導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇文書(shū)檔案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來(lái)的，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。檔案是單位各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，既能指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作又能為查考?xì)v史提供重要的憑據(jù)。如何做好文書(shū)和檔案檔案管理人員的歷史責(zé)任。筆者從事檔案管理工作多年，結(jié)合實(shí)際工作談?wù)剬?duì)做好文書(shū)和檔案工作的認(rèn)識(shí)和體會(huì)。

一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視是做好文檔工作的前提

1、愛(ài)崗敬業(yè)，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。領(lǐng)導(dǎo)是否重視文檔工作，在很大程度上取決于對(duì)文檔人員工作的滿意度。因此，要想使單位的文書(shū)檔案工作有起色，首先要爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，文檔工作人員還要注重完善自我，熱愛(ài)本職工作，忠于職守，忠實(shí)肯干，發(fā)揮主觀能動(dòng)性，干出業(yè)績(jī)，干出水平，讓領(lǐng)導(dǎo)滿意，更好地為單位的發(fā)展服務(wù)。

2、加強(qiáng)宣傳，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)。單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文檔工作不夠重視，大多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為文書(shū)和檔案工作不是主要的部門(mén)，可有可無(wú)。這就需要文檔人員經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)宣傳文檔工作。首先，要勤向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)文書(shū)和檔案工作情況，使領(lǐng)導(dǎo)受觸動(dòng)、受啟發(fā)；其次，要努力做好檔案服務(wù)工作，及時(shí)為領(lǐng)導(dǎo)提供上險(xiǎn)惡機(jī)關(guān)和檔案部門(mén)下發(fā)的相關(guān)文件材料，為領(lǐng)導(dǎo)提供檔案利用信息，使領(lǐng)導(dǎo)逐漸認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案工作的重要性。

二、實(shí)施文檔管理現(xiàn)代化是加強(qiáng)文檔管理工作的必由之路

隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問(wèn)題，諸如文件和檔案數(shù)量越來(lái)越多，給保管和提供利用帶來(lái)困難。管理方法手段的落后直接影響了文件和檔案質(zhì)量等，只有實(shí)現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地加以解決。

1、掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的運(yùn)用，使文件的形成、運(yùn)行、積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公相銜接，系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化管理技術(shù)，迫切需要文檔管理工作者去掌握和運(yùn)用。文檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)文檔工作的必然要求，也是文檔工作者的努力方向。所以，文檔管理人員要結(jié)合本崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

2、利用現(xiàn)代化技術(shù)整理檔案。紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)整理文件，則可以收到事半功倍的效果。在人工立卷時(shí)，立卷人根據(jù)自己的理解對(duì)文件進(jìn)行分類，雖然都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，但因每個(gè)人的理解同，對(duì)同一個(gè)文件的分類不盡相同，就不可避免地產(chǎn)生分類不準(zhǔn)確的，影響案卷的質(zhì)量，給今后的利用工作帶來(lái)不便。而按照新的《歸檔文件整理規(guī)則》，不需要擬定案卷標(biāo)題，以件為單位，不僅省時(shí)省力，而且利用計(jì)算機(jī)檢索達(dá)到方便快捷，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又可發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理優(yōu)勢(shì)，提高了工作效率。真正達(dá)到了簡(jiǎn)化整理、深化檢索的目的。

三、加強(qiáng)在職教育，提高文書(shū)檔案管理人員的整體素質(zhì)

文書(shū)和檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力直接影響檔案管理工作的質(zhì)量，為了使檔案工作人員能夠適應(yīng)工作的需要，要充分發(fā)揮檔案工作工作人員的積極性、主動(dòng)性和例行性，努力提高文檔人中販知識(shí)水平和管理能力。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此，對(duì)文檔工作人員在業(yè)務(wù)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原來(lái)那些傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)知識(shí)與工作方法，已不能適應(yīng)新的形勢(shì)，所以，必須對(duì)文檔人員進(jìn)行在職教育培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術(shù)，又能熟悉文檔專業(yè)知識(shí)的人才。

篇2

關(guān)鍵詞:測(cè)繪文書(shū)檔案管理;問(wèn)題;解決策略

房產(chǎn)測(cè)繪文書(shū)檔案是測(cè)繪工作中重要的組成部分，是對(duì)測(cè)繪工作的一種真實(shí)的工作記錄，是測(cè)繪管理和技術(shù)發(fā)展中記錄的載體，以及促進(jìn)測(cè)繪事業(yè)發(fā)展進(jìn)步的重要財(cái)富，也是對(duì)后人的傳承和借鑒提供了寶貴的資料。測(cè)繪檔案在當(dāng)前國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)中起到了越來(lái)越大的作用，從而引起了社會(huì)各地區(qū)的關(guān)注。房產(chǎn)的測(cè)繪無(wú)疑是和國(guó)家的建設(shè)工作緊密相連，因此，在管理上的工作更是重中之重。

1測(cè)繪文書(shū)檔案管理中文在的問(wèn)題分析

1．1檔案管理崗位職責(zé)不夠明確

文書(shū)的工作方向是文案工作的基礎(chǔ)，由于測(cè)繪單位中，文書(shū)管理與檔案管理在工作上一般是按照職責(zé)分工，分別管理的。由于人員方面的交替，會(huì)出現(xiàn)由于新老員工交替，導(dǎo)致文文書(shū)方面的質(zhì)量參差不齊，甚至在文書(shū)交接方面，會(huì)出現(xiàn)文書(shū)的遺失、脫節(jié)等問(wèn)題。大多數(shù)傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方法，是依靠人工存貯，在存貯工作中難免出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題。比如，長(zhǎng)時(shí)間的工作讓眼睛干澀，造成頁(yè)碼標(biāo)題與卷宗其他文件不符等情況，紙張的大小也沒(méi)有正式的統(tǒng)一，傳統(tǒng)的歸檔紙張是16開(kāi)，現(xiàn)在的是4開(kāi)，檔案不能整齊裝訂，中間有散落現(xiàn)象也不會(huì)馬上察覺(jué)。

1．2文書(shū)檔案管理不夠現(xiàn)代化

在測(cè)繪的文案管理上，沿襲過(guò)去到現(xiàn)在常用的做法，除了當(dāng)前的用計(jì)算機(jī)對(duì)文案進(jìn)行存檔保存外，其他的存檔水平還是需要人工操作，還沒(méi)有全面的去運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)去管理和儲(chǔ)存，發(fā)揮出檔案現(xiàn)代化的儲(chǔ)存方式［1］?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)的普及可以說(shuō)到了工作生活的方方面面，大多數(shù)房產(chǎn)公司沒(méi)有利用好現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)流行的這種機(jī)會(huì)，讓計(jì)算機(jī)更方便的為我們的工作進(jìn)行編排，傳統(tǒng)的管理方式，已經(jīng)不能跟上現(xiàn)在時(shí)代的潮流。現(xiàn)在的人們，幾乎每人都有一套房子，那么大的儲(chǔ)存量，還用過(guò)去的方式去管理，在遇到問(wèn)題時(shí)，不能及時(shí)的找出檔案，影響員工的工作效率。

1．3組織領(lǐng)導(dǎo)的力度不夠，設(shè)施也不夠完善

由于房產(chǎn)測(cè)繪方面以檢測(cè)生產(chǎn)為中心，文書(shū)檔案管理方面得不到很好的重視，領(lǐng)導(dǎo)層面也很少去管理或者去了解文書(shū)檔案這方面的內(nèi)容。個(gè)別的房產(chǎn)還會(huì)認(rèn)為檔案就是公文，當(dāng)成公文的方式整理歸檔，對(duì)檔案的信息化建設(shè)工作沒(méi)有一個(gè)到位的認(rèn)識(shí)。很多高層人士，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)都將房產(chǎn)行業(yè)看做掙錢的一種方式，很少去關(guān)心房產(chǎn)測(cè)繪方面文書(shū)檔案的管理，也沒(méi)有向這方面進(jìn)行投資，導(dǎo)致沒(méi)有完善的設(shè)施，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作也不夠重視，員工積極性不高，反而會(huì)阻礙當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

1．4專職業(yè)務(wù)的工作人員水平問(wèn)題

就大多數(shù)房產(chǎn)公司而言，文書(shū)檔案的管理工作是由人事部門(mén)來(lái)負(fù)責(zé)保管，檔案方面的管理者不是兼職就是剛就業(yè)的新手，沒(méi)有專業(yè)的檔案管理者去負(fù)責(zé)。其中的管理人員也不是專業(yè)畢業(yè)，有的甚至沒(méi)有上崗證書(shū)。由于上述的領(lǐng)導(dǎo)不重視的問(wèn)題，導(dǎo)致在員工聘請(qǐng)方面也沒(méi)有太多的要求，只要有人干就好。一般都是剛畢業(yè)的學(xué)生或者臨時(shí)的兼職，很少有人學(xué)這方面的專業(yè)，更不要說(shuō)在這方面的工作經(jīng)驗(yàn)。這樣就會(huì)出現(xiàn)前文寫(xiě)過(guò)的員工流動(dòng)性大，對(duì)檔案的交接工作容易出現(xiàn)問(wèn)題，導(dǎo)致檔案不全。

2解決問(wèn)題的措施

2．1解決檔案本身存在的問(wèn)題

從測(cè)繪文案的材料入手，層層遞進(jìn)，扎實(shí)的打好文書(shū)檔案形成的基礎(chǔ)。明確做到文書(shū)管理與檔案管理的互通和學(xué)習(xí)，使雙方掌握工作銜接的相關(guān)要求，來(lái)形成對(duì)文書(shū)管理工作的重視。文書(shū)管理工作還要規(guī)范文字的格式、紙張的規(guī)格、書(shū)寫(xiě)工具的使用、文章的修改和批閱的程序等，按照規(guī)范有規(guī)矩的來(lái)進(jìn)行對(duì)文案進(jìn)行及時(shí)的整理，保證文案的完整，從而達(dá)到文書(shū)文案一體化［2］。同時(shí)檔案管理者要身體例行，熟練地掌握業(yè)務(wù)的要求、科學(xué)決斷、嚴(yán)格把關(guān)，實(shí)現(xiàn)檔案工作的保值和增值，從而提升檔案的質(zhì)量，以及文書(shū)檔案的管理和利用率。在員工之間轉(zhuǎn)換的時(shí)候，一定要保證檔案的完整性，對(duì)有些紙張破損，文字不清晰等問(wèn)題頁(yè)面，可以進(jìn)行臨摹或者再?gòu)?fù)印，讓交接工作時(shí)，不會(huì)出現(xiàn)文件的丟失等情況。

2．2提高文書(shū)檔案的現(xiàn)代化管理水平

對(duì)管理水平的提高，是個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，要根據(jù)單位的實(shí)際情況，來(lái)制定相關(guān)的計(jì)劃和措施，制定合理的規(guī)劃，力所能及的去引進(jìn)現(xiàn)代化的管理手段來(lái)完善自身。還要勇敢的去探尋新的檔案管理方法，逐漸改善當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，使整個(gè)檔案管理處于一個(gè)規(guī)范、有序的范圍中。同時(shí)，建設(shè)和維護(hù)好檔案室和對(duì)檔案進(jìn)行儲(chǔ)存的基礎(chǔ)設(shè)施，從而保證檔案保存的質(zhì)量問(wèn)題。加強(qiáng)對(duì)文案的管理工作，讓文案管理進(jìn)入現(xiàn)代化水平，傳統(tǒng)的方法已經(jīng)被當(dāng)前社會(huì)的進(jìn)程所淘汰，現(xiàn)代化的趨勢(shì)將會(huì)取代傳統(tǒng)的方法，在管理方面，現(xiàn)在化的管理方法更加具有安全性和可靠性。將現(xiàn)代化水平引入到文案管理中，不僅能保證文案的安全，也會(huì)讓管理方面顯得更加的輕松。

2．3加強(qiáng)文書(shū)檔案的管理，完善管理設(shè)施加強(qiáng)

對(duì)文書(shū)檔案的管理和宣傳工作，加大在人力、物力和財(cái)力方面的投入，教育手下員工對(duì)房產(chǎn)測(cè)繪檔案管理認(rèn)識(shí)的重要意義，還要把檔案管理的工作納入每次的會(huì)議中去，從而解決檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)問(wèn)題，重視和培養(yǎng)年輕的檔案管理人員，讓他們慢慢的熟悉業(yè)務(wù)、檔案和計(jì)算機(jī)，然后將這三點(diǎn)全面認(rèn)識(shí)的支援配置到崗位上來(lái)。建造一支擁有良好的職業(yè)道德和較高專業(yè)能力的檔案管理隊(duì)伍［3］。還要加大資金的投入，定做檔案裝具來(lái)滿足測(cè)繪方面的需求。在過(guò)去的檔案管理中，檔案的擺放好比圖書(shū)館，雖然有編號(hào)和特定的位置，但是空間有限。當(dāng)有新的資料時(shí)，就會(huì)將一些舊的沒(méi)有到期限的檔案丟掉，這樣就會(huì)對(duì)房產(chǎn)的客戶服務(wù)方面產(chǎn)生影響。引進(jìn)現(xiàn)代化的管理技術(shù)和完善的管理設(shè)施，就會(huì)對(duì)檔案的管理持續(xù)更多的時(shí)間進(jìn)行保存工作，同時(shí)，也會(huì)使員工在工作中感到輕松，提高整體的工作效率。

2．4提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

在合配備專業(yè)檔案管理人員的基礎(chǔ)上，有步驟有計(jì)劃的進(jìn)行檔案工作培訓(xùn)。制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，注重新技術(shù)和新知識(shí)的相互結(jié)合，努力增加新知識(shí)注重新的管理方法和技術(shù)，努力增加綜合素質(zhì)，提高管理人員的整體素質(zhì)。房產(chǎn)部門(mén)應(yīng)該進(jìn)一步的完善工作上的流程，立于現(xiàn)狀，吸收個(gè)借鑒優(yōu)秀的檔案管理工作，建立全文見(jiàn)歸檔等相關(guān)的檔案管理制度［4］。逐步推進(jìn)辦公室自動(dòng)化和文檔一體化的建設(shè)步伐，實(shí)施了電子文件與紙質(zhì)文件雙向管理，實(shí)現(xiàn)完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作。當(dāng)前社會(huì)，管理學(xué)畢業(yè)的人也越來(lái)越多，可以在大學(xué)、高職等院校進(jìn)行管理方向人才的招聘，然后在公司進(jìn)行專業(yè)的工作培訓(xùn)，讓他們更加適合文案管理這個(gè)位置，把這份工作做到完善。

3總結(jié)

從當(dāng)前大多數(shù)房產(chǎn)測(cè)繪文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，提出了當(dāng)前急需解決的問(wèn)題?？陀^的提出了問(wèn)題出現(xiàn)的原因，探討了解決的方法和措施，給出了可行的建議和意見(jiàn)。在房產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速的今天，測(cè)繪文檔管理工作對(duì)房產(chǎn)的發(fā)展也有至關(guān)重要的作用，傳統(tǒng)的管理工作已經(jīng)不適合現(xiàn)在行業(yè)內(nèi)部的發(fā)展，必須改進(jìn)房產(chǎn)測(cè)繪文書(shū)管理工作，不斷地進(jìn)步，服務(wù)于國(guó)家的建設(shè)，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)及信息時(shí)代中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

［1］馮清玲．淺談如何做好房產(chǎn)測(cè)繪質(zhì)量管理［J］．工程技術(shù)(全文版)，2016(6):65．

［2］李建珍．淺議房產(chǎn)測(cè)繪的技術(shù)及質(zhì)量控制要點(diǎn)［J］．工程技術(shù)(引文版)，2016(84):225．

［3］蔡仕忠．淺談房產(chǎn)測(cè)繪技術(shù)與測(cè)繪質(zhì)量控制［J］．資源信息與工程，2016(4):122－123．

篇3

【關(guān)鍵詞】企業(yè)文書(shū)；綜合管理；檔案

一、綜合文書(shū)檔案科學(xué)化管理的準(zhǔn)則

文書(shū)檔案管理是檔案工作的重點(diǎn)，是檔案工作的一個(gè)重要組成部分。文書(shū)檔案，是記錄（包括黨務(wù)、行政管理等）的檔案。它記錄了機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位從事的各種管理性活動(dòng)，如黨務(wù)管理、政務(wù)管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理、科研管理等。因此，文書(shū)檔案通常也被稱作管理性檔案。檔案工作法制化、制度化、規(guī)范化是實(shí)現(xiàn)檔案工作科學(xué)化的重要保障和必要條件?！稒n案法》、《檔案法實(shí)施辦法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī)，以及相關(guān)的政策規(guī)定、檔案業(yè)務(wù)建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)等，是文書(shū)檔案工作必須遵循的規(guī)范準(zhǔn)則。在文書(shū)檔案檔案制作產(chǎn)生、收集整理、建檔保存、日常管理、合理利用等整個(gè)過(guò)程中，必須嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度。機(jī)關(guān)無(wú)論大小，都會(huì)產(chǎn)生文件等各種信息載體，產(chǎn)生時(shí)往往是隨機(jī)的、漸進(jìn)的，甚至是蕪雜的，必須經(jīng)過(guò)一個(gè)日積月累的收集過(guò)程、一個(gè)科學(xué)研判的取舍過(guò)程、一個(gè)規(guī)范有序的管理過(guò)程，使鮮活的原始記錄固化為紙質(zhì)或電子形式的文書(shū)檔案，為今后的利用打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。其中，文書(shū)整理是形成文書(shū)檔案的起始環(huán)節(jié)，對(duì)各種門(mén)類和載體的檔案要嚴(yán)格按照國(guó)家規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，文字檔案要符合《歸檔文件整理規(guī)則》，照片檔案要符合《照片檔案管理規(guī)范》，音像檔案整理要符合《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》，各就各位，對(duì)號(hào)入座，從細(xì)節(jié)入手，真正確保檔案資料的完整性、安全性、規(guī)范性。

二、文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

1.文書(shū)工作與檔案工作銜接方面存在問(wèn)題

文書(shū)檔案工作是將兩個(gè)不同的職業(yè)綜合成一個(gè)獨(dú)特的門(mén)類，文書(shū)工作與檔案管理工作之間既有相互交叉的通性又有各自獨(dú)特的工作部分。理論的工作當(dāng)中，應(yīng)該將兩種工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，形成一整套完整的分體式的檔案管理系統(tǒng)。但在實(shí)際的企業(yè)之中，文書(shū)管理和檔案管理是兩個(gè)相互獨(dú)立的系統(tǒng)，實(shí)行的是分塊管理，這是一種科學(xué)有效的管理模式，但是，這種模式在很大程度上拉長(zhǎng)了文書(shū)工作與檔案工作之間的工作長(zhǎng)度，常常會(huì)導(dǎo)致兩種工作在實(shí)際應(yīng)用中無(wú)法正常銜接，出現(xiàn)短節(jié)的現(xiàn)象。長(zhǎng)此以往就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)人員對(duì)檔案管理意識(shí)淡薄，檔案人員也很少會(huì)考慮到相關(guān)的文書(shū)工作，致使二者之間在銜接上出現(xiàn)較大的難度。

2.人員偏少，并兼顧其他工作

在一些企業(yè)尤其是在農(nóng)場(chǎng)這種自我經(jīng)營(yíng)的環(huán)境里，辦公室的辦公人員一般只配備最多3名專職人員，而檔案管理人員是更加的缺乏。于是一些文書(shū)檔案管理人員一般都由辦公室的職員承擔(dān)，這些工作人員除了要完成自己的本職工作之外，還需要負(fù)責(zé)辦公室的各種文件的收發(fā)、電子文件的綜合處理、后勤保障、信息傳達(dá)、各種文書(shū)檔案的收集等方方面面的工作，工作人員真正投入到檔案管理上的時(shí)間是十分有限的。這種狀況往往就會(huì)導(dǎo)致文書(shū)檔案和資料的收集范圍不集中、不明確、收集工作不及時(shí)、材料的準(zhǔn)確性辨別困難、收集合力不強(qiáng)勁等方面的問(wèn)題。

3.檔案員的培訓(xùn)工作仍需加強(qiáng)

在一些工作單位常常會(huì)出現(xiàn)這樣的情況一些從事文書(shū)檔案管理的工作人員不是相關(guān)專業(yè)畢業(yè)的人員，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，關(guān)于檔案的管理、分類匯總、立卷等知識(shí)是一知半解，不得要領(lǐng)，這些工作人員的素質(zhì)與新時(shí)期對(duì)檔案管理人員的要求相差甚遠(yuǎn)。一些企業(yè)的檔案管理人員雖然取得了一定的職業(yè)資格證書(shū)，但缺少對(duì)新型檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，相關(guān)檔案管理培訓(xùn)和繼續(xù)教育學(xué)習(xí)較為缺乏，對(duì)檔案工作有一定的概念和了解后，又沒(méi)能及時(shí)更新知識(shí)，進(jìn)一步提高檔案管理水平。

三、文書(shū)檔案科學(xué)管理的手段

1.文檔一體化

所謂的文檔一體化就是要把當(dāng)前在管理工作中的各單位相對(duì)分散并獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成為一個(gè)完整的整體來(lái)進(jìn)行有效的管理。隨著科技的不斷進(jìn)步，文檔一體的管理方式已經(jīng)成為了一種新穎模式，這一新的文檔管理模式的主要內(nèi)容是徹底改變過(guò)去文件管理和檔案管理相對(duì)獨(dú)立而分散的狀態(tài)，把它們統(tǒng)一成為一個(gè)更容易實(shí)施管理的有機(jī)整體去進(jìn)行有效的管理。這種新穎的管理模式真正地體現(xiàn)了文書(shū)檔案管理有了科學(xué)、合理、有效的管理模式。

2.計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及

隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)融入到各個(gè)行業(yè)。以往的工作經(jīng)驗(yàn)表明，計(jì)算機(jī)操作管理能夠提高文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量，同時(shí)也能夠提高工作效率。企業(yè)文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)化管理越來(lái)越普及，文書(shū)從形成、運(yùn)行，到積累、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)，基本上實(shí)現(xiàn)了全程計(jì)算機(jī)化，文件的起草、修改、刪減、檢索、登記、流轉(zhuǎn)、匯集、統(tǒng)計(jì)等進(jìn)入了無(wú)紙化流程。

首先是電子文件的歸檔與接收，電子文件歸檔的同時(shí)還要有附屬于每一份電子文件的靜態(tài)數(shù)據(jù)信息動(dòng)態(tài)、數(shù)據(jù)信息。靜態(tài)數(shù)據(jù)信息包括主要滿足普通用戶查詢的原件屬性信息以及原件存儲(chǔ)格式、處理工具、版本等生成環(huán)境的記錄。動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)信息包括創(chuàng)建、校審、審定、下載利用等貫穿于該文件一切處理過(guò)程的記錄，以加強(qiáng)檔案原始性的認(rèn)定，確保電子文件的有效利用。

另一方面是電子檔案的存儲(chǔ)與備份，如文本文件、圖形文件等，應(yīng)采用通用的主流存儲(chǔ)格式，對(duì)非通用格式的電子文件，應(yīng)提供格式轉(zhuǎn)換功能；對(duì)電子檔案的存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)考慮其成熟性和發(fā)展性，尤其是對(duì)不公開(kāi)的機(jī)密電子檔案應(yīng)具有脫機(jī)保管的能力；電子原件的存儲(chǔ)方式也是關(guān)鍵，應(yīng)建立一個(gè)從系統(tǒng)備份、數(shù)據(jù)庫(kù)備份、網(wǎng)絡(luò)備份到電子原件備份的有效備份、恢復(fù)系統(tǒng)。

3.建立必要的激勵(lì)體制

文書(shū)檔案管理工作要提高質(zhì)量就必須從市場(chǎng)發(fā)展的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，以提高工作人員的工作積極性。對(duì)于業(yè)績(jī)能力突出、工作態(tài)度端正、并能為文書(shū)檔案管理工作提供必要的發(fā)展計(jì)劃的優(yōu)秀工作人員可以適當(dāng)給予獎(jiǎng)金和職稱等獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)業(yè)績(jī)能力比較差的工作人員進(jìn)行必要的處罰。

4.加強(qiáng)文書(shū)檔案的法制建設(shè)

任何一個(gè)企業(yè)和工作部門(mén)沒(méi)有相應(yīng)的規(guī)章制度，工作措施就難以落實(shí)和執(zhí)行，因此，文書(shū)檔案管理工作也必須進(jìn)行法制化建設(shè)。必須保障該項(xiàng)工作有法可依，在工作中遇到的困難和難題能夠找到法律的參考標(biāo)準(zhǔn)，便于落實(shí)責(zé)任，追究事故責(zé)任和管理漏洞等。現(xiàn)有的文書(shū)檔案管理工作的法律規(guī)范不健全，有明顯的漏洞，需要得到有關(guān)部門(mén)的重視，并進(jìn)行改革。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述；隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，對(duì)于文書(shū)檔案管理的工作也隨之加大了難度。因此，作為文書(shū)檔案的管理人員就必須打破傳統(tǒng)的管理模式，向現(xiàn)代化的管理模式慢慢地轉(zhuǎn)變，在實(shí)際的工作中斷創(chuàng)新、不懈努力。提高單位檔案管理工作的地位，切實(shí)做好文書(shū)工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，強(qiáng)化各部門(mén)之間的合作，做好文書(shū)檔案資料的收集工作，建立完善和管理機(jī)制和工作程序，樹(shù)立文書(shū)檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，從根本上切實(shí)提高文書(shū)檔案資料的利用率，保證單位的建設(shè)和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：案卷 檔案管理 手段

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

一、案卷的價(jià)值

過(guò)去，在文書(shū)檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)的世界里，案卷仍然具有其自身不能替代的價(jià)值。

（一）保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。

文件之間具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系，它使文件能夠準(zhǔn)確地再現(xiàn)歷史的真實(shí)。對(duì)于某些種類的文件而言，這種聯(lián)系與生俱來(lái)、明確而固定。例如各種圖紙文件，產(chǎn)生時(shí)就是一個(gè)文件整體的組成部分，圖號(hào)確定了它終身不變的歸屬關(guān)系及其要素與標(biāo)識(shí)。但對(duì)機(jī)關(guān)行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯(lián)系是逐步產(chǎn)生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復(fù)原。因?yàn)橄嚓P(guān)文件不僅生成于不同的單位或部門(mén)，而且文件本身沒(méi)有記錄和反映歷史聯(lián)系的要素與標(biāo)識(shí)。正是由于這個(gè)原因，案卷作為文件組合體的價(jià)值才彌足珍貴。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不僅沒(méi)有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。

1.保持電子文件之間的歷史聯(lián)系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質(zhì)案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯(lián)系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，通過(guò)賦予并讀取物理標(biāo)識(shí)，使具有同一標(biāo)識(shí)的電子文件的信息構(gòu)成一個(gè)邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標(biāo)識(shí)，它們之間的關(guān)系就不會(huì)改變。因此，能確保電子文件之間的聯(lián)系穩(wěn)定而持久。

2.進(jìn)行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理。電子簽名問(wèn)題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價(jià)值。但紙質(zhì)文件仍然具有法律的權(quán)威性，無(wú)可替代。同時(shí)，紙質(zhì)檔案也有一個(gè)建立數(shù)字附本的問(wèn)題。因此，同一文件兩種版本的情況將長(zhǎng)期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關(guān)系。當(dāng)沒(méi)有電子文件時(shí)，電子案卷是紙質(zhì)案卷的案卷目錄及其卷內(nèi)文件目錄；當(dāng)有電子文件時(shí)，就成為電子案卷中相應(yīng)文件目錄的內(nèi)容，并由計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)情況的著錄和統(tǒng)計(jì)。這樣，電子版與紙質(zhì)版文件具有完全相同的歸屬關(guān)系，并作為同一個(gè)文件進(jìn)行管理并發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)：前者通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫(kù)保存，以備查考。

3.實(shí)現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結(jié)合?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，使機(jī)關(guān)文書(shū)檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規(guī)律和物理性能，但同樣具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系。因此，不僅需要進(jìn)行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進(jìn)行內(nèi)容上的邏輯整理。案卷能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。首先將具有歷史聯(lián)系的多媒體文件統(tǒng)一立卷，賦予它們相同的案卷標(biāo)識(shí)，構(gòu)成一個(gè)文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標(biāo)識(shí)，作為分類管理的依據(jù)。案卷作為一個(gè)樞紐，把兩者緊密而有序地聯(lián)接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數(shù)字的圖、文、聲、像再現(xiàn)歷史的真實(shí)。

（二）是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。

文書(shū)檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過(guò)檔案人員長(zhǎng)期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個(gè)可被持續(xù)開(kāi)發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實(shí)體分類體系是建立檔案信息體系的基礎(chǔ)。案卷作為全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類的結(jié)果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結(jié)構(gòu)和自身的位置；因此是構(gòu)筑分類體系和信息體系重要的結(jié)構(gòu)要素，也是開(kāi)發(fā)利用信息資源的重要基礎(chǔ)。

1.保護(hù)電子文件的利用價(jià)值。一份檔案文件的價(jià)值只有在相關(guān)文件的整體中才能得到充分的體現(xiàn)，只有密切聯(lián)系的若干文件才能反映出歷史的來(lái)龍去脈和真實(shí)面貌。在數(shù)字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關(guān)聯(lián)的問(wèn)題。同時(shí)，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯(lián)系。案卷正是從保持歷史聯(lián)系的角度成為了電子文件利用價(jià)值的守護(hù)神。

2.提供利用檔案信息的重要途徑。檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量??；層次低，則信息量大。案卷作為一個(gè)中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問(wèn)題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢(shì)，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。

二、改革立卷方法的思考

（一）改革的基本條件。

一是機(jī)構(gòu)、職能明確；二是實(shí)施規(guī)范化、制度化管理；三是人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高，使立卷工作的難度系數(shù)相對(duì)降低；四是計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發(fā)展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。

（二）改革的基本思路。

立卷是文件檔案管理的基礎(chǔ)，影響各環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展和檔案價(jià)值的保護(hù)，舉足輕重。應(yīng)該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢(shì)，共同為案卷診病療疾。

1.明確案卷概念。一張光盤(pán)可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應(yīng)取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時(shí)，要肯定電子案卷特殊的存在形式。

2.明確組卷規(guī)則。案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過(guò)去組卷卻是“類內(nèi)文件的系統(tǒng)比”，并且要兼頤文件的聯(lián)系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。

目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時(shí)，文書(shū)立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。因此，在分類方案中，應(yīng)該以“職能”替代“問(wèn)題”，或作為“問(wèn)題”的上位分類標(biāo)準(zhǔn)；并且通過(guò)“職能”類列發(fā)揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。

篇5

文書(shū)檔案工作又有高度的政治性，又是一項(xiàng)由許多具體環(huán)節(jié)組成的事務(wù)性的工作。文檔、檔案工作的性質(zhì)決定了從事這項(xiàng)工作的人，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和崇高的責(zé)任感。首先，要理解文書(shū)、檔案工作的重要性，熱愛(ài)自己所從事的文書(shū)、檔案工作。其次，對(duì)文書(shū)、檔案工作在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用要有正確的認(rèn)識(shí)，這樣才能勤勤懇懇、默默無(wú)聞地做無(wú)名英雄。文書(shū)、檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)，為基層服務(wù)的。這種服務(wù)體現(xiàn)在每一件公文的辦理中，具體說(shuō)，黨政機(jī)關(guān)為了貫徹黨和國(guó)家的力針、政策，將要制定、和利用一些公文，而從公文的起草到印刷、發(fā)送出機(jī)關(guān)，都離不開(kāi)文書(shū)、檔案工作。上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的指示、命令，下級(jí)反映情況、匯報(bào)工作的公文，也都要經(jīng)文書(shū)、檔案工作人員的手來(lái)具體辦理?？梢哉f(shuō)，黨和國(guó)家的各頂事業(yè)的成就，中間都包含著文書(shū)檔案工作人員的一份辛勤勞動(dòng)。文書(shū)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)感到光榮和自豪，并以高度的事業(yè)心和責(zé)任感做好文書(shū)、檔案工作。

二、遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密

文書(shū)檔案工作人員處理、管理的公文，許多是涉及黨和國(guó)家以及單位政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、科學(xué)文化等重要秘密，或重大的機(jī)密科研成果。如果我們不嚴(yán)加防范，失去警惕，就有可能使黨和國(guó)家在政治上、經(jīng)濟(jì)上遭到不可彌補(bǔ)的重大損失。文書(shū)檔案工作人員接觸和掌握了大量重要的核心機(jī)密，因此，文書(shū)檔案工作人員不僅要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，而且應(yīng)該具有高度自覺(jué)的保密觀念和良好的保密習(xí)慣;不該說(shuō)的，絕對(duì)不說(shuō)，守口如瓶，不該看的，絕對(duì)不看;不該記錄的，絕對(duì)不記錄。不在私人通信上或公共場(chǎng)所、家屬子女面前談?wù)摍C(jī)密信息，與親戚朋友的交往要適度，要談吐有止;遵寧紀(jì)律，同時(shí)也要嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。文書(shū)檔案工作人員是機(jī)關(guān)中經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)同志身邊工作的人員，同領(lǐng)導(dǎo)同志接觸機(jī)會(huì)比較多，了解的機(jī)密也比較多，因此，他們?cè)跒闄C(jī)關(guān)、為領(lǐng)導(dǎo)同志服務(wù)的同時(shí)，又有假借領(lǐng)導(dǎo)同志名義謀取私利的機(jī)會(huì)和可能，也有失密、泄密的可能。因此文書(shū)檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守紀(jì)律，清正廉潔，嚴(yán)守黨和國(guó)家的機(jī)密，以自己的言行確保一切秘密的安全。文書(shū)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守黨和國(guó)家制定的一系列有關(guān)保密工作的方針、原則和條例，確保國(guó)家秘密。

三、精明干練、主動(dòng)負(fù)責(zé)

文書(shū)檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要嚴(yán)格按照領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志的意圖辦事，同時(shí)還要處理許多事務(wù)性的工作。因此，文書(shū)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)頭腦靈活，思路敏捷，辦事利落、迅速而有條理，大事小事，案前百事，能分清輕重緩急，大事不誤，小事不漏。文書(shū)檔案工作的服務(wù)性和事務(wù)性，決定了文書(shū)、檔案工作人員要有勤奮工作，主動(dòng)負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。文書(shū)檔案工作人員應(yīng)當(dāng)腿勤、手勤、腦勤。在一些規(guī)模較小的單位，文書(shū)檔案工作人員同時(shí)兼任秘書(shū)工作，工作任務(wù)里，因此更需要勤奮并且要有積極主動(dòng)的負(fù)責(zé)精神。

四、埋頭苦干、嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)

埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書(shū)、檔案工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神，也是職業(yè)的行為準(zhǔn)則。文書(shū)檔案工作是屬于事務(wù)性、服務(wù)性的工作，這些工作往往都很具體、繁雜，每一樁，每一件，不干不行，干好義不容辭，要做好這一工作，就必須具有兢兢業(yè)業(yè)、勤勤懇懇、積極奉獻(xiàn)的精神。文書(shū)、檔案工作又是十分細(xì)致的工作，有許多相當(dāng)細(xì)小、零碎的環(huán)節(jié)，稍一馬虎，就會(huì)出現(xiàn)這樣或那樣的紕漏和差錯(cuò)，只有具備嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)的工作精神，才能做到周到、圓滿。

五、謙虛謹(jǐn)慎

篇6

【摘要題】理論探討

【關(guān)鍵詞】案卷/文書(shū)檔案/電子文件

【正文】

一、案卷的價(jià)值

過(guò)去，在文書(shū)檔案管理中，案卷發(fā)揮了重要的作用。今天，在數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)的世界里，案卷仍然具有自己的價(jià)值。

（一）是保持文件之間歷史聯(lián)系的重要手段。

文件之間具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系，它使文件能夠準(zhǔn)確地再現(xiàn)歷史的真實(shí)。對(duì)于某些種類的文件而言，這種聯(lián)系與生俱來(lái)、明確而固定。例如各種圖紙文件，產(chǎn)生時(shí)就是一個(gè)文件整體的組成部分，圖號(hào)確定了它終身不變的歸屬關(guān)系及其要素與標(biāo)識(shí)。但對(duì)機(jī)關(guān)行政文件而言，情況恰恰相反。文件之間的聯(lián)系是逐步產(chǎn)生的、隱含的、容易被破壞的，而且破壞以后難以復(fù)原。因?yàn)橄嚓P(guān)文件不僅生成于不同的單位或部門(mén)，而且文件本身沒(méi)有記錄和反映歷史聯(lián)系的要素與標(biāo)識(shí)。正是由于這個(gè)原因，案卷作為文件組合體的價(jià)值才彌足珍貴。計(jì)算機(jī)的應(yīng)用不僅沒(méi)有改變這種狀況，而且賦予了案卷新的使命。

1.保持電子文件之間的歷史聯(lián)系。電子文件是以代碼序列方式記錄在磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上的新型文件，具有特殊的物理性能，不可能像紙質(zhì)案卷那樣，以固定載體的方式保持它們之間的聯(lián)系。建立電子案卷是一種行之有效的方法。它利用計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，通過(guò)賦予并讀取物理標(biāo)識(shí)，使具有同一標(biāo)識(shí)的電子文件的信息構(gòu)成一個(gè)邏輯整體——電子案卷。只要不人為改變物理標(biāo)識(shí)，它們之間的關(guān)系就不會(huì)改變。因此，能確保電子文件之間的聯(lián)系穩(wěn)定而持久。

2.進(jìn)行同一記錄兩種版本的統(tǒng)一管理。電子簽名問(wèn)題的解決，使電子文件具有了完整的檔案價(jià)值。但紙質(zhì)文件仍然具有法律的權(quán)威性，無(wú)可替代。同時(shí)，紙質(zhì)檔案也有一個(gè)建立數(shù)字附本的問(wèn)題。因此，同一文件兩種版本的情況將長(zhǎng)期存在。電子案卷能夠有效保持兩者之間的特殊關(guān)系。當(dāng)沒(méi)有電子文件時(shí)，電子案卷是紙質(zhì)案卷的案卷目錄及其卷內(nèi)文件目錄；當(dāng)有電子文件時(shí)，就成為電子案卷中相應(yīng)文件目錄的內(nèi)容，并由計(jì)算機(jī)進(jìn)行有關(guān)情況的著錄和統(tǒng)計(jì)。這樣，電子版與紙質(zhì)版文件具有完全相同的歸屬關(guān)系，并作為同一個(gè)文件進(jìn)行管理并發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)：前者通過(guò)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)輔助完成立卷工作并提供日常利用；后者入庫(kù)保存，以備查考。

3.實(shí)現(xiàn)多媒體信息統(tǒng)一管理與載體分類管理的結(jié)合?？茖W(xué)技術(shù)的發(fā)展，使機(jī)關(guān)文書(shū)檔案中的照片、錄音、錄像等文件日益增多。盡管它們具有各不相同的形成規(guī)律和物理性能，但同樣具有內(nèi)在的歷史聯(lián)系。因此，不僅需要進(jìn)行記錄方式和載體的物理整頓，而且需要進(jìn)行內(nèi)容上的邏輯整理。案卷能夠?qū)崿F(xiàn)兩者的有機(jī)結(jié)合。首先將具有歷史聯(lián)系的多媒體文件統(tǒng)一立卷，賦予它們相同的案卷標(biāo)識(shí)，構(gòu)成一個(gè)文件的整體；然后賦予它們各自不同的載體標(biāo)識(shí)，作為分類管理的依據(jù)。案卷作為一個(gè)樞紐，把兩者緊密而有序地聯(lián)接在一起。如果條件具備，電子案卷能夠以數(shù)字的圖、文、聲、像再現(xiàn)歷史的真實(shí)。

（二）是開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的重要基礎(chǔ)。

文書(shū)檔案是一種重要而特殊的信息資源。經(jīng)過(guò)檔案人員長(zhǎng)期不懈的努力，已經(jīng)將其建設(shè)成為一個(gè)可被持續(xù)開(kāi)發(fā)利用的檔案信息體系，即以全宗為單位的檔案信息分類檢索體系。檔案實(shí)體分類體系是建立檔案信息體系的基礎(chǔ)。案卷作為全宗內(nèi)檔案實(shí)體分類的結(jié)果和類目單元，不僅保持所屬文件之間的歷史聯(lián)系，揭示類目的主題和特征，而且明確劃分彼此，區(qū)分文件歸屬，反映分類體系的結(jié)構(gòu)和自身的位置；因此是構(gòu)筑分類體系和信息體系重要的結(jié)構(gòu)要素，也是開(kāi)發(fā)利用信息資源的重要基礎(chǔ)。

1.保護(hù)電子文件的利用價(jià)值。

眾所周知，一份檔案文件的價(jià)值只有在相關(guān)文件的整體中才能得到充分的體現(xiàn)，只有密切聯(lián)系的若干文件才能反映出歷史的來(lái)龍去脈和真實(shí)面貌。正如美國(guó)檔案學(xué)者謝倫伯格所說(shuō)，“個(gè)別文件的主題只有同有關(guān)的文件聯(lián)系起來(lái)才能夠充分理解。如果隨意地使文件脫離彼此間的聯(lián)系，……文件作為文獻(xiàn)證據(jù)的真正意義就會(huì)模糊不清，甚至完全喪失。”（注：謝倫伯格著：《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》。）

在數(shù)字信息的海洋里，排列順序不能解決文件關(guān)聯(lián)的問(wèn)題。同時(shí)，檢索只能找到具有相同的檢索要素、符合特定檢索條件的文件，并不等于這些文件之間具有必然的歷史聯(lián)系。一個(gè)電子文件可能因?yàn)榫哂性S多檢索要素而與不同的文件成為不同條件的檢索結(jié)果，但與其具有歷史聯(lián)系的文件卻是固定不變的。在這種情況下，如果脫離了歷史聯(lián)系，電子文件就會(huì)像撕碎的照片一樣，是歷史的真實(shí)記錄，但難以再現(xiàn)歷史的真實(shí)。案卷正是從保持歷史聯(lián)系的角度成為了電子文件利用價(jià)值的守護(hù)神。

2.提供利用檔案信息的重要途徑。

檔案信息體系是有層次的。層次高，則信息量?。粚哟蔚?，則信息量大。案卷作為一個(gè)中間層次，具有信息量和詳略度適中、內(nèi)容概括性與問(wèn)題、事件專指性統(tǒng)一的優(yōu)勢(shì)，是獲得所需信息、解決內(nèi)容龐雜與需求專一之間矛盾的重要途徑。

同時(shí)，在電子文件可以直接檢索的情況下，電子案卷不僅不會(huì)有所防礙，而且還可以通過(guò)文件進(jìn)入案卷，了解相關(guān)的情況和事件的原委，實(shí)現(xiàn)案卷與卷內(nèi)文件之間的雙向互訪，開(kāi)辟了一條檔案信息利用的新途徑。

二、改革立卷方法的思考

案卷雖然重要，但傳統(tǒng)的立卷方法繁瑣復(fù)雜，改革勢(shì)在必行。

（一）改革的基本條件。

近20年來(lái)，機(jī)關(guān)工作水平有了很大的提高。一是機(jī)構(gòu)、職能明確；二是實(shí)施規(guī)范化、制度化管理；三是人員素質(zhì)和專業(yè)水平提高，使立卷工作的難度系數(shù)相對(duì)降低；四是計(jì)算機(jī)的普及和應(yīng)用水平的提高，為立卷工作提供了理想的工具。這些發(fā)展變化都為改革立卷方法提供了好的前提條件。同時(shí)，《歸檔文件整理規(guī)則》開(kāi)辟了一條歸檔文件整理的新路，也為改革立卷方法提供了可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

（二）改革的基本思路。

立卷是文件檔案管理的基礎(chǔ)，影響各環(huán)節(jié)工作的開(kāi)展和檔案價(jià)值的保護(hù)，舉足輕重。應(yīng)該發(fā)揮檔案工作理論研究、行業(yè)管理、機(jī)關(guān)檔案室和檔案館等方面的優(yōu)勢(shì)，共同為案卷診病療疾。在“遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”（注：《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》。）的基礎(chǔ)上，研究文件在不同生命周期的特點(diǎn)和管理規(guī)律，制訂出既簡(jiǎn)便易行，又能保持文件之間的歷史聯(lián)系；既適應(yīng)多媒體發(fā)展的需要，又能發(fā)揮計(jì)算機(jī)優(yōu)勢(shì)的文書(shū)立卷新方法。以下工作不可忽略。

1.明確案卷概念。

過(guò)去，案卷有文件“組合體”和“保管單位”的雙重屬性，但在多媒體時(shí)代是行不通的。一張光盤(pán)可以存貯數(shù)百乃至上千個(gè)電子案卷，一個(gè)案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應(yīng)取消案卷“保管單位”的屬性，明確其文件“組合體”的功能和作用。同時(shí)，要肯定電子案卷特殊的存在形式。

2.明確組卷規(guī)則。

案卷是全宗內(nèi)檔案分類的產(chǎn)物，但過(guò)去組卷卻是“類內(nèi)文件的系統(tǒng)比”，并且要兼頤文件的聯(lián)系和案卷的厚度；而近幾年的立小卷和“件”管理又使文件的組合體縮到了最小。因此，應(yīng)該建立更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、詳盡的全宗檔案分類方案，直接作為組卷的基礎(chǔ)和依據(jù)。

目前，職能管理在機(jī)關(guān)工作中的地位和作用日益凸顯。檔案作為歷史的真實(shí)記錄，應(yīng)該反映這種情況。同時(shí)，文書(shū)立卷也是機(jī)關(guān)工作的組成部分，應(yīng)該與之融為一體。因此，在分類方案中，應(yīng)該以“職能”替代“問(wèn)題”，或作為“問(wèn)題”的上位分類標(biāo)準(zhǔn)；并且通過(guò)“職能”類列發(fā)揮案卷在全宗檔案分類體系中承上啟下的作用。

3.簡(jiǎn)化立卷方法。

篇7

1 事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中的問(wèn)題

1.1 工作水平有待提升

工作水平有待提升主要是指檔案管理人員的工作水平有待提升。眾所周知對(duì)事業(yè)單位的管理工作來(lái)說(shuō)文書(shū)檔案是其非常重要的一部分，并且可能夠?qū)τ谑聵I(yè)單位的發(fā)展和決策的制定起到?jīng)Q定性作用，但是在這一過(guò)程中需要注意的是，由于事業(yè)單位的檔案管理工作不受重視并且人員以及管理方法存在問(wèn)題，從而使得事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作受到了非常大的制約。除此之外，工作水平有待提升還體現(xiàn)在事業(yè)單位文書(shū)檔案規(guī)范化管理教育知識(shí)結(jié)構(gòu)越來(lái)越落后，并且培訓(xùn)工作也無(wú)法跟上工作的實(shí)際進(jìn)度，這導(dǎo)致了文書(shū)檔案管理無(wú)法得到進(jìn)一步的有效提升。

1.2 重視程度不夠

重視程度不夠是導(dǎo)致事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作難以進(jìn)步的重要因素。一般來(lái)說(shuō)在文書(shū)檔案管理中其最為重要的環(huán)節(jié)是分類和歸檔工作。但是隨著我國(guó)現(xiàn)代化技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，不同種類的文件給文書(shū)檔案管理帶來(lái)了非常大的挑戰(zhàn)。除此之外，重視程度不夠還體現(xiàn)在了部分事業(yè)單位的檔案管理工作無(wú)法將文書(shū)檔案管理的功效發(fā)揮出來(lái)，也無(wú)法使其成為事業(yè)單位發(fā)展的重要工具。即事業(yè)單位無(wú)法從思想上提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，與此同時(shí)也無(wú)法在人員和配置等各個(gè)方面加大管理力度。另外，重視程度不夠還體現(xiàn)在部分事業(yè)單位的檔案管理工作并沒(méi)有結(jié)合現(xiàn)代化科學(xué)手段，因此無(wú)法幫助文書(shū)檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。

1.3 管理方式陳舊

管理方式陳舊對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的影響是非常深遠(yuǎn)的。通過(guò)對(duì)于事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和總結(jié)后我們可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作主要存在管理方式陳舊、管理工作不能夠引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視以及工作人員知識(shí)、思想均非常落后，跟不上單位發(fā)展所需等方面的問(wèn)題。除此之外，管理方式陳舊還體現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作由于無(wú)法引起上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，導(dǎo)致了其整體的管理模式較為落后，不少事業(yè)檔案管理的工作人員均是一些兼職人員或關(guān)系人員。無(wú)法提供更加科學(xué)的資料管理。以前筆者單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書(shū)檔案人員重視程度不夠，覺(jué)得文書(shū)檔案工作無(wú)關(guān)緊要，筆者曾經(jīng)多次與相關(guān)公司溝通試圖建立一個(gè)檔案系統(tǒng)，但需要資金投入，很難得到領(lǐng)導(dǎo)的支持。文書(shū)類的相關(guān)資料沒(méi)有專業(yè)的人員及系統(tǒng)管理，兼職人員也沒(méi)有出去學(xué)習(xí)檔案管理的機(jī)會(huì)，靠自己的摸索去完成文書(shū)類的整理，使得文書(shū)檔案工作不夠科學(xué)化、規(guī)范化。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作對(duì)策

2.1 堅(jiān)持以人為本理念

堅(jiān)持以人為本理念是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。隨著國(guó)家的進(jìn)步，“以人為本”的理念被推行到各行各業(yè)中，事業(yè)單位自身也應(yīng)當(dāng)注重充分發(fā)揮“以人為本”的理念，并且加大對(duì)于事業(yè)單位檔案管理人員的重視力度。除此之外，在堅(jiān)持以人為本理念的過(guò)程中事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，文書(shū)檔案管理工作在一線崗位中的重要作用，并且增加與管理人員的溝通交流，從而能夠更多了解管理人員的職業(yè)規(guī)劃和心理情緒。另外，在堅(jiān)持以人為本理念的過(guò)程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重促使文書(shū)檔案管理工作受到各科室以及更多領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可并且能夠在工作中積極配合文書(shū)檔案管理工作，使管理工作質(zhì)量得到有效提升同時(shí)促使管理人員獲得更高的成就感和歸屬感。

2.2 應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)

應(yīng)用結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)對(duì)于新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重要性是不言而喻的。在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過(guò)程中，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理應(yīng)當(dāng)結(jié)合現(xiàn)代化管理手段，并且注重增強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性，從而能夠構(gòu)建起新型管理模式同時(shí)使管理工作逐漸走向數(shù)字化、一體化。除此之外，在結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)的過(guò)程中，事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)行還應(yīng)當(dāng)能夠?yàn)闆Q策者提供更加科學(xué)化的信息資料。并且通過(guò)信息化、現(xiàn)代化管理模式將各項(xiàng)工作均統(tǒng)一管理，從而能夠在此基礎(chǔ)上促進(jìn)新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作水平的有效提升。

2.3 優(yōu)化人員配置

優(yōu)化人員配置是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的核心內(nèi)容之一。在優(yōu)化人員配置的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重加大人員配置，并且提升管理質(zhì)量提高管理人員素質(zhì)。與此同時(shí)，健全管理工作激勵(lì)體制。除此之外，在優(yōu)化人員配置的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重合理的激勵(lì)能夠激發(fā)人潛在的動(dòng)力，這對(duì)于提高檔案管理的工作質(zhì)量和隊(duì)伍素質(zhì)有至關(guān)重要的作用。另外，在優(yōu)化人員配置的過(guò)程中事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重進(jìn)一步完善激勵(lì)機(jī)制，并且按照有關(guān)制度嚴(yán)格落實(shí)，從而能夠在此基礎(chǔ)上促進(jìn)新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作效率的持續(xù)提升。

2.4 完善管理制度

完善管理制度是新形勢(shì)下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的重中之重。在完善管理制度的過(guò)程中，事業(yè)單位還應(yīng)當(dāng)注重形成對(duì)等的懲罰制度，從而能夠使管理人員在獲得激勵(lì)的同時(shí)能夠更加明確自己的職責(zé)。除此之外，在完善管理制度的過(guò)程中，為了能夠使工作責(zé)任感更強(qiáng)并且可以確保管理工作的有序進(jìn)行，事業(yè)單位在完善建立管理機(jī)制時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分考慮到管理人員的個(gè)人人格和發(fā)展等方面的追求，把文書(shū)檔案管理各方面均納入到考核評(píng)定指標(biāo)中。另外，在完善管理制度的過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)注重針對(duì)業(yè)績(jī)較為突出、工作能力較強(qiáng)等管理人員，給予其優(yōu)秀的晉升機(jī)會(huì)并通過(guò)物質(zhì)和精神雙重鼓勵(lì)的方法，使檔案管理人員以更加積極的態(tài)度面對(duì)工作，并且能夠以更高的責(zé)任感不斷提高管理質(zhì)量。

篇8

1.檔案意識(shí)薄弱，偏重病案檔案

因?yàn)殚L(zhǎng)期對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案的重要性宣傳不到位，相對(duì)于病案檔案來(lái)說(shuō)，很多人都認(rèn)為文書(shū)檔案無(wú)關(guān)大局，甚至認(rèn)為沒(méi)有存在的價(jià)值，對(duì)于文書(shū)檔案也是只保存不利用，這就造成了資源的嚴(yán)重浪費(fèi)，致使其利用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能達(dá)到預(yù)想的狀況。

2.醫(yī)院文書(shū)檔案管理不完善、職責(zé)不明，無(wú)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院文書(shū)檔案一般都存放在行政辦公室的綜合檔案室，而醫(yī)療病歷檔案則由病案室管理，X線膠片檔案、病理切片檔案、各種檢查影像圖文檔案等分別有相應(yīng)的科室進(jìn)行管理。這種管理模式不利于綜合的開(kāi)發(fā)利用，造成使用效率低下。而且目前醫(yī)療行業(yè)中沒(méi)有專門(mén)的、統(tǒng)一的《文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》，對(duì)納入檔案管理的文書(shū)范圍沒(méi)有明確的要求和統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。致使各醫(yī)院文書(shū)檔案的整理、收集等工作存在一定程度的不同。出現(xiàn)問(wèn)題各個(gè)部門(mén)則會(huì)相互推諉，完全無(wú)法界定具體科室或者個(gè)人的責(zé)任。

3．醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)有待提高

目前，我國(guó)的檔案專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，主要表現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)不足、知識(shí)結(jié)構(gòu)老化或不合理、文化水平低、新知識(shí)儲(chǔ)備不足等。這嚴(yán)重影響了我國(guó)醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展，素質(zhì)低下的管理隊(duì)伍也造成了醫(yī)院檔案管理水平的落后。

4．醫(yī)院文書(shū)檔案管理的投入過(guò)低

由于醫(yī)療用房緊張，導(dǎo)致存放檔案的地方十分有限，僅有的檔案庫(kù)房也用于病案檔案的存放，這完全不符合檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。還有檔案管理技術(shù)的嚴(yán)重滯后，也限制了檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。隨著信息化時(shí)代的前進(jìn)，仍采用目前的醫(yī)院文書(shū)檔案管理方法，不僅人工收集、檢索信息效率低下，也不利于檔案的收集、利用及開(kāi)發(fā)。

二、提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平的方法

1．強(qiáng)化醫(yī)院文書(shū)檔案管理意識(shí)

加強(qiáng)檔案法規(guī)學(xué)習(xí)和宣傳力度，提高醫(yī)院檔案管理人員對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理重要作用的認(rèn)識(shí)。只有重視醫(yī)院文書(shū)檔案管理，才能使其與醫(yī)院業(yè)務(wù)的拓展保持同步。對(duì)于醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的重要性一定要大力宣傳，使每一個(gè)干部職工都能夠自覺(jué)的配合文書(shū)檔案管理工作。只有搞好醫(yī)院文書(shū)檔案管理才能促進(jìn)醫(yī)院整體管理的提高，促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的提高。

2．規(guī)范醫(yī)院文書(shū)檔案管理

扎實(shí)推進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案規(guī)范化管理進(jìn)程，建立健全科學(xué)的規(guī)章制度和管理體系，盡快出臺(tái)統(tǒng)一的、有針對(duì)性的《醫(yī)院文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限表》，以此來(lái)規(guī)范醫(yī)院文書(shū)檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)、每道程序，力求做到制度到位，程序明確，檢查及時(shí)，堵塞漏洞。嚴(yán)格實(shí)行文書(shū)檔案歸口管理，嚴(yán)把文書(shū)質(zhì)量關(guān)。扎實(shí)推進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案電子化管理進(jìn)程，提高文書(shū)檔案的高效化、規(guī)范化管理，提供快捷、準(zhǔn)確、安全的檢索服務(wù)。

3.提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和素質(zhì)修養(yǎng)

檔案管理人員素質(zhì)是影響檔案管理水平最重要的因素之一。因此，醫(yī)院要把檔案人員的培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，定期組織開(kāi)展有關(guān)文書(shū)檔案管理的培訓(xùn)，定期派員外出進(jìn)修學(xué)習(xí)，提升醫(yī)院文書(shū)檔案管理和辦理人員的綜合素質(zhì)，拓寬知識(shí)面，做到對(duì)文書(shū)檔案的收集、整理、立卷、歸檔、借閱、銷毀等各方面、各環(huán)節(jié)了如指掌，為檔案的完整性和系統(tǒng)性打下良好的基礎(chǔ)。全面提高醫(yī)院文書(shū)檔案管理人員素質(zhì)，提高其管理水平，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理水平的整體提升。

篇9

本文首先講述了大數(shù)據(jù)的含義及檔案管理工作的進(jìn)行，然后根據(jù)它所帶來(lái)的重大影響，最后簡(jiǎn)要舉出管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境中的應(yīng)用等幾個(gè)方面。

【關(guān)鍵詞】

大數(shù)據(jù)環(huán)境；科研院所文書(shū)檔案；信息化管理

文書(shū)檔案的信息化管理對(duì)于單位，特別是一些科研院校來(lái)說(shuō)，都是一個(gè)非常重要的事情，其管理程度的輕重直接關(guān)系到該單位檔案資料的好與壞。而當(dāng)下隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代、數(shù)字化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)，大數(shù)據(jù)（BigData）更是成為國(guó)際性的熱點(diǎn)話題和研究方向。而兩者的結(jié)合到底會(huì)帶給單位機(jī)關(guān)何種程度的利益呢？

一、BigData環(huán)境和科研院所檔案管理

（一）何為大數(shù)據(jù)環(huán)境。大數(shù)據(jù)，又稱為巨量數(shù)據(jù)。它主要是因?yàn)閿?shù)量浩大、類型復(fù)雜等多樣數(shù)據(jù)所組成的多數(shù)據(jù)體，是在云計(jì)算的數(shù)據(jù)管理與應(yīng)用形式的基礎(chǔ)上，通過(guò)數(shù)據(jù)之間的大眾化共享、交疊應(yīng)用形成的智能資源和服務(wù)能力。信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人們通過(guò)電腦等多方智能設(shè)備，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)，其規(guī)模與復(fù)雜性已遠(yuǎn)超傳統(tǒng)計(jì)算工具所能處理的范圍，這些對(duì)于人們是極其不利的，因?yàn)橛脩舨荒芗皶r(shí)地獲取有用且完整的數(shù)據(jù)信息，而數(shù)據(jù)化時(shí)代的特征便是用數(shù)據(jù)說(shuō)話。在如今不斷刮起“信息風(fēng)暴”的時(shí)代，人們隨時(shí)隨地便會(huì)受到各種數(shù)據(jù)的“襲擊”，有限的思維模式被復(fù)雜的碎片化內(nèi)容“分割”。所以要如何獲取完整的、有用的數(shù)據(jù)信息呢？它需要數(shù)據(jù)足夠的“人性化”，巨量的原始數(shù)據(jù)只有經(jīng)過(guò)分類整理、加工分析，才能滿足不同用戶的需求。而處理海量的數(shù)據(jù)，便需要在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的支持。

（二）科研院所文書(shū)檔案的管理?？蒲袉挝坏奈臅?shū)資料是對(duì)單位中各方面工作信息的真實(shí)記載。在農(nóng)業(yè)科研單位中，其科技檔案是農(nóng)科院檔案工作中分量比例占最大的構(gòu)成部分。文書(shū)檔案直接反映了農(nóng)業(yè)科研機(jī)構(gòu)形成和發(fā)展的歷史，真實(shí)地記錄了機(jī)構(gòu)改革、領(lǐng)導(dǎo)決策、問(wèn)題處理、人動(dòng)等各方面發(fā)展變化，是管理方面極為重要的一部分。做好檔案資料的管理工作，對(duì)科研院的發(fā)展起著重大的推進(jìn)作用。

二、大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)科研院所文書(shū)檔案信息化管理的影響

（一）有助于加強(qiáng)科研院所檔案資料管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，科技飛速發(fā)展的時(shí)代也已來(lái)臨，一些科研院所的開(kāi)發(fā)研究也在不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)產(chǎn)生的規(guī)模和類型也越來(lái)越多樣化、復(fù)雜化，文書(shū)檔案的管理問(wèn)題日益嚴(yán)峻。怎么運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)加強(qiáng)資料方面的管理，提高科研院所文書(shū)檔案的利用率，創(chuàng)新科研院所文書(shū)檔案的存儲(chǔ)模式，便成為科研院所管理人員所要面對(duì)的重大事件之一，也是各行各業(yè)的工作者需進(jìn)一步討論的話題。

（二）有助于實(shí)現(xiàn)科研院所文書(shū)的兩化結(jié)合。根據(jù)云計(jì)算的不斷發(fā)展，信息化技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也在日益更新，其所具有的海量數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)整理查詢、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)傳送、多種語(yǔ)言翻譯等功能，及功能強(qiáng)大的各種科研院所的后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，為科研院所文書(shū)檔案在BigData環(huán)境下實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的統(tǒng)一結(jié)合奠定了良好的基礎(chǔ)技術(shù)支持。再者，科研院所文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理，通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)的加工處理，又很大程度地增強(qiáng)了數(shù)據(jù)方面的安全可靠性。

（三）有助于提高科研院所檔案管理方式對(duì)時(shí)展要求的高度適應(yīng)。BigData時(shí)代的快速擴(kuò)展，當(dāng)今社會(huì)的電腦技術(shù)迅猛發(fā)展和科研院所研究方向的不斷進(jìn)步，只有加快對(duì)科研院所文書(shū)檔案的信息管理規(guī)劃，提高科研院所數(shù)據(jù)資源的信息化與網(wǎng)絡(luò)化的有機(jī)結(jié)合，才能更好地使科研院所的工作健康平穩(wěn)的進(jìn)行，才能更快速地適應(yīng)時(shí)展的需求，適應(yīng)我國(guó)不斷改革創(chuàng)新的戰(zhàn)略目標(biāo)。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下的應(yīng)用舉例

（一）曙光醫(yī)療解決方案。曙光信息產(chǎn)業(yè)股份有限公司在2015年7月提出一份“曙光醫(yī)療解決方案”，而這份方案表明大數(shù)據(jù)對(duì)于醫(yī)療方面的作用毋庸置疑。曙光醫(yī)療開(kāi)始面對(duì)的是“煙囪式”建設(shè)現(xiàn)狀，即建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息孤島——數(shù)據(jù)共享存在壁壘、峰值建設(shè)——資源利用率低、建設(shè)周期長(zhǎng)無(wú)法快速部署等問(wèn)題，曙光醫(yī)療借助大數(shù)據(jù)和云計(jì)算的幫助，成功完成此次醫(yī)療數(shù)據(jù)方面的改革。例如：智慧云助力醫(yī)療資源深度整合，大數(shù)據(jù)提升醫(yī)療云核心價(jià)值，云計(jì)算平臺(tái)計(jì)算及存儲(chǔ)支撐，大數(shù)據(jù)平臺(tái)助力科學(xué)決策及精細(xì)化管理，通過(guò)便捷的部署、全面的監(jiān)控、健全的警告形成大數(shù)據(jù)安全管理平臺(tái)（XData4s）,解決了大數(shù)據(jù)內(nèi)容安全、存儲(chǔ)安全、運(yùn)維安全、訪問(wèn)安全等問(wèn)題。

（二）WEWATCHSPORTS。在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用下，一款可追蹤全部賽事的APP——RUWT應(yīng)運(yùn)而生，這款軟件可在IOS、Android系統(tǒng)下，也可在Web環(huán)境下的瀏覽器中運(yùn)行。RUWT通過(guò)高速剖析SPORTS數(shù)據(jù)流讓粉絲們第一時(shí)間了解到心心念念的節(jié)目信息在某個(gè)頻道播出，還可以讓人們體驗(yàn)到現(xiàn)場(chǎng)投票的刺激感與滿足感。RUWT在谷歌電視和TiVo用戶中，只是執(zhí)行了一個(gè)調(diào)整頻道的過(guò)程。此應(yīng)用程序不僅幫助體迷們快速查詢到節(jié)目信息，而且還可以讓體迷們感知現(xiàn)場(chǎng)與電視機(jī)前不一樣的樂(lè)趣。

四、結(jié)論

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的科研院所文書(shū)檔案的信息化管理是利用計(jì)算機(jī)對(duì)數(shù)據(jù)高速運(yùn)行的處理特點(diǎn)，使院所中的研究人員更快速高效地獲得準(zhǔn)確而且完整的研究信息，不斷提高科學(xué)研究的效率性問(wèn)題，從而也可以實(shí)現(xiàn)某些信息的大眾化共享，最大限度地?cái)U(kuò)寬其使用壽命。大數(shù)據(jù)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)科研院所的文書(shū)檔案信息化管理給予科學(xué)進(jìn)步的發(fā)展前所未有的發(fā)展動(dòng)力與堅(jiān)強(qiáng)后盾。

作者：劉洋 單位：石河子農(nóng)業(yè)科學(xué)研究院

【參考文獻(xiàn)】

篇10

【關(guān)鍵詞】文書(shū)檔案 檔案管理

一、做好文書(shū)檔案管理工作的重要性

文書(shū)檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作。所以，要充分認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案管理工作的重要性。特別是在新時(shí)期醫(yī)療改革發(fā)展中，管好用好文書(shū)檔案，對(duì)醫(yī)院建設(shè)和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展起著重要的作用。

1.文書(shū)檔案具有憑證作用。文書(shū)檔案是歷史的真賃實(shí)據(jù)，具有一定的法律效用，這一點(diǎn)它不同于其他文獻(xiàn)。文書(shū)檔案之所以具有憑證作用，是由其形成的特點(diǎn)和本身的特點(diǎn)所決定的。因?yàn)椋臅?shū)檔案是自然形成的，這種形成的自然性，決定了其記錄歷史情況的客觀性。所以，文書(shū)檔案是令人信服的歷史證據(jù)。醫(yī)院文書(shū)檔案是醫(yī)院歷史原貌的真實(shí)反映，其涉及醫(yī)院在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理、公共衛(wèi)生等各項(xiàng)工作及活動(dòng)情況，包含醫(yī)院各項(xiàng)工作活動(dòng)的原始記錄，各種規(guī)章制度的管理文件，以及上級(jí)部門(mén)對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的規(guī)范要求和批復(fù)文件，為醫(yī)院各項(xiàng)日常管理及臨床科研提供必要的依據(jù)。同時(shí)，從文書(shū)檔案自身的物質(zhì)體態(tài)上看，它保留了當(dāng)事人的歷史真跡，如親筆手稿、印信等。有些文件還保留了當(dāng)事人的聲音、形象等等，這些都反映了文書(shū)檔案是確鑿的真憑實(shí)據(jù)。

2.文書(shū)檔案具有參考作用。文書(shū)檔案是國(guó)家檔案的重要組成部分，作為一種歷史記錄，不僅具備憑證作用，同樣也具有廣泛的參考作用。在醫(yī)院建設(shè)中醫(yī)院文書(shū)檔案的重要作用也突顯出來(lái)，如編寫(xiě)醫(yī)院志史、制度匯編、制作活動(dòng)展板都離不開(kāi)醫(yī)院文書(shū)檔案的查閱，甚至是某些重要決策也提供了重要參考依據(jù)。這是因?yàn)槲臅?shū)檔案不僅真實(shí)地記錄和反映了社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的濃度，而且，也反映了實(shí)踐活動(dòng)的廣度，為人們認(rèn)識(shí)自然、改造自然提供了正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)。

二、當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.對(duì)文書(shū)管理工作不夠重視，收集不完整。文書(shū)檔案工作不易體現(xiàn)其成績(jī)，因此使單位領(lǐng)導(dǎo)不大愿意投入更多和關(guān)注，“重醫(yī)療、輕檔案”的比較突出，僅要求保管好文件，需要時(shí)可以提供參考即可。這些想法造成各科室也不重視文書(shū)檔案工作，在收集文件資料時(shí)往往不太配合和協(xié)作，一些科室覺(jué)得自己留檔方便工作，致使文書(shū)檔案的收集難以完整，進(jìn)而影響到文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展。

2.文書(shū)檔案管理不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)為檔號(hào)不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重等情況。

3.文書(shū)檔案管理人員專業(yè)能力偏低。目前，單位雖然有了穩(wěn)定而發(fā)展的檔案人員，但文書(shū)檔案管理隊(duì)伍的文化程度和專業(yè)素質(zhì)還不適應(yīng)新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，特別是進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，熟悉檔案內(nèi)容，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，一般都只重視醫(yī)療技術(shù)人員的教育培訓(xùn)，卻忽視了對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。而有些還是兼職檔案員，缺少專業(yè)的檔案管理知識(shí)，嚴(yán)重影響到醫(yī)院文書(shū)檔案管理水平的提高。

三、新時(shí)期做好文書(shū)檔案管理工作的對(duì)策和措施

1. 加強(qiáng)文書(shū)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的提高

文書(shū)檔案人員的專業(yè)素質(zhì)是提高檔案管理水平的一個(gè)重要因素。因此加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)，讓他們參加各種培訓(xùn)學(xué)習(xí)，特別是電子檔案管理方面，不斷增加和豐富自己的知識(shí)，學(xué)習(xí)新技術(shù)，學(xué)習(xí)檔案管理的新方法，更新觀念，使專業(yè)知識(shí)得到提高和更新，改變知識(shí)老化和知識(shí)面較窄的狀況尤為必要，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)地搞好文書(shū)檔案管理工作。

2.文書(shū)規(guī)范管理是做好檔案管理工作的基礎(chǔ)

公文的種類、格式、處理程序是否規(guī)范直接影響到檔案的管理，尤其在辦公自動(dòng)化迅速發(fā)展的今天，這種關(guān)系顯得更為密切。許多文件歸檔工作，需提前在文件形成時(shí)來(lái)做。因此文書(shū)工作的處理程序上要注意與檔案管理緊密銜接，做到把文書(shū)工作與檔案管理有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)。比如平時(shí)對(duì)文件的鑒定、分類以及歸檔編號(hào)等，在文件形成之初就已經(jīng)確定并做登記，且檔案管理的相關(guān)工作都已經(jīng)完成。這樣不僅減少了工作環(huán)節(jié)，避免了重復(fù)勞動(dòng)，降低了差錯(cuò)，同時(shí)也保證了文書(shū)和檔案的統(tǒng)一及協(xié)調(diào)，提高了辦公效率。

3. 進(jìn)一步完善文書(shū)檔案管理制度

檔案制度的健全與否關(guān)系著文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展，健全的檔案管理制度是醫(yī)院開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的準(zhǔn)則和保證。既要根據(jù)形勢(shì)發(fā)展的需要，對(duì)已經(jīng)過(guò)時(shí)的制度規(guī)范進(jìn)行修訂，又要盡快制定補(bǔ)充原來(lái)欠缺的檔案管理制度。

4.如何做好文書(shū)檔案管理積累工作和細(xì)節(jié)工作

平時(shí)積累是做好文書(shū)檔案管理工作的有效途徑。檔案材料的收集工作是文書(shū)檔案管理中的重點(diǎn)，是整個(gè)文檔整理中最重要的第一環(huán)節(jié)。所以注重平時(shí)的收集整理，這對(duì)歸檔工作起到事半功倍的效果。另一方面做好細(xì)節(jié)工作，主要從訂制度、選好人、詳記錄、分好類、備好案、存好檔、易查閱這幾方面入手，只要從這幾方面把好細(xì)節(jié)關(guān)，才能將文書(shū)檔案管理工作做好，從而保證文書(shū)檔案工作的順利進(jìn)行。

5. 加快推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化和現(xiàn)代化建設(shè)

應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，加快文書(shū)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進(jìn)程。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分運(yùn)用檔案信息資源的處置、保存和管理活動(dòng)中，提高檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化水平。要從以下三個(gè)方面進(jìn)行工作：①要重視各類紙質(zhì)檔案數(shù)字化和信息數(shù)據(jù)的建庫(kù)工作，確保數(shù)字檔案格式統(tǒng)一、數(shù)據(jù)規(guī)范、安全可靠、長(zhǎng)期管用，為開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；②要在檔案資料收集、整理、錄入過(guò)程中逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理，提高自動(dòng)化水平；③要加快醫(yī)院信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)，將各類檔案信息納人其中，構(gòu)建醫(yī)院信息中心，進(jìn)行檔案信息的網(wǎng)上數(shù)據(jù)傳輸，提高檔案管理的信息化水平，為醫(yī)院各部門(mén)提供更加便捷優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

四、結(jié)論

文書(shū)檔案管理工作是衡量單位管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)和重要組成部分，其管理水平直接關(guān)系到檔案資料的完整性，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用。因此需要提高醫(yī)院文書(shū)管理工作的地位，切實(shí)做好文書(shū)工作和檔案管理工作的規(guī)范化銜接，從根本上切實(shí)提高文書(shū)檔案的利用率，以符合醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作實(shí)際情況的運(yùn)行模式，采用科學(xué)管理的工作方法，才能順應(yīng)新時(shí)期文書(shū)檔案管理發(fā)展的需要，促進(jìn)醫(yī)院和醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)建設(shè)又快又好地發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：