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關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；文書；檔案管理；地質(zhì)

Abstract: the geological unit documents is the unit in the system construction, deploy work, the appointment, removal and institutions adjustment production, management activities the resulting work files, geological work unit is the indispensable important reference. This paper office automation under the environment of the file management of documents.

Keywords: office automation; Documents; File management; geological

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)

地質(zhì)礦產(chǎn)局在辦公自動(dòng)化的環(huán)境中，文書檔案的歸檔管理工作分為電子文件的歸檔與紙質(zhì)文件的歸檔兩個(gè)部份，這就要求文書檔案的管理工作必須貫穿文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、處理、歸檔的全過程。在一定程度上，辦公自動(dòng)化對(duì)文書檔案管理工作提出了更高的要求。

一、文書檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的優(yōu)勢(shì)

1.1辦公效率大幅提高

計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力。計(jì)算機(jī)管理軟件應(yīng)用后，使文件材料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便捷、有序。

1.2實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享

運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征(目錄)管理到內(nèi)、外部特征(目錄和內(nèi)容)合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，對(duì)所調(diào)閱的信息資源做出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證其查全率和查準(zhǔn)率。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)可以及時(shí)了解其他檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)以及檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

1.3提高文件傳遞的速度和安全性

日常公文辦理過程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負(fù)責(zé)郵發(fā)，受到距離長(zhǎng)短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點(diǎn)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理所存在的問題

辦公自動(dòng)化在文書檔案管理領(lǐng)域的普及應(yīng)用，極大的提高了辦公工作效率和減輕了管理人員的工作負(fù)擔(dān)。但同時(shí)也出現(xiàn)了一些問題，主要表現(xiàn)為以下四個(gè)方面。

2.1管理制度不健全、設(shè)備落后

雖然各個(gè)文書檔案部門都制定了相關(guān)的檔案管理制度，但仍然存在著檔案管理制度不健全的現(xiàn)象。一是檔案收集制度不健全，使得檔案缺乏完整的記錄，喪失了部分利用價(jià)值；二是保管制度不健全、基本設(shè)施不完善，造成檔案的損毀和遺失檔案現(xiàn)象屢屢發(fā)生；三是檔案利用制度不健全，造成有的檔案沒有發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值，而有的檔案卻莫名流失。此外，不少地質(zhì)科研部門只重視科研項(xiàng)目、科研經(jīng)費(fèi)的管理工作，而對(duì)文書檔案的管理重視不夠，文書檔案的基礎(chǔ)設(shè)施落后，設(shè)備設(shè)施陳舊。

2.2電子化的檔案文件保密性受限制

與傳統(tǒng)的文書檔案管理不同的是，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的檔案文件不再具有特定的字跡，人們可以根據(jù)實(shí)際需要而將電子文件以不同的字號(hào)和字體輸出。因此，也就無法再根據(jù)字跡來辨別其原始性。此外，由于不能對(duì)電子文件進(jìn)行簽名或蓋印，因而無法根據(jù)字跡或印章來分辨電子文件是否為原件。由此可見，這些問題都對(duì)電子文件的保密性帶了極大的困難。盡管網(wǎng)絡(luò)竊密技術(shù)不斷地完善，但是仍然無法對(duì)進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)中的電子文件進(jìn)行絕對(duì)保密。

2.3電子化的檔案文件對(duì)管理人員要求高

隨著科技的發(fā)展和進(jìn)步，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理對(duì)管理人員提出了更高的要求。一方面，僅僅懂得傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理原則、理論、技術(shù)以及方法的管理人員，將難以勝任對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔以及其歸檔后所形成的電子檔案的管理。另一方面，如果僅僅懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)的人員也無法勝任。因此，要實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的辦公自動(dòng)化，就必須有相應(yīng)的現(xiàn)代化高素質(zhì)人才，要求管理人員不僅具有相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作水平，同時(shí)還要具有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)的管理水平。然而，當(dāng)前許多檔案部門往往缺乏這樣的具有現(xiàn)代高技術(shù)的管理人才。這樣，導(dǎo)致即使引進(jìn)再先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備，也無法發(fā)揮其相應(yīng)的作用，這對(duì)辦公管理人員的技術(shù)水平及業(yè)務(wù)素質(zhì)等提出了更高的要求。

2.4信息化水平低

隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的引入，文書檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。然而不少文書檔案管理信息化水平依然很低，沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工，嚴(yán)重影響了地質(zhì)科研檔案查找利用的效率，大大降低了檔案的利用價(jià)值。

三、針對(duì)文書檔案管理中存在問題的應(yīng)對(duì)措施

3. 1提高單位管理人員對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)

認(rèn)識(shí)轉(zhuǎn)變是提高管理能力的思想基礎(chǔ)和保證，只有在思想認(rèn)識(shí)上給予足夠的重視，才能保證管理工作積極有效的開展。檔案工作者一定要做好檔案管理重要性的宣傳工作，提高單位員工尤其是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文書檔案工作的重視，讓他們對(duì)于該項(xiàng)工作有足夠的了解和認(rèn)識(shí)，一方面，加大對(duì)管理工作的物質(zhì)投入，在物質(zhì)上保證文書檔案管理工作的信息化和規(guī)范化；另一方面，在工作安排中將文書檔案管理納入到單位全年工作中去，提高單位文書檔案管理工作的地位與影響。

3.2做好檔案工作與文書工作之間的銜接

由于文書工作質(zhì)量的好壞對(duì)于檔案管理工作質(zhì)量的好壞將會(huì)產(chǎn)生直接的影響。因此，在實(shí)際工作中，如果不能保證高質(zhì)量的文書工作，就無法實(shí)現(xiàn)科學(xué)有效的檔案管理。這就需要切實(shí)做好檔案工作和文書工作之間的銜接。單位中的文書人員一定要具備較強(qiáng)的檔案意識(shí)，做好對(duì)文書材料的歸檔工作，并且在文書處理的過程中，要力求實(shí)現(xiàn)檔案和文書工作一體化運(yùn)行。

3.3提高檔案員的專業(yè)素質(zhì)和工作能力

科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展對(duì)檔案工作提出了新的、更高的要求，檔案干部要自覺學(xué)習(xí)新知識(shí)、新業(yè)務(wù)、堅(jiān)持素質(zhì)教育、終生教育的理念，不斷確定新的學(xué)習(xí)目標(biāo)、任務(wù)和要求，主動(dòng)學(xué)習(xí)信息技術(shù)、現(xiàn)代管理等相關(guān)知識(shí)，掌握和提高應(yīng)用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力和水平，努力成為管理型、技術(shù)型和復(fù)合型人才，努力為領(lǐng)導(dǎo)和員工提供方便、快捷、高效的服務(wù).

四、加強(qiáng)文書檔案保密與利用工作

4.1 文書檔案管理人員的職責(zé)

文書檔案管理人員的職責(zé)是要維護(hù)檔案資料的完整與安全。貫徹落實(shí)《保密法》和《關(guān)于開展地質(zhì)資料清理工作的通知》的精神，這既是文書檔案管理人員基本要求，也是文書檔案工作當(dāng)前主要任務(wù)。對(duì)于地質(zhì)科技資料不僅要做到不壞、不丟、不散、不亂，還要保證地質(zhì)資料實(shí)體安全和文書檔案資料的安全。

4.2正確處理的文書檔案保密與利用的關(guān)系

日常工作中，文書檔案管理人員十分重視文書檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，文書檔案工作普遍存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象，由此產(chǎn)生一些弊端：大批文書檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的文書檔案長(zhǎng)期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成文書檔案浪費(fèi)；不能有效地利用文書檔案，失去文書檔案的價(jià)值。

五、對(duì)文書檔案管理工作的建議

建立電子文檔信息一體的管理系統(tǒng)。在檔案現(xiàn)代化管理邁向數(shù)字化、信息化的今天，依托信息網(wǎng)，建立文件管理和檔案管理合一的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。使歸檔文件的真實(shí)性、完整性、有效性以及鑒定、編目、著錄等在文件生成和處理階段進(jìn)行和控制。提升檔案管理人員全面素質(zhì)，堅(jiān)持可持續(xù)發(fā)展。面對(duì)新時(shí)代全新管理理念，面對(duì)信息化快速發(fā)展的逼人形勢(shì)，面對(duì)行業(yè)的需求，檔案管理工作者要具備比較寬廣學(xué)科知識(shí)，具有對(duì)文件信息進(jìn)行二三次開發(fā)能力，具有較高的組織、管理能力；要有崇高的敬業(yè)精神和良好的服務(wù)意識(shí)及較高的計(jì)算機(jī)操作能力。運(yùn)用現(xiàn)代化手段快捷便利地提供服務(wù)，滿足利用者的目的。加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用，要突破習(xí)性思維，把握規(guī)律性，實(shí)現(xiàn)理論創(chuàng)新，服務(wù)創(chuàng)新，管理創(chuàng)新，做好檔案工作，從而促進(jìn)檔案事業(yè)持續(xù)、健康、快速發(fā)展，努力開創(chuàng)地勘單位檔案工作的新局面。

總結(jié)

文書檔案管理者只有不斷更新理念，解放思想，與時(shí)俱進(jìn)，文書檔案管理工作才能跟上時(shí)代的步伐，才能在地質(zhì)調(diào)查、礦產(chǎn)勘探、探測(cè)試驗(yàn)、專題研究等生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中發(fā)揮更大的作用。

參考文獻(xiàn)

[1]郭偉.有關(guān)文書檔案工作的若干思考[J].西部探礦工程,2009

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關(guān)鍵詞：辦公；文件；檔案管理

文書檔案是反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。它記錄了一個(gè)社會(huì)組織所從事的各類管理活動(dòng)，如黨群管理、財(cái)務(wù)管理、人事管理、業(yè)務(wù)管理等。文書檔案通常是由辦理完畢的有保存價(jià)值的文書轉(zhuǎn)化而成，文件是法定機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和個(gè)人在各種活動(dòng)中，為互相聯(lián)系和處理事務(wù)等實(shí)際需要，用文字、圖表等方式直接記錄下來的具有完整體式和處理程序的信息材料。如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息，以滿足各方面的需求，適應(yīng)日趨發(fā)展的新形勢(shì)，這是文書檔案工作的新課題。下面就應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理問題談一談自己的見解。

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理的優(yōu)點(diǎn)

1.實(shí)現(xiàn)信息共享

在手工操作管理中，單位由于不能做到信息共享，使得大量信息閑置在文件柜中，不僅造成資金和資源的浪費(fèi)，還造成文件和信息查找困難。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，提供信息的橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，可以對(duì)所調(diào)閱的信息資源作出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，可以保證很高的查全率和查準(zhǔn)率，可以不受空間的限制。

2.提高工作時(shí)效

傳統(tǒng)的文書管理工作有“三難”。一是立卷難，二是管理工作難，三是提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高。由于檔案管理的人工操作，查找文件就是一大難事。首先，查找文件時(shí)必須先說明要查什么文件、什么問題、在那一年度，然后，檔案管理人員才能根據(jù)要求查找案卷目錄、按卷內(nèi)目錄查找文件。這時(shí)，如果因文檔人員立卷水平不高，出現(xiàn)組卷不合理、所擬案卷標(biāo)題不能準(zhǔn)確提示卷內(nèi)文件內(nèi)容，查找起來就困難了。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的今天，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供了快速便捷的管理手段，這不但為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速途徑，提高了歸檔質(zhì)量，檢索速度，而且將文書檔案管理人員從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。工作不再是累人的差事，而成為其樂無窮的視野開拓。

3.提高檔案管理工作的質(zhì)量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度很難做到完全同一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時(shí)，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時(shí)間，致使檔案管理人員的編研工作，處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動(dòng)式的。文書檔案進(jìn)行辦公自動(dòng)化管理后，檔案人員可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務(wù)時(shí)，能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理存在的問題

1.電子文件保密性受限制

電子文件的內(nèi)容不僅易于變化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性變?nèi)?。電子文件易于修改，而且改?dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，從而使人們感到把握其內(nèi)容原貌的困難。

2.對(duì)檔案綜合管理人員要求高

實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

3.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平有待提高

目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多、亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。

三、對(duì)策

1.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)、外網(wǎng)隔離

在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間，設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)的隔離是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最主要、同時(shí)也是最有效、最經(jīng)濟(jì)的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器濾掉被屏蔽的IP地址和服務(wù)。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有選擇的放行一些地址進(jìn)人辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，從總體上看，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

2.重視人才管理

推進(jìn)檔案信息自動(dòng)化的關(guān)鍵是人才。加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才的重要性，已被廣泛關(guān)注。檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)的骨干力量是計(jì)算機(jī)技術(shù)隊(duì)伍，其素質(zhì)水平直接影響自動(dòng)化水平的提高。當(dāng)前有些單位的隊(duì)伍不穩(wěn)，有人才流失現(xiàn)象。計(jì)算機(jī)技術(shù)人員的培養(yǎng)教育和管理是一個(gè)重要課題，要有針對(duì)性地對(duì)他們進(jìn)行政治思想教育，培育其事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神；有計(jì)劃組織進(jìn)修，掌握信息技術(shù)的新知識(shí)；在工作條件和生活待遇上給予關(guān)心和照顧，解除其后顧之憂；研究專門人才成長(zhǎng)和流動(dòng)的規(guī)律，以形成最佳人才結(jié)構(gòu)等方面都需要給予重視。

3.檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理

檔案信息自動(dòng)化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個(gè)方面和各個(gè)環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個(gè)系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動(dòng)化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：文書檔案；辦公；自動(dòng)化；問題；應(yīng)用

文書檔案資源，對(duì)于企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策有直接影響，也關(guān)系著企業(yè)單位未來的發(fā)展方向。在改革開放政策全面落實(shí)和深入發(fā)展的今天，文書資源管理工作走向了新的紀(jì)元。信息化辦公模式的形成與應(yīng)用，給文書檔案管理工作現(xiàn)代化提供了基礎(chǔ)。信息與現(xiàn)代化的文書資源管理模式，讓文書檔案管理工作結(jié)果更加準(zhǔn)確，也讓工作人員的整體能力得以提升。

1 文書檔案資源管理的辦公信息化應(yīng)用難點(diǎn)

1.1 自動(dòng)化管理模式下文書資源安全性下降

文書檔案管理的辦公自動(dòng)化，需要對(duì)文書檔案進(jìn)行電子化轉(zhuǎn)變。與過去的傳統(tǒng)檔案相比，信息檔案的格式和內(nèi)容更容易變化，也就是說，計(jì)算機(jī)檔案極易被他人不留痕跡地更改。電子檔案沒有個(gè)性化的字跡，操作者可以通過字號(hào)與字體的變化對(duì)電子檔案內(nèi)容進(jìn)行隨意調(diào)節(jié)。另外，電子檔案也沒有相關(guān)人員專屬的簽名或者蓋章。計(jì)算機(jī)檔案的保存上具有優(yōu)勢(shì)，也具有劣勢(shì)。紙制文檔諸多特性的消失，讓文書檔案的特性消失，安全性不強(qiáng)。電子檔案是不是原始檔案，很難保證。

1.2 自動(dòng)化管理模式下文書檔案管理難度提升

筆者所在的企業(yè)已經(jīng)將文書檔案梳理工作自動(dòng)化落實(shí)有八年之久，在這些年里，文書檔案梳理者體會(huì)到了辦公現(xiàn)代化的技術(shù)困難。電子檔案的整理與歸檔是專業(yè)性與技術(shù)性較強(qiáng)的任務(wù)，文書檔案梳理者只有具有較高的計(jì)算機(jī)操作素養(yǎng)，才能應(yīng)用文書檔案梳理自動(dòng)化工作。日前，相當(dāng)多企業(yè)單位中的文書檔案梳理者缺少計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，也沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)過文書資源信息化管理方法，實(shí)際工作困難重重。

1.3 自動(dòng)化管理模式應(yīng)用對(duì)硬件設(shè)施要求較高

文書資源梳理的辦公自動(dòng)化發(fā)展，無疑需要得到諸多硬件設(shè)施的支持。在過去的文書資源梳理工作中，管理人員用手工整理的方法對(duì)文書檔案進(jìn)行歸檔處理。而現(xiàn)在，電子檔案的整理需要利用電腦、掃描儀器、打印機(jī)等諸多現(xiàn)代化辦公機(jī)器。為了控制成本，許多企業(yè)并沒有采購符合文書檔案管理工作需求的硬件設(shè)施，影響了文書資源梳理辦公信息化改革。

2 文書資源梳理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用對(duì)策

2.1 重視信息化辦公硬件設(shè)施建設(shè)

文書資源梳理的辦公信息化，需要得到硬件設(shè)施支持?；ヂ?lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)與各類數(shù)字設(shè)備，都是文書檔案管理辦公現(xiàn)代化發(fā)展過程中必不可少的硬件設(shè)施。企業(yè)要給予文書資源梳理環(huán)節(jié)以支持，就要重視硬件設(shè)施的采購與良好硬件環(huán)境的建設(shè)。做好硬件環(huán)境建設(shè)，改善文書資源的辦公現(xiàn)代化環(huán)境，才能激發(fā)文書資源梳理工作者工作熱情。硬件環(huán)境的優(yōu)化，能夠促進(jìn)文書資源梳理工作積極去學(xué)習(xí)，開發(fā)資源梳理者的潛能。

2.2 重視文書資源梳理者自動(dòng)化辦公能力提升

資源梳理工作者，是文書資源梳理辦公改革工作的主要落實(shí)者。檔案梳理者的個(gè)人專業(yè)素養(yǎng)，對(duì)于企業(yè)文書資源梳理辦公自動(dòng)化改革有著較大影響。在傳統(tǒng)的文書資源梳理工作中，工作人員利用手工管理方法實(shí)施工作。在辦公現(xiàn)代化改革的這幾年中，文書資源梳理者感受到了科學(xué)技術(shù)的力量，也遇到了許多工作問題。計(jì)算機(jī)操作水平不足的文書資源梳理者，出現(xiàn)了焦躁工作情緒。硬件設(shè)備的引入，是服務(wù)于文書資源梳理辦公便捷化的，不是給管理者出難題的。重視文書資源梳理工作人員的培訓(xùn)，是讓企業(yè)自動(dòng)化文書資源梳理工作順利落實(shí)的重中之重。

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)下，企業(yè)管理者需要重視文書資源梳理者的培養(yǎng)。首先，要做好辦公自動(dòng)化專業(yè)技能培訓(xùn)。邀請(qǐng)信息技術(shù)專家到企業(yè)內(nèi)為文書資源梳理工作者講解計(jì)算機(jī)、掃描儀以及其它各類數(shù)字設(shè)備的使用方法以及注意事項(xiàng)，將文書資源梳理工作者培養(yǎng)成為設(shè)備使用小能手。企業(yè)可以利用專業(yè)技能大賽，激發(fā)文書資源梳理工作者的學(xué)習(xí)熱情。其次，要做好內(nèi)部思想政治教育工作。讓每一位文書資源梳理工作者意識(shí)自動(dòng)化辦公的意義，建立責(zé)任感，將文書資源自動(dòng)化處理工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)與個(gè)人價(jià)值目標(biāo)實(shí)現(xiàn)結(jié)合起來，做合格的文書資源梳理者。

2.3 采取有效措施提升文書檔案管理安全性

保證文書資源的安全性，是文書檔案管理工作之重點(diǎn)。解決安全問題，才能使一切文書資源梳理行為具有意義。

首先，文書資源管理者可以應(yīng)用用縮微技術(shù)將紙制檔案的特征轉(zhuǎn)移到電子檔案上。將字跡相對(duì)模糊，具有負(fù)責(zé)人簽名或者蓋章的紙制文書檔案以掃描或者拍照的形式存檔，存留特性明顯的電子檔案文件，有利于提高安全性。保留個(gè)性特征的文書檔案不易被他人篡改，也能使原始檔案得以保存。其次，企業(yè)可以采購正版安全軟件或者保密軟件，對(duì)電子文書資源進(jìn)行加密處理，明確電子文書資源的瀏覽與使用權(quán)限，促進(jìn)文書資源自動(dòng)化管理安全性的提高。最后，要重視電子文書檔案的備份工作，以此來減小檔案丟失或者失真給企業(yè)決策帶來的不良影響。

3 結(jié)語

綜上所述，對(duì)于企業(yè)來講，文書檔案管理是對(duì)企業(yè)發(fā)展歷程的管理。文書檔案資源包括企業(yè)的發(fā)展歷史與基本工作記錄，這些資源對(duì)于企業(yè)未來發(fā)展決策的制定有重要的參考作用。對(duì)自動(dòng)化辦公模式進(jìn)行有效應(yīng)用，針對(duì)文書資源梳理工作的特點(diǎn)實(shí)施自動(dòng)化管理，保證文書檔案資源的安全性，才能促進(jìn)文書資源梳理工作的優(yōu)化。

參考文獻(xiàn)

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篇4

關(guān)鍵詞：文書檔案 辦公自動(dòng)化 管理

隨著中國特色社會(huì)主義建設(shè)日新月異的發(fā)展，我國檔案事業(yè)得到了前所未有的迅速發(fā)展，文書檔案管理也進(jìn)入了飛速發(fā)展的時(shí)代。文書檔案是檔案工作的重要組成部分，隨著改革形勢(shì)的發(fā)展，如何提高文書檔案管理水平，及時(shí)、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、完整地提供檔案信息滿足社會(huì)各方面的需求，從而實(shí)現(xiàn)文書檔案管理自動(dòng)化，是文書檔案工作亟待解決的問題之一。下面，筆者就應(yīng)用辦公自動(dòng)化的文書檔案管理問題談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

一、應(yīng)用辦公自動(dòng)化進(jìn)行文書檔案管理優(yōu)勢(shì)

（一）辦公效率大幅提高。計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的信息處理能力是正確運(yùn)用辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)之一。在以往的檔案管理工作中，工作人員過多地依賴于手工操作，結(jié)果往往費(fèi)時(shí)費(fèi)力。計(jì)算機(jī)管理軟件應(yīng)用后，使文件材料的收集、儲(chǔ)存、分類、統(tǒng)計(jì)和查閱等環(huán)節(jié)變得十分便捷、有序。

（二）實(shí)現(xiàn)信息資源的充分交流與共享。運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行管理后，檔案管理由案卷級(jí)深入到文件級(jí)，由單途徑管理發(fā)展為體系管理，由對(duì)檔案外部特征（目錄）管理到內(nèi)、外部特征（目錄和內(nèi)容）合并管理。隨著計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案信息與載體分離利用，可與其他信息系統(tǒng)建立共聯(lián)，橫向與縱向、歷史與現(xiàn)實(shí)記錄，從而極大地提高檔案利用工作的質(zhì)量和效率，對(duì)所調(diào)信息資源做出適時(shí)響應(yīng)和脫機(jī)處理，保證其查全率和查準(zhǔn)率。同時(shí)，通過網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)可以及時(shí)了解其他檔案工作部門概況、工作重點(diǎn)以及檔案管理信息動(dòng)態(tài)。

（三）提高文件傳遞的速度和安全性。日常公文辦理過程中，傳統(tǒng)文件傳遞一般是靠郵政系統(tǒng)負(fù)責(zé)郵發(fā)，受到距離長(zhǎng)短的限制，影響了傳遞速度，或辦理人員私存文件或文件在傳遞過程中丟失的情況時(shí)有發(fā)生。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，具有讀取方便快捷、易于傳遞等特點(diǎn)，可直接通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行文件信息傳遞，大大提高了文件傳遞的安全性和時(shí)效性。

二、應(yīng)用辦公自動(dòng)化在文書檔案管理中制約因素

（一）電子文件保密性受限制。由于電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡，雖然已有一些技術(shù)在一定程度上可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多，人們可以根據(jù)需要以不同的字體、字號(hào)將電子文件輸出，無法從字跡上分辨其原始性，不能為每一份電子文件蓋印或親自簽名，也就無法借助印章或簽署的字跡來判斷電子文件是否為原件。以上的種種問題都是對(duì)電子文件的保密性提出了嚴(yán)峻的考驗(yàn)。

（二）對(duì)檔案綜合管理人員要求較高。對(duì)電子文件、電子文件歸檔及其歸檔后形成電子檔案的管理，絕不是僅僅懂得紙質(zhì)檔案管理理論、原則、方法和技術(shù)的管理人員所能勝任的，也不是僅僅懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)的人員所能勝任的。這就對(duì)管理人員技術(shù)和素質(zhì)水平提出了更高的要求。要實(shí)現(xiàn)檔案信息辦公自動(dòng)化，檔案管理人員不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作水平，要具備較高的知識(shí)儲(chǔ)備和先進(jìn)技術(shù)水平，從目前情況來看，許多檔案部門缺乏檔案綜合管理人才，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，但不能充分發(fā)揮作用。

三、文書檔案應(yīng)用辦公自動(dòng)化管理的對(duì)策

（一）辦公自動(dòng)化系統(tǒng)內(nèi)外網(wǎng)隔離在內(nèi)部辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)和外網(wǎng)之間設(shè)置物理隔離，以實(shí)現(xiàn)內(nèi)外網(wǎng)隔離，是保護(hù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)安全的最有效、最實(shí)用的措施之一。第一層隔離防護(hù)措施是路由器。路由器首先屏蔽所有的IP 地址，然后有選擇地放行一些地址進(jìn)入辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)。第二層隔離防護(hù)措施是防火墻。大多數(shù)防火墻都有認(rèn)證機(jī)制，無論何種類型防火墻，都應(yīng)具有以下五大基本功能：過濾進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)；管理進(jìn)、出網(wǎng)絡(luò)的訪問行為；封堵某些禁止的業(yè)務(wù)；記錄通過防火墻的信息內(nèi)容和活動(dòng)；對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊的檢測(cè)和告警。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)：一是從硬件建設(shè)和投入上下工夫，不斷改善硬環(huán)境，提高檔案人員業(yè)務(wù)技能。只有在不斷增加現(xiàn)代化硬件設(shè)施投入的基礎(chǔ)上，檔案人員才能對(duì)這些設(shè)備（施）了解、學(xué)習(xí)直至熟練運(yùn)用，達(dá)到增強(qiáng)業(yè)務(wù)技能、提高管理水平的效果。二是以“自學(xué)為主，培訓(xùn)為輔”的模式逐步形成可持續(xù)終身教育機(jī)制，保障檔案人員素質(zhì)隨時(shí)代變化而不斷提高。通過不斷學(xué)習(xí)獲取知識(shí)是提高素質(zhì)的根本途徑，要對(duì)本單位的檔案人員建立學(xué)習(xí)激勵(lì)機(jī)制，把檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)成績(jī)作為業(yè)績(jī)考核的一部分。三是加大檔案部門間、區(qū)域間系統(tǒng)合作的力度，不斷擴(kuò)大自身的交際面。通過交流，學(xué)習(xí)兄弟單位成功的經(jīng)驗(yàn)方法，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)、現(xiàn)代通訊等高科技手段，不斷擴(kuò)充檔案管理人員的信息源和創(chuàng)新思維。

篇5

1.數(shù)字化檔案管理有利于提高事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)效益。事業(yè)檔案過去傳統(tǒng)粗放式的檔案管理過分依賴增加辦公人員和費(fèi)用，使事業(yè)單位的費(fèi)用開支大幅提升。通過采用數(shù)字化檔案管理，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，縮小了檔案占地空間，節(jié)約保管成本，在檔案調(diào)取和查詢上也十分便利，有利于提升事業(yè)檔案的綜合經(jīng)濟(jì)效益。

2-數(shù)字化檔案管理是提升事業(yè)單位辦公效率的必要手段。采用數(shù)字化檔案管理，能夠使檔案數(shù)據(jù)快速、準(zhǔn)確歸檔，隨用隨提，快捷、高效，是提升事業(yè)單位檔案管理效率的必要手段。

3-在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案數(shù)據(jù)的利用率明顯提升。眾所周知，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案大多保存在檔案室或檔案館，用戶查閱與調(diào)取時(shí)很不方便。檔案采用數(shù)字化管理后，用戶能夠、快捷、方便地查詢到自己所需的檔案信息，極大地提升了檔案的利用率。

二、推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理的具體措施

(一)大力促進(jìn)事業(yè)檔案文書處理過程與歸檔數(shù)字化，提高檔案管理效率

在檔案管理中，文書處理是最基礎(chǔ)性工作，文書處理效果直接關(guān)系著檔案的質(zhì)量和水平。在現(xiàn)代信息技術(shù)不斷普及，事業(yè)單位每天處理的檔案量不斷增多形勢(shì)下，檔案管理者應(yīng)該將每天收到的檔案信息利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行歸檔處理，按照批辦流程在事業(yè)單位內(nèi)部網(wǎng)內(nèi)傳閱，設(shè)置具體的傳閱、催辦時(shí)間。當(dāng)傳閱的待處理文件未按設(shè)定的時(shí)間進(jìn)行信息反饋，就應(yīng)該利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，及時(shí)提醒相關(guān)人員及時(shí)處理，確保檔案管理工作的有效性，防止檔案處理延誤，檔案堆積量不斷增大的現(xiàn)象出現(xiàn);同時(shí)，通過這種網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化的處理方式，大大縮短了信息傳遞和反饋的時(shí)間，不僅能減輕檔案管理人員工作負(fù)擔(dān)，還能極大提升檔案管理效率。

(二)構(gòu)建事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理體系

從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來看，事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理是今后的必然趨勢(shì)，同時(shí)也是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在這個(gè)過程中，數(shù)字化管理體系的整體構(gòu)建、硬件設(shè)備采購、軟件系統(tǒng)開發(fā)與升級(jí)、檔案錄人、資料備份、檔案查閱等都是該系統(tǒng)必備要素。對(duì)事業(yè)單位而言，其每天工作量大，檔案資料較多，數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)該采用雙服務(wù)器的備份方案，確保檔案管理安全;此外，要細(xì)化檔案管理工作，將數(shù)字化檔案管理細(xì)化為操作系統(tǒng)管理、系統(tǒng)維護(hù)管理、檔案密級(jí)管理、性質(zhì)種類管理等，不斷提升檔案管理效率。

(三)將數(shù)字化檔案管理融于單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，從而整合數(shù)字信息資源，提高事業(yè)單位管理的綜合效率

在當(dāng)前事業(yè)單位運(yùn)作中，自動(dòng)化辦公系統(tǒng)已運(yùn)用得十分廣泛，顯現(xiàn)出了自動(dòng)化辦公系統(tǒng)的巨大優(yōu)勢(shì)。在這種背景下建設(shè)成功檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)后如何將該系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)有效整合在一起，發(fā)揮出整體優(yōu)勢(shì)成為事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理必須要面對(duì)的考驗(yàn)。對(duì)此，筆者認(rèn)為應(yīng)該對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行軟件升級(jí)，兩個(gè)系統(tǒng)間需要開發(fā)相互兼容性端口。例如在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中增加檔案查詢功能，同時(shí)檔案管理系統(tǒng)要開放查詢權(quán)限，確保兩系統(tǒng)有效整合，實(shí)現(xiàn)各系統(tǒng)的無縫鏈接，提高事業(yè)單位管理系統(tǒng)的綜合效率。

(四)確保檔案數(shù)字化系統(tǒng)得到可靠的信息支持

維護(hù)好檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，確保其能安全、高效運(yùn)行，輔以可靠的信息支撐十分重要。具體來講應(yīng)強(qiáng)化以下工作:

1.確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)擁有良好的系統(tǒng)升級(jí)能力。系統(tǒng)擁有良好升級(jí)能力是不斷豐富、完善系統(tǒng)功能的必備條件，只有這樣，數(shù)字化管理系統(tǒng)才能不斷與時(shí)俱進(jìn)，發(fā)揮強(qiáng)大的管理功效。

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傳統(tǒng)的筆紙化醫(yī)療辦公已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代辦公的需求。我國的醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)正在飛快的發(fā)展，這種以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)向醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的技術(shù)，已經(jīng)得到醫(yī)學(xué)界廣大學(xué)者的好評(píng)，醫(yī)院的工作形式也轉(zhuǎn)變成為了無紙化辦公，大力利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為醫(yī)院的檔案信息進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，這樣的改變也為醫(yī)院數(shù)字化管理提供了條件。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式代替了傳統(tǒng)的紙張式檔案管理，這不僅大大減少了醫(yī)院在檔案管理方面的費(fèi)用，還給醫(yī)院節(jié)約了空間，而且對(duì)于查閱和儲(chǔ)存也可以隨時(shí)隨地進(jìn)行操作，極其便捷，并且還避免了紙張的浪費(fèi)和打印清晰度不足的問題。數(shù)字化的檔案信息管理，既節(jié)省了人力還對(duì)醫(yī)院工作效率有所提高。

二、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理的主要問題

（一）張紙存儲(chǔ)和信息儲(chǔ)存同時(shí)存在。在醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)和醫(yī)療研究中，大量的會(huì)議記錄和研究結(jié)果，都是通過電子文件的形式進(jìn)行記錄，并在各個(gè)科室和部門之間傳遞，這樣大大的提高的醫(yī)院各科室的工作效率。但是通常在電子文件閱讀完畢和工作完畢時(shí)，都要進(jìn)行紙張歸類進(jìn)行保存。這樣就出現(xiàn)了電子文件和紙張文件同時(shí)保存的情況，浪費(fèi)了醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)，妨礙了數(shù)字化管理在醫(yī)院中的發(fā)展。

（二）電腦網(wǎng)絡(luò)的安全問題。電腦網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)檔案信息具有空間小、速度快、傳閱便捷等特點(diǎn)，但是隨著信息時(shí)代的發(fā)展，對(duì)電腦網(wǎng)絡(luò)有威脅的因素也隨之出現(xiàn)，例如數(shù)字檔案信息可以隨意修改、不穩(wěn)定性、對(duì)硬件有所要求等一些問題。網(wǎng)絡(luò)病毒的出現(xiàn)更是對(duì)醫(yī)院的數(shù)字化檔案信息造成巨大的傷害，嚴(yán)重的可能導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓，對(duì)醫(yī)生的工作造成很大的影響。

（三）對(duì)數(shù)字化檔案管理認(rèn)識(shí)不深。我國大多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)推崇檔案信息數(shù)字化管理多時(shí)，但是醫(yī)院的醫(yī)療工作者都還是習(xí)慣傳統(tǒng)的紙張式辦公，把檔案信息數(shù)字化管理當(dāng)成軟任務(wù)，沒有得到很好的重視，借閱文檔信息和傳遞文檔都還是采用人力的方式，這樣就極大的浪費(fèi)了數(shù)字化帶來的便捷服務(wù)，還加大了人力的勞動(dòng)程度，造成了數(shù)字化管理不合理的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理需要注意的細(xì)節(jié)

對(duì)于醫(yī)院檔案信息數(shù)字化管理中存在的各項(xiàng)問題，應(yīng)該認(rèn)真對(duì)待，組織管理團(tuán)隊(duì)解決問題。在醫(yī)院開展檔案信息數(shù)字化管理時(shí)，應(yīng)該做好以下幾個(gè)細(xì)節(jié)：

（一）建設(shè)信息系統(tǒng)工程，實(shí)現(xiàn)信息共享。檔案信息數(shù)字化管理，是由一套系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)工程實(shí)現(xiàn)的，是一套硬件和軟件共同完成的系統(tǒng)，由整體設(shè)計(jì)、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理和網(wǎng)絡(luò)安全等一些軟硬件組成。因?yàn)獒t(yī)院每天都要產(chǎn)生大量的文字，所以在錄取和存儲(chǔ)文字方面應(yīng)該采取多服務(wù)器、磁盤排列儲(chǔ)存、高速掃描儀集中掃描、硬盤和云儲(chǔ)存雙備份的解決方案。同時(shí)，為了改變提取數(shù)據(jù)率低的情況，應(yīng)該在提取數(shù)據(jù)的設(shè)備上采取觸摸提取方式，通過觸摸的查詢方式能夠及時(shí)和準(zhǔn)確的查看醫(yī)院的檔案信息數(shù)據(jù)，這樣還達(dá)到了數(shù)據(jù)共享的目的。

（二）數(shù)字管理的橫向性和安全性。醫(yī)院數(shù)字化的檔案信息管理系統(tǒng)成立后，不應(yīng)該是單方面的接受和信息，而應(yīng)該在這個(gè)基礎(chǔ)上建立橫向的系統(tǒng)，同時(shí)還應(yīng)該研究出一套安全的數(shù)字化管理方案。數(shù)字化的信息管理系統(tǒng)以電子形式存在，為了保證醫(yī)院學(xué)術(shù)不被壞人利用，其中有一些檔案信息的電子文件就要進(jìn)行加密處理，并且在一定時(shí)間之后要對(duì)密碼進(jìn)行修改。在醫(yī)院數(shù)字化管理的軟件方面，對(duì)于醫(yī)院的機(jī)密文件進(jìn)行多層密碼加密、建立防火墻，避免黑客的非法訪問和竊取。

（三）醫(yī)院應(yīng)該建立專業(yè)的數(shù)字化檔案信息管理團(tuán)隊(duì)。由于醫(yī)院檔案員的工作形式和特點(diǎn)，他們長(zhǎng)時(shí)間處于醫(yī)院的檔案室，遠(yuǎn)離醫(yī)院的醫(yī)療活動(dòng)，因此醫(yī)院檔案室的人通常都不會(huì)參加醫(yī)院的重點(diǎn)醫(yī)學(xué)教育，對(duì)醫(yī)院的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)不能及時(shí)的把握，在對(duì)醫(yī)院編研選題的時(shí)候跟不上時(shí)間的腳步，可能就顯得不是很實(shí)用。這些傳統(tǒng)的弊病就需要醫(yī)院的檔案信息數(shù)字化管理團(tuán)隊(duì)加以改變，這樣的一支隊(duì)伍要做到醫(yī)學(xué)的精確把握和動(dòng)態(tài)的掌控，盡快從傳統(tǒng)的檔案管理模式走向數(shù)字化管理模式。

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關(guān)鍵詞：高校檔案數(shù)字化管理優(yōu)勢(shì)弊端要點(diǎn)

檔案數(shù)字化是指利用計(jì)算機(jī)等技術(shù)手段將經(jīng)過鑒選、原本存儲(chǔ)于傳統(tǒng)載體上的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換并加以存儲(chǔ)、保護(hù)、檢索利用的系統(tǒng)工程。檔案數(shù)字化管理是利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成了一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，提高了工作效率。

隨著高校體制改革的深入與隊(duì)伍交往活動(dòng)的增加，一方面，使得檔案種類不斷增多，內(nèi)容復(fù)雜多樣，檔案數(shù)量急劇上升；另一方面，隨著社會(huì)信息化程度的深入，社會(huì)對(duì)檔案信息的依賴程度也越來越高，更需要提供一些系統(tǒng)、安全的檔案信息服務(wù)，這就使得檔案載體類型已經(jīng)不單單是過去的紙質(zhì)檔案，更多的發(fā)展為圖片、音像等多種載體模式。由此可見，檔案數(shù)字化已是信息化時(shí)代的必然趨勢(shì)。本文就高校檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)和弊端發(fā)表一下我的看法：

一、高校檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

1.有利于提高經(jīng)濟(jì)效益

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的日新月異，信息量的博大與政府機(jī)關(guān)及行政事業(yè)單位辦事效率的低下就顯得格格不入，過去辦公為粗放型模式，這樣便無形中增加了辦公人員及相關(guān)費(fèi)用。為了解決、消除成本大幅上漲等一系列問題，數(shù)字化管理檔案便突出了其優(yōu)點(diǎn)。傳統(tǒng)檔案信息一般為紙質(zhì)，這樣不方便保存及管理，如今通過數(shù)字化管理檔案使其成為文檔保存于電腦中，不僅節(jié)約了一大筆保管費(fèi)用，節(jié)省了使用空間，而且管理、搜索起來也異常方便，這也避免了紙張浪費(fèi)及相關(guān)人員配置等問題。

2.有利于提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理應(yīng)用于高校當(dāng)中，不僅可為學(xué)校辦公人員提供了便利，而且可以時(shí)時(shí)更新資料并歸檔保存。除此之外，此管理技術(shù)可以方便用戶進(jìn)行資料查詢、修改等操作，使工作更細(xì)化、更簡(jiǎn)化，可真正讓用戶隨時(shí)掌握網(wǎng)絡(luò)信息。不得不說數(shù)字化檔案已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化、現(xiàn)代化，為國家發(fā)展帶來了重大推動(dòng)作用。

3.有利于高校各行政部門和系部立卷制度的落實(shí)

以往高校檔案管理員對(duì)學(xué)校各部門的工作并不了解，檔案管理與各部門實(shí)際工作之間便產(chǎn)生了差異、不同步，從而導(dǎo)致材料不完整、檔案質(zhì)量存在問題等現(xiàn)象出現(xiàn)。當(dāng)我校應(yīng)用數(shù)字化管理之后，數(shù)據(jù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化，各部門可以通過網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸至檔案管理室，這樣檔案管理員可以通過網(wǎng)上操作進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)更新及歸檔，為檔案管理等工作提供便利，也從根本上保證了檔案齊全，立卷制度得到落實(shí)。

4.有利于提高高校檔案信息全面化

通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，以往管理模式主要是對(duì)檔案進(jìn)行分類、分區(qū)域、分時(shí)等來進(jìn)行整理、存檔，這樣只能有利于單一文件查詢和保管，但并不利于數(shù)據(jù)的及時(shí)更新和眾多文件查詢。實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，通過網(wǎng)上管理信息資源，對(duì)各檔案進(jìn)行分類、存檔并保存于指定硬盤中去并標(biāo)注。若辦公人員想查詢某一文檔，可以通過檢索等功能來搜索所需文檔及數(shù)據(jù)。若同一時(shí)間發(fā)生眾多的事情，可以在文檔分時(shí)的情況下再細(xì)化。這樣便使辦公人員可以各方面掌握情況并能添加或修改所需數(shù)據(jù)，及時(shí)更新資料防止數(shù)據(jù)遺漏。

二、高校檔案數(shù)字化管理的劣勢(shì)

在我國檔案數(shù)字化管理應(yīng)用還沒有幾年，屬于新興管理模式。我校在此方面的應(yīng)用也只是屬于初級(jí)階段，難免應(yīng)用過程中遇到一些問題，如下：

1.由于病毒等因素導(dǎo)致電子文件保存、歸檔時(shí)間有所限制，所以不能長(zhǎng)期無限制保存，存在不安全隱患。雖然電子文件具有占用空間小、方便用戶操作以及網(wǎng)絡(luò)傳輸速度快等優(yōu)勢(shì)，但在安全方面卻存在眾多不確定因素，難以控制，如信息的保密、利用工作等。由于電子文檔可根據(jù)用戶需要進(jìn)行修改，通過修改，以往的數(shù)據(jù)信息將不再存在，而以修改后的最終信息來進(jìn)行保存，用戶也無法查詢最初數(shù)據(jù)情況。如果用戶誤操作保存的話將損失重要數(shù)據(jù)及文件資料，對(duì)工作也帶來不利因素。

2.數(shù)字化檔案存儲(chǔ)受載體制約性強(qiáng)

數(shù)字化檔案應(yīng)用，其性能、數(shù)據(jù)傳輸?shù)裙δ芘c所使用的計(jì)算機(jī)軟硬件有所關(guān)聯(lián)。雖然計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)容量很大，但總有“山窮水盡”的時(shí)候。不僅如此，現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速，技術(shù)先進(jìn)，計(jì)算機(jī)軟硬件更新速度比較快，很可能會(huì)出現(xiàn)文檔在舊系統(tǒng)下可以正常更新、保存，但在新開發(fā)的系統(tǒng)下卻存在識(shí)別問題，不能完整兼容或不能正常讀取。若依舊使用原有系統(tǒng)，可能出現(xiàn)技術(shù)落后，對(duì)日后管理操作順利進(jìn)行帶來了一定影響。雖然每個(gè)文件占用空間小，有時(shí)只有幾KB，但這些都是各部門、各辦公人員的勞動(dòng)成果，都花費(fèi)了人力和物力。這些電子文件跟紙質(zhì)保存有很大區(qū)別，容易受到計(jì)算機(jī)病毒的侵害或人員誤操作等導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失，這些因素都會(huì)給電子文件保存和管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)和威脅。

3.檔案進(jìn)行雙重保存，加大空間利用及資源浪費(fèi)

通常文件檔案需經(jīng)過紙質(zhì)、電子文檔的保存，有時(shí)為了更加可靠的保存會(huì)進(jìn)行電子文檔備份，雖然文件保存可靠性提高，但是操作多、占用空間大、資源也有所浪費(fèi)。由于在文件保存過程中，文件通常人手一份，給辦公人員及時(shí)更新數(shù)據(jù)提供便利，但無疑加重了工作量和人員量，通過電子文檔的數(shù)據(jù)更新及保存，紙質(zhì)檔案保存也得更新。雖然保存方式不同，但內(nèi)容相同，工作細(xì)化的同時(shí)便造成了人員及資源的浪費(fèi)。

4.高校數(shù)字化檔案利用率低，阻礙現(xiàn)代化管理進(jìn)程

雖然檔案信息管理系統(tǒng)在高校推行多時(shí)，高校各部門及人員對(duì)此管理系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)還不到位，并沒有產(chǎn)生合理利用這一想法和具體操作。辦公人員由于長(zhǎng)時(shí)間使用以往管理模式和理論，信息數(shù)據(jù)的檢索模式已經(jīng)有所習(xí)慣，對(duì)這數(shù)字化管理系統(tǒng)了解不深，便會(huì)或多或少忽略其優(yōu)勢(shì)。人們對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)有所局限性，忽略網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)谋憬菁熬W(wǎng)絡(luò)資源。長(zhǎng)此以往，辦公人員對(duì)數(shù)字化檔案認(rèn)識(shí)不足使其利用率降低，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能在工作中的應(yīng)用也僅限于文字編輯，信息傳輸及打印等小功能，這樣便使數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)不能被充分利用，造成了人員及其資源浪費(fèi)。

三、實(shí)施高校檔案數(shù)字化管理需要注意事項(xiàng)

通過本人對(duì)高校檔案數(shù)字化管理具體應(yīng)用中存在的一些問題，我從以下幾個(gè)要點(diǎn)發(fā)表一下我的看法：

1.建設(shè)好高校系統(tǒng)工程

如何進(jìn)行信息共享、檔案電子化保存等，是一個(gè)重要目標(biāo)，具體可以下幾方面：

軟件方面：對(duì)于軟件開發(fā)方面進(jìn)行研究，使網(wǎng)絡(luò)資源、文檔信息在最新系統(tǒng)下可兼容應(yīng)用，盡可能使用最新、功能簡(jiǎn)單便捷的軟件。硬件方面：對(duì)于硬盤存儲(chǔ)容量有所擴(kuò)充，使其最大程度保存更多文件。包括檔案整理、備份、查詢管理以及安全措施等工作。由于高校辦公人員每天都會(huì)更新電子文檔，添加或修改信息，因此該系統(tǒng)應(yīng)采用雙服務(wù)器，同時(shí)輔以掃描儀、光盤等。系統(tǒng)建設(shè)：可進(jìn)行查詢系統(tǒng)建設(shè)，方便資源利用率及工作效率的提高，并實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享。

2.做好高校數(shù)字化檔案的安全工作

由于電子檔案存在不安全的因素，同時(shí)電子檔案還有保存、修改等方面的隱患，應(yīng)制定相應(yīng)的管理制度來進(jìn)一步完善管理系統(tǒng)，如文件歸檔、保密、鑒定等制度，從而使數(shù)字化檔案建設(shè)可以在具體應(yīng)用時(shí)安全可靠進(jìn)行。這些管理制度中最為重要的便是安全管理制度。由于檔案關(guān)乎個(gè)人信息，有些如工作經(jīng)歷、所獲證書、知識(shí)技能等方面信息可以公開，但有些重要私人信息應(yīng)該進(jìn)行保密，這樣便對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)的安全性有所要求，顯的格外重要。安全管理主要包括硬件和軟件兩部分。硬件方面，主要是對(duì)所使用設(shè)備的壽命及質(zhì)量有所要求，從而提高信息保存時(shí)間。除此之外還得安排專門人員進(jìn)行檔案管理或設(shè)備保養(yǎng)、檢修，防止文檔引設(shè)備問題而導(dǎo)致丟失。軟件方面，主要是通過文檔密碼加密或設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用權(quán)限，對(duì)于重要信息應(yīng)進(jìn)行多層結(jié)構(gòu)的通訊、監(jiān)控，這樣便可使文檔更安全，使其數(shù)據(jù)免受非法修改或破壞，真正做到校園數(shù)字化信息的保密性和安全性。

3.組織檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高管理水平

由于現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展迅速、信息現(xiàn)代快，高校檔案管理模式也發(fā)生改變，從以往的勞動(dòng)密集型向現(xiàn)今的技術(shù)密集型轉(zhuǎn)化，大大提高了工作效率。這些進(jìn)步便對(duì)管理者要求有所提高，這一方面要求他們有較強(qiáng)分析力，可以對(duì)一些較專業(yè)性問題提供建議和操作方法；另一方面則要根據(jù)用戶需求提供大量的數(shù)據(jù)信息。這類崗位需要高素質(zhì)、高技能管理人員才能更好的勝任。所以學(xué)校應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理人員的自身培養(yǎng)，使其更多的學(xué)習(xí)相關(guān)管理知識(shí)，形成文件保密意識(shí)，使管理人員思維發(fā)生轉(zhuǎn)變，跳出原有檔案管理理念，投身于現(xiàn)今數(shù)字化管理理念研究、應(yīng)用當(dāng)中。

總而言之，隨著現(xiàn)今網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的要求，高校數(shù)字化檔案管理已成為必然。不過高校檔案管理數(shù)字化方面認(rèn)識(shí)、應(yīng)用還有一定不足，需要進(jìn)一步的研究和解決，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化管理的完美應(yīng)用。

參考文獻(xiàn)

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一、紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性。

高質(zhì)量的檔案數(shù)據(jù)庫是檔案信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)，檔案數(shù)字化制作是檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的必要手段。紙質(zhì)檔案數(shù)字化制作的必要性表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）歷史檔案的搶救問題：我院檔案中心有很多透明底圖文件是十幾年或幾十年前的，這些檔案由于經(jīng)歷時(shí)間較長(zhǎng)、加上保管不當(dāng)?shù)脑?，已?jīng)處于非?！拔ｋU(xiǎn)”（字跡模糊、破碎）的狀況，如不及時(shí)加以“挽救”，很可能造成檔案徹底消失。

（二）檔案移交后利用難的問題：通常各部門檔案移交后，都保存在檔案中心內(nèi)，當(dāng)需要查詢用時(shí)，必須到檔案室現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行查閱，查詢過程比較繁瑣。

（三）檔案管理利用難的問題：由于傳統(tǒng)檔案數(shù)量的龐大，傳統(tǒng)檔案查詢工作被動(dòng)性的現(xiàn)狀，增加了檔案管理利用的難度，已影響到檔案信息服務(wù)的效率和檔案價(jià)值的挖掘。

（四）傳統(tǒng)檔案利用局限的問題：一般存檔的檔案資料只有一份，一旦某人借走這份檔案，其他人只有等待，這樣不僅使檔案工作效率降低，而且還會(huì)存在損壞原始檔案可能性。

（五）傳統(tǒng)檔案的安全問題：每份檔案都是有價(jià)值的資料，如果遇到自然或人為的災(zāi)害將造成無法挽回的損失。

針對(duì)上述問題，我認(rèn)為有必要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案實(shí)施數(shù)字化制作。

二、紙質(zhì)檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設(shè)最基礎(chǔ)的工作。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影技術(shù)(錄音、錄像)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化的形式互相連接，通過局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行計(jì)算機(jī)檢索、閱讀電子檔案，利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。

三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

隨著我院每年工程項(xiàng)目的增加，館藏量越來越大。為了保證及時(shí)整編歸檔資料，唯有以增加辦公人員和辦公費(fèi)用來解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，首先大大節(jié)省了占地空間；其次，將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化后，更是節(jié)省了人們的查閱時(shí)間。使用起來極為方便迅速，既方便了設(shè)計(jì)人員，又避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

（二）提高辦公效率

紙質(zhì)檔案數(shù)字化，使得檔案管理更為高效。資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。目前，我院有電子版的文件才能在電腦上實(shí)現(xiàn)檢索、查詢。但是一些歷史檔案，由于年代久遠(yuǎn)，檢索起來，非常不便，只能翻查帳本、卡片，甚至要到庫房逐件翻查；有時(shí)候?yàn)榱苏乙环輾v史資料，要花上半天的時(shí)間，浪費(fèi)設(shè)計(jì)人員大量精力。如果將歷史紙質(zhì)檔案數(shù)字化，相信這樣的局面不會(huì)出現(xiàn)。數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，所有的查詢工作，都可以在電腦上完成，大大縮短查詢時(shí)間，提高工作效率。真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實(shí)體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

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【關(guān)鍵詞】檔案數(shù)字化 獨(dú)立經(jīng)濟(jì) 監(jiān)督視域

為加強(qiáng)審計(jì)機(jī)關(guān)的工作效率，需要在現(xiàn)今不斷變化的經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下積極推進(jìn)審計(jì)工作的信息化建設(shè)，充分利用多媒體等高新技術(shù)手段，加強(qiáng)審計(jì)檔案的規(guī)范管理，逐步形成檔案信息高效處理的整體環(huán)境，并改變相關(guān)職工老舊的固有思維方式和傳統(tǒng)觀念，實(shí)現(xiàn)集中管理，提高經(jīng)濟(jì)管理水平。

一、審計(jì)軟件在檔案工作中的應(yīng)用

審計(jì)軟件傳統(tǒng)定義是指利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的輔助功能，編寫相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件，以便輔助審計(jì)工作的進(jìn)行，提高工作效率。而現(xiàn)今主要應(yīng)用的審計(jì)軟件主要分以下兩個(gè)方面：

（一）基于C/S模式下的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)軟件

C/S模式下的檔案管理系統(tǒng)主要是按各種類別：文書、文件、音像、影像等對(duì)各種材料進(jìn)行管理分類，是便于查詢、統(tǒng)計(jì)、管理的綜合信息平臺(tái)。相關(guān)人員在進(jìn)入此平臺(tái)后，能極為便捷的找到自己所需要的審計(jì)資料，而管理人員進(jìn)行檔案管理時(shí)，也能減輕較大的工作負(fù)擔(dān)。另外，由于計(jì)算機(jī)自身可以和云客戶端進(jìn)行聯(lián)系，這在一定程度上保證了相關(guān)資料的完整性和安全性，若存在缺失或者丟失的情況，可以進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份。

（二）基于B/S模式下的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)軟件

基于B/S模式下的審計(jì)檔案管理系統(tǒng)軟件與C/S模式的區(qū)別就是它有其自身的專用網(wǎng)，和互聯(lián)網(wǎng)是分離的，因此不會(huì)出現(xiàn)檔案泄露等一系列安全問題。其優(yōu)點(diǎn)是，它整體上的結(jié)構(gòu)更為清晰，各個(gè)模塊之間是分離的，系統(tǒng)的各個(gè)功能融入審計(jì)之間，能較為方便的實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃的建立和安全管理，各種文件的流轉(zhuǎn)，為出差在外的人員提供了一個(gè)信息查詢平臺(tái)。

二、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

傳統(tǒng)檔案管理已經(jīng)無法和現(xiàn)代化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展相配合，在如此形勢(shì)下，信息化檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，它是管理工作的一次創(chuàng)新，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案具有的檔案收集、鑒別、整理、統(tǒng)計(jì)等基本特性，還具有網(wǎng)上數(shù)字化瀏覽和遠(yuǎn)程查詢等現(xiàn)代化特征，這在極大程度上便利了相關(guān)出差在外人員的工作，充分提高了其工作效率。

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)今主要可以分為日常業(yè)務(wù)管理、檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)三大部分。以下是對(duì)這三個(gè)部分的簡(jiǎn)單介紹：

（一）日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)

日常業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要是實(shí)現(xiàn)各種人事檔案的管理工作。包括對(duì)相關(guān)人員檔案及材料的收集、鑒別、整理、缺少材料登記、其任前審核、檔案轉(zhuǎn)遞、統(tǒng)計(jì)、查閱等業(yè)務(wù)處理功能。

（二）檔案采集系統(tǒng)

數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)主要進(jìn)行對(duì)紙質(zhì)檔案材料的數(shù)字化采集，將紙質(zhì)素材轉(zhuǎn)成數(shù)字化形式。現(xiàn)今較為常見的檔案采集系統(tǒng)主要有了目錄編輯、檔案采集、數(shù)據(jù)審核這三大功能。并在現(xiàn)今高新的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的服務(wù)下，能夠?qū)崿F(xiàn)單客戶端多人使用、多客戶端多人等運(yùn)行模式，能夠同時(shí)對(duì)多本檔案和材料進(jìn)行采集和數(shù)據(jù)整理，為數(shù)據(jù)的入庫提供了很大的便利，也便于查閱。

（三）檔案查閱系統(tǒng)

檔案查閱系統(tǒng)是以組織系統(tǒng)專用網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，采用B/S模式架構(gòu)，系統(tǒng)主要在安全方面進(jìn)行了多方面的考慮：可按日期、時(shí)間等多種方式，判斷是否具有閱讀檔案的權(quán)利，并對(duì)其閱檔的過程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。也可以采用信息采用加密信道傳輸?shù)确绞?，確保檔案真實(shí)安全可靠。

三、檔案數(shù)字化替代傳統(tǒng)檔案管理的先進(jìn)性

隨著電子信息化技術(shù)在各個(gè)方面的綜合使用，在審計(jì)檔案管理上也推進(jìn)了信息化建設(shè)，為審計(jì)工作高質(zhì)量、高效率的展開提供了保證，主要優(yōu)點(diǎn)分以下三個(gè)方面：

（一）提高經(jīng)濟(jì)效益

過去一旦出現(xiàn)檔案管理不夠完善，規(guī)整出現(xiàn)困難的情況，我們一般就會(huì)采用增加辦公人員的方式來解決問題，這就導(dǎo)致了職工人數(shù)過多，財(cái)政支出相應(yīng)增加，管理成本大幅上漲。

另外一個(gè)方面，數(shù)字化的檔案管理大大節(jié)約了紙張，油墨等物質(zhì)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化成可以重復(fù)使用的電子材料，大大節(jié)約了成本和保護(hù)了環(huán)境，很大程度上節(jié)約了人力物力財(cái)力，提高了經(jīng)濟(jì)效益。

（二）提高辦公效率

數(shù)字化檔案管理有其自身的特征，能保證使用過的資料存有記錄，也不會(huì)因?yàn)樗说氖褂脤?duì)后來人員的使用造成了阻礙。以相關(guān)組織部門為例，干部的聘請(qǐng)和提拔都需要極為詳細(xì)而準(zhǔn)確的檔案信息，檔案數(shù)字化管理是完全可以提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)的。

同時(shí)，數(shù)字化檔案管理真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的流動(dòng)速度快，對(duì)空間沒有限制等特點(diǎn)，數(shù)字化檔案事實(shí)上成為“無墻界檔案”，檔案庫也基本變成了利用方便的信息控制中心，大大提高了辦公效率。

（三）增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。由其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，也可以防止部分檔案被隨意修改的行為。

四、結(jié)束語

現(xiàn)今各種現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展無疑為檔案信息化建設(shè)帶來了便利，審計(jì)機(jī)關(guān)及時(shí)推進(jìn)審計(jì)工作的規(guī)范化，法制化，根據(jù)整體經(jīng)濟(jì)要求，將文件、檔案管理提高到空前的高度，將審計(jì)工作帶入數(shù)字化時(shí)代，并實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理。

參考文獻(xiàn)

[1]劉艷林.開展檔案數(shù)字化建設(shè)的實(shí)踐與思考[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2008，18（15）.

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篇10

關(guān)鍵詞:數(shù)字化;城建檔案工作;精細(xì)化管理;途徑

中圖分類號(hào):G275.3

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:B

文章編號(hào):1008-0422(2009)12-0106-02

1概述

精細(xì)化管理理念最早是在企業(yè)管理中提出來的,是企業(yè)管理從粗放式向集約化、規(guī)?；芾戆l(fā)展過程中提出并推廣應(yīng)用的一系列新的管理理念和管理方法。目前,精細(xì)化管理已引入企業(yè)、事業(yè)、社團(tuán)和政府機(jī)構(gòu)管理等方方面面。精細(xì)化管理要求對(duì)工作主體、目標(biāo)對(duì)象、操作流程和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等都實(shí)行精確和細(xì)致的管理?；诰_和細(xì)致本身就是相對(duì)的概念,“沒有最好,只有更好”,因此精細(xì)化管理代表的是一種理念、一種追求,一種管理思維,一種持續(xù)創(chuàng)新、持續(xù)改進(jìn)、永不止步、永不懈怠的管理實(shí)踐,其管理成果符合人們需求永恒增長(zhǎng)這一客觀事實(shí),對(duì)企業(yè)持續(xù)改善產(chǎn)品,事業(yè)、社團(tuán)和政府機(jī)構(gòu)持續(xù)改進(jìn)服務(wù)有著非常重要的指導(dǎo)意義。因此,我們研究精細(xì)化管理,一個(gè)重要的方法就是找到精細(xì)化管理的切入點(diǎn),即精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)途徑,找到了這一途徑,精細(xì)化管理的方法和措施也就水到渠成了。根據(jù)我們的實(shí)踐和思考,數(shù)字化就是城建檔案工作精細(xì)化管理的最佳途徑。

2城建檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀及特點(diǎn)

我國城建檔案工作興起于上世紀(jì)70年代末、80年代初,與改革開放后經(jīng)濟(jì)建設(shè)全面發(fā)展同步;2000年以來,隨著我國掀起新一輪城市建設(shè),城建檔案工作也進(jìn)入了一個(gè)新的高速發(fā)展時(shí)期。至今,全國660多個(gè)設(shè)市城市中,已建立了近500個(gè)城建檔案館,區(qū)(縣)城建檔案室達(dá)1000多個(gè),館藏量在4000萬卷以上。在具體工作上,各城建檔案館主要是收集城市建設(shè)活動(dòng)中,特別是各項(xiàng)建設(shè)工程中形成的具有保存價(jià)值的各種技術(shù)資料,加以整理、入庫、保管,并提供查閱和復(fù)制利用。對(duì)人的管理、對(duì)工作過程的管理和對(duì)工作對(duì)象(即各種技術(shù)文件、圖紙、影像資料)的管理,還是以原始手工方式為主。城建檔案工作的核心就是城建檔案,一切工作和活動(dòng)都是圍繞著城建檔案展開的。而城建檔案的本質(zhì)不是其外在的形態(tài),而是內(nèi)在的技術(shù)內(nèi)容,是信息。如果我們能用現(xiàn)代信息處理技術(shù)手段對(duì)城建檔案進(jìn)行處理,那么城建工作管理模式就會(huì)發(fā)生根本的變革。長(zhǎng)沙市城建檔案館從2000年以來,不斷加大城建檔案收集工作力度,進(jìn)館檔案逐年增長(zhǎng),達(dá)到了30000多卷/年,如果按照原來的管理模式,檔案整理跟不上,檔案查閱利用越來越困難,檔案存放也是一個(gè)大難題,庫房空間嚴(yán)重超負(fù)荷,多次倒架騰庫,仍是應(yīng)付不了檔案迅猛增長(zhǎng)的局面。我們把檔案的信息特征從紛繁復(fù)雜的檔案形態(tài)中抽取出來,實(shí)行數(shù)字化,就能掙脫檔案實(shí)體的桎梏,使檔案的收集、管理、利用都拋離了檔案的實(shí)體,完全在信息的流轉(zhuǎn)中完成,這就為城建檔案工作精細(xì)化管理的實(shí)踐開辟了一個(gè)全新的途徑。

3數(shù)字化在城建檔案工作精細(xì)化管理應(yīng)用的幾個(gè)方面

數(shù)字化在城建檔案工作中的應(yīng)用是多方面的。事實(shí)上,數(shù)字化是一種技術(shù)手段和工作機(jī)制,它既可以變革原來的城建檔案工作內(nèi)容和模式,還可能創(chuàng)新出城建檔案工作一系列新的業(yè)態(tài),這就為城建檔案工作精細(xì)化管理提供了一個(gè)技術(shù)平臺(tái),使城建檔案工作對(duì)象、工作流程和工作成果控制能在現(xiàn)代信息處理技術(shù)幫助下精確計(jì)劃、精密控制、精心操作、精準(zhǔn)落實(shí),從而真正實(shí)現(xiàn)最佳效果的精細(xì)化管理。具體地講有以下幾個(gè)方面:

3.1 檔案接收的數(shù)字化

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的接收是指工作人員對(duì)建設(shè)工程過程中形成的文件材料和圖紙,按照城建檔案管理有關(guān)規(guī)范要求進(jìn)行收集、初步整理,在工程竣工后向城建檔案館移交的過程。實(shí)現(xiàn)檔案接收的數(shù)字化,首先是要按照城建檔案管理規(guī)范要求,建立建設(shè)工程電子檔案報(bào)送系統(tǒng),然后由工作人員根據(jù)建設(shè)工程進(jìn)展,將建設(shè)工程信息(文件材料和圖紙信息)同步錄入該系統(tǒng),最后以光盤等形式直接報(bào)送數(shù)字化打包信息。工作人員將按系統(tǒng)程序要求,一步步、一項(xiàng)項(xiàng)、一條條地完成建設(shè)工程信息的錄入,避免了紙質(zhì)接收模式的那種隨意性導(dǎo)致檔案缺項(xiàng)漏項(xiàng)或重復(fù)冗余,也杜絕了工作人員集中在事后補(bǔ)制檔案導(dǎo)致檔案不真實(shí)。數(shù)字化接收在檔案接收質(zhì)量檢驗(yàn)環(huán)節(jié)也體現(xiàn)了精細(xì)化管理的優(yōu)勢(shì),可以用質(zhì)量檢驗(yàn)軟件對(duì)檔案信息包進(jìn)行檢驗(yàn),避免了人工檢驗(yàn)的主觀性。數(shù)字化接收的最大優(yōu)勢(shì)還是工作效率,對(duì)很多類似的信息,我們可以用復(fù)制的方式,不用再重復(fù)打印出文件或圖紙,大大提高錄入工作效率,降低了工作成本。

3.2 館藏檔案的數(shù)字化以及檔案保管的數(shù)字化

傳統(tǒng)的檔案保管都是基于檔案實(shí)體,檔案實(shí)物的搬運(yùn)擺放、庫房空間的占用調(diào)整以及檔案的保管防護(hù)是主要的日常工作。數(shù)字化的模式從兩個(gè)方面對(duì)這一過程進(jìn)行革新,一是原有館藏的數(shù)字化掃描錄入,對(duì)已完成掃描的檔案實(shí)行真空包裝后永久封存,非特殊情況不用再開包調(diào)用;另一方面是新進(jìn)檔案接收數(shù)字化信息,直接并入檔案信息數(shù)據(jù)庫;這樣日常管理的操作對(duì)象就是虛擬的檔案信息數(shù)據(jù)庫而不是檔案實(shí)體。這對(duì)檔案實(shí)體是一種保護(hù),而且,檔案信息實(shí)行計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫管理的優(yōu)勢(shì)是多方面,包括可以方便地制作多個(gè)備份,異地存放,防止突發(fā)災(zāi)害對(duì)檔案信息的破壞。當(dāng)然,原來的各種物理活動(dòng),如清理、搬運(yùn)、消毒、溫濕度控制等都不存在了,檔案日常管理的內(nèi)容與方式就發(fā)生了質(zhì)的轉(zhuǎn)變,更少的人、更少的空間、更少的投入,可以完成更加高效的工作,這正是精細(xì)化管理所追求的核心目標(biāo)之一。

3.3 檔案查閱利用的數(shù)字化

檔案查閱利用的數(shù)字化應(yīng)該是最能展示精細(xì)化管理成果的方面。與傳統(tǒng)檔案查閱方式相比,數(shù)字化查閱可以真正實(shí)現(xiàn)查全、查準(zhǔn)。多年來,在檔案利用中我們有一個(gè)難以明說的事實(shí),就是檔案查不到并不是因?yàn)闄n案不在庫房中,我們往往只好回答說,“這個(gè)檢索的條件可能不準(zhǔn)確,再找找看看。”我們的館藏量是如此之大,如果單憑人工的手段,或者只是錄入了檔案的目錄信息,要查準(zhǔn)、查全的確是勉為其難的事情。如果我們實(shí)現(xiàn)了全部檔案的數(shù)字化,情況就完全不同了,我們可以深入到檔案的內(nèi)部去挖掘檔案的每一個(gè)信息點(diǎn),而且這一個(gè)過程是由計(jì)算機(jī)來完成,在這種條件下,即使是“大海撈針”,也只是舉手之勞。數(shù)字化查閱的另一個(gè)優(yōu)勢(shì)是,在檔案查閱出來后,目標(biāo)信息的閱讀、摘錄、下載、拷貝、打印都是十分方便的,因?yàn)槲覀兊睦梅绞酵耆珤仐壛藱n案實(shí)物,是一種完全的數(shù)字環(huán)境,就好像我們?cè)诨ヂ?lián)網(wǎng)上用GOOGLE搜索信息后游覽與下載一樣方便;當(dāng)然,我們可以肯定的是,目前所有的檔案館數(shù)字化信息量與互聯(lián)網(wǎng)信息量相比只不過是“滄海一粟”,而且我們的檔案信息都是集中管理,所以對(duì)它的查閱利用肯定比GOOGLE還要來得快,來得方便得多。

3.4 業(yè)務(wù)工作數(shù)字化

主要是開發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng),以數(shù)字化的辦公平臺(tái)替代過去的人工模式和有紙辦公方式。業(yè)務(wù)工作數(shù)字化一是可以提高工作效率,二是可以規(guī)范工作流程。這兩個(gè)方面都是我們實(shí)行精細(xì)化管理所追求的核心目標(biāo)。數(shù)字化辦公將由網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)各種工作流程進(jìn)行界定和標(biāo)注,既不能越位,對(duì)時(shí)間上的延誤也記錄得非常精確、細(xì)致,對(duì)工作人員本身進(jìn)行了管理和約束,是一種陽光工作模式。當(dāng)然,系統(tǒng)設(shè)置的各種督促提醒或提示還會(huì)起到人工管理根本達(dá)不到的效果,在現(xiàn)實(shí)管理中,督促提醒或提示一是不能保持經(jīng)常性和充分性,另一方面也礙于情面,而辦公自動(dòng)化系統(tǒng),可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)預(yù)設(shè)的機(jī)制來完成這一工作,工作中有延誤、有松懈、有差錯(cuò)等都可以由計(jì)算機(jī)系統(tǒng)發(fā)出警告,并自動(dòng)生成工作日志,這使精細(xì)化管理中的考核環(huán)節(jié)變得非常容易。

3.5永不下班的城建檔案館――互聯(lián)網(wǎng)上的城建檔案館

數(shù)字化可以徹底改變城建檔案館傳統(tǒng)的辦公模式,使城建檔案館走上互聯(lián)網(wǎng),實(shí)行全時(shí)上班開放,擴(kuò)大城建檔案的社會(huì)影響,提升城建檔案的利用效果。當(dāng)然,我們首先要對(duì)數(shù)字化城建檔案信息進(jìn)行分類,檔案信息是有保密規(guī)定及密級(jí)劃分的,能在互聯(lián)網(wǎng)上的當(dāng)然是可公開的部分,這是一個(gè)精細(xì)區(qū)分和精細(xì)控制的過程,而且需要一定的行政授權(quán)。但數(shù)字化為我們提供了這么一個(gè)技術(shù)條件,使城建檔案館在互聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代前行。

3.6 基于城建檔案信息的綜合平臺(tái)

城建檔案信息的內(nèi)容是非常廣泛的,其利用潛力也是巨大的。通過數(shù)字化,城建檔案信息就成為了一個(gè)基礎(chǔ)的信息源和信息庫,結(jié)合GIS、GPS、RS和MIS等各種技術(shù)工具就可以建立各種綜合平臺(tái),對(duì)城市建設(shè)變遷、歷史文化保護(hù)、建筑設(shè)計(jì)、規(guī)劃設(shè)計(jì)以及城市動(dòng)態(tài)管理等等展開應(yīng)用研究并投入管理實(shí)踐運(yùn)用。這是一個(gè)發(fā)展前景非常廣闊的領(lǐng)域,將使城建檔案的信息價(jià)值發(fā)揮到極致。我們?cè)谙旅鎸⒁蚤L(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化實(shí)踐為基礎(chǔ),列舉出多個(gè)這方面的應(yīng)用實(shí)例。

4長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化工作的實(shí)踐及精細(xì)化管理成果

從2000年開始,長(zhǎng)沙市城建檔案館就開始探索檔案數(shù)字化和數(shù)字城建檔案館的建設(shè),開發(fā)了基于目錄的城建檔案檢索系統(tǒng),解決了檔案數(shù)量比較大時(shí),人工檢索工作量非常大、效率非常低、經(jīng)常出現(xiàn)漏查的問題;開發(fā)了館內(nèi)網(wǎng)站,初步實(shí)現(xiàn)了檔案遠(yuǎn)程檢索和建設(shè)信息;但這些工作數(shù)字化水平還比較低,不足以改變城建檔案工作管理模式。2005年以來,隨著“長(zhǎng)沙市地下管線信息化工程”項(xiàng)目被長(zhǎng)沙市發(fā)改委科技立項(xiàng)和財(cái)政的不斷投入,長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化工作得到全面推進(jìn),共有五大數(shù)字化系統(tǒng)(項(xiàng)目)啟動(dòng)開發(fā)、建設(shè)和運(yùn)行,目前總投資已超過2100萬元,長(zhǎng)沙市城建檔案館正朝著真正意義上的數(shù)字城建檔案館目標(biāo)邁進(jìn),取得了豐碩的精細(xì)化管理成果。

4.1 長(zhǎng)沙市地下管線信息化工程(地下管線GIS)

該工程項(xiàng)目是長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化的主體工程,也是最早實(shí)施的數(shù)字化工程。2005年就開始調(diào)研,2006年開始實(shí)施,2007年通過驗(yàn)收。該工程對(duì)城建檔案信息中最重要的部分――地下管線工程檔案信息――實(shí)行全數(shù)字化管理。其基本原理是采用GIS技術(shù),對(duì)長(zhǎng)沙市城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的各種管線的三維矢量信息和各種文本屬性信息與三維數(shù)字化地圖建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,實(shí)現(xiàn)查閱、計(jì)算、修改和動(dòng)態(tài)更新等功能。在實(shí)施過程中,我們一方面與長(zhǎng)沙市勘測(cè)設(shè)計(jì)研究院用光纜專線連接,保證管線及地圖信息動(dòng)態(tài)更新;另一方面,我們把建設(shè)工程數(shù)字化檔案與三維數(shù)字化地圖也建立對(duì)應(yīng)關(guān)系,從而在這一個(gè)綜合平臺(tái)上也實(shí)現(xiàn)了檔案查閱利用功能。這兩個(gè)方面是這一系統(tǒng)最大的技術(shù)優(yōu)勢(shì),也使它成為了國內(nèi)最先進(jìn)的地下管線GIS系統(tǒng)。目前,該系統(tǒng)成為了長(zhǎng)沙數(shù)字城市建設(shè)的基礎(chǔ)平臺(tái),為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的精細(xì)化提供了極大幫助。

4.2 城建檔案數(shù)字化掃描管理系統(tǒng)

該系統(tǒng)從2007年著手開發(fā),2008年全面投入運(yùn)行,主要包括檔案掃描數(shù)字化錄入、質(zhì)量檢驗(yàn)、入庫管理和掃描作業(yè)控制等功能。目前,共有40多名工作人員正在加班加點(diǎn)地工作,數(shù)十臺(tái)計(jì)算機(jī)、高速文件掃描儀、工程圖紙掃描儀、條碼打印及識(shí)別儀、激光打印機(jī)等設(shè)備設(shè)施正在高速運(yùn)轉(zhuǎn);已完成檔案掃描20萬余卷,圖紙50萬余張,檔案數(shù)字化入庫信息量已達(dá)到1200G。該系統(tǒng)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了與地下管線GIS的對(duì)接,數(shù)字化檔案信息的查閱利用已經(jīng)實(shí)現(xiàn)。

4.3 長(zhǎng)沙市城建檔案館業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

該系統(tǒng)2008年著手開發(fā)并投入試運(yùn)行,2009年起已經(jīng)在業(yè)務(wù)辦公中使用,在使用過程中,針對(duì)各科室工作需求,又進(jìn)行了一系列的修改、補(bǔ)充和完善。目前,全館一室五科(辦公室和五個(gè)業(yè)務(wù)科室)的日常業(yè)務(wù)工作,包括檔案的接收、驗(yàn)收、整理、入庫、人事、行政等事務(wù)處理都在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中得到了實(shí)現(xiàn),長(zhǎng)沙市城建檔案館內(nèi)部管理的技術(shù)條件飛躍提升,精細(xì)化管理水平大大提高。

4.4 長(zhǎng)沙市城建檔案聲像媒資管理系統(tǒng)

聲像檔案是城建檔案的重要組成部分,對(duì)聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化管理其成效是非常顯著的。長(zhǎng)沙市城建檔案館在雄厚的聲像檔案工作基礎(chǔ)之上,經(jīng)廣泛考察、調(diào)研和論證,2008年以來共投入300多萬元資金,與在媒資管理領(lǐng)域頗有建樹的北京中科大洋科技發(fā)展股份有限公司合作,聯(lián)合開發(fā)了“長(zhǎng)沙市城建檔案館聲像媒資(檔案信息)管理系統(tǒng)”,2009年6月已通過驗(yàn)收并投入運(yùn)行。該系統(tǒng)采用“雙碼流”技術(shù),不但較好地解決了聲像檔案海量存儲(chǔ)和高速訪問的問題,還實(shí)現(xiàn)了與現(xiàn)有的地下管線GIS的對(duì)接,針對(duì)聲像檔案的多種來源,統(tǒng)一歸檔渠道,實(shí)現(xiàn)了對(duì)聲像檔案的全程管理,總體功能包括:收集整理及審核、關(guān)鍵信息提取分析、格式轉(zhuǎn)換、編目審核、檢索瀏覽、下載輸出、編輯利用、數(shù)據(jù)交換、存儲(chǔ)管理、系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理,為全國城建聲像檔案數(shù)字化管理開創(chuàng)了成功的范例。

4.5 長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站

從1996年起,長(zhǎng)沙市城市建設(shè)檔案館就加掛了“長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心”的牌子,實(shí)行“三塊牌子,一套人馬”的管理體制(長(zhǎng)沙市城市建設(shè)檔案館、長(zhǎng)沙市城建檔案管理處、長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心),但建設(shè)信息中心的職能落實(shí)缺乏有效機(jī)制。從2005年開始,隨著數(shù)字化工作全面開展,建設(shè)信息中心的職能不斷健全,對(duì)全市建設(shè)系統(tǒng)信息化工作實(shí)行精細(xì)化管理的條件不斷成熟。在數(shù)字化城建檔案館基礎(chǔ)之上,2007年,我們?nèi)娓陌媪恕伴L(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站”,承擔(dān)了建設(shè)信息收集和、建設(shè)系統(tǒng)部門聯(lián)動(dòng)、行業(yè)監(jiān)督管理和投訴在線辦理等職能,發(fā)揮了長(zhǎng)沙市建委政府門戶網(wǎng)站的作用。正是基于長(zhǎng)沙市城建檔案館數(shù)字化成果日益豐碩、長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心網(wǎng)站影響日益擴(kuò)大,在多年的努力下,“長(zhǎng)沙市建設(shè)信息中心”機(jī)構(gòu)終于2009年11月由市編委下文批準(zhǔn)正式成立,全市建設(shè)系統(tǒng)信息化工作精細(xì)化管理就有了強(qiáng)有力的法定工作機(jī)制。