導(dǎo)語：如何才能寫好一篇數(shù)字檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案檔案管理

中圖分類號：C93文獻標識碼： A

一、 實施數(shù)字檔案管理之目標

1、開發(fā)建立與企業(yè)各應(yīng)用系統(tǒng)之接口，實現(xiàn)與各應(yīng)用系統(tǒng)間的無縫連接，各應(yīng)用系統(tǒng)所產(chǎn)生的電子文件實現(xiàn)在線自動歸檔，將企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)字資料，按檔案的管理規(guī)范，完整無損地保存到檔案資源庫中。實現(xiàn)在企業(yè)網(wǎng)上的跨主機、跨地域、跨門類的快速檢索應(yīng)用，為企業(yè)提供便捷而全面的服務(wù)。

2、采用J2EE、NET等技術(shù)開發(fā)管理與利用軟件，與企業(yè)綜合信息系統(tǒng)集成，按數(shù)據(jù)倉庫規(guī)范開發(fā)數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫作為企業(yè)數(shù)據(jù)倉庫的一個組成部分，使檔案資源庫在服務(wù)器上的邏輯與物理定位明確，使管理員像管理自己的紙質(zhì)檔案一樣，脫離開所有目錄和軟件，僅憑資源管理器就能管理數(shù)字檔案。

3、加強對電子原文的防護，通過權(quán)限配置、歸檔文檔專題推送、元數(shù)據(jù)鎖定、電子原文只讀性封裝等各種手段，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與信息的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)庫的安全。

4、部分電子原文按業(yè)務(wù)部門要求的模式分件存儲，根據(jù)需求顯示為業(yè)務(wù)部門所要求的臺賬模式。使電子原文便于遷移、移動載體攜帶、單件抽查、隨環(huán)境升級遷移，即便脫離開本系統(tǒng)在其他環(huán)境下仍可方便利用。同時，數(shù)字文件的閱讀器符合國家規(guī)定的標準。

二、數(shù)字檔案的收集

數(shù)字檔案的收集是檔案信息化建設(shè)的源頭工作，所收集的數(shù)字檔案的數(shù)量及質(zhì)量是數(shù)字檔案館賴以生存的基礎(chǔ)。隨著辦公手段的現(xiàn)代化和無紙化辦公的推進，各部門產(chǎn)生的電子文件呈數(shù)量級的增加，因此，數(shù)字檔案的收集工作顯得非常重要，對收集的范圍要做到豐富實用、質(zhì)量優(yōu)良、結(jié)構(gòu)合理等。數(shù)字檔案的收集方式不同于以往的實體檔案，它可以通過網(wǎng)絡(luò)存儲轉(zhuǎn)發(fā)等方式實現(xiàn)對電子文件的實時接收、存儲，收集范圍也可以適當擴大，不僅僅局限于以前實體檔案的歸檔范圍，對于歸檔范圍以外有重要價值的檔案信息也應(yīng)該進行收集，即使不作為檔案歸檔，也可以作為資料保存，為日后盡可能提供更多的服務(wù)社會、滿足各方面的需要奠定良好的基礎(chǔ)。

三、移交歸檔的重要性

數(shù)字檔案的歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔。傳統(tǒng)檔案部門之間的檔案移交，多采用物理歸檔的方法， 即將檔案的原件直接歸入檔案館保管， 而數(shù)字檔案館的歸檔則對檔案部門的歸檔工作程序和內(nèi)容有了新的要求。數(shù)字檔案館歸檔分為物理歸檔和邏輯歸檔， 而邏輯歸檔則是數(shù)字檔案館歸檔的重點。所謂邏輯歸檔， 即依靠網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將應(yīng)歸檔保存的檔案（電子版本）發(fā)送至檔案館的歸檔過程。邏輯歸檔更加注重歸檔部門與檔案館之間的信息傳送渠道的暢通和安全。在保證邏輯歸檔的檔案能夠及時準確的歸檔的同時， 要保證檔案在傳輸過程中的安全， 以防被竊取和遺失。

四、數(shù)字檔案管理中存在的安全隱患

1、基于計算機技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風險

數(shù)字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計算機、存貯設(shè)備、應(yīng)用軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的。檔案數(shù)據(jù)的讀取完全依賴于存貯介質(zhì)和讀取設(shè)備?，F(xiàn)代技術(shù)還不能完全解決數(shù)字檔案的長期貯存問題。當前常用的存貯介質(zhì)(光盤、移動硬盤等)與傳統(tǒng)介質(zhì)(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優(yōu)點，但是其存貯的條件相對苛刻，對溫度、濕度、磁場的要求較高，壽命與傳統(tǒng)介質(zhì)相差甚遠；數(shù)字檔案信息的讀取必須依賴計算機設(shè)備。如果出現(xiàn)硬件故障，如服務(wù)器故障、網(wǎng)絡(luò)出錯，磁盤陣列出錯、電源掉電等，數(shù)字檔案信息就無法讀?。蝗绻霈F(xiàn)軟件故障，如系統(tǒng)癱瘓或關(guān)鍵應(yīng)用發(fā)生問題等，數(shù)字檔案仍然無法讀取。形成于不同軟硬件環(huán)境下的數(shù)字檔案不能完全兼容，格式轉(zhuǎn)化困難，給數(shù)據(jù)的讀取造成障礙。當軟硬件升級換代時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，數(shù)據(jù)也無法讀取。目前計算機語言更新速度很快，平均每三個月就問世一種，而大部分語言之間不能兼容，不能預(yù)測現(xiàn)在形成數(shù)字檔案時所使用的計算機語言在未來是否依然能夠通行。另外，無論是Windows操作系統(tǒng)，還是Unix操作系統(tǒng)，都存在著漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對數(shù)字檔案的長期安全保管提出了考驗。

2、基于管理能力和技術(shù)水平的人為風險

影響數(shù)字檔案安全的風險因子是多元的，除了技術(shù)問題之外，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，檔案信息數(shù)字化方面的法律、法規(guī)還不健全，檔案數(shù)字化過程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴格規(guī)范的程序管理，缺乏科學(xué)統(tǒng)一的標準體系和業(yè)務(wù)管理制度。從概率上講，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難是小概率事件，所以很容易讓人產(chǎn)生麻痹思想，對可能造成數(shù)字檔案的風險抱有僥幸心理，對防范數(shù)字檔案風險的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統(tǒng)是個多用戶多管理的系統(tǒng)，因管理不善導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害或工作人員的操作失當也會帶來誤刪除、誤覆蓋，越權(quán)訪問、惡意篡改等安全事故。

五、數(shù)字檔案的鑒定

目前，只有關(guān)于實體檔案的鑒定管理辦法，對數(shù)字檔案的鑒定工作尚未深入展開，許多接收電子文件的檔案機構(gòu)基本上都是文件形成單位交什么就收什么。所以首先，有關(guān)部門要制定相應(yīng)的數(shù)字檔案的鑒定管理辦法，鑒定內(nèi)容包括與紙質(zhì)文件對應(yīng)的電子文件的鑒定、紙質(zhì)文件歸檔范圍以外的但有重要價值的電子文件的鑒定以及紙質(zhì)檔案數(shù)字化后的電子文件的鑒定等。鑒定工作內(nèi)容也不僅僅是判斷某份電子文件歸檔或不歸檔，保管期限是多久，還要涉及到數(shù)字化鑒定、知識產(chǎn)權(quán)鑒定、數(shù)字簽名鑒定等。

六、數(shù)字檔案整理

對于傳統(tǒng)檔案而言，檔案整理工作是最重要，也是最主要的一個環(huán)節(jié)，工作量大，涉及到組卷、裝訂、編目等一系列工作，而對于數(shù)字檔案而言，筆者認為這部分工作可以盡量簡化。因為利用數(shù)字檔案時與它們的存放位置是毫無關(guān)聯(lián)的，它們不像實體檔案那樣禁錮在某一具體庫房內(nèi)，而是借助于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，將實體檔案信息從載體上抽取出來并在網(wǎng)絡(luò)上傳播，供用戶在任意終端進行查詢利用，所以，數(shù)字檔案的整理可以借鑒教務(wù)管理系統(tǒng)，考試系統(tǒng)等類似的形式，比如試題庫都是日積月累建立的，需要一份試卷時，根據(jù)考核目標、考核內(nèi)容、難易程度等條件綜合檢索，自動生成一份試題；學(xué)生的成績也是各任課教師在不同終端錄入，查詢成績單時也是根據(jù)檢索條件自動生成，試題庫里的每條試題信息、成績庫里各門課的成績信息彼此之間是獨立的，本身沒有先后次序、沒有相互聯(lián)系的。同樣，數(shù)字檔案整理是否也可以類似它們做到一次著錄標引、多次輸出呢？在著錄時不硬性按實體檔案目前的分類法進行人為組卷，不需要檔號、類目號等，而是通過計算機技術(shù)進行虛擬“組卷”，實質(zhì)是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)在各份有聯(lián)系的文件的目錄或內(nèi)容間建立關(guān)系，隨時自動整序，互相參見指引，計算機可以對數(shù)字檔案目錄和內(nèi)容從任何角度進行分類組合，盡情展現(xiàn)它們之間在來源、內(nèi)容、時間等方面的聯(lián)系。

七、數(shù)字檔案的保管利用

如果數(shù)字檔案的收集、鑒定、整理等工作能夠順利完成到位，那么檢索利用工作就變得相當容易，可以從根本上改變目前檔案館“重藏輕用”的局面，變被動利用為主動利用，為領(lǐng)導(dǎo)或各部門工作主動提出決策，讓數(shù)字檔案信息的現(xiàn)實實用價值和歷史參考價值得以充分實現(xiàn)。而數(shù)字檔案的保管就不如實體檔案那樣簡便，實體檔案要注意防火防盜等，而數(shù)字檔案的保護在此之外還要注意防磁防病毒等，另外數(shù)字檔案存儲的載體不同，壽命也不同，那些載體比如光盤、磁盤等壽命比較短，要記住定期轉(zhuǎn)錄、介質(zhì)轉(zhuǎn)換，同時，為了保證信息不丟失，至少要以不同的載體形式雙重備份。

八、如何做到數(shù)字檔案管理安全

傳統(tǒng)檔案館只有在白天開放， 而且紙制檔案保存在監(jiān)管嚴密的庫房中， 其安全性極易得到保證。而數(shù)字檔案館以網(wǎng)站為其服務(wù)的平臺， 對外全天二十四小時服務(wù)， 而且信息資源庫只需要用戶名和密碼就能夠進入，其安全防衛(wèi)系統(tǒng)很容易通過尖端的計算機黑客技術(shù)得以攻破， 因此， 檔案信息資源庫的安全隱患很大。

實體檔案的原件能夠作為憑證作用主要是通過簽署具名來保證的，數(shù)字檔案的簽署就需要通過數(shù)字簽名和CA認證（Certificata Authority，也稱電子商務(wù)認證中心，是負責發(fā)放和管理數(shù)字證書的權(quán)威機構(gòu)，并作為電子商務(wù)交易中受信任的第三方，承擔公鑰體系中公鑰的合法性檢驗的責任。）來實現(xiàn)，核心技術(shù)就是密碼體制。常用的認證方法大致是這樣：發(fā)文方和收文方各自都有一對密鑰，分別稱作公開密鑰（以下簡稱公鑰）和私有密鑰（以下簡稱私鑰），用其中任何一個密鑰對原文加密都只能用另一個密鑰解開，公鑰是對外公開的，密鑰只有自己才知道。所以一般都是發(fā)文方用收文方的公鑰對發(fā)送的文件進行加密，而后再在網(wǎng)絡(luò)進行傳播，收文方收到后用自己的私鑰解開密文即可。但是僅僅如此還不能證明文件是收文方發(fā)過來的，所以還需要發(fā)文方在發(fā)送密文的同時對原文進行一次hash算法（又稱哈希函數(shù)，是一個數(shù)學(xué)方程式，它可用文本，如電子郵件信息等來生成稱為信息摘要的代碼，該算法是不可逆的。）得到原文的摘要，并用自己的私鑰對該摘要進行加密，收文方用發(fā)文方的公鑰對收到的摘要進行解密，然后對同時收到的密文也進行一次hash算法，如果得到的摘要和收到的摘要是一致的，則可以證明文件是發(fā)文方發(fā)的。至于彼此的公鑰真假性則是通過CA中心這個機構(gòu)進行認證的。

結(jié)束語：隨著信息化的快速發(fā)展及建設(shè)，電子檔案的出現(xiàn)給檔案者管理提出了一個亟待解決的課題，如何實現(xiàn)它的收集、保存和快捷、有效利用，完善檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案管理與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接，是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的發(fā)展方向。

參考文獻：

[1]范文霞.加強高職院校電子閱覽室的安全管理的思考.內(nèi)蒙古電大學(xué)刊，2007，（9）.

篇2

社會的進步，促進了科技大幅度的提高，以此來制作出了很多有利于人生生活的高科技產(chǎn)品，這些產(chǎn)品也很快的融入了人們的社會，并且起著很重要的作用。數(shù)字化技術(shù)的出現(xiàn)，是科技史上的一個里程碑，它很大程度的體現(xiàn)出了科技的價值，它主要體現(xiàn)在檔案管理上。因為數(shù)字化科技的出現(xiàn)，現(xiàn)在的檔案管理都實行了數(shù)字化管理，以此來使得檔案管理變得更容易，能為企業(yè)或者集團帶來更大的好處，為人們的生活帶來更大的利益。

二、淺析數(shù)字檔案管理以及它的重要性

數(shù)字檔案管理顧名思義就是利用數(shù)字化科技技術(shù)，對檔案進行合理的管理。數(shù)字技術(shù)是現(xiàn)在最新的一項科技技術(shù)，它的出現(xiàn)，為人們的生活提供了很大的便利以及帶來了更多的利益和好處。數(shù)字管理技術(shù)其實指的就是出現(xiàn)的新型檔案管理方案，它主要使用的就是現(xiàn)在最高的科技技術(shù)，譬如：攝影技術(shù)；掃面技術(shù)等，借助這些技術(shù)，把文本的形式的信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，然后利用最新的數(shù)字存儲技術(shù)來儲存這些信息，使得這些信息能很好的被保留下來。數(shù)字檔案管理的出現(xiàn)對人類社會有很大的作用，它主要的目的就是使用數(shù)字化技術(shù)，保存想要儲存的一些重要的信息，把這些信息整理成檔案，以便在使用的時候能很快的找到，不至于丟失。數(shù)字檔案被看重的原因是它有很多的優(yōu)點，而這些優(yōu)點都很適合檔案管理，首先就是不占空間，數(shù)字管理就是把文本直接轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，把它們儲存在計算機中，使得不占空間；其次就是容易找到；最后就是好管理。

三、數(shù)字檔案管理所出現(xiàn)的問題

（一）技術(shù)不完善。數(shù)字檔案所用到的數(shù)字化技術(shù)所使用的時間是非常短的，雖然它的出現(xiàn)為人們的生活帶來了很大的好處，但是，因為所使用的時間較短，缺少很多的經(jīng)驗和借鑒資料，導(dǎo)致它的技術(shù)還不是很完善，在使用的過程中難免會出現(xiàn)一些問題。眾所周知，數(shù)字化技術(shù)是依附于計算機而出現(xiàn)的，因為我國的計算機水平還不是非常的成熟，對于計算機的各個部分都有待于改善。因為計算機經(jīng)常會出現(xiàn)各種不同的問題，這就會導(dǎo)致儲存在計算機里面的信息出現(xiàn)一些問題，對于檔案管理來說，最長見的就是信息安全的問題。很多企業(yè)和單位所儲存的檔案信息都是非常重要的，其價值都是非常的大，所以，要求數(shù)字管理必須確保機密，但是因為技術(shù)不完善的問題，使得檔案的機密性無法保證。

（二）缺乏完整的管理體系。有一套完整的管理體系對于任何一個團體都是非常重要的，因為它就是團體發(fā)展的基礎(chǔ)，有好的管理體系，團體就會有更好的發(fā)展?jié)摿?。而?shù)字檔案管理也是一樣的，為了它有更好的發(fā)展，它就必須要創(chuàng)建一套屬于它自己的管理體系，但是，在現(xiàn)在，數(shù)字檔案管理的安全卻出現(xiàn)了威脅，主要的原因就是其缺乏完整的管理體系。因為數(shù)字檔案管理措施沒有完整的管理措施，所以在進行檔案管理的時候，經(jīng)常會出現(xiàn)錄入錯誤、操作不規(guī)范、系統(tǒng)奔潰等問題，這些問題的出現(xiàn)嚴重的影響到了數(shù)字檔案管理的發(fā)展。

（三）所使用的儲存載體不安全。數(shù)字檔案管理所儲蓄信息的方法和傳統(tǒng)的方法是完全不一樣的，它已經(jīng)擺脫了紙上記錄的時代，在現(xiàn)在，檔案一般都記錄在計算機中，以數(shù)字的形式存在著。但是，數(shù)字檔案儲蓄也存在著很多的弱點，其中一個就是它的脆弱性，它的出現(xiàn)會為檔案帶去毀滅性的打擊。數(shù)字檔案的載體本身是非常脆弱的，譬如：光盤；U盤等，這些東西的共同特點就是特別脆，很容易被損壞和遺失；其次就是數(shù)字檔案的載體是需要經(jīng)常進行更新的，只有在最新的設(shè)備中，信息才能得到最好的保存，才能更加的安全。

四、對數(shù)字檔案安全管理的措施進行淺析

（一）提高專業(yè)技術(shù)水平。數(shù)字檔案管理是非常嚴格的，在進行管理的時候是不能出現(xiàn)任何錯誤和過失的，要不然就會造成不可挽回的損失，所以，為了能夠達到最好的效果，就需要提高專業(yè)技術(shù)水平了。對于數(shù)字檔案管理來說，最重要的就是信息的保密了，所以，為了保證檔案更加的安全和絕密，信息加密技術(shù)就出現(xiàn)了，它的目的就是對網(wǎng)絡(luò)中的信息給予多重保護，防止被竊取。其次，為了能使得數(shù)字檔案更加的安全和自由，就需要設(shè)計出認證程序，其主要的目的就是通過一些特殊的密語，來控制檔案能否預(yù)覽，為了防止被人獲得密語，就需要設(shè)計防火墻來阻擋，以此來增加保護層。

（二）創(chuàng)建一套完整的管理體系。數(shù)字檔案是非常重要的工作，為了能使得它正常運行，就必須要創(chuàng)建出一個完整的管理體系來控制它的運轉(zhuǎn)，以此來保證能獲得更大的利益。完整的管理體系必須要借鑒成功的實例，通過分析它們成功的原因，結(jié)合自己的現(xiàn)狀，來制定出一套完整的管理方案，這個管理方案一定要適合數(shù)字檔案管理的現(xiàn)狀，要保證能控制數(shù)字檔案的正常運行。

（三）使用專業(yè)的技術(shù)性人才。人才是所有團體發(fā)展的技術(shù)，他們是團體的資本，擁有好的人才，團體的競爭力就越大。對于檔案管理來說，它是一項高技術(shù)含量的管理措施，所以，需要很多的專業(yè)性人才，尤其對現(xiàn)在的數(shù)字檔案管理來說，人才更是非常重要了?，F(xiàn)在需要的人才，首先是要對計算機能有足夠的了解和認識，掌握關(guān)于它的知識，這樣在進行檔案數(shù)字化的時候，就會變得更加的方便和快捷了。除此之外，這些人還必須要懂得檔案的管理知識，以此來保證檔案管理的正常運行。

篇3

一、數(shù)字檔案的特點

（一）便于存儲。紙質(zhì)檔案在保存過程中，需要占用較大的空間，并且隨著檔案數(shù)量的逐漸增加，還需要修建新的檔案管理室。同時，紙質(zhì)檔案對檔案管理室內(nèi)部的環(huán)境要求也較為嚴格，例如要保證檔案管理室具有較好的通風條件，保證空氣干燥，避免檔案潮濕、發(fā)霉。而對于一些年代久遠的檔案來說，在檔案借閱和搬運過程中，容易出現(xiàn)破損問題，尤其是一些具有珍貴價值的檔案，一旦出現(xiàn)損害，將會造成不可逆的損失，檔案的利用價值也會受到影響。而數(shù)字檔案則不需要考慮上述問題：首先，數(shù)字檔案以數(shù)據(jù)形式保存在計算機中，一臺普通計算機的內(nèi)存在200G以上，其儲存的數(shù)字檔案數(shù)量甚至比一座標準化的檔案管理室還多，這也就意味這數(shù)字檔案的保存不需要占用太多的空間。其次，數(shù)字檔案可以被多次復(fù)制和拷貝，并且通過異地備份的形式，將檔案資料分開保存，即便是發(fā)生不可抗拒的影響因素（例如設(shè)備突然斷電、非法網(wǎng)絡(luò)攻擊等），也能夠保證備份資料的安全。

（二）資源共享。信息和資源共享是互聯(lián)網(wǎng)最顯著的應(yīng)用特點。而借助于計算機和互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展而來的數(shù)字檔案管理，則繼承了這一特點。人們在查詢、借閱、歸還檔案資料時，不需要通過檔案室的前臺服務(wù)人員，而是在各種服務(wù)端設(shè)備上自行完成上述工作，極大地提高了檔案管理的效率。同時，人們可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上分享這些公共的檔案資料，確保檔案的價值得到充分體現(xiàn)。利用互聯(lián)網(wǎng)將多個數(shù)字檔案室連接起來，還能夠?qū)崿F(xiàn)相互之間的信息溝通，一方面能夠?qū)崿F(xiàn)優(yōu)勢互補，彌補了單個數(shù)字檔案館存在的信息缺陷；另一方面也能夠分享管理經(jīng)驗，對于全面提升數(shù)字檔案管理水平有一定作用。

二、數(shù)字檔案管理的作用

（一）管理數(shù)字化。檔案形式發(fā)生變化后，為了適應(yīng)檔案管理工作的需要，檔案管理模式也必須要與時俱進進行變革。由傳統(tǒng)的人工式管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化管理，不僅確保了檔案管理效率的提升，而且也降低了人工管理壓力。可以預(yù)見的是，隨著信息技術(shù)的成熟發(fā)展，數(shù)字檔案的應(yīng)用范圍也會越來越廣。只有充分掌握數(shù)字檔案的特點，認識到數(shù)字檔案管理的重要性，才能推動數(shù)字檔案管理工作的穩(wěn)定開展。

（二）資源擴展智能化。檔案管理是一項動態(tài)的工作，由于檔案數(shù)量的不斷增加，檔案管理工作的壓力也會相應(yīng)增加。如果仍然沿用以往的管理手段，不僅檔案管理效率極低，而且很難體現(xiàn)出檔案管理的服務(wù)職能，也就不能為用戶提供完善的檔案借閱體驗。因此，檔案管理部門需要集中有限的人力、物力和財力資源，實現(xiàn)檔案信息資源的優(yōu)化和開發(fā)，在保證發(fā)揮檔案管理應(yīng)有功能的基礎(chǔ)上，不斷降低管理成本。

三、數(shù)字檔案管理存在的問題

（一）數(shù)字檔案本身的安全性不高。數(shù)字檔案是以數(shù)字化信息的方式儲存，而這種儲存方式具有一定的安全隱患，因其儲存需要考慮到介質(zhì)的質(zhì)量與磁場等，如果達不到要求，檔案會很容易丟失，數(shù)字檔案丟失后比較難以找回。除此之外，數(shù)字檔案具有容易轉(zhuǎn)移的特點，這里就存在著一定的安全隱患，數(shù)字檔案容易轉(zhuǎn)移，那么數(shù)字檔案在進行轉(zhuǎn)移的過程中就有可能出現(xiàn)因為轉(zhuǎn)移過程中的某些問題，造成原檔案的丟失。

（二）互聯(lián)網(wǎng)給數(shù)字檔案帶來的不安全性。互聯(lián)網(wǎng)作為一個完全開放的環(huán)境，本身具有一定的不安全因素。近年來，因為遭受網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊而導(dǎo)致商業(yè)信息泄露或檔案資料丟失的新聞屢見不鮮，如何保障信息化背景下數(shù)字檔案的安全，成為現(xiàn)階段檔案管理人員需要重點解決的問題。除了網(wǎng)絡(luò)黑客的非法攻擊外，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不穩(wěn)定、突然斷電或人為操作不當?shù)纫蛩?，也有可能給數(shù)字檔案的管理造成負面影響。

（三）人帶來的不安全因素。人為影響因素又可分為主觀因素和客觀因素。主觀因素就是部分不法分子出于某種目的，人為破壞、損毀或是偷盜某些具有重要參考價值的檔案；客觀因素就是檔案管理人員由于業(yè)務(wù)技能不熟練，或是操作失誤，導(dǎo)致數(shù)字檔案被誤刪。與其他問題相比，只要加強數(shù)字檔案的管理工作，就可以極大程度上避免類似問題的出現(xiàn)。

四、信息技術(shù)在數(shù)字檔案管理中的改進

（一）加強硬件設(shè)施的管理。硬件設(shè)施的質(zhì)量不過關(guān)，或是相互之間的兼容性不好，就會影響數(shù)字檔案的管理質(zhì)量。例如，硬件設(shè)備運行穩(wěn)定性不好，（下轉(zhuǎn)第179頁）（上接第169頁）在文件傳輸或保存過程中出現(xiàn)問題，就會導(dǎo)致數(shù)字檔案受損，甚至是丟失。因此，必須要及時更新硬件設(shè)施，并且定期開展系統(tǒng)檢測工作，確保硬件設(shè)施的安全運行。另外，對于重要的檔案資料，還要做好異地備份，即在不同的硬件設(shè)備上分別進行復(fù)制和保存，從而提高了檔案資料的存儲安全。

（二）提高數(shù)字檔案信息的安全性。一是要從外部著手，構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，杜絕不法分子利用網(wǎng)絡(luò)漏洞和攻擊手段竊取檔案資料。近年來，市場上各種網(wǎng)絡(luò)殺毒和保護軟件層出不窮，檔案管理人員可以根據(jù)實際需要，安裝一些網(wǎng)絡(luò)殺毒軟件，避免木馬、病毒破壞數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，造成檔案資料的泄露。

（三）提高檔案信息數(shù)字化的覆蓋率。數(shù)字檔案作為一種新型的檔案管理模式，在實際運用中體現(xiàn)出了較好的應(yīng)用優(yōu)勢。但是我們也應(yīng)當看到，受技術(shù)條件、管理理念等因素的限制，現(xiàn)階段檔案數(shù)字化管理的覆蓋率還相對較低。因此，需要通過投入一定的人力、物力和財力資源，推廣數(shù)字檔案管理理念，建立數(shù)字檔案管理庫，利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)多個數(shù)字檔案庫之間的信息交流和資源共享，為用戶提供更加完善的檔案查找和借閱服務(wù)。

（四）滿足用戶的多元化需求。服務(wù)性是數(shù)字檔案管理工作的基本屬性之一，滿足用戶多元化的需求，也是加強數(shù)字檔案管理工作的重要內(nèi)容。數(shù)據(jù)庫開發(fā)人員提高專業(yè)素質(zhì)，不斷地補充完善數(shù)據(jù)庫功能，建立特色的、專業(yè)的、系統(tǒng)的信息數(shù)據(jù)庫。檔案管理員要具備相關(guān)專業(yè)知識，熟悉管理系統(tǒng)的功能，了解檔案管理、信息技術(shù)等綜合知識，具有良好的全面分析能力、數(shù)據(jù)處理能力以及較好的溝通交流能力。同時，相關(guān)部門可以通過后續(xù)教育，幫助管理者和用戶加強?Φ蛋腹芾硇畔⒒?的理解和實施，充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，提高員工的整體專業(yè)素質(zhì)、道德水平，從而提高檔案的管理水平和服務(wù)水平。

篇4

關(guān)鍵詞：文化館;檔案;數(shù)字化管理

一、前言

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)得到了非常廣泛的應(yīng)用，為了適應(yīng)當今社會文化館檔案管理的要求，需要將數(shù)字化的管理方式運用于文化館的檔案管理工作之中，進而提升檔案管理工作的水平，從而為珍貴的檔案資料提供良好的管理。在文化館檔案管理的實際工作中，要對當前檔案管理工作的不足進行充分的分析，再通過有針對性的引入數(shù)字化的管理方式，進而彌補傳統(tǒng)檔案管理方式的不足，經(jīng)數(shù)字化技術(shù)充分的運用于檔案管理之中。

二、文化館檔案數(shù)字化管理的必要性

文化館檔案的數(shù)字化管理是指通過掃描、拍照、手打等方式，將紙質(zhì)的檔案資料輸入到數(shù)據(jù)庫的服務(wù)器之中進行存儲，進而實現(xiàn)檔案資料的存儲、備份以及檢索利用等。對文化館檔案進行數(shù)字化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾方面：（1）由于檔案資料往往都記錄于紙張之中，而紙是一種比較脆弱的載體，經(jīng)過長時間的使用會不可避免的發(fā)生不同程度的破損，會對檔案資料的完整性造成嚴重的影響，因此，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形式有利于檔案資料的安全保存；（2）由于紙質(zhì)檔案會占用大量的空間，隨著檔案數(shù)量的不斷增多，對其進行管理的難度也會越來越大，尤其是對紙質(zhì)檔案進行查閱時，會浪費大量的時間，通過將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案，能夠大大提高查閱效率，而且還有利于紙質(zhì)檔案的集中管理。

三、文化館檔案數(shù)字化管理的問題所在

由于檔案的數(shù)字化管理所涉及到的內(nèi)容較多，而且具有非常強的專業(yè)性，在當前文化館檔案數(shù)字化管理過程中，存在著如下的問題：（1）檔案數(shù)字化處理設(shè)備配備不足，某些文化館的數(shù)字化處理設(shè)備還比較落后，僅配備了計算機和掃描機等最基本的處理設(shè)備。在對文化館檔案進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化過程中，還停留在本機上處理本機上保存的管理模式，沒有專業(yè)的數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、存儲設(shè)備及配套的安全設(shè)備。同時，還無法對數(shù)字檔案進行有效的共享和進行異地備份，導(dǎo)致數(shù)字檔案的安全性無法得到有效的保障。（2）檔案館缺少專業(yè)的數(shù)字化管理人員，文化館中的檔案管理人員往往都缺乏檔案數(shù)字化管理的理念，也就無法對數(shù)字化檔案進行良好的管理。同時，檔案管也沒有對檔案管理人員進行系統(tǒng)全面的數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)，雖然很多檔案管引入了先進的數(shù)字化檔案管理軟件，但是檔案管理人員缺乏相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理知識，也就無法充分的發(fā)揮出檔案管理軟件的作用。

四、提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平的有效措施

為了進一步提高文化館檔案的數(shù)字化管理水平，需要結(jié)合當前數(shù)字化檔案管理的實際情況，采取以下有效的改進措施：（1）加大數(shù)字化檔案管理的投入，配備充足的數(shù)字化檔案管理設(shè)備。文化檔案館要加大檔案數(shù)字化管理設(shè)備的投入資金，并建立有效的監(jiān)督機制，確保資金能夠有效的投入到檔案數(shù)字化管理設(shè)備上。在設(shè)備類型的選擇上，要充分的考慮當前文化館的實際需要以及經(jīng)濟上的合理性，優(yōu)選出技術(shù)先進經(jīng)濟合理的數(shù)字化檔案管理設(shè)備，進而提高檔案管理的數(shù)字化水平。（2）制定切實可行的人才引進制度和培訓(xùn)制度，文化館要通過引進專業(yè)的數(shù)字化檔案管理人員和對檔案管理人員進行有效的數(shù)字化管理培訓(xùn)，進而提高檔案管理人員整體的數(shù)字化管理水平。文化館要加大人才引進資金的投入，進而吸引到更多優(yōu)秀的檔案數(shù)字化管理人才，從而快速提升檔案管理人員的整體水平。同時，還要加強檔案管理人員的數(shù)字化管理培訓(xùn)，通過進行系統(tǒng)全面的有效培訓(xùn)，逐步提高檔案管理人員的整體數(shù)字化管理水平。

五、結(jié)語

綜上所示，在文化館的檔案管理工作中引入數(shù)字化的管理方式是大勢所趨，也是檔案管理發(fā)展的實際要求。通過對文化館檔案進行數(shù)字化管理，能夠有效的提高檔案的安全性，在實際的文化館檔案管理過程中，要對檔案管理的實際情況進行充分的分析，尤其是檔案數(shù)字管理中存在的問題，進而對問題采取有針對性的改進措施，從而提高檔案管理的數(shù)字化水平。

參考文獻

[1]趙紅穎.圖書檔案資源數(shù)字化融合服務(wù)實現(xiàn)研究[D].長春:吉林大學(xué),2015.

[2]彭清清.我國數(shù)字檔案館信息資源服務(wù)研究[D].合肥:安徽大學(xué),2014.

[3]王鎮(zhèn).縣級檔案館檔案數(shù)字化建設(shè)研究—以太原市X縣為例[D].太原:山西大學(xué),2016.

篇5

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案；安全；策略

檔案信息是記錄社會活動歷史過程的文化財富。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化也越來越廣泛深入發(fā)展。在人們享受數(shù)字檔案信息帶來的種種便利的同時，屢屢發(fā)生的數(shù)據(jù)丟失事件以及普遍存在的故障與事故隱患等檔案信息安全管理問題，日益引起檔案界對檔案數(shù)據(jù)安全的憂慮，研究數(shù)字檔案的安全管理策略，對豐富數(shù)字檔案理論研究，促進和推動我國檔案信息化建設(shè)健康發(fā)展具有重要的意義。

1、數(shù)字檔案管理中存在的安全隱患

數(shù)字檔案是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成與傳輸，以數(shù)碼形式存儲于特定載體之上，必須依賴于專用設(shè)備和軟件才能讀取的一種記錄。當前數(shù)字檔案安全隱患主要體現(xiàn)在以下三個方面：

1.1基于計算機技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風險

數(shù)字檔案信息的存貯、傳輸和利用是以計算機、存貯設(shè)備、應(yīng)用軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的。檔案數(shù)據(jù)的讀取完全依賴于存貯介質(zhì)和讀取設(shè)備?，F(xiàn)代技術(shù)還不能完全解決數(shù)字檔案的長期貯存問題。當前常用的存貯介質(zhì)(光盤、移動硬盤等)與傳統(tǒng)介質(zhì)(紙張、膠片等)相比，雖然具有能夠存貯海量信息的優(yōu)點，但是其存貯的條件相對苛刻，對溫度、濕度、磁場的要求較高，壽命與傳統(tǒng)介質(zhì)相差甚遠；數(shù)字檔案信息的讀取必須依賴計算機設(shè)備。如果出現(xiàn)硬件故障，如服務(wù)器故障、網(wǎng)絡(luò)出錯，磁盤陣列出錯、電源掉電等，數(shù)字檔案信息就無法讀?。蝗绻霈F(xiàn)軟件故障，如系統(tǒng)癱瘓或關(guān)鍵應(yīng)用發(fā)生問題等，數(shù)字檔案仍然無法讀取。形成于不同軟硬件環(huán)境下的數(shù)字檔案不能完全兼容，格式轉(zhuǎn)化困難，給數(shù)據(jù)的讀取造成障礙。當軟硬件升級換代時，不及時解決格式轉(zhuǎn)換問題，數(shù)據(jù)也無法讀取。目前計算機語言更新速度很快，平均每三個月就問世一種，而大部分語言之間不能兼容，不能預(yù)測現(xiàn)在形成數(shù)字檔案時所使用的計算機語言在未來是否依然能夠通行。另外，無論是Windows操作系統(tǒng)，還是Unix操作系統(tǒng)，都存在著漏洞和薄弱環(huán)節(jié)，都有遭到病毒、黑客惡意攻擊和破壞的可能。以上情況對數(shù)字檔案的長期安全保管提出了考驗。

1.2基于管理能力和技術(shù)水平的人為風險

影響數(shù)字檔案安全的風險因子是多元的，除了技術(shù)問題之外，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是重要的因素。我國檔案數(shù)字化建設(shè)起步較晚，檔案信息數(shù)字化方面的法律、法規(guī)還不健全，檔案數(shù)字化過程中以及電子文件的形成到歸檔保存都缺乏嚴格規(guī)范的程序管理，缺乏科學(xué)統(tǒng)一的標準體系和業(yè)務(wù)管理制度。從概率上講，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難是小概率事件，所以很容易讓人產(chǎn)生麻痹思想，對可能造成數(shù)字檔案的風險抱有僥幸心理，對防范數(shù)字檔案風險的高成本投入望而卻步。另外，電子文件有易傳播、易修改、易刪除等特性，而檔案管理系統(tǒng)是個多用戶多管理的系統(tǒng)，因管理不善導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害或工作人員的操作失當也會帶來誤刪除、誤覆蓋，越權(quán)訪問、惡意篡改等安全事故。

1.3基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風險

如火災(zāi)、水災(zāi)、地震、雷電、颶風等突發(fā)且極具破壞力的災(zāi)難。其特點是突發(fā)性、高破壞強度、大范圍，無論是對實體檔案還是數(shù)字檔案都具有極強的破壞力。

2、數(shù)字檔案安全管理策略

2.1構(gòu)建行之有效的數(shù)字檔案安全管理機制

行之有效的數(shù)字檔案安全管理機制的架構(gòu)主要應(yīng)體現(xiàn)在以下三個方面。

一是貫徹前端控制思想。前端控制是數(shù)字檔案安全預(yù)防保障中的重要內(nèi)容，體現(xiàn)未雨綢繆的智慧。在數(shù)字檔案館建設(shè)之初就要充分考慮抗毀性與災(zāi)難恢復(fù)，制定和不斷完善數(shù)字檔案的操作規(guī)程、應(yīng)急預(yù)案，搶救預(yù)案等配套措施。在設(shè)備的選擇時，充分考慮檔案管理軟件和數(shù)字檔案存貯介質(zhì)的技術(shù)成熟度及普及程度，購置合適的檔案管理軟、硬件，從而規(guī)避因技術(shù)淘汰過快而產(chǎn)生的讀取風險。合理配置、儲備檔案技術(shù)力量，優(yōu)化數(shù)字檔案運行環(huán)境。通過前端控制，提高數(shù)字檔案保存和維護的相對穩(wěn)定性。

二是全程管理。全程管理是伴隨著數(shù)字檔案生命周期而開展的安全保障活動。包括日常維護、災(zāi)難備份、恢復(fù)和搶救，實現(xiàn)數(shù)字檔案安全的全程監(jiān)測。

三是后續(xù)監(jiān)督與評價。首先，劃定數(shù)字檔案安全評價系統(tǒng)的范圍，選擇適當?shù)脑u價方法，確定適當?shù)脑u價指標。然后，收集有關(guān)數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，得出評價結(jié)果，再進行持續(xù)改進，以不斷提高數(shù)字檔案信息安全管理體系及具體過程的有效性和效率，實現(xiàn)數(shù)字檔案信息的保密性、完整性和可用性。

2.2加強數(shù)字檔案管理的人力資源建設(shè)

加強數(shù)字檔案安全保護意識的教育，提高檔案人員安全防護意識和能力，對數(shù)字檔案的安全管理具有重要意義。只有安全意識提高了，檔案人員才會發(fā)自內(nèi)心地重視數(shù)字檔案工作，自覺遵守各項規(guī)章制度。數(shù)字檔案的安全教育要做到經(jīng)?；?，防護知識普及化，特別要增強管理操作數(shù)字檔案信息內(nèi)容的檔案員的安全防護意識。加強安全管理制度的培訓(xùn)和考核，包括安全審查制度、崗位安全考核制度、安全培訓(xùn)制度等。加強安全保障技術(shù)的培訓(xùn)，包括計算機能力培訓(xùn)、數(shù)字檔案的收集、整理、傳輸、貯存、利用、鑒定、遷移、備份、加密等技術(shù)的培訓(xùn)，增強檔案人員的安全防護能力。

篇6

關(guān)鍵字：數(shù)字化檔案管理 管理效率 信息化管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：

基于數(shù)字化的檔案管理工作是指利用信息技術(shù)將檔案信息轉(zhuǎn)換為數(shù)據(jù)信息，并進行存儲、傳輸、共享以及銷毀的管理過程。數(shù)字化檔案管理是檔案管理信息化的產(chǎn)物，信息化技術(shù)普遍應(yīng)用的時代促使檔案管理要實現(xiàn)信息化，檔案信息要實現(xiàn)數(shù)字化管理必然要依賴于信息技術(shù)的發(fā)展。然而，數(shù)字化檔案管理雖然是科學(xué)進步的表現(xiàn)，適合社會發(fā)展現(xiàn)狀，但是它本身也具有一些缺點。那么，數(shù)字檔案管理工作應(yīng)做到揚長避短，即數(shù)字檔案的優(yōu)點充分利用，而將電子檔案的缺點克服掉。

基于數(shù)字化檔案管理的優(yōu)點

提高了檔案管理效率

檔案的管理工作主要包括歸檔、驗收、保管、提供利用等內(nèi)容。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進行管理時，每一項工作的完成都必須通過人工，手動的查找，然后記錄，并手動的歸位存檔，當領(lǐng)導(dǎo)查閱時，也主要以人工操作為主，檔案的管理效率極低。國土資源的業(yè)務(wù)工作較多，因此，檔案的數(shù)量的也較多，復(fù)雜程度也較多，管理工作就變得異常復(fù)雜，因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式具有管理效率低的缺點。而電子檔案管理依托與信息技術(shù)，無論對檔案進行哪些工作，只需要在系統(tǒng)中點擊相應(yīng)的按鈕即可，其管理效率大大提高。

豐富的檔案管理的類型

傳統(tǒng)的檔案管理只能保存紙質(zhì)文檔，紙質(zhì)文檔對于信息的存儲具有很大的局限性。而基于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)可以實檔案管理類型的多樣化。國土資源業(yè)務(wù)方面的很多檔案可以是Word文檔，如果再加上圖像、圖形、音頻、視頻等類型，信息的保存就更全面了。對于比較重要的國土資源信息，豐富的信息類型所起到記錄效果也是不同樣的，音頻、視頻對信息的描述也是不一樣，顯然比紙質(zhì)文件保存的信息更具有說服力，更有保存價值。

擴充檔案管理的數(shù)量

傳統(tǒng)的檔案管理工作管理的紙質(zhì)檔案，因此，檔案的數(shù)量受到了局限。國土資源的業(yè)務(wù)檔案一年一年的累積下來，不但要占用較大的空間，同時也查閱、歸檔工作等也要花費更多的人力，因此，檔案管理的數(shù)量是十分有限的。而基于數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)管理的文件都是數(shù)據(jù)文件，它主要存儲到硬件存儲器上，可以是硬盤，也可以是光盤，一張小小的光盤就可存儲35000萬字萬字，相當于A4紙的23萬張，由此可見電子檔案可以有效的減少存儲空間。這樣，更加全面的、詳細的檔案管理信息就可以得已保留。

電子檔案管理的缺點

存儲時間短，容易被破壞

數(shù)字檔案管理系統(tǒng)存儲的都是電子檔案信息，而這些電子檔案信息存儲在存儲器上，存儲時間與傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲時間相比短很多。紙質(zhì)的檔案信息存儲，如果不發(fā)生火災(zāi)等意外事故，注重檔案室的防潮、防蟲等環(huán)境因素，保存期限長達幾十年甚至上百年。然而電子存儲器中光盤的存儲時間理論上只有20年，并且它有存儲還會受到磁場等因素的影響，容易被破壞。而存在硬盤存儲器上的信息卻有可能由于操作的操作不當而被刪除。

保密管理的難度加大

檔案信息的管理一項的重要職責就是要不能泄露一些檔案信息。然而，電子檔案有些是存儲在電子存儲器上，而有些為了使用方便可能只是存在檔案管理人員的電腦上。有規(guī)范的檔案管理系統(tǒng)還可以有效的實現(xiàn)檔案的保密工作，如果沒有檔案管理系統(tǒng)，或者是檔案管理系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)置存在問題，那么，檔案信息的保密工作就不易實現(xiàn)。對于國土資源的業(yè)務(wù)信息來說，它是具有一定的保密級別的，這就為基于數(shù)字化的管理系統(tǒng)提出了規(guī)范、安全管理的更高要求。

依賴于計算機系統(tǒng)實現(xiàn)

基于數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)是信息技術(shù)的產(chǎn)物，它也必須依賴于計算機與網(wǎng)絡(luò)上才能實現(xiàn)相應(yīng)的管理。那么，這就意味著它不能脫離計算機與網(wǎng)絡(luò)來進行工作，這就要求國土資源數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)要具備較好的計算機硬件條件和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，還要有熟練運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的專業(yè)人才，實現(xiàn)檔案信息的查詢與調(diào)閱可以在計算機網(wǎng)絡(luò)上的管理，因此，計算機系統(tǒng)的性能就必須是可靠的，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性也要符合檔案管理的要求。雖然電子檔案是借助于計算機技術(shù)實現(xiàn)的，但是這種完全依賴于計算機的做法也是它的缺點。

基于數(shù)字化的國土資源業(yè)務(wù)檔案管理工作如何揚長避短

基于數(shù)字化檔案管理中的存儲制度應(yīng)揚長避短

對數(shù)字檔案進行管理時，要充分的發(fā)揮數(shù)字電子檔案易于存儲，可以實現(xiàn)多處類型文件的存儲并且存儲量大的優(yōu)點。而要克服掉存儲時間短，數(shù)據(jù)容易被破壞的缺點。可以建立一個完善的數(shù)字檔案存儲制度，將國土資源的業(yè)務(wù)相關(guān)信息的數(shù)字檔案分成幾個存儲等級，再按存儲等級的不同分別備份多個文件，送交不同部門進行管理。對于已經(jīng)存儲的信息要定期進行檢查，如果出現(xiàn)數(shù)據(jù)讀取錯誤，一定要及時的采取補救方法，建議一些比較重要的檔案信息還要保留原有的檔案管理方法，就是采用紙質(zhì)檔案備份的方法。數(shù)字檔案的存放也要定期的進行檢查，除了基本的檢查外，還要對磁化環(huán)境進行檢查。

基于數(shù)字化的檔案管理中的保密管理應(yīng)避短

數(shù)字檔案的保密管理是其管理內(nèi)容的一大難題。由于采用數(shù)字檔案管理方式，很多單位都會將大量的信息進行存儲，大量的、數(shù)量繁多的信息進行管理起來十分不方便，如果沒有信息管理系統(tǒng)的使用，其保密性必然受到影響。加強電子檔案的保密管理，首當其沖的就是建立數(shù)字檔案信息化管理系統(tǒng)，設(shè)置系統(tǒng)訪問權(quán)限，還地專機專用。其次是要制定嚴格的查閱制度，對于越權(quán)查閱的行為堅決的制止，并根據(jù)情節(jié)嚴重與否提高批評建議。

基于數(shù)字化的管理檔案中的管理內(nèi)容要適宜

數(shù)字檔案的管理數(shù)量較大，可以管理的文件類型也較多，這是檔案管理的優(yōu)點，但是不能將所有的數(shù)據(jù)不做甄別與挑選，一股腦的存儲在計算機或存儲器上。對于國土資源的業(yè)務(wù)信息而言，如前面所述，存儲的內(nèi)容多、全面有有利的一面，但是也要依據(jù)一定的規(guī)則，數(shù)字檔案的管理內(nèi)容也要做到適宜，既內(nèi)容要具有存儲的價值，數(shù)量也要適宜，無論信息社會如何發(fā)達，電子存儲容量也是不斷擴充，但是總不能把所有的過去全部記錄下來，總不能把工作中的一切都記錄下來。因此，檔案內(nèi)容的選擇工作還是必須要進行的環(huán)節(jié)。

基于數(shù)字化的檔案管理中檔案的銷毀工作要規(guī)范

數(shù)字檔案信息如果存儲的不好，容易被破壞，或丟失，但是這不能作為一些工作人員工作失誤的理由，更不能成為一些人銷毀信息的借口。數(shù)字檔案的銷毀工作一定要規(guī)范，制定出嚴格的檔案銷毀制度。要以檔案主管部門的指導(dǎo)性文件和本單位的文件銷毀制度，由檔案管理部門組成的鑒定小組做成鑒定。

國土資源的檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化是眾多單位面臨的一個共同的議題，上面分析的數(shù)字檔案管理的優(yōu)點與缺點，也是眾多檔案管理工作中都會遇到的問題?；跀?shù)字化的檔案管理雖是社會檔案管理的必然趨勢，但是，適應(yīng)發(fā)展趨勢的情況下克服其缺點，才能利用好信息技術(shù)，讓信息技術(shù)為我們的工作與生活服務(wù)。

參考文獻：

[1]曾嶸 .電子檔案管理中的問題及其解決對策研究[J].新一代：理論版.2011(7)

篇7

第一，數(shù)字檔案館應(yīng)當具備數(shù)字檔案接收和加工的能力

數(shù)字檔案館是對數(shù)字檔案信息進行規(guī)范接收、有序管理、長期保存、高效利用的集成系統(tǒng)。數(shù)字檔案信息包括立檔單位形成并按照相關(guān)要求向檔案館移交的電子檔案，館藏傳統(tǒng)載體檔案轉(zhuǎn)換形成的數(shù)字化檔案，區(qū)域內(nèi)與館藏檔案信息密切相關(guān)的重要數(shù)字信息等。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當具備接收各立檔單位移交的電子檔案的能力。電子檔案接收首先需要建立一整套接收機制，保證接收過程責權(quán)明確，杜絕安全隱患，從源頭上保證電子檔案的真實完整和長期可用。數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當提供選擇在線接收和脫機接收方式，在線接收方式需要建立電子檔案移交和接收平臺；系統(tǒng)能夠批量導(dǎo)入或?qū)С鰯?shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的可靠和可用；能夠?qū)﹄娮訖n案數(shù)據(jù)進行真實性、完整性、可用性驗證；具備目錄數(shù)據(jù)和內(nèi)容數(shù)據(jù)等多種信鼠資源的采集功能。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當具備將各種模擬信號檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換的能力。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是現(xiàn)階段數(shù)字檔案資源建設(shè)的一個重要途徑。檔案數(shù)字化工作是一項系統(tǒng)工程，涉及檔案保管、保護、整理、鑒定、掃描、存儲、利用等多個環(huán)節(jié)，應(yīng)當通過數(shù)字化工作，對館藏檔案進行全面梳理。檔案館開展數(shù)字化可采取自行組織加工和委托專業(yè)公司加工兩種方式。對于加工量較大、開放程度較高的情況一般采取委托專業(yè)公司加工的方式。即使是全部采用委托專業(yè)公司加工的方式，各級檔案館也需要配備必要的各類檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，以便日常之用。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當具備采集區(qū)域內(nèi)與館藏檔案內(nèi)容密切相關(guān)重要數(shù)字信息的能力。重要數(shù)字信息采集一般需要配備多媒體采集系統(tǒng)、網(wǎng)頁信息采集系統(tǒng)等，同時應(yīng)當隨著新的數(shù)據(jù)類型的不斷出現(xiàn)而配備相應(yīng)的系統(tǒng)和設(shè)備。

第二，數(shù)字檔案館應(yīng)當具備有序管理數(shù)字檔案的能力

檔案工作的主要內(nèi)容就是建立各種規(guī)章制度，運用各種方法手段對檔案實體和檔案信息進行科學(xué)、有序的管理。采用信息化的技術(shù)方法對數(shù)字檔案信息實行科學(xué)、有序的管理是數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設(shè)和運行的中心環(huán)節(jié)，是數(shù)字檔案館的核心功能。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)應(yīng)當能夠按照設(shè)定的分類方案，將數(shù)字檔案信存儲到系統(tǒng)中，并根據(jù)管理要求進行適當調(diào)整；能夠過濾重份數(shù)據(jù)和重新分類、編號；能夠?qū)n案內(nèi)容進行抽取和添加元數(shù)據(jù)等操作，目前檔案管理都是基于目錄數(shù)據(jù)庫掛接方式來實現(xiàn)，將來不排除使用新的技術(shù)方法對數(shù)字檔案進行有效管理；能夠輔助人工完成檔案的開放鑒定工作；對檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)及其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息建立持久聯(lián)系，形成長期保存檔案數(shù)據(jù)包和利用數(shù)據(jù)包；能夠?qū)n案類型、數(shù)量大小等按照設(shè)定要求進行統(tǒng)計、顯示或打印輸出所需各類檔案信息；能夠輔助完成館藏實體檔案編目(著錄、標引)、整理、出入庫房管理等工作；能夠定制檔案業(yè)務(wù)流程或進行流程再造。

第三，數(shù)字檔案館應(yīng)當具備保證館藏數(shù)字檔案信息可靠可信和長期可用的能力

保證館藏數(shù)字檔案信息可靠可信和長期可用是數(shù)字檔案館系統(tǒng)有別于一般檔案信息管理系統(tǒng)以及其他類型信息管理系統(tǒng)的最重要、最顯著的特征；是數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展到一定階段的必然要求；是數(shù)字檔案館關(guān)鍵技術(shù)和管理要求的核心內(nèi)容。

保證館藏數(shù)字檔案信息可靠可信和長期可用采用的技術(shù)方法、管理手段，會隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展和檔案管理要求的不斷變化而不斷發(fā)展。當前需要采取的技術(shù)方法、管理手段包括，一是建立功能完備、技術(shù)先進、符合相關(guān)要求的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，這是數(shù)字檔案信息保存、管理、利用等各項工作的環(huán)境和基礎(chǔ)；二是數(shù)字檔案信息采用符合國家標準的存儲格式，暫時未制訂標準的，選擇開放格式或主流格式，如確需保存特殊格式的數(shù)據(jù)，應(yīng)同時保存相關(guān)的源代碼、軟硬件等；三是接收、保存、記錄反映數(shù)字檔案信息內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)及其變化過程的元數(shù)據(jù)，并與相應(yīng)數(shù)字檔案內(nèi)容信息保持持久、有效的聯(lián)系；四是系統(tǒng)采取防非法修改的技術(shù)方法；五是建立完善的管理制度，定期對載體及其軟硬件環(huán)境進行讀取、測試，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決；六是適時采用遷移技術(shù)方法，計算機軟硬件以及技術(shù)或標準規(guī)范發(fā)生重大變化或發(fā)生重大事件時，采取遷移等手段進行技術(shù)處理。

第四，數(shù)字檔案館應(yīng)當具備提供多種形式信息化服務(wù)的能力

運用信息化手段為各類用戶提供方便快捷的檔案利用服務(wù)，是數(shù)字檔案館建設(shè)的根本目的。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當根據(jù)不同服務(wù)對象和不同檔案開放范圍建立相應(yīng)的服務(wù)平臺。一是基于局域網(wǎng)面向檔案館工作人員和來館利用檔案人員服務(wù)的館內(nèi)檔案利用服務(wù)平臺；二是利用當?shù)攸h政網(wǎng)建立面向本級黨政機關(guān)各立檔單位服務(wù)的電子文件歸檔、電子檔案移交和檔案信息共享平臺；三是利用互聯(lián)網(wǎng)建立面向廣大社會公眾和進行館際交流的公共檔案信息服務(wù)平臺。系統(tǒng)應(yīng)當能夠?qū)崿F(xiàn)檔案查詢、資源、信息共享、開發(fā)利用、工作交流、統(tǒng)計分析等功能。

系統(tǒng)能夠運用最新檢索技術(shù)方法滿足利用者在各種利用平臺對檔案數(shù)據(jù)進行快速、準確、全面的利用查詢要求；能夠通過網(wǎng)絡(luò)平臺或特定載體檔案信息和信息資源共享；能夠輔助檔案業(yè)務(wù)進行檔案信息智能編研、深度挖掘；能夠為檔案管理者和利用者提供在線交流、遠程指導(dǎo)、遠程教育等服務(wù)；能夠輔助開展數(shù)字檔案信息的增值服務(wù)；能夠進行檔案利用訪問量統(tǒng)計、分布分析、輿情分析等相關(guān)工作；能夠?qū)τ脩?、?shù)據(jù)項、功能組件進行利用權(quán)限的角色授權(quán)處理，能夠進行門類設(shè)置、結(jié)構(gòu)設(shè)定、字典定義等系統(tǒng)代碼維護工作。

第五，數(shù)字檔案館應(yīng)當具備對館藏數(shù)字檔案安全保障的能力

檔案安全體系建設(shè)是“三個體系”建設(shè)的三大任務(wù)之一。數(shù)字檔案館系統(tǒng)的安全保障能力建設(shè)是一項基礎(chǔ)性工作，是數(shù)字檔案館有效運行的保證，包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)、信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)平臺等方面的安全要求和保障。數(shù)字檔案館安全保障體系建設(shè)應(yīng)當針對安全保護要求，建立安全保護制度，應(yīng)用安全技術(shù)方法，配備安全防護設(shè)施。

篇8

檔案記載了大量的信息和知識，是一種重要的信息和智力資源，具有信息和知識雙重屬性。當檔案館形態(tài)發(fā)展到數(shù)字檔案館這一高級階段，數(shù)字檔案館不再是單純擁有或存取檔案信息的場所，而是組織檔案信息交流的中心，是知識經(jīng)濟時代社會的知識信息中心和重要的知識寶庫。那么數(shù)字檔案館的知識管理，就是為了適應(yīng)這種發(fā)展，通過把對數(shù)字檔案資源的單一的信息管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閷Π跀?shù)字檔案館里的信息、知識等各種要素進行綜合管理，尤其注重對數(shù)字檔案知識和人力資源的管理，最終實現(xiàn)檔案知識信息功能與效益的最大化。簡單來說，數(shù)字檔案館的知識管理就是更加注重隱性知識的開發(fā)、人力資源的發(fā)掘和數(shù)字檔案利用服務(wù)的深化，為實現(xiàn)知識的共享和轉(zhuǎn)化提供新的途徑。

二、數(shù)字檔案館知識管理的意義

首先，知識經(jīng)濟時代要求檔案管理必須與時俱進，擴大知識的傳播與共享成為數(shù)字檔案館的最新職能。面對機遇與挑戰(zhàn)，檔案館只有實施知識管理才能促進其新的發(fā)展。數(shù)字檔案館的知識管理，是在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，借助于網(wǎng)絡(luò)和高科技設(shè)備等手段，檔案館開展知識資源的獲取、整合和開發(fā)利用等服務(wù)。它將一改傳統(tǒng)的檔案工作結(jié)構(gòu)，突破簡單的信息管理和信息利用模式，轉(zhuǎn)向知識管理和知識服務(wù)。其次，數(shù)字檔案館實質(zhì)上是一種開放環(huán)境下面向用戶的網(wǎng)絡(luò)化數(shù)字資源體系，在這個體系里面既有整合的知識，又有參與知識整合的管理者，還有參與整個運作的知識管理模式，它一改簡單通過資源管理向用戶提供零散、淺層次的一次信息，轉(zhuǎn)向為用戶提供有序的、深層次的系統(tǒng)知識服務(wù)，這就構(gòu)成了一種新的知識型實體，而知識管理就是根源于這種體系并被創(chuàng)造出來促進其本身發(fā)展的一種最佳模式，這早已在其它多種知識型組織中實踐過。再次，傳統(tǒng)的數(shù)字檔案館建設(shè)已初顯成效、循序漸進，但是又很難達到另一個新的高度，服務(wù)要深化、資源要共享的設(shè)想還是遙不可及。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)中，迫切需要添加一種新的理念、新的元素，而知識管理作為一種全新的管理理念與模式，它的注入，將突破原先數(shù)字檔案館建設(shè)中固有的思維，給數(shù)字檔案館建設(shè)以重要啟示，帶動數(shù)字檔案館的建設(shè)上到一個新的水平，實現(xiàn)其生存發(fā)展的又一次飛躍。

三、數(shù)字檔案館知識管理的策略

1．加強對數(shù)字檔案館知識管理的認知

知識經(jīng)濟的快速發(fā)展強烈要求檔案館服務(wù)層次的提升，真正發(fā)揮數(shù)字檔案館知識信息中心和知識寶庫的強大作用。面對這種機遇與挑戰(zhàn)，如何才能使知識更為有效地發(fā)揮作用，以滿足人們對知識更迫切、更復(fù)雜的需要成為檔案部門的首要任務(wù)，而數(shù)字檔案館只有積極實施知識管理的運作模式，通過對包括檔案信息在內(nèi)的所有知識資源進行整合并提供利用才能達到預(yù)期效果。檔案部門在其必要性和緊迫性上必須統(tǒng)一思想、加強認知、達成共識。

2．創(chuàng)新數(shù)字檔案館知識管理的工作機制

數(shù)字檔案館的建設(shè)，不僅意味著傳統(tǒng)意義上的完善，而且是對現(xiàn)有檔案管理體制、服務(wù)體系的全面優(yōu)化和深層次改革，建立與之相適應(yīng)的工作機制才能有效實施數(shù)字檔案館的知識管理。數(shù)字檔案館的知識管理應(yīng)強調(diào)知識資源管理、知識服務(wù)中人文因素的研究和運用，而不是僅僅強調(diào)技術(shù)。圍繞知識管理目標確定工作機制:一是確保檔案管理人員能管理好檔案知識;二是通過對知識的整合利用，增強對用戶需求的快速反應(yīng)能力;三是開發(fā)新的知識產(chǎn)品，以滿足更深層次的知識服務(wù)，真正實現(xiàn)更大范圍的知識共享。

3．獲取和轉(zhuǎn)化數(shù)字檔案館的隱性知識

知識經(jīng)濟時代，隱性知識是最關(guān)鍵、最具有競爭力的資源，是數(shù)字檔案館能否成功實施知識管理的前提條件之一，數(shù)字檔案館應(yīng)更加注重對隱性知識的收集、加工、提煉與服務(wù)。隱性知識主要是指檔案人員頭腦中所包含的直覺、知識、閱歷、情感等(如一些重要的傳統(tǒng)工藝、技術(shù)訣竅、專業(yè)知識和豐富經(jīng)驗等)，因此知識管理強調(diào)對隱性知識的管理，實際是注重對數(shù)字檔案館中人的有效管理，鼓勵其頭腦中隱性知識的轉(zhuǎn)化與創(chuàng)新。數(shù)字檔案館的建設(shè)要求檔案人員能綜合運用各種資源，發(fā)揮其主觀能動性，突破傳統(tǒng)束縛，更新陳舊觀念，探索新的信息規(guī)律，以新的視角開發(fā)檔案信息資源，使其隱性知識得到更好地發(fā)揮、交流和增值并轉(zhuǎn)化。所以數(shù)字檔案館承擔著及時將隱性知識獲取出來并共享，轉(zhuǎn)化為社會記憶，縮短隱性知識顯性化周期的任務(wù)。

4．深化數(shù)字檔案館的知識服務(wù)

檔案館歷來把“為利用者服務(wù)”作為最高宗旨，但落實到行動上往往只是滿足于提供表面的“你查我找”等淺層次服務(wù)。進入知識經(jīng)濟時代，這是遠遠不夠的，數(shù)字檔案館的發(fā)展需要更加強勁的動力支持和更為有力的保障，尤其在數(shù)字檔案館中引入并推行知識管理后，只有把知識服務(wù)當作數(shù)字檔案館的首要目標和最高標準來追求，才能滿足用戶日益多樣化的知識需求。數(shù)字檔案館的知識服務(wù)是一種面向知識創(chuàng)新、知識傳播與知識應(yīng)用的服務(wù)方式，是傳統(tǒng)的“檔案利用服務(wù)”的高級形式，服務(wù)的高知識含量是其優(yōu)于傳統(tǒng)檔案館的主要特征，因為知識服務(wù)“是在運用館藏檔案信息的同時，大量吸收并運用館外各種非檔案信息和檔案人員頭腦中的隱性知識”。從一定意義上看，數(shù)字檔案館的知識管理是通過整合館藏檔案信息等顯性知識，綜合檔案人員的隱性知識，依靠隱性知識與顯性知識的互動，發(fā)揮數(shù)字檔案館強大的知識庫作用，為利用者提供更為有效、更廣泛的深層次的知識服務(wù)，從而充分實現(xiàn)數(shù)字檔案信息資源價值。同時，數(shù)字檔案館在綜合利用顯性檔案信息與隱性知識的過程中，要注重以用戶的知識需求為導(dǎo)向，對檔案信息資源進行深層組織，揭示并挖掘檔案信息資源的潛在價值，形成知識產(chǎn)品，提供知識與價值服務(wù)。

5．構(gòu)建“以人為本”的數(shù)字檔案館文化

篇9

一、實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理的利與弊

實現(xiàn)數(shù)字化管理的優(yōu)點：一是信息管理數(shù)字化。采用先進數(shù)字化存儲技術(shù)方案，具有通用性強、安全性高、標準化程度高、可視性強、支持計算機聯(lián)網(wǎng)查詢和實時瀏覽等特點。二是資源管理虛擬化。通過網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)來建設(shè)虛擬資源，從而達到檔案信息資源共享。三是信息資源管理智能化?？梢允估谜哌M行智能化檢索，檢索速度快，效率高，范圍廣。四是用戶使用方便化。用戶可以在任何時間、任何地點通過計算機方便地使用檔案信息，獲取更為及時、準確、系統(tǒng)的信息，從而節(jié)省大量的人力、物力和財力資源。查詢速度快：一次查詢只需幾秒鐘；保存時間長：100年以上；保真性高：而一般的紙介質(zhì)只能保存10年左右；內(nèi)容全面完整：不僅包含檔案目錄信息，也完整包含了具體的信息內(nèi)容；真正實施在線：授權(quán)使用者可以隨時訪問自己所需要的檔案資料。

但是以磁盤或光盤等作為介質(zhì)的電子檔案，雖有體積小、信息量大、檢索迅捷的優(yōu)勢，其局限性也很明顯，如不能有效防止數(shù)據(jù)在傳輸過程中泄露；電子檔案中的文字無個人字跡特征、無書寫墨跡的新舊之別、無文件形成過程中的稿本特征，一旦被篡改，無法識別；電子檔案沒有“原稿”概念，沒有確定的法律地位；所支撐硬件系統(tǒng)和應(yīng)用軟件系統(tǒng)各不相同，對軟硬件依賴大；其影像記錄的穩(wěn)定期限不長。

二、數(shù)字化管理模式下對電子文件的歸檔管理

目前，對于電子文件的管理，有些企業(yè)將原電子文件保存在形成部門，沒有歸檔。也有一些企業(yè)將歸檔的紙制文件和電子文件分別歸口到檔案部門和信息技術(shù)部門。這兩種做法都有缺陷。形成部門看中電子文件在處理現(xiàn)行事務(wù)中的作用，由其自行管理往往出現(xiàn)短期行為，而且管理不規(guī)范，造成企業(yè)對這些電子文件的失控。由信息技術(shù)部門統(tǒng)一管理，常常把電子文件視同于一般的電子信息，主要著眼于技術(shù)管理，不能全面把握電子文件的價值和聯(lián)系性，對其真實性、完整性、長期可讀性的保障措施不夠得力，無法確保其行政有效性和法律憑證性的管理要求。電子文件與紙制文件分口管理可能造成因管理方法的不一致，給日后的查找利用帶來困難。根據(jù)《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》（GB/T17678.1-1999）和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）中都明確規(guī)定機構(gòu)內(nèi)部的電子文件應(yīng)由檔案部門歸口管理。檔案部門通過建立統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，制定和推行統(tǒng)一管理制度等措施，對本企業(yè)電子文件進行統(tǒng)一管理。這對于保證電子文件的完整安全和有效利用有明顯的優(yōu)越性。

三、電子文件的鑒定

歸檔前要對電子文件進行鑒定。這一工作主要是鑒別檔案的價值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性的工作。

其中自動鑒定的方法是制定電子文件保管期限表。它是電子文件鑒定的依據(jù)性文件。在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計的調(diào)查階段就著手制定保管期限表。電子文件保管期限表是自動鑒定功能能否實現(xiàn)的重要因素，通過系統(tǒng)自動運用保管期限表，鑒定時完全可以不必審閱全部文件，因而也就避免了為挑選少量文件長久保存而必須審閱全部文件的低效率現(xiàn)象。為提高電子文件保管期限表的實際應(yīng)用效率，保管期限表的制定工作應(yīng)納入電子文件系統(tǒng)的設(shè)計階段。文件一旦生成，系統(tǒng)將文件與保管期限表的條款對照判斷，確認文件是否能進人正常的處理流程。參考本單位實際情況，將電子文件保管期限表做的更具體，保管期限劃分可以更小一些，還應(yīng)具有可拓展性，以便及時更新與補充。對于保管期限到期的文件，系統(tǒng)自動提示用戶進行處置。

四、電子文件的著錄

完整的電子文件著錄工作可分為歸檔前文件級以及案卷級著錄和歸檔后案卷級以上的著錄。其中文件級以及案卷級著錄一般由電子文件形成部門完成，著錄文件與電子文件同時歸檔，即歸檔光盤中存放著相應(yīng)的“著錄文件”。要實現(xiàn)這一點，就必須在文件形成之前將著錄信息的形成和收集納入考慮范圍，從而實現(xiàn)“前端控制”。從設(shè)計的開始階段，設(shè)計人員先完成由檔案部門設(shè)計的著錄單，然后進入設(shè)計系統(tǒng)界面開始設(shè)計工作。為了保證此項工作的標準化，檔案室可以根據(jù)需要將著錄項目編成統(tǒng)一的表格軟件，發(fā)給對方。以便于兩個部門的合作與銜接。案卷級以上的著錄由檔案室完成。要將機構(gòu)所有文件納入考慮范圍，再在全宗內(nèi)根據(jù)文件之間的有機聯(lián)系劃分類別。

五、電子文件的維護

電子文件的數(shù)字化形態(tài)加大了日常維護的難度。例如：電子文件對系統(tǒng)有很高的依賴性，因此不但要保存好電子文件載體，還要保存完整的讀取環(huán)境，這無疑會增大管理成本。電子文件使用的是磁性、光學(xué)材料等精密型載體。因此，在電子文件的管理過程中要保護好其載體。控制好環(huán)境的溫濕度，做好防塵、防磁、防震工作。避免紫外線和有害氣體的影響。在日常管理中，軟盤和磁盤都應(yīng)垂直放置。對電子文件信息的保護也是保管電子文件的重要環(huán)節(jié)。對重要的程序和數(shù)據(jù)要進行備份。盡量選擇容量大、壽命長的備份介質(zhì)進行定期備份，并指定專門人員完成備份，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，則應(yīng)在解密后再制作拷貝；定期進行病毒的檢測和清除；制定嚴格的管理制度，明確管理員職責和權(quán)限。

六、電子文件的安全問題

采用殺毒軟件控制網(wǎng)絡(luò)上病毒的傳播，樹立“預(yù)防為主，防治結(jié)合”的觀念。不要寄望于恢復(fù)手段。對不需要再寫入或修改的軟盤加以寫保護。

綜上所訴，我們既要接受數(shù)字檔案館這一必然的發(fā)展趨勢，也要根據(jù)本單位的實際需要為它的發(fā)展道路做一個正確的定位。使數(shù)字化管理更好地為公司服務(wù)。

參考文獻：

篇10

一、房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)原理以及要點

房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)就是對房屋的檔案采用數(shù)字化的發(fā)展趨勢，但是很多的情況是房地產(chǎn)檔案管理脫離的數(shù)字化的改革，或者大量的戶主的名字存在造假，這樣對我國的房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的目標提供了很大的阻礙，但是由于各方的利益的緣故，我國房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)一直處于這樣曲折發(fā)展的情況。房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的技術(shù)的發(fā)展主要面臨以下幾個問題：

（一）房地產(chǎn)企業(yè)不配合工作。有些人認為一個人擁有什么應(yīng)該受到隱私權(quán)保護，但是我國推行了不動產(chǎn)登記制度，其目的在于方式商人炒房，讓我國的房地產(chǎn)經(jīng)紀逐步回歸到一個正常的水平線上來，對投機者起到警示作用。同時是實現(xiàn)我國共同富裕的一個重要的手段。但是房地產(chǎn)企業(yè)手里握著大量的住戶資料卻不愿意配合我國的行政人員的工作，導(dǎo)致工作難以展開。

（二）檔案填寫不規(guī)范，重要信息全無。檔案信息的不規(guī)范是一個重要的問題，首先檔案信息因為是房地產(chǎn)企業(yè)進行對內(nèi)部資料的轉(zhuǎn)錄所以難免有著很多的漏洞和信息，有些檔案戶主只有一個姓名，身份證號碼以及其他信息都沒有。所以不能用于不動產(chǎn)登記以及其他的用途，檔案形同虛設(shè)，同時在檔案中還存在很多檔案的填寫不全的現(xiàn)象。隨著信息技術(shù)與計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，房地產(chǎn)檔案資料隨時處于更新狀況，而在搜集房地產(chǎn)檔案資料的過程中，極易出現(xiàn)信息和資料收集遺漏的現(xiàn)象，因此，需在檔案資料的整理和收集中，采取動態(tài)化的信息管理形式，以完善房地產(chǎn)的檔案管理工作

（三）缺乏人才的管理培養(yǎng)。人才的培養(yǎng)是一個重點的項目，在人才的管理上，我國房地產(chǎn)檔案自動化發(fā)展有著很多問題，其中最大的問題在于不同形式的檔案文件需要一個統(tǒng)一的制式進行資料的整理的分析，在檔案的處理過程中，人員素質(zhì)低就會造成檔案的管理工作進展很慢，在施工的過程中，檔案整理的進程慢直接影響了下一步不動產(chǎn)登記的進度。但是想要處理這些資料就必須具備多種信息的處理的能力，不僅對常見的計算機軟件操作熟悉，對于一些冷門的軟件知識也要熟練掌握。

二、房地產(chǎn)檔案管理中有效運用數(shù)字化技術(shù)的策略

（一）建立健全的管理制度。在房地產(chǎn)檔案管理的過程中，需建立健全的管理制度，從管理人員的培訓(xùn)到硬軟件的要求等，均需給出明確的規(guī)定。檔案管理制度的主要內(nèi)容有：一是規(guī)劃和控制已存儲的數(shù)字檔案資料，并對其進行密級分類：將敏感和機密的資料信息進行加密處理，也可將其脫機存儲于一個安全性較高的地方，以此預(yù)防房地產(chǎn)檔案資料信息被變更、竊取或者毀壞；二是系統(tǒng)運行環(huán)境安全管理制度：包括房地產(chǎn)檔案機房的出入控制、環(huán)境條件的保障管理、自然災(zāi)害的防護、防護設(shè)施的管理等內(nèi)容；三是應(yīng)用系統(tǒng)運行安全管理制度：主要指的是操作安全的管理、操作權(quán)限的管理、操作監(jiān)督管理、操作恢復(fù)管理、操作規(guī)范管理、操作責任管理和應(yīng)用系統(tǒng)的備份管理及應(yīng)用軟件的維護安全管理等內(nèi)容，通過相關(guān)的技術(shù)，預(yù)防數(shù)字檔案信息出現(xiàn)竊取、修改的問題，從而增強數(shù)字檔案信息的安全性。同時組建信息保管制度，并嚴格將其落到實處；建立房地產(chǎn)的數(shù)字化檔案的記錄制度，記載資料信息的搜集、管理及使用等情況，并在記錄中確保信息的真實性。

（二）規(guī)范房地產(chǎn)檔案資料。在房地產(chǎn)檔案資料信息管理中，傳統(tǒng)的手工搜集、整理紙質(zhì)材料，容易出現(xiàn)材料丟失、儲存不當、資料信息不規(guī)范等檔案管理不到位的現(xiàn)象。因此，采取數(shù)字化技術(shù)對房地產(chǎn)檔案資料進行管理，不但能達到檔案資料紙質(zhì)管理和信息化管理齊頭并進的目的，而且能使檔案資料管理更加完善，避免或者減少檔案資料遺失、損壞等。同時還可通過視頻、音頻等技術(shù)手段，使房地產(chǎn)檔案資料管理更加豐富化、動態(tài)化。

（三）建立數(shù)據(jù)的系統(tǒng)和內(nèi)部的平臺。房地產(chǎn)信息有關(guān)個人的重要的財產(chǎn)信息，按照現(xiàn)在中國人消費模式，房產(chǎn)是最大的支出之一房地產(chǎn)檔案所以可以側(cè)面的體現(xiàn)一個人的資本情況，所以這是重要私人的信息，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的管理過程中，要注意的方面就是建立良好的數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)庫的管理提高房地產(chǎn)管理方式，同時要建立可靠的數(shù)據(jù)傳輸平臺，在很多的時候在數(shù)據(jù)的傳輸模式是按照數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定的，房地產(chǎn)檔案數(shù)字化的管理上通過平臺與管理方式，要確保平臺的安全性和傳輸高速性。在房地產(chǎn)檔案數(shù)字化管理的過程中，還需注意以下兩點：一是組建數(shù)據(jù)庫?？赏ㄟ^掃描儀對紙質(zhì)檔案進行掃描，將掃描資料組建成數(shù)據(jù)庫的形式，降低人工錄入出錯率，提高管理人員的工作效率；二是建立傳輸平臺。在房地產(chǎn)檔案信息的數(shù)字化管理過程中，需以實現(xiàn)其價值為中心，以此有效利用房地產(chǎn)檔案的數(shù)據(jù)庫。但是在建立傳輸平臺的過程中，需確保傳輸平臺安全性、高效性和保密性，從而防止檔案信息在傳輸過程中丟失，或者人為竊取