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高等學(xué)校是知識(shí)、人才和科技高度密集的重要的教學(xué)和科研基地，高等學(xué)校檔案管理是高校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它不僅如實(shí)地記錄了學(xué)校的歷史，還蘊(yùn)含著豐富的信息資源，其信息具有非常高的應(yīng)用價(jià)值。

從管理模式來(lái)說(shuō)，高校檔案管理可以分為綜合管理與分類(lèi)管理。高校檔案綜合管理是將學(xué)校的各類(lèi)檔案集中起來(lái)進(jìn)行管理的方式，相較于分類(lèi)管理，它有獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)，是目前較為普遍的一種管理模式。鑒于筆者單位也對(duì)檔案采用綜合管理，因此，困于目前高校檔案管理存在的一系列問(wèn)題，制約和束縛了其檔案信息的開(kāi)發(fā)利用的現(xiàn)狀，本文將對(duì)檔案綜合管理中的問(wèn)題作一剖析，并對(duì)如何開(kāi)發(fā)利用檔案信息提出相應(yīng)建議。

一、綜合檔案管理及其功用

近幾年來(lái)，高等學(xué)校普遍加大了檔案工作力度，改革了舊的檔案分級(jí)管理模式，成立了綜合檔案室，實(shí)現(xiàn)了高校檔案的集中統(tǒng)一。高校檔案綜合管理就是將高校的文書(shū)檔案、教學(xué)檔案、科技檔案、房產(chǎn)檔案、聲像檔案、照片檔案等作為一個(gè)整體實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

高校檔案管理綜合檔案管理可以統(tǒng)籌安排各門(mén)類(lèi)的檔案工作，有利于高校檔案管理的發(fā)展。它將各業(yè)務(wù)部門(mén)的資料文獻(xiàn)進(jìn)行集中，形成立檔單位各種檔案資料的信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，方便了查找與使用，擴(kuò)大檔案的利用面。同時(shí)，實(shí)行綜合管理，使學(xué)?？梢詫⑵渥鳛橐粋€(gè)專(zhuān)門(mén)部門(mén)，配備具有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的專(zhuān)門(mén)人員進(jìn)行工作與管理，為查找利用檔案提供了方便條件。

二、高校綜合檔案管理的問(wèn)題

高校綜合檔案室的建立以及高校檔案的綜合管理，使高校檔案工作在學(xué)校體制改革、教學(xué)、科學(xué)研究、評(píng)定職稱(chēng)、落實(shí)政策和編史修志等方面的作用越來(lái)越突出，成為學(xué)校管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)。但也應(yīng)當(dāng)看到目前高校綜合檔案室建設(shè)還存在一些問(wèn)題和不足,無(wú)論是檔案意識(shí)、服務(wù)觀念上還是人員素質(zhì)、環(huán)境建設(shè)等方面，都不能滿(mǎn)足新形勢(shì)下的檔案工作需要，也越來(lái)越不適應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展和現(xiàn)實(shí)的需要。

1.領(lǐng)導(dǎo)重視不足

由于檔案的價(jià)值不能立即顯現(xiàn)，具有滯后性，使得“檔案工作說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，忙起來(lái)不要”成了目前一部分高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)高校檔案工作的態(tài)度，這反映了領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)學(xué)校檔案工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，普遍將高校檔案工作附屬化、淡化、甚至置之不理，沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到做好檔案工作會(huì)更好地促進(jìn)全校各項(xiàng)工作，致使學(xué)校的檔案工作長(zhǎng)期以來(lái)進(jìn)展緩慢，資金、設(shè)備不足，如辦公條件得不到改善，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全。這嚴(yán)重影響了檔案管理、保護(hù)及服務(wù)工作的正常開(kāi)展，制約著檔案價(jià)值的體現(xiàn)。

2.工作人員自身觀念保守，重管輕用。

目前高校檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用還處在一種封閉和半封閉狀態(tài)，檔案利用范圍主要局限于高校內(nèi)部，這很大程度上是由于傳統(tǒng)的重保管、輕利用的觀念的體現(xiàn)。這種長(zhǎng)期以來(lái)封閉保守、墨守成規(guī)的保守觀念，造成了檔案部門(mén)只注重于檔案的收集、歸檔、保管，過(guò)分強(qiáng)調(diào)保密，束縛了檔案工作者的開(kāi)拓和創(chuàng)新精神，抑制了檔案信息資源的流通。

3.人員整體素質(zhì)不高

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)檔案工作者的素質(zhì)提出了較高的要求，而在現(xiàn)階段的檔案工作者中，還有相當(dāng)一部分人在工作素質(zhì)上不能適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的要求，檔案人員綜合素質(zhì)低下，將嚴(yán)重影響檔案管理工作的水平。這主要表現(xiàn)在：不少檔案人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)的理論功底，在收集工作中不知該收什么，影響了歸檔齊全率；整理時(shí)顛倒卷內(nèi)文件的先后順序；案卷標(biāo)題擬寫(xiě)不準(zhǔn)確；案卷之間問(wèn)題交叉等等；缺乏研究能力，對(duì)學(xué)術(shù)成果與史料無(wú)法進(jìn)行深加工；缺乏運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理的能力，等等。檔案人員的理論水平、業(yè)務(wù)水平亟待提高。

4.管理手段落后，對(duì)檔案信息開(kāi)發(fā)利用率低下。

由于經(jīng)費(fèi)不足、人員素質(zhì)低等原因，檔案管理中對(duì)于現(xiàn)代技術(shù)手段的運(yùn)用程度顯低。計(jì)算機(jī)在現(xiàn)代社會(huì)已成為信息傳遞的主要載體，但檔案部門(mén)對(duì)計(jì)算機(jī)的利用方面，在很大程度上仍只是用于目錄的存儲(chǔ)與檢索，部分的管理工作還是傳統(tǒng)的手工操作。

目錄的存儲(chǔ)與檢索在目前來(lái)看，是一種對(duì)檔案信息資源低層次開(kāi)發(fā)。社會(huì)發(fā)展需要我們把目光放到更高層次的信息開(kāi)發(fā)上，對(duì)檔案館（室）藏的科技成果、教學(xué)成果、人才檔案等資源進(jìn)行創(chuàng)造性的加工與濃縮，這需要充分運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，改善檔案管理手段落后的局面。

三、高校綜合檔案管理的開(kāi)發(fā)利用

1.更新思想，轉(zhuǎn)變觀念，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)

更新思想，轉(zhuǎn)變觀念，是目前檔案工作者首先要解決的問(wèn)題。這是對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用提出新方案、新舉措的前提和保障。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層面來(lái)說(shuō)，要充分認(rèn)識(shí)視檔案工作的重要性，轉(zhuǎn)變過(guò)去認(rèn)為檔案工作可有可無(wú)的思想，將檔案工作納入學(xué)校整體管理的必要組成部分，在觀念與行動(dòng)上雙雙進(jìn)行落實(shí)，這是檔案管理得以發(fā)展的關(guān)鍵。從檔案管理者層面來(lái)說(shuō)，要改變過(guò)去消極被動(dòng)等待的思想，轉(zhuǎn)變重保管輕利用的思想，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，切實(shí)加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，發(fā)揮檔案的應(yīng)有作用與價(jià)值。

2.提高檔案人員的素質(zhì)

要使檔案最大程度地得到開(kāi)發(fā)利用，人是其中最不可或缺的因素。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展和檔案管理工作向深層次發(fā)展的要求，檔案工作人員只具有單一的業(yè)務(wù)知識(shí)已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)發(fā)展的需要。傳統(tǒng)檔案管理一般是對(duì)資料的收集、歸檔以及保管，而對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用，則要求將檔案資料看成一種活的信息，不僅需要檔案人員進(jìn)行檔案信息的采集、組織和儲(chǔ)存，而且要求檔案管理人員有市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下所具備的觀念與能力，能對(duì)檔案信息進(jìn)行研究、開(kāi)發(fā)與運(yùn)營(yíng)，對(duì)檔案人員的工作要求非常高。簡(jiǎn)言之就是既要求檔案管理者有過(guò)硬專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，又要會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)工具，既要有分析與研究能力，還要有敏銳的市場(chǎng)判斷力。因此，作為新時(shí)期的檔案工作人員，就要積極調(diào)整知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷更新觀念，學(xué)習(xí)新知識(shí)，提高自身素質(zhì)，這樣才能更好地發(fā)掘檔案的價(jià)值，更好地為高校的教學(xué)、科研、管理等工作和社會(huì)發(fā)展服務(wù)。而從學(xué)校層面來(lái)說(shuō)，也要重視檔案人員的配備，真正選用專(zhuān)業(yè)扎實(shí)，業(yè)務(wù)精湛的人員來(lái)從事檔案管理工作。

3.運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段，做好檔案開(kāi)發(fā)，提高利用率。

要發(fā)揮檔案的作用，開(kāi)發(fā)檔案信息資源，就要善于運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段。對(duì)于計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，不能只滿(mǎn)足于單機(jī)的信息存貯與查尋，要充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，擴(kuò)大檔案的應(yīng)用價(jià)值。

計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展為檔案信息事業(yè)奠定了必要的技術(shù)基礎(chǔ)，我們可以用支持檔案信息共享的網(wǎng)絡(luò)體系建立高校檔案網(wǎng)絡(luò)。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、特色服務(wù)、網(wǎng)上檔案資源開(kāi)發(fā)、網(wǎng)上檔案室形象等方面實(shí)實(shí)在在下工夫。通過(guò)擴(kuò)大上網(wǎng)檔案資料的數(shù)量，建立一個(gè)統(tǒng)一的全國(guó)高校檔案網(wǎng)絡(luò)，充分利用高校資源優(yōu)勢(shì)，全面實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校及社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的檔案服務(wù)。

4.完善檔案管理制度，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，為檔案開(kāi)發(fā)利用提供保障

檔案管理狀況與檔案管理制度密切相關(guān)。從完善制度入手，引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，是檔案工作改革和發(fā)展的催化劑。在檔案管理中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，把崗位職責(zé)、工作實(shí)績(jī)與經(jīng)濟(jì)利益結(jié)合起來(lái)，改變干與不干一個(gè)樣、干好干壞一個(gè)樣的傳統(tǒng)管理體制，代之以競(jìng)爭(zhēng)上崗、能者多得的激勵(lì)機(jī)制，從而充分調(diào)動(dòng)每一個(gè)人的工作積極性，促使人員想方設(shè)法提高服務(wù)意識(shí)，增加服務(wù)熱情，提高檔案的開(kāi)發(fā)利用率，促進(jìn)檔案部門(mén)服務(wù)高校與社會(huì)的效益

高校檔案管理中問(wèn)題的解決與提高檔案的開(kāi)發(fā)利用率，是現(xiàn)代社會(huì)對(duì)高校檔案工作提出的必然要求，但這是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要學(xué)校在意識(shí)與行動(dòng)層面均將檔案管理納入學(xué)校管理之中。

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