及引進(jìn)外來人才的意識，這些都嚴(yán)重影響了檔案館數(shù)字化建設(shè)的。

1.3高校檔案館數(shù)字化建設(shè)是為了更好的方便資源的利用

但是往往由于宣傳力度不夠，造成了數(shù)字化檔案館的資源浪費(fèi)。例如，在許多學(xué)校的數(shù)字化檔案館中對于檔案信息數(shù)據(jù)的資料范圍、檢索途徑、索取方式都缺乏必要的說明與介紹，使同學(xué)們面對海量的信息無從下手，最后不得不選擇放棄，這大大的減少了數(shù)字化檔案館的使用人數(shù)。同時(shí)因?yàn)槿狈Ｈ素?fù)責(zé)對數(shù)字化檔案館的答疑工作，出現(xiàn)問題時(shí)用戶往往只能放棄利用檔案館而另尋他法。

2反饋機(jī)制不健全與完善數(shù)字化建設(shè)之間的矛盾

高校檔案館數(shù)字化建設(shè)才剛剛起步，必然存在諸多問題需要完善，這就需要及時(shí)與用戶溝通，不斷采納意見并積極改進(jìn)。但是目前很少有高校能做到反饋機(jī)制健全，因而阻斷了與用戶之間有效的溝通。也因?yàn)椴荒芗皶r(shí)的了解用戶的信息需求，所以很難能取得用戶的支持與信任，又是得檔案館的利用率進(jìn)一步下降。

3.針對高校檔案館數(shù)字化建設(shè)相關(guān)問題的對策

3.1加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

適當(dāng)增加基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費(fèi)。經(jīng)費(fèi)的投入不僅包括網(wǎng)絡(luò)通訊設(shè)備、服務(wù)器、處理設(shè)備的購置，還應(yīng)包括軟件設(shè)施的完善。數(shù)字化檔案館在滿足檔案的利用與管理的同時(shí)，還應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)庫的完善構(gòu)建。首先，數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容要能很好的反映館藏書籍的內(nèi)容，并及時(shí)填充新近書目與檔案資料，做到數(shù)據(jù)庫內(nèi)容豐富翔實(shí)，以滿足用戶多元化的需求。其次，信息檢索要更加智能化，不僅能夠分類查詢，還應(yīng)能夠根據(jù)相關(guān)要素進(jìn)行查詢，以達(dá)到檢索速度快、效率高、范圍廣的目的，從而最大程度地方便用戶的使用，使用戶能夠在海量的資源面前不再茫然。再次，要充分利用資源鏈接，最大程度的擴(kuò)大資源共享面，使用戶能夠以最方便、便捷的方式搜尋到其所需的最全面的資源。

3.2加大人才培養(yǎng)力度

檔案館工作人員不僅承擔(dān)者檔案館的建設(shè)、更新、維護(hù)與升級，更承擔(dān)著指導(dǎo)用戶如何利用數(shù)字化檔案館等普及工作，而這些都大大提高了對檔案館工作人員的要求。因此檔案館的數(shù)字化建設(shè)需要大量能熟練運(yùn)用檢索方法、懂得相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并具備溝通技能的綜合素質(zhì)人才。要想推進(jìn)高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程，就必須要大力優(yōu)化檔案館成員的知識結(jié)構(gòu)，定期對相關(guān)人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并且大量引進(jìn)外來人才，為檔案館建設(shè)補(bǔ)充新鮮血液，從而逐步提高檔案館的管理的水平。對于檔案館人員的業(yè)務(wù)水平要定期進(jìn)行考核，對于不具備管理資格的成員要堅(jiān)決予以剔除，充分保持檔案館工作人員的先進(jìn)行。

3.3強(qiáng)化使用推廣

高校檔案館的基礎(chǔ)建設(shè)程度和水平質(zhì)量，需要由用戶來認(rèn)可，只有用戶滿意的檔案館才是館建的基礎(chǔ)所在。高校檔案館做為一項(xiàng)基礎(chǔ)建設(shè)部門，自身的推廣程度是受使用范圍所限制的，其服務(wù)水平和信息化程度需要用戶的使用來判別。因此，高校檔案館要定位在為用戶服務(wù)的定位上，加大使用推廣的力度。在每一名教職員工或是學(xué)員來提取檔案時(shí)，檔案館通過高效快捷的查訪方式以及優(yōu)質(zhì)熱情的服務(wù)態(tài)度會(huì)給用戶留下深刻的印象。而高校檔案館在強(qiáng)化信息建設(shè)的同時(shí)，主要就是要為用戶提供優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)，因此，加強(qiáng)信息化建設(shè)對于提高檔案館的管理規(guī)范程度以及用戶的認(rèn)知層次具有重要的作用。

3.4加強(qiáng)反饋機(jī)制的建立

只有通過與用戶的及時(shí)溝通才能了解其需求，從而更好的完善檔案館的數(shù)字化建設(shè)。而其反饋機(jī)制的建立就要借助于有效的溝通平臺的建立。為了方便用戶與檔案館的溝通，各高校檔案館需調(diào)配相關(guān)人員專門從事與用戶的溝通工作，并將管理員的QQ、MSN、手機(jī)、郵箱等有效聯(lián)系方式，以最醒目地方式標(biāo)注在檔案館網(wǎng)頁上。用戶可以通過與管理員的溝通進(jìn)行數(shù)據(jù)庫使用方法的咨詢、對檔案館進(jìn)行測評或針對有關(guān)問題提出意見與建議。針對用戶提出的問題，管理員需在最短的時(shí)間內(nèi)認(rèn)真予以解答，并將重要問題進(jìn)行及時(shí)的整理與匯總，并向檔案館匯報(bào)。接到問題后，各檔案館需通過會(huì)議討論等方式及時(shí)提出解決方案并認(rèn)真組織落實(shí)，進(jìn)行改進(jìn)。

篇8

關(guān)鍵詞：農(nóng)業(yè)科研檔案；數(shù)字化管理；策略

農(nóng)業(yè)作為我國國民產(chǎn)業(yè)中的基礎(chǔ)性工程，在推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提高人民生活水平等方面具有重要的促進(jìn)作用。農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化，顧名思義，是以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)為基礎(chǔ)，對農(nóng)業(yè)科研檔案的各項(xiàng)資源進(jìn)行優(yōu)化配置，借助網(wǎng)絡(luò)化的形式實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)之間的科學(xué)聯(lián)系，進(jìn)而形成良性運(yùn)作的農(nóng)業(yè)科研檔案信息庫，以供相關(guān)農(nóng)業(yè)科研人員進(jìn)行資料查詢和信息檢索。而農(nóng)業(yè)科研則是推動(dòng)農(nóng)業(yè)事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的助推劑，注重對農(nóng)業(yè)科研檔案的科學(xué)管理對農(nóng)業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展有重要的引導(dǎo)與推動(dòng)作用，更為良好地保存農(nóng)業(yè)科研成果，為我國社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)的發(fā)展做出重要貢獻(xiàn)。

1加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的價(jià)值

1.1提升管理效率

農(nóng)業(yè)科研檔案工作以農(nóng)業(yè)服務(wù)為宗旨，加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，把不同載體的農(nóng)業(yè)科研檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，以網(wǎng)絡(luò)化的形式互相鏈接，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序的信息庫，有利于提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理的水平和效率，極大程度上節(jié)約了農(nóng)業(yè)科研檔案的人力投入和成本投入，實(shí)現(xiàn)資源共享與傳承，切實(shí)有效地滿足科研人員的檔案查詢、借鑒與存檔，對農(nóng)業(yè)科研檔案管理的各項(xiàng)資源進(jìn)行高效配置，優(yōu)化農(nóng)業(yè)科研檔案管理結(jié)構(gòu)，以便更好地為相關(guān)科研人員所服務(wù)。

1.2保持檔案完整性

加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理，有利于保持檔案完整性，防治檔案丟失現(xiàn)象的發(fā)生。農(nóng)業(yè)科研檔案管理是在農(nóng)業(yè)科研研究工作基礎(chǔ)上逐步完善的，傳統(tǒng)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理以紙質(zhì)管理為主要方式，但是因我國農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作起步較早，傳統(tǒng)紙質(zhì)化的農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作極易發(fā)生變質(zhì)，特別是在每一次查閱過程中均會(huì)發(fā)生不同程度的損耗，這對農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展極為不利。對此，以數(shù)字化為主要途徑開展農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作，能夠在一定程度上減少對科研檔案的損壞，實(shí)現(xiàn)由紙質(zhì)資源到數(shù)字化資源的系統(tǒng)轉(zhuǎn)換，為農(nóng)業(yè)科研檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立奠定基礎(chǔ)。

2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的策略

2.1建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度

要建立健全農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理制度，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的順利開展和科學(xué)進(jìn)行提供良好的外部框架，從而更好地制定與之相對應(yīng)的數(shù)字化管理方案，不斷提高農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的實(shí)效性。農(nóng)業(yè)科研單位要根據(jù)自身發(fā)展的實(shí)際情況，制定行之有效的檔案數(shù)字化管理制度，保證各項(xiàng)管理制度符合我國相關(guān)的法律法規(guī)，引導(dǎo)其朝著規(guī)范化、科學(xué)化和制度化的方向發(fā)展。相關(guān)管理人員還要不斷強(qiáng)化自身的管理意識，樹立正確的管理理念，保證各項(xiàng)制度內(nèi)容的貫徹與落實(shí)，強(qiáng)化檔案管理工作的保密程度。

2.2加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要加強(qiáng)農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，為農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的長遠(yuǎn)發(fā)展奠定重要的硬件基礎(chǔ)，確定技術(shù)路線、技術(shù)結(jié)構(gòu)及基礎(chǔ)平臺功能，并做好相關(guān)的安全保障措施。不斷增強(qiáng)農(nóng)科科研檔案管理工作的現(xiàn)代化含量和技術(shù)化含量，從根本上提高農(nóng)業(yè)科研檔案管理工作的水平和質(zhì)量。相關(guān)工作人員要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，以計(jì)算機(jī)錄入的方式對農(nóng)業(yè)科研檔案的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)配置，相關(guān)人員要對農(nóng)業(yè)科研檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行更換，結(jié)合當(dāng)前時(shí)展的現(xiàn)實(shí)情況充分發(fā)揮現(xiàn)代科學(xué)設(shè)備在檔案管理中的重要作用。要建立農(nóng)業(yè)科研檔案管理的數(shù)字化平臺，連接農(nóng)業(yè)科研單位的內(nèi)部系統(tǒng)，將檔案的形成、整理、傳輸和歸檔等內(nèi)容放置于同一個(gè)系統(tǒng)平臺之中，實(shí)現(xiàn)各模塊之間檔案資源的共享互惠。

2.3構(gòu)建一批高素質(zhì)的農(nóng)業(yè)科研檔案管理隊(duì)伍

篇9

關(guān)鍵詞：高校;學(xué)籍檔案;數(shù)字化管理建設(shè)

高校學(xué)籍檔案是學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)期間在學(xué)校的學(xué)習(xí)狀況及生活狀況的記錄，這些記錄對學(xué)生以后就業(yè)和升學(xué)都是比較重要的證明，所以加強(qiáng)對高校學(xué)籍檔案的管理就很重要。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，其在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用比較關(guān)鍵，從而提高學(xué)籍檔案管理效率。

1.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性及主要特征

1.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)重要性分析

對高校學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)字化管理能夠有效提高管理效率，減少人力勞動(dòng)的投入。由于高校學(xué)生學(xué)籍檔案中存有學(xué)生比較豐富化的信息，加上高校招生人數(shù)的增加，自然在學(xué)籍檔案管理上帶來很大麻煩，而數(shù)字化管理下能將管理問題得到有效解決［1］。不僅如此，在數(shù)字化管理方式下對學(xué)生學(xué)籍檔案在信息的完善性層面得到增強(qiáng)，數(shù)字化管理將不同學(xué)習(xí)信息內(nèi)容進(jìn)行集中呈現(xiàn)，讓學(xué)生的檔案信息更完整。另外，學(xué)生的學(xué)籍信息共享成為可能，實(shí)現(xiàn)對檔案的科學(xué)化管理，讓學(xué)生的學(xué)籍檔案為學(xué)生和學(xué)校及社會(huì)服務(wù)。

1.2高校學(xué)籍檔案主要特征分析

高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)有比較鮮明的特征體現(xiàn)，首先是在學(xué)生學(xué)籍檔案形成過程中較分散化，是從各項(xiàng)活動(dòng)及教務(wù)處和學(xué)生處等層面進(jìn)行收集的，材料的分散性在具體搜集過程中存在很大的困難，在人工勞動(dòng)上的付出相對較多。再者就是學(xué)籍檔案內(nèi)容較廣泛，從學(xué)生學(xué)籍檔案的內(nèi)容層面看，主要有學(xué)生的學(xué)習(xí)成績及獎(jiǎng)懲情況等［2］，而電子學(xué)籍信息則包含學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)期間的所有基本信息內(nèi)容?；趯W(xué)籍檔案的內(nèi)容廣泛性及材料搜集的困難性，使得檔案形成在周期性問題上比較突出。

2.高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題及優(yōu)化策略探究

2.1高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)問題分析

從實(shí)際發(fā)展情況看，我國高校學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)過程中還有諸多問題有待解決，這些問題主要體現(xiàn)在學(xué)籍檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施方面相對比較薄弱，主要是多媒體技術(shù)及通信網(wǎng)絡(luò)的傳輸數(shù)據(jù)在速度上達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求，存在安全性問題，數(shù)字化程度還不是很充足，當(dāng)前高校使用的數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和時(shí)代的發(fā)展步伐無法緊密結(jié)合。學(xué)校對學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)存在重視硬件輕視軟件的現(xiàn)象，這些方面對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)都會(huì)造成很大的影響。再者，高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理人員的檔案意識不強(qiáng)，在對學(xué)生的學(xué)籍檔案收集整理過程中不積極，在信息上沒有完善化，尤其在時(shí)間編排和材料分類層面較混亂，以及在組卷裝訂方面沒有得到規(guī)范化。另外，高校學(xué)籍檔案的管理系統(tǒng)層面沒有得到完善，以及在學(xué)籍檔案管理人員自身對計(jì)算機(jī)操作的水平方面相對比較薄弱，因?yàn)閷W(xué)籍檔案的管理工作相對比較復(fù)雜化，工作內(nèi)容不容易量化，造成檔案管理人員的流動(dòng)性較大，管理隊(duì)伍不穩(wěn)定等［3］。除此之外，高校學(xué)籍檔案的信息保密性及安全性需得到加強(qiáng)。

2.2高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)優(yōu)化策略探究

第一，針對高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)要從多方面考慮，在管理過程中遵循相應(yīng)的原則，這樣才能將數(shù)字化管理的作用得到充分發(fā)揮。主要就是將協(xié)調(diào)統(tǒng)一的原則得到充分體現(xiàn)，學(xué)籍和成績管理是重點(diǎn)管理內(nèi)容，在學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)過程中與學(xué)校整體發(fā)展相結(jié)合，建立獨(dú)立的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的科學(xué)收集及管理和共享［4］。另外，還要遵循學(xué)籍檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范管理原則，確保數(shù)據(jù)格式及數(shù)據(jù)庫建立的規(guī)范統(tǒng)一，在兼容擴(kuò)展的原則層面得到顯著體現(xiàn)。第二，對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化建設(shè)的加強(qiáng)要從基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)層面著手，從具體措施實(shí)施來看要配置高容量及高服務(wù)器和刻錄機(jī)、掃描儀的學(xué)籍檔案管理軟件，并要對學(xué)籍檔案的資源網(wǎng)站等服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)進(jìn)行完善化。還要將電子文件的收集歸檔及管理工作得到完善，在相關(guān)制度建立上進(jìn)行加強(qiáng)和完善，使電子文件的歸檔安全性得到保障。第三，高校學(xué)籍檔案的數(shù)字化管理建設(shè)離不開專業(yè)的管理人員，所以要加強(qiáng)管理軟件的開發(fā)人員及學(xué)校學(xué)籍管理人員之間的聯(lián)系，結(jié)合實(shí)際開發(fā)出適合學(xué)校學(xué)籍檔案管理的軟件，這樣才能真正將數(shù)字化效果良好呈現(xiàn)［5］。不僅如此，在信息技術(shù)高水平的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)層面要加強(qiáng)，提高自身信息技術(shù)水平，在專業(yè)化培訓(xùn)及考核層面嚴(yán)格按照要求，培養(yǎng)適合高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理的人員，只有這樣才有利于高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

總而言之，針對高校學(xué)籍檔案數(shù)字化管理建設(shè)的策略實(shí)施，要和實(shí)際相結(jié)合，不斷增強(qiáng)管理人員在這一領(lǐng)域的管理能力，學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)字化管理是發(fā)展趨勢，所以要充分重視。

作者:戴雷雷 單位:應(yīng)天職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)：

［1］秦芳遠(yuǎn)，劉環(huán)瓊.學(xué)生檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)施方法研究［J］.蘭臺世界，2015（23）.

篇10

關(guān)鍵詞：檔案管理;數(shù)字化;管理

檔案管理數(shù)字化在實(shí)現(xiàn)的過程中具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，其中包含了計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全技術(shù)等多種類型的新型技術(shù)。因此，技術(shù)的不斷發(fā)展與完善是檔案管理數(shù)字化的重要基礎(chǔ)條件，這些技術(shù)的發(fā)展、普及及研發(fā)力度在一定程度上決定著檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程。

1檔案管理數(shù)字化的可行性分析

1.1檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1.1管理制度的調(diào)查與分析

實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化需要建立數(shù)字化建設(shè)組織保證，建立數(shù)字化建設(shè)科學(xué)管理體系與規(guī)則制度，建立數(shù)字化建設(shè)規(guī)范，建立相關(guān)人員職責(zé)明細(xì)等，檔案部門應(yīng)該對這些情況進(jìn)行明確與了解。

1.1.2硬件方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)上，主要包括數(shù)字化工作硬件條件與硬件設(shè)施，例如計(jì)算機(jī)等附屬設(shè)施配置、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)等。

1.1.3技術(shù)方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)需要一定的技術(shù)保證，數(shù)字化工作具有較強(qiáng)的技術(shù)性特點(diǎn)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等多種高新科技的支持。檔案部門應(yīng)該對自身的實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查與了解，依據(jù)自身的技術(shù)力量制定數(shù)字化實(shí)施方案。

1.1.4人才方而的調(diào)查與分析

檔案管理數(shù)字化實(shí)際上是一項(xiàng)大文化工程，在對其進(jìn)行建設(shè)的過程中一方而需要高素質(zhì)的管理人才，另一方而需要計(jì)算機(jī)等專業(yè)技術(shù)人才、法律人才等。檔案部門要對當(dāng)前的檔案管理水平進(jìn)行評估，全而的了解自身的數(shù)字化建設(shè)能力。

1.2檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)

通過對檔案管理數(shù)字化可行性的分析，具備了實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化建設(shè)的檔案部門應(yīng)該成立數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，對數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)進(jìn)行制定，提出建設(shè)的長遠(yuǎn)目標(biāo)與階段性目標(biāo)。在實(shí)施目標(biāo)制定的過程中，要將檔案管理的現(xiàn)狀與未來的發(fā)展趨勢作為依據(jù)，既要與實(shí)際情況相結(jié)合，又要高屋建瓴，與未來的發(fā)展趨勢相協(xié)調(diào)。

1.3檔案管理數(shù)字化的實(shí)施要素

在檔案管理數(shù)字化的實(shí)施目標(biāo)確定之后，要依據(jù)實(shí)施目標(biāo)實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)要素的確定。在整個(gè)的數(shù)字化實(shí)施方案中，實(shí)施要素屬于主體部分，明確了檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的重點(diǎn)發(fā)展項(xiàng)目與領(lǐng)域，例如檔案目標(biāo)數(shù)字化建設(shè)項(xiàng)目、數(shù)字化檔案信息局域網(wǎng)與廣域網(wǎng)服務(wù)項(xiàng)目等。不同的實(shí)施要素在評估方法方而也存在差異，需要依據(jù)實(shí)際情況選擇適合的評估方法，例如指標(biāo)體系方法、概述性描述方法等。

1.4檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的保障系統(tǒng)指的是數(shù)字化實(shí)施過程中的管理體制、運(yùn)行體制與投入保障體制三個(gè)方而。保障系統(tǒng)為檔案管理數(shù)值化的實(shí)施提供了組織機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、物質(zhì)基礎(chǔ)、技術(shù)支持等方而的保障。檔案管理數(shù)字化建設(shè)保障系統(tǒng)的建立為數(shù)字化方案的實(shí)施提供了有利的保障。

2傳統(tǒng)人事檔案管理的缺點(diǎn)討論

2.1檔案更改時(shí)出現(xiàn)的文件轉(zhuǎn)移、收集等出現(xiàn)的問題

我國人事檔案管理系統(tǒng)存在的歷史較為悠久，一份簡單的人事檔案轉(zhuǎn)變能夠涉及到許多的方面，要進(jìn)行多個(gè)不同部門之間的信息更替。但是，現(xiàn)階段的我國，由于長久以來的檔案封閉管理方式，且眾多的上級人員沒有真正的意識到檔案的特殊性，進(jìn)而長期忽略對人事檔案的管理，造成收集的人事檔案存在較大的不完整性，進(jìn)一步增大了我國事業(yè)單位檔案管理的難度。另外，在工作人員出現(xiàn)人事轉(zhuǎn)移命令時(shí)，由于不同企業(yè)單位或者工作部門之間的工作存在著較大的差異性，兩者的檔案交接需要較長的時(shí)間和長期的傳輸過程，會(huì)有丟失、損壞、被盜等風(fēng)險(xiǎn)。

2.2對人事檔案的內(nèi)容進(jìn)行更新、修改時(shí)出現(xiàn)的問題

現(xiàn)階段我國的事業(yè)單位編制制度，使我國的事業(yè)單位工作人員大多是由具有較高學(xué)歷的優(yōu)秀人才組成。但我國現(xiàn)如今的人事檔案管理卻不能體現(xiàn)每個(gè)工作人員的科研情況。在每個(gè)工作人員的人事檔案中，大多數(shù)的檔案內(nèi)容均為較為簡單的學(xué)歷、家庭信息，對參加工作已久的人員的工作情況卻沒有較大的體現(xiàn)。因此，現(xiàn)階段的人事檔案內(nèi)容更新時(shí)，應(yīng)當(dāng)多增加關(guān)于工作人員參與工作時(shí)體現(xiàn)出來的，關(guān)于工作能力以及對待工作態(tài)度等情況的詳細(xì)介紹，幫助后期參閱人員獲得更好的關(guān)于工作人員的信息。另外，在現(xiàn)階段的人事檔案管理中，由于多是使用紙質(zhì)文件進(jìn)行管理。在進(jìn)行文件轉(zhuǎn)移的途中，容易被有心人士調(diào)換、修改人事檔案內(nèi)容來進(jìn)行犯罪活動(dòng)，給人事檔案管理帶來不便。

2.3對認(rèn)識檔案進(jìn)行歸檔收集時(shí)出現(xiàn)的問題

過去傳統(tǒng)的人事檔案在進(jìn)行歸檔手機(jī)任務(wù)時(shí)，由于工作人員較少，人事部門的管理人員能夠較好的根據(jù)檔案管理的同一規(guī)定對檔案材料進(jìn)行收集，如使用統(tǒng)一大小、材料、厚度的紙張進(jìn)行檔案的書寫等；但現(xiàn)如今，由于每年都有著大量的優(yōu)秀人才需求，事業(yè)單位年年新增大量的工作人員，這種情況使人事管理人員的工作量大大提高，最后沒有多余的精力再進(jìn)行同一標(biāo)準(zhǔn)的檔案分類收集。這樣看來，過去較為傳統(tǒng)的通過紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案管理的方式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展了，我們亟需改變這種方式，減少人事管理人員的工作強(qiáng)度。

3人事檔案管理問題的應(yīng)對策略

3.1對傳統(tǒng)的人事檔案管理制度進(jìn)行改革

我們已經(jīng)知道，過去傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)的快速發(fā)展，我們應(yīng)當(dāng)對傳統(tǒng)人事檔案管理制度進(jìn)行一個(gè)全新的更新，推陳出新。例如：在收集人事檔案的期間，檔案收集人員應(yīng)該對需要收集的數(shù)據(jù)內(nèi)容有著明確的了解，清晰的確定檔案數(shù)據(jù)來源的真?zhèn)渭皝碓赐緩降目煽啃?。另外，在甄別檔案的內(nèi)容時(shí)，要確保取用的內(nèi)容是有用的而舍棄掉沒用的信息。其他部門調(diào)閱檔案時(shí)，我們應(yīng)當(dāng)對調(diào)閱人的權(quán)力進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目己?，避免檔案內(nèi)容的意外泄漏。

3.2盡快轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案內(nèi)容管理的方式

由于現(xiàn)階段的人事檔案管理方式，檔案內(nèi)容并不能進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)更新，因此，許多人就利用這個(gè)漏洞進(jìn)行不法的行為。這樣使人事檔案的管理失去了它本來的意義，也不存在可靠性了。比如：某些人員為了獲取更高的職位或者薪水，私自更改自己參與工作的時(shí)間，或者提高了自己的受教育程度，這些不法行為很難得到證實(shí)，也導(dǎo)致了越來越多的人員利用這種行為獲取不法利益。所以，要想更好的管理好人事檔案的內(nèi)容，就要加強(qiáng)管理人員的甄別能力，定期對人事部門的檔案進(jìn)行多部門的取證，另外，一旦發(fā)現(xiàn)不合格的檔案，立即對有關(guān)人員進(jìn)行檢查并及時(shí)銷毀。

4提高對人事檔案信息資源的整合

社會(huì)的發(fā)展離不開科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，而科學(xué)技術(shù)的發(fā)展在很大程度上依賴于專業(yè)人才的綜合素質(zhì)，對于現(xiàn)代社會(huì)來說，人力資源的開發(fā)與應(yīng)用是現(xiàn)階段人事管理部門的主要任務(wù)之一。一個(gè)單位中就是該是科技人才薈萃，是專業(yè)技術(shù)人員是推動(dòng)一個(gè)單位發(fā)展的重要表現(xiàn)。因此，對于人力資源管理起著非常重要作用的人事檔案亟需通過改革創(chuàng)新來改造自己。對事業(yè)單位的人事檔案管理信息資源進(jìn)行開發(fā)利用，為企業(yè)發(fā)展服務(wù)是十分現(xiàn)階段的首要發(fā)展任務(wù)。（1）人事部門應(yīng)該主動(dòng)積極向企業(yè)中的各部門提供工作人員的信息數(shù)據(jù)。要更好的發(fā)展一個(gè)部門，離不開各個(gè)員工的積極努力，但是，如何獲得每個(gè)員工的專業(yè)能力程度是一個(gè)需要解決的問題。在現(xiàn)階段的工作中，人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極主動(dòng)的將每個(gè)工作人員的信息數(shù)據(jù)以及相應(yīng)的變更提供給其他部門，以便部門更好的安排每個(gè)員工的工作崗位，獲得更近一步的發(fā)展。通過這樣的努力，每個(gè)工作人員才能都參與到企業(yè)單位的發(fā)展中，為其做出更好的貢獻(xiàn)。（2）人事檔案部門應(yīng)該改變自身意識，從管理部門向服務(wù)部門轉(zhuǎn)變。對于傳統(tǒng)的事業(yè)單位來說，人事檔案管理部門原先是作為一個(gè)行政管理部門存在于其中，行使的是管理職責(zé)而非服務(wù)職責(zé)，但是這不利于事業(yè)單位idea發(fā)展?，F(xiàn)階段，人事檔案管理部門的相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)盡快轉(zhuǎn)變自身的意識，認(rèn)識到自己的服務(wù)職責(zé)，端正自己的態(tài)度，為其他部門提供更好的人事信息。（3）提高團(tuán)結(jié)合作的意識，和其他部門共同發(fā)展事業(yè)單位。在現(xiàn)代社會(huì)中，知識的儲(chǔ)量極大的影響經(jīng)濟(jì)的收入。事業(yè)單位是一個(gè)整體，由不同的部門來組成，每個(gè)部門之間都有著聯(lián)系。人事檔案管理部門最為管理全部人事檔案的部門，更需要加強(qiáng)自身與其他的聯(lián)系，為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展做出貢獻(xiàn)。

5結(jié)束語

隨著科技的不斷發(fā)展，人們對檔案的需求、期望以及檔案信息白身性質(zhì)都發(fā)生了重大的改變，檔案管理而臨著重大的發(fā)展機(jī)遇與挑戰(zhàn)。面對這種新的情況，檔案管理人員應(yīng)該明確檔案管理的發(fā)展趨勢，通過檔案管理數(shù)字化的實(shí)現(xiàn)來應(yīng)對新形勢的變化，適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的需求。檔案管理數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必由之路，在實(shí)現(xiàn)的過程中必須對其可行性進(jìn)行重點(diǎn)分析，在可行性分析的基礎(chǔ)上制定實(shí)施目標(biāo)與實(shí)施方案，確保數(shù)字化的順利實(shí)現(xiàn)。

作者:孫艷艷 單位:煙臺市環(huán)境衛(wèi)生管理處

參考文獻(xiàn)：

[1]盛年紅.檔案信息化管理的必要性[J].機(jī)電兵船檔案,2007(05).