導(dǎo)語(yǔ)：演講技巧溝通篇4一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、講話領(lǐng)導(dǎo)力之能力

一個(gè)成功的領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)能力在很大程度上取決于他的講話能力，一個(gè)口才好的領(lǐng)導(dǎo)者往往更能帶領(lǐng)好一個(gè)團(tuán)隊(duì)。

英國(guó)首相丘吉爾在面對(duì)千萬(wàn)市民所講的“nevergiveup”，激起了所有英國(guó)公民的斗志，最終使英國(guó)能夠戰(zhàn)勝?gòu)?qiáng)大的敵人。黑人領(lǐng)袖馬丁路德金，面對(duì)那么多的黑人時(shí)，一篇《我有一個(gè)夢(mèng)想》更是激起了廣大黑人為命運(yùn)而抗?fàn)帯?/p>

由此可見，講話能力對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者有多么的重要，但是現(xiàn)實(shí)生活中我們卻經(jīng)?？吹胶芏囝I(lǐng)導(dǎo)者不會(huì)講話，前段時(shí)間參加一個(gè)公司的招商會(huì)，公司的總經(jīng)理在上面講話，下面的經(jīng)銷商們?nèi)吭谙旅娲蝾?，我想這根本不是員工的錯(cuò)，錯(cuò)的根源在于領(lǐng)導(dǎo)者不會(huì)講話，一個(gè)講話沒(méi)有任何藝術(shù)的領(lǐng)導(dǎo)者，他的演講將會(huì)成為催眠曲，臺(tái)下的觀眾在經(jīng)歷了那么長(zhǎng)時(shí)間的會(huì)議之后已經(jīng)十分疲憊了，此時(shí)再來(lái)一個(gè)講話毫無(wú)起色的公司領(lǐng)導(dǎo)，這已嚴(yán)重的超過(guò)了聽眾的極限，這樣的領(lǐng)導(dǎo)只會(huì)讓員工感覺更加的無(wú)趣。

一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)者不要求講話多么的有哲理，只要平心靜氣的敘述自己內(nèi)心的真實(shí)想法，這樣就可以了，我們很多的領(lǐng)導(dǎo)者講話只有氣勢(shì)，一點(diǎn)內(nèi)涵都沒(méi)有，講了半天都還只是在表達(dá)一個(gè)意思，其實(shí)領(lǐng)導(dǎo)者講話最好的素材就是自己的經(jīng)歷，自己的經(jīng)驗(yàn)，這些遠(yuǎn)比其他的任何廢話都要好。

當(dāng)然講話能力不是天生就有的，也是需要經(jīng)過(guò)千錘百煉的。

二、演講的四要素

演講必須有四個(gè)要素：

1．必須有演講者（演講主體）

演講者是演講信息的者。無(wú)人演講信息，也就無(wú)所謂演講。

2．必須有聽眾（演講客體）

聽眾是演講信息的接受者。無(wú)人接受演講信息，同樣不存在演講（充其量不過(guò)是正式演講前的“預(yù)講”）。

3．有溝通演講者和聽眾的媒介

這個(gè)媒介是什么呢?是語(yǔ)言。對(duì)于演講來(lái)說(shuō)，語(yǔ)言包括有聲語(yǔ)言和態(tài)勢(shì)語(yǔ)言。

語(yǔ)言是人們彼此交流思想已達(dá)到互相了解的一種極其重要的交際工具，人類社會(huì)生活的任何方面，都直接或間接以語(yǔ)言為工具。除有聲語(yǔ)言之外，演講還必須輔之以相應(yīng)的態(tài)勢(shì)語(yǔ)言。所謂態(tài)勢(shì)語(yǔ)言，就是指在一定程度上能輔助有聲語(yǔ)言表達(dá)思想感情的眼神、表情、體態(tài)、手勢(shì)等等。恰當(dāng)?shù)拿娌勘砬椤⑸韯?shì)、手勢(shì)以及其他一切能一定程度表達(dá)思想感情的動(dòng)作，可以使演講“劇化”，使聽眾不僅聽覺器官發(fā)生作用，而且視覺器官也同時(shí)發(fā)揮作用，從而補(bǔ)充了有聲語(yǔ)言的不足，增強(qiáng)表現(xiàn)力和感染力。

4．必須在特定的時(shí)空環(huán)境中進(jìn)行

所謂“特定的時(shí)空環(huán)境”，一般指演講者和聽眾都同處在一定的時(shí)空環(huán)境中。一般地說(shuō)，演講活動(dòng)都要有相應(yīng)的場(chǎng)合、相當(dāng)?shù)穆牨?、適當(dāng)?shù)牟季啊⒑线m的講臺(tái)、良好的音像效果和一定的時(shí)限。一定的時(shí)空環(huán)境反作用于演講，制約著演講的內(nèi)容、語(yǔ)言和表情動(dòng)作等等。

三、為成功而溝通

當(dāng)今，經(jīng)理們面臨的挑戰(zhàn)是如何利用各種媒介有效地對(duì)公眾施加影響。

4.1公司形象設(shè)計(jì)

公司形象有助于公眾和企事業(yè)單位識(shí)別一個(gè)組織，有助于公司確立它在市場(chǎng)上的地位。如果經(jīng)濟(jì)條件允許，你應(yīng)尋求設(shè)計(jì)人員或顧問(wèn)的幫助來(lái)設(shè)計(jì)公司形象。

小提示82：在最終確定新標(biāo)志前，應(yīng)聽取值得信任的外部人員的意見。

小提示83：言簡(jiǎn)意賅地講清你對(duì)設(shè)計(jì)圖案的要求，爭(zhēng)取使你的指示能夠作為設(shè)計(jì)人員行動(dòng)的指導(dǎo)。

4.1.1考慮公司形象

選擇什么樣的公司形象，這決定著他人怎樣理解你的組織。設(shè)計(jì)得成功的形象，可以引導(dǎo)觀眾從對(duì)你有利的角度去理解，而形象不佳則會(huì)向員工和公眾傳達(dá)對(duì)你不利的信息。因?yàn)橐曈X形象是有效溝通的關(guān)鍵性因素，公司形象應(yīng)具有強(qiáng)烈的視覺效果，可能要有引人注目的公司標(biāo)志并運(yùn)用各種色彩。在指示他人設(shè)計(jì)新形象前，應(yīng)考慮你想把怎樣的形象展現(xiàn)給公眾，還應(yīng)確保你的想法得到同事的支持和認(rèn)可。

小提示84：查看大公司的網(wǎng)站，看一看他們?cè)鯓幼觥?/p>

4.1.2改變形象

每一組織都有自己的形象，他人憑借這一形象來(lái)理解該公司。然而，許多公司卻并不重視公司形象的設(shè)計(jì)。如果你也是如此，那就意味著你忽視了一種重要的促銷和招募人才的工具。為了創(chuàng)制良好的公司形象，在考慮你想傳達(dá)的形象的同時(shí)，你還應(yīng)確立一個(gè)中心目標(biāo)與戰(zhàn)略（即“遠(yuǎn)景”與“使命”）。把當(dāng)前形象與理想中形象作比較，努力縮短兩者間的距離。

4.1.3運(yùn)用形象

完成形象設(shè)計(jì)后，應(yīng)把它用到各種材料中去。從公司報(bào)告到信頭，從內(nèi)部資料到外部標(biāo)識(shí)，都應(yīng)運(yùn)用這一形象傳達(dá)一致的信息。你也可以把公司形象印在像備忘錄這樣的內(nèi)部文件上，以加深人們對(duì)它的印象。在所有溝通媒介中，應(yīng)使用一致的公司形象。你還要密切注意員工運(yùn)用公司形象的情況。有時(shí)可能需要對(duì)公司形象加以改變，以適應(yīng)公司發(fā)展戰(zhàn)略的需要。

4.1.4產(chǎn)品上印上公司標(biāo)志

可口可樂(lè)醒目的標(biāo)志及包裝上紅白兩色的運(yùn)用，使其產(chǎn)品極易辨識(shí)。這一鮮明的形象幫助可口可樂(lè)成為全球市場(chǎng)上的佼佼者。

塑料瓶的形狀與玻璃瓶相似

傳統(tǒng)的玻璃瓶使可口可樂(lè)與其他可樂(lè)飲料相區(qū)別

亮麗的紅色易拉罐上印有公司標(biāo)志

4.1.5利用網(wǎng)站

萬(wàn)維網(wǎng)是了解公司信息的主要渠道，它也可以提供產(chǎn)品信息和服務(wù)信息。每個(gè)人都能進(jìn)行網(wǎng)站設(shè)計(jì)。創(chuàng)建網(wǎng)站時(shí)，記住以下幾點(diǎn)很重要：

設(shè)計(jì)網(wǎng)站時(shí)，專業(yè)人員往往更加在行，應(yīng)讓他們幫你把主頁(yè)（網(wǎng)站第一頁(yè)）內(nèi)容減至最少。記?。簩?duì)于網(wǎng)站訪問(wèn)者而言，在繁多的網(wǎng)頁(yè)間漫游是耗時(shí)又令人厭煩的。

如果遇到了一個(gè)設(shè)計(jì)得很好的網(wǎng)站，應(yīng)學(xué)習(xí)它的有效作法，或者對(duì)這些作法做適當(dāng)改運(yùn)以滿足你公司的需要。

警惕圖片的濫用，這類壞習(xí)慣會(huì)減緩進(jìn)入網(wǎng)站時(shí)的速度。

4.2注重公關(guān)

所有管理者都得考慮他們的所作所為對(duì)公眾的影響。公關(guān)（PR）一詞指的是組織與公眾間相互溝通及信息交流的方式。你應(yīng)該利用內(nèi)部人員或聘用外部專家處理好公共關(guān)系。

小提示85：讓公關(guān)人員處理可能會(huì)引起麻煩的媒體問(wèn)題。

小提示86：會(huì)見不懷好意的記者時(shí)，頭腦要冷靜，不要說(shuō)任何會(huì)有損公關(guān)形象的話。

4.2.1改善形象

對(duì)于組織來(lái)說(shuō)，聲譽(yù)是一筆寶貴的財(cái)富。公共關(guān)系的任務(wù)就是樹立并不斷提高組織的良好聲譽(yù)，同時(shí)使公司的聲譽(yù)名勝受或少受損害。專業(yè)公關(guān)人員的工作通常依照計(jì)劃進(jìn)行，這一計(jì)劃是與組織的長(zhǎng)期性整體戰(zhàn)略緊密相關(guān)的。他們采取各種手段補(bǔ)充廣告活動(dòng)，增強(qiáng)公眾對(duì)公司的認(rèn)識(shí)。最有效的廣告莫過(guò)于出自公眾之口的贊譽(yù)之辭。公關(guān)活動(dòng)的主要目標(biāo)之一，就是促使公眾做出這種宣傳。

小提示87：如果壞消息傳開，應(yīng)向所有人，尤其是你自己承認(rèn)事實(shí)。

4.2.2運(yùn)用公關(guān)手段開展工作

在一些小公司中，從事公關(guān)活動(dòng)的可能是一些管理人員或普通員工，他們可能不善于應(yīng)付新聞界人士或處理公共事務(wù)。在大公司中，公關(guān)部是必不可少的，他們主要負(fù)責(zé)與外部保持聯(lián)系，并對(duì)媒體或感興趣的群體做出反應(yīng)。如果你公司設(shè)有公關(guān)部或聘用了公關(guān)人員，應(yīng)把所有可能引起公眾興趣的事務(wù)，包括從新產(chǎn)品到公司最新成果等通知給相關(guān)人員。

4.2.3聘用顧問(wèn)人員

向顧問(wèn)人員下達(dá)指標(biāo)

聘用公關(guān)公司的職員時(shí)，應(yīng)把他們介紹給組織里的相關(guān)人員。你應(yīng)指示公關(guān)顧問(wèn)要完成哪些任務(wù)，并保證在需要時(shí)他們知道應(yīng)該與誰(shuí)聯(lián)系。

一般來(lái)說(shuō)，需要向公眾傳達(dá)最新消息時(shí)，應(yīng)聘用專門的公關(guān)顧問(wèn)，甚至設(shè)有專門公關(guān)部的大公司有時(shí)也可能需要公關(guān)顧問(wèn)的幫助。這些顧問(wèn)機(jī)構(gòu)可能是大型跨國(guó)集團(tuán)，也可能是個(gè)人組建的小公司。從處理突發(fā)事件到安排會(huì)議，從產(chǎn)品投入市場(chǎng)到介紹新經(jīng)理，在這許多方面他們都應(yīng)很精通。他們的交際面往往很廣，他們不僅知道該如何有效實(shí)施行動(dòng)計(jì)劃，還能想出創(chuàng)意的點(diǎn)子業(yè)。你應(yīng)考查他們以往的工作并考慮別人的推薦意見。記?。簾o(wú)論公關(guān)公司的人多么能干，他們只能按指示行事，不可能做得更好。

4.2.4有效運(yùn)用公關(guān)

運(yùn)用公關(guān)手段時(shí)，須注意這一點(diǎn)：質(zhì)量遠(yuǎn)比覆蓋面重要。就本質(zhì)而言，公關(guān)要比做廣告廉價(jià)得多。但多付出必然多回報(bào)，所以你應(yīng)撥出相當(dāng)款項(xiàng)從事公關(guān)活動(dòng)。還應(yīng)注意，公關(guān)過(guò)程中的宣傳具有雙向性和不可預(yù)測(cè)性。如果媒體未作積極報(bào)道，不應(yīng)該不假思索就責(zé)備公關(guān)人員。另外，公關(guān)人員也無(wú)法對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)不當(dāng)負(fù)責(zé)。當(dāng)你需要他們協(xié)助你設(shè)計(jì)公關(guān)戰(zhàn)略時(shí)，應(yīng)像處理與供應(yīng)商的關(guān)系時(shí)那樣，明確他們的職責(zé)與你的期望，并就行動(dòng)計(jì)劃達(dá)成一致意見。此外，你應(yīng)定期檢查活動(dòng)進(jìn)程。

要點(diǎn)：

應(yīng)把公司從事的面向公眾的活動(dòng)及時(shí)通知公關(guān)部和公關(guān)顧問(wèn)。

員工對(duì)媒體講話或應(yīng)對(duì)問(wèn)詢時(shí)，應(yīng)先接受相應(yīng)的培訓(xùn)或指導(dǎo)。

明確公關(guān)顧問(wèn)的任務(wù)，以使他們清楚公司期望他們做些什么。

公關(guān)可作為廣告的有益補(bǔ)充。

運(yùn)用公關(guān)手段為公司形象所作的宣傳有助于增強(qiáng)公眾對(duì)公司的理解。

小提示88：如果你想對(duì)某一報(bào)紙或雜志施加影響，應(yīng)先買一份這種報(bào)紙或雜志并認(rèn)真閱讀。

4.2.5利用報(bào)刊新聞界

對(duì)公眾而言，報(bào)刊對(duì)你公司及產(chǎn)品的介紹比直接的廣告更可信。如果你或你的公關(guān)顧問(wèn)有機(jī)會(huì)在報(bào)刊上，無(wú)論是國(guó)家級(jí)的還是地方級(jí)的，發(fā)表特別報(bào)道或新聞短訊，都應(yīng)充分利用這樣的機(jī)會(huì)。編輯們往往是在如饑似渴地尋求稿件，因此你可以直接同他們聯(lián)系，不必遲疑。有些編輯可能要求較高，因此，你應(yīng)確保自己了解報(bào)紙或雜志需要哪類稿件，有必要的話，可以請(qǐng)專業(yè)人員幫你書寫稿件。同時(shí)，還應(yīng)確保你的新聞稿簡(jiǎn)明清晰，行文優(yōu)美。

要點(diǎn)：

新聞稿應(yīng)符合報(bào)刊的要求。

如果你能抽出時(shí)間與新聞界人士打交道，你的公司定能從中受益。

實(shí)事求是是安全之計(jì)——總有一天真相會(huì)大白于天下。

與媒體聯(lián)系越密切，你公司獲得的宣傳就越多。

4.2.6利用廣播節(jié)目

數(shù)不勝數(shù)的地方級(jí)和國(guó)家級(jí)廣播節(jié)目是從事各種宣傳活動(dòng)的有效工具。收音機(jī)使各類公司迅速走入廣大聽眾的生活。在決定參加節(jié)目前，應(yīng)了解這一節(jié)目的收聽率與聽眾類型。參與節(jié)目時(shí)，站在平等的立場(chǎng)上與播音員對(duì)話，并誠(chéng)懇作答。爭(zhēng)取控制采訪時(shí)的局面，這樣你就可以談得多一些，把自己的意思交待清楚。

89你可以把攝像機(jī)和麥克風(fēng)看作友好的聽眾。

4.2.7利用電視節(jié)目

電視作為一種媒體，具有極強(qiáng)的影響力與誘惑力。因此，只要你能信心十足地面對(duì)攝像機(jī)，一定不要放棄任何在電視上露面的機(jī)會(huì)。采訪前，你可以接受一些處理采訪場(chǎng)面的訓(xùn)練。接受采訪的技七是：盡量像在沒(méi)有面對(duì)攝像機(jī)時(shí)那樣自然地回答問(wèn)題。通過(guò)出席電視會(huì)議并回答一些出乎意料的問(wèn)題，管理者往往可以在這方面得到很好的鍛煉。

小提示90：如果你與新聞界保持著良好的關(guān)系，一定要充分利用這一優(yōu)勢(shì)。

4.2.8與記者打交道

與新聞界和廣播電視記者搞好關(guān)系，會(huì)使你受益無(wú)窮。但是要明白，記者并不對(duì)滿足你的需要感興趣，他們感興趣的是你的好故事——這一故事最好能幫助他們擊敗競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手。要一視同仁：不要把獨(dú)家新聞給一個(gè)記者而激怒其他記者——你不應(yīng)與記者為敵。如果哪位記者同你聯(lián)系，要求你對(duì)某事做出評(píng)倫，在你不能確定該說(shuō)什么的情況下，應(yīng)詢問(wèn)對(duì)方可否遲些給他回電再做出答復(fù)。

4.2.9恰當(dāng)?shù)貍鬟_(dá)信息

與新聞?dòng)浾呓徽剷r(shí)，開口前應(yīng)先思考，回答問(wèn)題要坦率，講話時(shí)須自信。

記者偶爾作筆錄以便整理談話錄音

保持目光接觸表明無(wú)須隱瞞任何事

開放性的身體

語(yǔ)言表明愿意配合

錄下談話內(nèi)容以使引用準(zhǔn)確無(wú)誤

4.2.10運(yùn)用統(tǒng)計(jì)數(shù)字

讀者、電視觀眾與廣播聽眾對(duì)統(tǒng)計(jì)數(shù)字產(chǎn)生深刻印象，即使在他們不能核查這些數(shù)據(jù)的真實(shí)性與準(zhǔn)確性的情況下亦是如此。實(shí)際上，無(wú)論在報(bào)刊文章中還是在接受廣播采訪時(shí)，你所列舉的用于支持某一觀點(diǎn)的統(tǒng)計(jì)數(shù)字越多，你講的內(nèi)容顯得越可信。統(tǒng)計(jì)數(shù)字有這樣一個(gè)特點(diǎn)：相同的數(shù)據(jù)可以從不同角度提出，用以他定或否定某一觀點(diǎn)，關(guān)鍵在于你怎樣處理。例如：有一統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)反映了258％的增長(zhǎng)率，這一數(shù)據(jù)似乎令人感到欣慰，可事實(shí)并不一定如此。如果前一階段并未贏利，這一數(shù)據(jù)展示出的結(jié)果仍是很糟糕的。

4.3廣告宣傳

在通過(guò)各種媒介進(jìn)行廣告宣傳活動(dòng)時(shí)，富有創(chuàng)意的想法和設(shè)計(jì)總是與清晰的、可衡量的銷售目標(biāo)緊密相連。你的廣告必須舉出充足的理由來(lái)促使?jié)撛诘念櫩唾?gòu)買你們的商品或接受你們的服務(wù)。

小提示91：確保你的產(chǎn)品與廣告中的承相符，否則你的廣告將會(huì)適其反。

小提示92：廣告要力求取得最大的影響。

4.3.1廣告設(shè)計(jì)

不管是進(jìn)行耗資巨大的長(zhǎng)期廣告宣傳，還是想在一家報(bào)紙的人才招聘版上刊登一則小廣告，都應(yīng)精心設(shè)計(jì)。因?yàn)樗袕V告都向公眾傳遞著關(guān)于你公司的信息。廣告媒介的選擇要依產(chǎn)品性質(zhì)和預(yù)算狀況而定，可以選擇電視、廣播、報(bào)紙、雜志、海報(bào)、附于圍墻上的廣告、因特網(wǎng)和直郵等。如果你使用的媒介不止一種，各種媒介所傳遞的信息會(huì)相互影響，宣傳效果將更為顯著。進(jìn)行大型廣告宣傳時(shí)，最好聘用專門的廣告商。

小提示93：如果富有創(chuàng)意，你就可以用少量資金取得巨大成功。

4.3.2利用目標(biāo)群體

在這個(gè)例子案研究中，由于商熟知目標(biāo)群體的情況，廣告活動(dòng)大獲全勝。這表明廣告的數(shù)量并非決定性因素，承載廣告的媒體的質(zhì)量才是最為關(guān)鍵的。

4.3.3個(gè)案研究

一家鞋廠因?yàn)橄胂蚴袌?chǎng)投入一種款式新穎的靴子，聘用了一家廣告機(jī)構(gòu)。這一機(jī)構(gòu)進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的結(jié)果表明，這種靴子的市場(chǎng)極其有限，如果針對(duì)每一位可能的購(gòu)買者而大作廣告，鞋廠又支付不起巨額的廣告開支。于是，這家商決定把宣傳目標(biāo)指向一小群能夠“引導(dǎo)潮流”的人。這樣，購(gòu)買欲就會(huì)從這一群體擴(kuò)展到其他消費(fèi)者。這家廣告商在一家時(shí)尚雜志上刊登廣告，以吸引那些熱衷于時(shí)尚的人，盡管調(diào)查結(jié)果表明并不會(huì)有太多潛在消費(fèi)者會(huì)閱讀這一雜志。

這一戰(zhàn)略大獲全勝：一些時(shí)尚引導(dǎo)者購(gòu)買了這種靴子后，成千上萬(wàn)從來(lái)沒(méi)有見過(guò)這則廣告的購(gòu)買者也紛紛仿效，這家鞋廠的銷售額增加了五倍多。

小提示94：廣告前，先組織消費(fèi)者座談，以預(yù)測(cè)廣告效果。

4.3.4測(cè)評(píng)產(chǎn)品的知名度

市場(chǎng)調(diào)查是至關(guān)重要的，因?yàn)榉答伝貋?lái)的信息是評(píng)價(jià)廣告效果的標(biāo)準(zhǔn)。必要時(shí)，可請(qǐng)市場(chǎng)調(diào)查專家協(xié)助，以獲助有價(jià)值的反饋信息。例如，調(diào)查結(jié)果可以反映出在廣告活動(dòng)之前、廣告活動(dòng)過(guò)程中及廣告活動(dòng)結(jié)束后公眾對(duì)某一產(chǎn)品的熟悉程度。然后，再適當(dāng)采取一些后續(xù)廣告活動(dòng)以影響另一目標(biāo)群體。

4.3.5利用因特網(wǎng)

目前，越來(lái)越多的組織在利用萬(wàn)維網(wǎng)作廣告，并取得了很大成功。一家大型計(jì)算機(jī)公司10％的銷售額來(lái)自于每周7天、每天24小時(shí)的網(wǎng)上“商店”。網(wǎng)上廣告受到歡迎，有各種各樣的原因：

進(jìn)行廣告宣傳的同時(shí)可以直銷產(chǎn)品；

圖像可動(dòng)，它能增強(qiáng)廣告效果；

與其他類型的媒介相比，這種廣告形式費(fèi)用較低；

網(wǎng)絡(luò)可能成為為消費(fèi)領(lǐng)域以及工業(yè)產(chǎn)品中多種商品和服務(wù)作廣告宣傳的最大規(guī)模的單一媒體。

公司網(wǎng)站：你可利用你們公司在萬(wàn)維網(wǎng)上的網(wǎng)站銷售產(chǎn)品、作廣告宣傳并提供信息。即使你自己擁有網(wǎng)站、仍可以在他人網(wǎng)站上刊登廣告。

4.3.6運(yùn)用直郵

直郵即通過(guò)郵寄的方式向經(jīng)過(guò)選擇的消費(fèi)者推銷某種產(chǎn)品或服務(wù)。其優(yōu)勢(shì)在于可以使市場(chǎng)信息直接抵達(dá)目標(biāo)群體。這意味著可以精確地測(cè)量出直郵的答復(fù)率及成本效益。若要取得最佳效果，你必須有合適的郵遞清單，這一清單可由你公司的員工撰寫，也可從郵遞清單公司購(gòu)買。如果附上一定的優(yōu)惠條件，效果會(huì)更好。調(diào)查表明，如果在信封上列出許多商品名稱，得到回復(fù)的可能性會(huì)大大增加。目標(biāo)群體人數(shù)不多時(shí)，在不設(shè)立專門部門、不請(qǐng)教郵遞專家的情況下，也可以順利地處理郵遞事務(wù)。

4.4工作中的溝通

用于公司外的溝通技巧也適用于公司內(nèi)部，只不過(guò)規(guī)模較小，預(yù)算較少而已。充分利用這些技巧，以使信息對(duì)員工產(chǎn)生真正的影響。

小提示95：出席單位的各種社交活動(dòng)，以便從員工那里獲得非正式反饋。

小提示96：向?qū)＜易稍儯诠緝?nèi)部應(yīng)使用何種媒介。

4.4.1贏得員工支持

員工的生活完全依賴于公司的管理制度所提供的服務(wù)。事實(shí)上，他們才是公司最重要的“顧客”。同理，公司內(nèi)部的每一部門都是其他部門的“客戶”。每一部門都要依靠其他部門提供有效服務(wù)。因此在部門間、應(yīng)敞開各種渠道以促進(jìn)溝通。

精明能干的老板總是利用各種機(jī)會(huì)以及同員工接觸的場(chǎng)合，表明自己堅(jiān)信人才是最寶貴的資源。溝通在傳達(dá)這一信息的過(guò)程中顯得十分重要。你應(yīng)設(shè)法提供各種條件來(lái)滿足員工的需要，如進(jìn)修、社區(qū)工

程及運(yùn)動(dòng)設(shè)施等。

小提示97：把公司標(biāo)志印在所有文具上以提高公司的知名度。

4.4.2內(nèi)部銷售

公司內(nèi)部銷售同公司外部銷售一樣有效，它可以吸引員工的注意力，激發(fā)他們的興趣，激起他們積極參與的欲望，使他們心悅誠(chéng)服地服從你的領(lǐng)導(dǎo)并鼓勵(lì)他們按你期望的方式行事。從競(jìng)賽到“消費(fèi)者”調(diào)查等各種各樣的活動(dòng)都可以有效地為管理制度作宣傳，這些活動(dòng)的宣傳效果直接而又有力。記住：不要居高臨下地對(duì)聽眾講話，并注意實(shí)事求是。

4.4.3組織內(nèi)部各種媒介的運(yùn)用

媒介類型需要考慮的因素

書面材料

包括問(wèn)卷、通知和備忘錄。這些材料有助于解釋并反映出那些會(huì)對(duì)員工產(chǎn)生影響的問(wèn)題，意見調(diào)查便是一例。

即使材料的內(nèi)容簡(jiǎn)短明了，仍難免造成紙張堆積，最終難逃未經(jīng)閱讀就被丟入廢紙簍的厄運(yùn)。

集會(huì)與社會(huì)活動(dòng)

包括團(tuán)隊(duì)會(huì)議、銷售年會(huì)及產(chǎn)品投入市場(chǎng)。這些場(chǎng)合是激發(fā)組織與團(tuán)隊(duì)成員積極性的好機(jī)會(huì)。

因?yàn)檫@類活動(dòng)需要周密的計(jì)劃和準(zhǔn)許，還要求有后續(xù)活動(dòng)，所以花費(fèi)較高。此外，大型活動(dòng)往往需要專業(yè)人員的協(xié)助及一流的會(huì)場(chǎng)。

出版物

包括印有彩圖的雜志和報(bào)紙。為使出版物更好地適合員工的口味和需求，可進(jìn)行征求讀者意見之類的調(diào)查，以確保所作的努力生效。

有可能下了很大功夫，卻不能吸引讀者。

電子媒介

包括網(wǎng)站、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與其他電子網(wǎng)絡(luò)。這種媒介的最大優(yōu)勢(shì)在于它能不斷更新，能針對(duì)問(wèn)題迅速做出反應(yīng)，并迅速把信息送往世界各地。

其最大的缺點(diǎn)在于可能被濫用，包括用于個(gè)人而非商業(yè)需要。

視聽設(shè)備

包括錄像、閉路電視與多媒體。這是一種迅速發(fā)展起來(lái)的現(xiàn)代化溝通方式，它經(jīng)常利用交互功能取得最佳效果。

因?yàn)樾枰獙I(yè)人員參與培訓(xùn)，這類溝通的費(fèi)用較高。

小提示98：了解一下，哪位同事最精于溝通之道。

4.4.4為團(tuán)隊(duì)宣傳

作為經(jīng)理，你的責(zé)任之一是在同行和上司面前為你所在那個(gè)團(tuán)隊(duì)的形象作宣傳。因此，你應(yīng)該充分他定員工的工作；舉行慶祝會(huì)、培訓(xùn)活動(dòng)或戰(zhàn)略決策會(huì)議時(shí)，爭(zhēng)取上級(jí)主管的出席；確保部門內(nèi)部的好消息登載在公司刊物上；對(duì)外部人員演講時(shí)，要宣揚(yáng)本部門所取得的成就。

4.5確保信息暢通

如果溝通的目的是促進(jìn)理解，那么就要掌握對(duì)方接收情況。經(jīng)理們往往很難對(duì)此做出正確判斷。你應(yīng)明白，檢驗(yàn)理解程度時(shí)，最可靠的信息源只有一個(gè)，那就是信息的接收者。

小提示99：與員工談話時(shí)應(yīng)坦率，只有這樣，員工才會(huì)誠(chéng)懇作答。

4.5.1評(píng)估理解情況

如果你想測(cè)評(píng)組織內(nèi)外的溝通是否順暢，最好的方法就是了解接受者的理解情況。造成理解障礙的原因主要有兩個(gè)：信息本身含混不清或未能很好地表達(dá)想要傳達(dá)的信息。無(wú)論是何種原因，都應(yīng)及時(shí)采取行動(dòng)。實(shí)事求是地分析失利原因，以便為日后更有效地進(jìn)行溝通奠定基礎(chǔ)。

4.5.2獲取有用的反饋

如何獲取反饋并做出回應(yīng)是決定溝通能否成功的基礎(chǔ)。得到反饋后，應(yīng)立即做出回應(yīng)。同時(shí)，定期舉行團(tuán)隊(duì)會(huì)議以檢查對(duì)反饋信息的利用情況。

4.5.3傾聽來(lái)自員工的聲音

對(duì)經(jīng)理來(lái)說(shuō)，最重要的反饋來(lái)自與員工之間單獨(dú)的、非正式性談話。但是，為了了解員工對(duì)管理制度的看法，你也可采用意見調(diào)查之類的正式方法，盡管這類方法有時(shí)花費(fèi)較高。此外，你也可采取部分調(diào)查、民意測(cè)驗(yàn)、設(shè)備意見箱及專題調(diào)研小組等方式獲取有用信息。例如，你可以每年讓員工投票兩次，以了解他們對(duì)管理制度的評(píng)價(jià)。這種有針對(duì)性的問(wèn)詢能夠揭示出存在的問(wèn)題與總體士氣的狀況。同處理其他反饋意見一樣，最重要的還是你對(duì)了解到的信息作何反應(yīng)。

4.5.4詢問(wèn)員工

你主要通過(guò)什么方式獲得關(guān)于組織的信息？

經(jīng)理與你溝通的頻率如何？

頻繁

經(jīng)常

有時(shí)

從不

你怎樣理解公司的發(fā)展戰(zhàn)略？

你想了解哪些未知情況？

何種溝通方式最適合你？

小提示100：如果抱怨同一件事的人不止一兩個(gè)，那就說(shuō)明事態(tài)可能比較嚴(yán)重。

4.5.5了解外部人員的看法

如果內(nèi)部問(wèn)卷調(diào)查、專題調(diào)研、單獨(dú)會(huì)見或其他會(huì)議表明存在問(wèn)題，這意味著公司的外部形象也須改進(jìn)。你可以同供應(yīng)商、客戶或顧客交談，也可以對(duì)目標(biāo)群體進(jìn)行意見調(diào)查，以期獲取反饋。另外，你應(yīng)了解公眾對(duì)近期的廣告或公關(guān)活動(dòng)的反應(yīng)如何。如果反饋表明有不滿情緒存在，那么你應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

小提示101：如果你得到的反饋都是正面的，那么其中可能有隱情。

4.5.6促進(jìn)溝通

為了促進(jìn)內(nèi)部溝通，要?jiǎng)訂T所有經(jīng)理，強(qiáng)調(diào)他們始終有責(zé)任保障內(nèi)部溝通能夠順暢、協(xié)調(diào)地進(jìn)行。你也要考慮普通員工是否也需要改進(jìn)溝通技巧。關(guān)于外部溝通，應(yīng)與所有相關(guān)人員共同制定行動(dòng)計(jì)劃。找出問(wèn)題的根源，提高效率，增進(jìn)理解。否則，對(duì)同一錯(cuò)誤你會(huì)一犯再犯。

四、掌握溝通技巧

優(yōu)秀的溝通者無(wú)論在單個(gè)人還是在大庭廣眾面前，都能成功地傳達(dá)書面和口頭信息，使各方都能理解信息內(nèi)容。

3.1有效地下達(dá)指示

在溝通過(guò)程中，一項(xiàng)基本活動(dòng)是向他人解釋委托給他們的任務(wù)，包括任務(wù)之目的、方法與范圍。學(xué)會(huì)如何向顧客、同事或供應(yīng)商介紹情況，這將助你踏上成功之路。

小提示44：給他人的自主權(quán)寧多毋少。

3.1.1選擇指示的形式

指示有多種形式，可以是將來(lái)要采取的行動(dòng)，也可以是解釋事情原委的匯報(bào)。如果涉及到顧客，它就兼有匯報(bào)與行動(dòng)計(jì)劃的性質(zhì)：既要詳述行動(dòng)細(xì)節(jié)，又要闡明顧客需充當(dāng)?shù)慕巧?。注意?duì)方提供的反饋，以判斷你是否已提供了足夠信息。

3.1.2提供信息

如果你把一份書面介紹材料交給同事或顧客，同他（她）詳談以擴(kuò)充或澄清有關(guān)要點(diǎn)，檢查他（她）是否已完全理解。

介紹情況時(shí)，良好的目光接觸有助于集中注意力

小提示45：為使員工有機(jī)會(huì)發(fā)揮其主動(dòng)性，書面指示的規(guī)定不應(yīng)過(guò)細(xì)。

3.1.3編寫書面指示

介紹任務(wù)時(shí)，應(yīng)商定你們中將由誰(shuí)把談話內(nèi)容整理成書面材料。編寫書面材料時(shí)應(yīng)注意：

開宗明義；

指出哪些資源可供利用；

規(guī)定時(shí)限；

指明工作方式；

如果該說(shuō)明書須形成文件，應(yīng)指出文件發(fā)給哪些人；

即使你授權(quán)他人做的工作很簡(jiǎn)單，你的指示明確些仍可少出錯(cuò)。

書面指示

制作問(wèn)卷，調(diào)查員工對(duì)餐飲部的看法。（講清目標(biāo)）

使用公司打字員并索要復(fù)印報(bào)價(jià)表。（指明可利用資源并提出預(yù)算建議）

星期五中午以前完成。（規(guī)定期限）

編寫問(wèn)卷前，在各樓層各訪談一人。（指出為實(shí)現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)應(yīng)采取的行動(dòng)）

把問(wèn)卷交給我審批，然后發(fā)給各部門主管。（指出問(wèn)卷應(yīng)發(fā)給誰(shuí)）

小提示46：如果執(zhí)行原來(lái)的指示，但項(xiàng)目進(jìn)展并不順利，那么應(yīng)盡快重新作指示。

3.1.4授權(quán)

大多數(shù)指示都涉及權(quán)力移交問(wèn)題。如果一項(xiàng)任務(wù)由你負(fù)責(zé)，并由你指派他人具體執(zhí)行，那么，你就向該人授權(quán)。此時(shí)，在書面指示中，你一定要講清受托人的責(zé)任范圍，你希望他向你匯報(bào)些什么內(nèi)容以及你是否會(huì)做出進(jìn)一步指示。若這項(xiàng)工作歷時(shí)較長(zhǎng)，書面指示中應(yīng)包括進(jìn)行檢查的時(shí)間。

3.2單獨(dú)溝通

同員工的會(huì)見可以是作為工作內(nèi)容的一部分的正式會(huì)見，也可以是為解決任何一方所提出的個(gè)別問(wèn)題而安排的非正式會(huì)見。請(qǐng)你利用單獨(dú)溝通檢查員工的表現(xiàn)，并藉此查明是否需對(duì)員工進(jìn)行輔導(dǎo)或向他提供咨詢。

小提示47：要求所有應(yīng)邀出席會(huì)議的人提前作好充分準(zhǔn)備。

3.2.1正式會(huì)見

非正式會(huì)見沒(méi)有固定程序，正式的單獨(dú)會(huì)見則與其他會(huì)見有相同的規(guī)則：迅速切入正題，嚴(yán)格遵守議事日程，最后作總結(jié)并確保對(duì)方對(duì)結(jié)論表示贊同。在單獨(dú)會(huì)見中，經(jīng)理與下屬間的關(guān)系很容易陷入一方命令，一方遵從的模式。因此，若想使會(huì)見富有成效，你應(yīng)聆聽對(duì)方說(shuō)話，爭(zhēng)取展開理性的討論，始終保持謙遜有禮。但有一點(diǎn)須牢記：一定程度的對(duì)抗不僅是有益的，也是不可避免的。

3.2.2要做的事

1.每月至少安排一次與員工的正式的單獨(dú)會(huì)見。

2.遵守議事日程，并確保你們雙方對(duì)最后制定的所有決策取得一致意見。

3.記?。阂雎爢T工講話，不要操縱會(huì)議。

小提示48：記?。焊挥谐晒臅?huì)議才是成功的。

3.2.3準(zhǔn)備要充分

對(duì)于常規(guī)會(huì)見而言，準(zhǔn)備是否充分決定著結(jié)果是否會(huì)令人滿意。有些公司每?jī)芍芘e行一次上級(jí)與下屬之間的單獨(dú)會(huì)見，共同討論問(wèn)題、制定目標(biāo)并宣傳考核意見。在會(huì)見的前幾天，經(jīng)理你就已先發(fā)下了考核意見，以使員工有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備他們的答復(fù)。

小提示49：傾聽員工的心聲。許多令人不滿的問(wèn)題可以通過(guò)輔導(dǎo)或咨詢得到解決。

3.2.4輔導(dǎo)員工

優(yōu)秀的管理人員就像優(yōu)秀的教練員一樣，他們了解員工的潛能，熟知應(yīng)如何鼓勵(lì)員工改進(jìn)工作，如何提高員工的知識(shí)水平。輔導(dǎo)行為應(yīng)貫穿于管理過(guò)程的始終，不應(yīng)僅限于成績(jī)考核及年度評(píng)估。作為經(jīng)理，應(yīng)主動(dòng)幫助員工確立工作目標(biāo)，不時(shí)鼓勵(lì)員工向更高標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)發(fā)，并討論員工的強(qiáng)項(xiàng)和弱項(xiàng)。當(dāng)接受輔導(dǎo)的員工贏得了信心，并取得了一定成績(jī)后，他們會(huì)自覺確立更高的個(gè)人目標(biāo)，以求改進(jìn)工作。

小提示50：留心員工面臨的問(wèn)題，因?yàn)檫@些問(wèn)題可能會(huì)影響到他們的工作。

3.2.5向員工提供咨詢服務(wù)

無(wú)論是工作上還是個(gè)人生活上的問(wèn)題，均可通過(guò)咨詢得到解決。如果你既未受過(guò)這方面的訓(xùn)練又無(wú)經(jīng)驗(yàn)，則應(yīng)把向員工提供咨詢的工作留給專業(yè)人員去做，他們會(huì)幫助人們正視問(wèn)題并解決問(wèn)題。當(dāng)員工因?yàn)槟呈露粲艄褮g時(shí)，你應(yīng)對(duì)其處境表示同情，并提出你可以為他安排一次會(huì)見，為他提供咨詢。負(fù)責(zé)咨詢的人員會(huì)幫助他找出問(wèn)題的癥結(jié)。應(yīng)盡可能給他實(shí)實(shí)在在的支持。例如，當(dāng)一段假期有助于解決員工面臨的問(wèn)題時(shí)，你應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)假。

3.2.6探尋解決方案

向員工推薦專業(yè)咨詢?nèi)藛T前，應(yīng)核實(shí)員工是否的確有困難需要幫助，同時(shí)也愿意接受幫助。還應(yīng)保證會(huì)見不受他人和電話干擾。

3.3成功地主持會(huì)議

許多經(jīng)理認(rèn)為，會(huì)議占用了他們太多的時(shí)間。實(shí)際上，成功的會(huì)議將極大地促進(jìn)溝通。主持會(huì)議時(shí)，請(qǐng)注意控制會(huì)議進(jìn)程，別讓討論失控。

小提示51：會(huì)議開始前分發(fā)所有相關(guān)資料。

小提示52：如果會(huì)議旨在制定決策，應(yīng)確保決策得以制定。

3.3.1為開會(huì)準(zhǔn)備

為開會(huì)做準(zhǔn)備時(shí)，有四個(gè)關(guān)鍵性問(wèn)題需要問(wèn)問(wèn)自己：會(huì)議內(nèi)容是什么？開這次會(huì)的目的是什么？會(huì)議開得成功的標(biāo)志是什么？應(yīng)該邀請(qǐng)哪些人參加？這些問(wèn)題將幫助你判斷這次會(huì)議有沒(méi)有必要召開。每次會(huì)議都應(yīng)有其最終目標(biāo)。即使不能達(dá)成最后決議，至少應(yīng)制定一個(gè)行動(dòng)計(jì)劃。只有少數(shù)重要人物參加的小型會(huì)議往往最富有成效。

小提示53：如果你擔(dān)任主持人，不應(yīng)操縱會(huì)議來(lái)謀取私利。

3.3.2會(huì)議開場(chǎng)白

必要的介紹之后，應(yīng)向與會(huì)人員講清開會(huì)目的、預(yù)期效果與會(huì)議結(jié)束時(shí)間。如有應(yīng)遵守的基本規(guī)則，應(yīng)直接說(shuō)清。核實(shí)是否每個(gè)人手中都有相關(guān)資料，還應(yīng)確保會(huì)議議程能被全體與會(huì)者接受。如果以前曾經(jīng)召開過(guò)一次有關(guān)會(huì)議，那么會(huì)議記錄須提交大家討論并通過(guò)，但不要討論議事日程上已列出的內(nèi)容。如這是第一次會(huì)議，可以直接開始第一項(xiàng)議程。最好邀請(qǐng)另一與會(huì)者發(fā)起討論。

小提示54：恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用幽默有助于雙方達(dá)成一致意見。

3.3.3引導(dǎo)會(huì)議進(jìn)程

在會(huì)議進(jìn)行過(guò)程中，應(yīng)在加快討論進(jìn)程和所有人都暢所欲言這兩個(gè)極端之間保持一種平衡。在一個(gè)問(wèn)題上爭(zhēng)論不休的做法

既浪費(fèi)時(shí)間又可能造成關(guān)系緊張。為避免這種情況，應(yīng)保證身邊有一塊表或一個(gè)鐘，以便計(jì)時(shí)。對(duì)討論時(shí)間加以限定，這樣，就可以按原計(jì)劃結(jié)束會(huì)議。

小提示55：一定要遵守議事日程上規(guī)定的時(shí)限。

3.3.4結(jié)束會(huì)議

為自己留出充裕時(shí)間來(lái)結(jié)束會(huì)議。會(huì)議結(jié)束前，要總結(jié)討論結(jié)果，并檢查他人是否贊同你所得出的結(jié)論；還應(yīng)安排好未竟事宜（包括指定專門人員負(fù)責(zé)此事）；最后應(yīng)安排實(shí)施所制定的決策的步驟，也就是會(huì)后應(yīng)采取的行動(dòng)。指派有關(guān)人員負(fù)責(zé)各項(xiàng)活動(dòng)，并對(duì)完成時(shí)間做出限定。

3.3.5通過(guò)熒屏溝通

雖然電視會(huì)議不能代替面對(duì)面會(huì)議，它卻是后者的有益補(bǔ)充。開會(huì)時(shí)，與會(huì)者往往希望（有時(shí)也需要）看到正在發(fā)生什么事。因此，電視會(huì)議的效果往往要比電話會(huì)議好。如果你的分公司離總部較遠(yuǎn)，常規(guī)會(huì)議不易進(jìn)行，電視會(huì)議將盡顯其優(yōu)勢(shì)。

3.3.6召開電視會(huì)議

電視會(huì)議使每一個(gè)與會(huì)者都能觀察到講話人的身體語(yǔ)言和面部表情。這種開會(huì)方式可以節(jié)省用于旅行的時(shí)間和開支，因此十分有效。

3.4與聽眾溝通

無(wú)論在舉行演講活動(dòng)，開研討會(huì)、開大會(huì)還是在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，充分作好演講準(zhǔn)備并作好演講都是大有裨益的。聽眾覺得，通過(guò)視覺接受信息要比通過(guò)聽覺容易得多。因此，如有可能，應(yīng)該使用視聽（AV）設(shè)備。

小提示56：在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成演講，不要拖延。

小提示57：作好準(zhǔn)備（至少是心理準(zhǔn)備），以備視聽設(shè)備萬(wàn)一失靈。

3.4.1為演講做準(zhǔn)備

安排好寫稿、試講以及最后回顧的時(shí)間。作30分鐘的演講，講稿大約4800字，寫講稿需用幾小時(shí)。寫提要式講稿顯然快得多，圍繞相關(guān)主題安排這30分鐘，對(duì)每一主題加以概括，并把有關(guān)材料以提要形式列于每一主題之下。如果使用視聽設(shè)備，為每個(gè)主題安排3分鐘（30分鐘講完10個(gè)主題），否則為每個(gè)主題安排1~2分鐘。

小提示58：如果讓聽眾提問(wèn)，會(huì)使演說(shuō)速度減慢，那么，你可以問(wèn)聽眾有何問(wèn)題。

3.4.2講清要點(diǎn)

書面材料中，多次重復(fù)往往不妥，而在演說(shuō)中，重復(fù)卻是必不可少的。演講就是在表演。如果你計(jì)劃用提要式講稿，應(yīng)使提要簡(jiǎn)潔明確。這樣，只要瞥見一個(gè)詞，就會(huì)回憶起幾個(gè)復(fù)雜的想法。演講時(shí)可以參考提要，但切忌原封不動(dòng)地閱讀講稿。聽覺信息不便于大腦進(jìn)行回憶，因此，盡可能使自己的演說(shuō)容易被想起，演說(shuō)時(shí)力求語(yǔ)言清晰、句式簡(jiǎn)短、語(yǔ)言流暢、要點(diǎn)之間過(guò)渡自然。另外，最后一個(gè)要點(diǎn)應(yīng)與第一個(gè)要點(diǎn)遙相呼應(yīng)。

3.4.3信息傳遞

信息傳遞過(guò)程中，有三個(gè)關(guān)鍵步驟：介紹大致要講的內(nèi)容；正式演說(shuō)；重復(fù)所講內(nèi)容。

介紹信息

傳遞信息

重復(fù)信息

小提示59：把演說(shuō)控制在20~45分鐘——這是一般人能夠集中注意力的時(shí)段。

3.4.4鼓勵(lì)聽眾做出反應(yīng)

演講時(shí)，盡可能不看提要，并且自信地在講臺(tái)上走動(dòng)，這樣做可以消除講臺(tái)所帶來(lái)的距離感，使你本人和你的演講更容易被聽眾接受。講話時(shí)，視線應(yīng)落到聽眾的中心，大約在從末排起算的三分之二處。聽眾的態(tài)度通常傾向于積極支持而不是敵對(duì)，因此，可以讓他們的支持給你以更多自信。與聽眾保持目光接觸，通過(guò)向個(gè)別聽眾或全體聽眾提問(wèn)來(lái)鼓勵(lì)他們參與，這些做法均會(huì)收到良好效果。另外，引聽眾發(fā)笑也可以活躍氣氛。

3.4.5運(yùn)用視聽媒介

迄今為止，35毫米幻燈機(jī)與投影儀仍是最常用的視覺媒介。若聽眾人數(shù)較少，也可以用掛圖或書寫板代替。而運(yùn)用了色彩和圖像（包括移動(dòng)圖像）的視聽媒介則最具感染力。新技術(shù)把投影儀與計(jì)算機(jī)連接在一起，從而使這一視聽媒介變得方便、快捷并且價(jià)格低廉。無(wú)論你計(jì)劃運(yùn)用何種視聽媒介，都要保證其操作技術(shù)簡(jiǎn)單易學(xué)，并盡可能使用最好的視象材料。演講時(shí)，你也可以適時(shí)地發(fā)給聽眾一些筆記或視象材料。

3.4.6成功地演講

演講時(shí)你應(yīng)運(yùn)用積極的身體語(yǔ)言。可以用手勢(shì)強(qiáng)調(diào)要點(diǎn)，但不應(yīng)過(guò)于頻繁。如果不看提要你也能講得既流暢又自信，請(qǐng)盡量脫稿演講。

檢查投影儀上的材料是否已放好

用指示棒輔助演講

身體站直，面向聽眾

聲音清晰，語(yǔ)速適中

面部表情要積極

用張開手掌的手勢(shì)表示強(qiáng)調(diào)

小提示60：可能的話，邀請(qǐng)著名演說(shuō)家參加研討會(huì)或大會(huì)。

3.4.7富有成效的培訓(xùn)

為員工上培訓(xùn)課是一種重要的溝通形式。像對(duì)其他聽眾講話時(shí)一樣，對(duì)學(xué)員講話時(shí)應(yīng)顯示出自信，和學(xué)員保持目光接觸，并鼓勵(lì)學(xué)員提問(wèn)。用幾天時(shí)間到辦公室以外的地方進(jìn)行集中培訓(xùn)，效果最佳。通過(guò)課外與員工進(jìn)行非正式討論或交談，你可以獲得關(guān)于組織內(nèi)部各方面的有益反饋。學(xué)員對(duì)培訓(xùn)課程本身所做出的反饋對(duì)于檢測(cè)這次培訓(xùn)是否有意義至關(guān)重要。

小提示61：定期檢查員工是否得到了他們所需要的培訓(xùn)。

3.4.8舉行研討會(huì)

內(nèi)部研討會(huì)與講習(xí)班在某些領(lǐng)域?yàn)閱T工提供培訓(xùn)，這些領(lǐng)域?qū)τ诮M織而言是至關(guān)重要的。這類培訓(xùn)涉及到工作中的事務(wù)，具有實(shí)踐性、非正式性以及著眼于具體目標(biāo)等特點(diǎn)。如果是內(nèi)部研討會(huì)，只邀請(qǐng)相關(guān)人員參加，請(qǐng)高級(jí)經(jīng)理參加往往大有裨益。舉行外部研討會(huì)時(shí)，可以向顧客和供應(yīng)商介紹公司進(jìn)行了哪些變動(dòng)，也可以利用這類機(jī)會(huì)推銷產(chǎn)品。最好邀請(qǐng)你的最高領(lǐng)導(dǎo)為這類研討會(huì)致詞，或作一個(gè)不以銷售為目的的報(bào)告。

小提示62：詢問(wèn)其他經(jīng)理是否愿意在會(huì)上發(fā)言。

3.4.9研討會(huì)上的發(fā)言

如果你要在內(nèi)部或外部研討會(huì)發(fā)言，發(fā)言前應(yīng)先向組織者詢問(wèn)其他發(fā)言人將講些什么內(nèi)容，這樣就能保證你們的發(fā)言不致重復(fù)。會(huì)前應(yīng)弄清楚你該講多久以及講完后是否要回答聽眾提問(wèn)。如果不用麥克風(fēng)，應(yīng)確保坐在后排的聽眾也能聽清（如有必要可問(wèn)一問(wèn)他們）。講話速度不要太快，注意看鐘表，別超過(guò)規(guī)定時(shí)間。

3.4.10計(jì)劃召開大型會(huì)議

大型會(huì)議比研討會(huì)規(guī)模更大，也更正式。正如所有會(huì)議都有自己的目標(biāo)一樣，大型會(huì)議也不例外。會(huì)議的目標(biāo)是制定議程的基礎(chǔ)，并決定著討論話題的轉(zhuǎn)換。值得一提的是，內(nèi)部銷售年會(huì)往往具有極強(qiáng)的激勵(lì)作用。像其他類型的大型會(huì)議一樣，這類年會(huì)要求一流的會(huì)場(chǎng)、職業(yè)演說(shuō)家的演說(shuō)、效果絕佳的會(huì)場(chǎng)布置與視聽設(shè)備以及周密的計(jì)劃，還應(yīng)提前指定在會(huì)上發(fā)言的人。如果能邀請(qǐng)一位客座演說(shuō)家活躍會(huì)場(chǎng)氣氛，將有助于激發(fā)聽眾的興趣和熱情。應(yīng)讓每一個(gè)將要發(fā)言的人了解自己何時(shí)發(fā)言以及發(fā)言時(shí)間的長(zhǎng)短。

要點(diǎn)

安排重要活動(dòng)時(shí)，計(jì)劃越周密，考慮越周詳，越易取得成功。

輔以視聽技術(shù)，信息接收效果會(huì)更佳。

象尊重和關(guān)心供應(yīng)商那樣，尊重并關(guān)心出席研討會(huì)和大型會(huì)議的員。

在某些重要場(chǎng)合，公司可以花錢雇人表演和或演講。

大型會(huì)議或研討會(huì)后，還應(yīng)組織后續(xù)活動(dòng)，否則這類會(huì)議往往收效甚微。

小提示63：選擇新會(huì)場(chǎng)時(shí)要聽聽別人的建議。

3.4.11選擇會(huì)場(chǎng)

會(huì)場(chǎng)無(wú)形中向與會(huì)者傳遞著大量信息。選擇舉行大型會(huì)議或研討會(huì)的會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真考慮此次會(huì)議或研討會(huì)的會(huì)場(chǎng)時(shí)，應(yīng)認(rèn)真考慮此次會(huì)議有哪些要求，然后選擇與會(huì)議的規(guī)模及類型相稱的會(huì)場(chǎng)。若要舉行大型會(huì)議，須選擇一個(gè)能容納所有與會(huì)者的會(huì)場(chǎng)；而開辦講習(xí)班時(shí)，挑選一個(gè)中等大小的房間再另增幾個(gè)小房間，只要使學(xué)員能夠分組工作就足夠了。預(yù)訂會(huì)場(chǎng)前，應(yīng)檢查會(huì)場(chǎng)設(shè)備是否齊全，如電子設(shè)備和其他設(shè)備（麥克風(fēng)、投影儀等）、為與會(huì)者準(zhǔn)備的舒適的坐席以及餐飲設(shè)施等。

要與不要

要保證與會(huì)者確知如何到達(dá)會(huì)場(chǎng)并有交通工具。不要讓與會(huì)者在未做準(zhǔn)備的情況下作即興演講。

要制定日程表，其中要包括休息時(shí)間。不要邀請(qǐng)無(wú)關(guān)緊要的人物出席會(huì)議。

要準(zhǔn)備隨時(shí)修訂會(huì)議議程以防會(huì)議超時(shí)。不要忘記通過(guò)征求反饋意見來(lái)檢查會(huì)議是否成功。

3.5銷售中的溝通

銷售是商務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)，這不僅僅是就說(shuō)服外部顧客購(gòu)買商品而言。在所有商務(wù)場(chǎng)合，均可運(yùn)用銷售技巧贏得他人的贊同與支持，獲得資源或說(shuō)服他人放棄反對(duì)意見。

小提示64：如果說(shuō)你想作“軟性推銷”，那么請(qǐng)用提問(wèn)的方式提出觀點(diǎn)。

3.5.1軟性推銷

最好的推銷總是“軟性的”：設(shè)法使人產(chǎn)生某種需求，然后對(duì)滿足這一需求做出承諾。你可以把這種銷售手段運(yùn)用到工作中去，使你的“推銷術(shù)”能夠隨機(jī)應(yīng)變。軟性推銷技巧包括：

通過(guò)提問(wèn)與聆聽了了解情況，而不是輕下斷言；

稍停片刻，讓他人有機(jī)會(huì)回答；

如果遇到反對(duì)意見，要表示你能夠理解——實(shí)際上仍堅(jiān)持自己的觀點(diǎn)，直到你的觀點(diǎn)被對(duì)方接受為止。

3.5.2運(yùn)用軟性推銷技巧

面帶微笑、手掌伸展、掌心向上，這是軟性推銷慣用的技巧。你要表現(xiàn)出友好的態(tài)度與令人信服的姿態(tài)，而不是咄咄逼人。另外，運(yùn)用手勢(shì)有助于強(qiáng)調(diào)你的話。

自然的微笑

張開手掌的手勢(shì)

小提示65：傾聽來(lái)自潛在顧客的反對(duì)意見。他們可為你提供線索，幫你成交。

3.5.3硬性推銷

傳統(tǒng)的硬性推銷法是通過(guò)把人逼到一定位置，強(qiáng)迫他人做出決定的方式進(jìn)行推銷。如果你想在工作中實(shí)踐某一想法，在距成功只有一步之遙時(shí)，你應(yīng)保持積極的態(tài)度，并運(yùn)用硬性推銷技巧。其策略如下：

提出所謂“最后”報(bào)價(jià)；

強(qiáng)調(diào)機(jī)不可失；

指明競(jìng)爭(zhēng)形勢(shì)；

做出不容妥協(xié)、毫不含糊的提議；

要求對(duì)方當(dāng)場(chǎng)表態(tài)。

小提示66：請(qǐng)一位同事閱讀你寫的商務(wù)信件，檢查它們是否清晰明了。

3.5.4運(yùn)用書面材料推銷

運(yùn)用書面材料推銷，無(wú)論是通過(guò)郵件推銷產(chǎn)品還是向同事“推銷”提議，往往遵循著一些似乎相互矛盾的規(guī)則。例如，在針對(duì)外部人員的營(yíng)銷活動(dòng)中，長(zhǎng)信的推銷效果明顯優(yōu)于短信；而在向內(nèi)部人員分發(fā)備忘錄時(shí)，簡(jiǎn)短文伯的效果往往更顯著。無(wú)論用長(zhǎng)信還是短信，在信的開頭你都應(yīng)闡明寫信目的。寫信時(shí)應(yīng)注意激發(fā)讀者興趣，論述切中要點(diǎn)，所舉實(shí)例真實(shí)可信。信件的結(jié)尾宜清晰、簡(jiǎn)潔并表現(xiàn)出積極的態(tài)度。

小提示67：做每一筆生意時(shí)，都應(yīng)把它看作你與對(duì)方的一次合作。

3.5.5利用計(jì)算機(jī)

個(gè)人電腦已發(fā)展成為一種得力的推銷工具。你可以把潛在顧客的姓名和地址存入數(shù)據(jù)庫(kù)，甚至可以在與客戶進(jìn)行電話交談的同時(shí)查訪與其有關(guān)的資料。熒屏上的數(shù)據(jù)能使你提高辦事效率，并幫助你同對(duì)方成效。在推銷金融服務(wù)方面，計(jì)算機(jī)尤為有效：輸入買方的財(cái)政狀況方面的具體數(shù)據(jù)后，許多電腦程序會(huì)幫你設(shè)計(jì)出有針對(duì)性的方案。

3.5.6推銷點(diǎn)子與概念

推銷方面的基本技巧在許多重要的管理工作中都適用。無(wú)論在組織內(nèi)還是組織外，學(xué)說(shuō)幾句“行話”都是邁向成功的關(guān)鍵。下次當(dāng)你勸說(shuō)別人接受自己的想法時(shí)，你不妨試一試下面的軟性或硬性推銷術(shù)語(yǔ)：

“那天同您談過(guò)后，我產(chǎn)生了這樣的想法?！?/p>

“這正是我們所孜孜以求的，如果不盡快采取行動(dòng)，一定會(huì)讓對(duì)手占先?！?/p>

“我們沒(méi)有太多時(shí)間考慮這一提議——應(yīng)該當(dāng)機(jī)立斷?！?/p>

“這筆生意由我們來(lái)做是再合適不過(guò)的了。”

3.6成功談判

要進(jìn)行談判，首先要掌握一流的溝通技巧。因?yàn)槟阈枰宄仃U明你的提議并正確理解對(duì)方提出的條件。在各種類型的管理工作中，這種技巧都是至關(guān)重要的，所以你應(yīng)盡量提高這種技巧。

小提示68：選擇不同個(gè)性的人組成談判小組。

3.6.1為談判做準(zhǔn)備

準(zhǔn)備越充分，談判成功的可能性越大。準(zhǔn)備過(guò)程中，首先要確立談判目標(biāo)，然后決定派誰(shuí)參加談判。你要想好，該派一個(gè)人還是一個(gè)小組呢？如果派一個(gè)小組，哪些人在一起能構(gòu)成最佳組合？談判前，應(yīng)確保談判小組已對(duì)問(wèn)題進(jìn)行了徹底調(diào)查，并確定了立場(chǎng)。調(diào)查結(jié)果有助于雙方協(xié)商，共同制定談判日程并獲得對(duì)方認(rèn)可。小組還應(yīng)提前作至少一次角色預(yù)演。最后，確定你們的底線，即你們的最低目標(biāo)。

3.6.2掌握談判技巧

談判專家往往把自己的談判策略建立于需求（通常是對(duì)方需求）的基礎(chǔ)上。若你“針對(duì)對(duì)方的需求”而展開談判，就可以冒最小風(fēng)險(xiǎn)取得最大控制權(quán)。抓住時(shí)機(jī)是很關(guān)鍵的。在辯論與討價(jià)還價(jià)過(guò)程中，你要揣摩對(duì)方的想法，并且不失電動(dòng)機(jī)地抬高或改動(dòng)報(bào)價(jià)、拒絕對(duì)方提議或提出新條件。時(shí)時(shí)注意把敵對(duì)意見轉(zhuǎn)化為合作態(tài)度。你可以問(wèn)一些引導(dǎo)生問(wèn)題，如“您打算簽約嗎“，這可以使你的態(tài)度更為溫和，同時(shí)還有助于吸引對(duì)方的注意力，獲取與發(fā)出信息，并刺激對(duì)方思考。

3.6.3談判步驟

戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)設(shè)計(jì)

提出建議

表明立場(chǎng)并展開辯論

討價(jià)還價(jià)

總結(jié)并達(dá)成協(xié)議

小提示69：考慮最理想的結(jié)果是怎樣的，然后考慮如何才能取得這樣的結(jié)果。

3.6.4購(gòu)物談判

購(gòu)物談判過(guò)程中，有兩點(diǎn)必須考慮清楚。第一，確定你所需要的是什么（而不是你想要的）。記?。嘿u方的工作就是勸你相信，你們的需求與他們提供的產(chǎn)品恰好吻合。第二，決定你準(zhǔn)備付多少錢。為自己設(shè)定一個(gè)上限，不要超過(guò)它。在這種談判中，先開價(jià)的一方往往處于劣勢(shì)，所以應(yīng)爭(zhēng)取讓對(duì)方先開價(jià)。

小提示70：與供應(yīng)商分享有用信息，這會(huì)幫你獲得更好的交易。

3.6.5與供應(yīng)商斡旋

與供應(yīng)商談判時(shí)，傳統(tǒng)作法是從多個(gè)供應(yīng)商處索要報(bào)價(jià)單（以便形成有益的競(jìng)爭(zhēng)），傾聽對(duì)方報(bào)價(jià)，狠狠殺價(jià)并要求對(duì)方大幅度降價(jià)，然后把自己提出的價(jià)格稍稍抬高一點(diǎn)兒，最后在盡可能低的價(jià)格水平上成交。如供應(yīng)商在供貨或質(zhì)量方面不過(guò)關(guān)，則需再次談判。

一種更有效的新做法是選擇最好的供應(yīng)商。談判時(shí)，爭(zhēng)取使雙方的報(bào)價(jià)都降低，并共同分享利潤(rùn)。這種談判方法不是僅在價(jià)格問(wèn)題上做文章，而是先談妥可靠性及其他一些與價(jià)格無(wú)關(guān)的問(wèn)題，然后再討論實(shí)際價(jià)格。

小提示71：記?。寒?dāng)無(wú)利可圖時(shí)，沒(méi)有人會(huì)繼續(xù)罷工。

3.6.6同員工商談

在就工作質(zhì)量與生產(chǎn)力問(wèn)題同員工商談時(shí)，單獨(dú)溝通是頗為有效的。記?。哼_(dá)成協(xié)議時(shí)，如果讓對(duì)方覺得他們占了便宜（即使事實(shí)并非如此），將對(duì)你很有利。如果你要對(duì)付的是一個(gè)老練的職業(yè)談判家（可能牽涉到某一工會(huì)），他們的要求超過(guò)了你為自己設(shè)定的上限，這時(shí)應(yīng)冷靜沉著，集中精力將談判結(jié)果維持在你設(shè)定的限定內(nèi)。

3.7編寫報(bào)告

報(bào)告是供他

人閱讀的正式文件。報(bào)告的內(nèi)容要正確，結(jié)構(gòu)要合理并要得出確定的結(jié)論。如果有人要求你寫報(bào)告，要保證完稿后的報(bào)告滿足他提出的所有要求。

小提示72：毫不猶豫地刪減報(bào)告中多余的內(nèi)容。

小提示73：根據(jù)你對(duì)讀者的了解，對(duì)報(bào)告進(jìn)行加工以適合讀者口味。

3.7.1為寫報(bào)告作調(diào)查

如果你想?yún)R報(bào)自己參加的某項(xiàng)活動(dòng)，應(yīng)核查每個(gè)細(xì)節(jié)以確保報(bào)告的內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。如果有人要你寫關(guān)于某一方面，比如說(shuō)開拓市場(chǎng)的報(bào)告，應(yīng)把需要了解的內(nèi)容光煥發(fā)寫出成一系列要點(diǎn)，然后記下你所參考消息的材料，并使它們與要點(diǎn)相匹配，要確保所有要點(diǎn)都已講到。定稿前，保證你所參考的材料至少得到一個(gè)可靠權(quán)威的證實(shí)。

要與不要

要使每一份報(bào)告生動(dòng)有趣。不要用詞含混，段落不宜過(guò)長(zhǎng)。

要一字不差地引用接受訪談?wù)叩脑挕２灰獮E用單數(shù)第一人稱代詞“我”，不要表現(xiàn)出個(gè)人偏見。

要強(qiáng)調(diào)最重要的調(diào)查結(jié)果與事實(shí)。不要跑題或忽然轉(zhuǎn)換話題。

要用數(shù)字標(biāo)注段落以便前后互相參照，并隔開要點(diǎn)。不要在證據(jù)不足時(shí)下結(jié)論。

要用標(biāo)題標(biāo)明不同主題，與主題相關(guān)的內(nèi)容用副標(biāo)題標(biāo)明。沒(méi)有對(duì)參考資料進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)前，不要匆忙將報(bào)告付印。

3.7.2組織報(bào)告

開頭幾段應(yīng)闡明寫報(bào)告的目的并概括主要觀點(diǎn)。在報(bào)告的主體部分，用論據(jù)論證調(diào)查結(jié)果，論證要按邏輯順序展開，各段落用數(shù)字標(biāo)明。標(biāo)題、副標(biāo)題和實(shí)心黑點(diǎn)可以幫助你有效地組織報(bào)告，并可引導(dǎo)讀者注意重要事實(shí)。下劃線和黑體字可以用來(lái)表示強(qiáng)調(diào)。在報(bào)告末尾，可以簡(jiǎn)要地提出行動(dòng)建議。

小提示74：抓住機(jī)會(huì)親自向聽眾講解報(bào)告。

3.7.3確保清晰

報(bào)告并非文學(xué)作品，然而，好報(bào)告卻遵循著文學(xué)作品的寫作規(guī)范。撰寫時(shí)應(yīng)注意避免歧義，如果你對(duì)結(jié)論不十分肯定，應(yīng)講明存在著其他可能性，并鼓勵(lì)讀者自己作判斷。盡量多用短句。最重要的是要從讀者的角度出發(fā)考慮問(wèn)題，想一想他們是否能夠理解你的意思？如有可能，分發(fā)報(bào)告前請(qǐng)一位朋友或同事審閱。

小提示75：不要妄下斷言。

3.7.4力求簡(jiǎn)潔

如果能做到簡(jiǎn)潔，你的報(bào)告將清晰易懂。盡量用最少的字表達(dá)最多內(nèi)涵。盡量用簡(jiǎn)單的句子代替復(fù)雜的長(zhǎng)句。在報(bào)告的主要結(jié)論上多下功夫。報(bào)告的每一部分前可以寫一段簡(jiǎn)短的摘要。寫完后通讀報(bào)告，盡可能多作刪減，這有助于提高文章的含金量。

3.7.5講解報(bào)告

準(zhǔn)備口頭講解報(bào)告時(shí)，問(wèn)一問(wèn)自己，這兩點(diǎn)哪一點(diǎn)更重要：引發(fā)聽眾討論還是對(duì)聽眾施以影響？如果你要在會(huì)上提出一個(gè)觀點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)場(chǎng)把報(bào)告分發(fā)給聽眾，如果有條件，可使用視聽設(shè)備進(jìn)行總結(jié)。而當(dāng)你站在中立的立場(chǎng)上，例如要討論可行性研究報(bào)告，應(yīng)該提前分發(fā)材料。在這種情況下，開會(huì)前你一定要做好充分準(zhǔn)備，以便解答聽眾提出的問(wèn)題并處理反對(duì)意見。

3.7.6用視聽設(shè)備演示

用先進(jìn)的視聽設(shè)備與卓越的演說(shuō)技巧演示與解說(shuō)你得出的結(jié)論，可以增強(qiáng)大家對(duì)會(huì)上分發(fā)的報(bào)告的印象。視覺形象可使聽眾迅速接受報(bào)告內(nèi)容。

3.8撰寫提議

提議不同于報(bào)告之處在于：它是自我推銷性質(zhì)的文件，它的目的在于說(shuō)服讀者接受提議的內(nèi)容。例如，在公司內(nèi)，你可提議公司增加在電腦或員工方面的投資。

小提示76：在準(zhǔn)備提議并力爭(zhēng)使它得以通過(guò)的過(guò)程中要爭(zhēng)取同盟者。

3.8.1為寫提議作調(diào)查

為了成功，所有項(xiàng)目都應(yīng)與組織的總體目標(biāo)保持一致。在動(dòng)筆寫提議前，調(diào)查一下該提議是否與組織的總體計(jì)劃相一致，以及兩者符合的程度如何。安排調(diào)查時(shí)應(yīng)做到如下幾點(diǎn)。

查明怎樣才能使提議符合公司的總體戰(zhàn)略要求，以及提議內(nèi)容與目前的活動(dòng)和將來(lái)的計(jì)劃有無(wú)沖突。

查明應(yīng)考慮哪能些方面（資金、人力資源或法律問(wèn)題等），并了解這些方面會(huì)給公司帶來(lái)什么影響。

向決策者們?cè)儐?wèn)他們期望實(shí)現(xiàn)的短期、中期與長(zhǎng)期目標(biāo)分別是什么。

收集所需信息以支持提議，并準(zhǔn)備進(jìn)入下一階段——安排提議的結(jié)構(gòu)。

3.8.2草擬提議

闡述提議內(nèi)容

解釋做出這一提議的原因以及它將起到作用

預(yù)測(cè)所需資源，并表明該提議符合預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)

指定負(fù)責(zé)人，規(guī)定時(shí)限

以行動(dòng)計(jì)劃作結(jié)論

小提示77：?jiǎn)栆粏?wèn)自己：為什么有的提議失敗了，而有的提議卻能成功。

小提示78：運(yùn)用軟性推銷技巧使人接受你的提議。

3.8.3提議的設(shè)計(jì)

提議與報(bào)告的格式大體相同：提議的開頭要概述提議內(nèi)容；論證過(guò)程中用標(biāo)題組織行文；最后在結(jié)論中重述要點(diǎn)。你的提議應(yīng)充滿積極樂(lè)觀的態(tài)度——你的熱情會(huì)使讀者相信你有能力把提議中所述的前景變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。如果要承擔(dān)一定風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)講清你已充分考慮過(guò)潛在的不利因素，然后集中論述積極方面。

3.8.4自我提問(wèn)

這項(xiàng)提議的花費(fèi)多大？會(huì)涉及到哪些人？

若這項(xiàng)提議被接受，它將帶來(lái)哪些利益（在經(jīng)濟(jì)、銷售、質(zhì)量等方面）？

該項(xiàng)提議應(yīng)怎樣實(shí)施？

為什么提議要在此時(shí)提出？

你為什么相信提出的計(jì)劃能夠取得成功？

3.8.5后續(xù)活動(dòng)

分發(fā)提議時(shí)，應(yīng)讓接受者了解你準(zhǔn)備在什么時(shí)間、以什么方式采取后續(xù)活動(dòng)，以及你是否期望他們作書面答復(fù)。無(wú)論把提議發(fā)給公司內(nèi)部的同事，還是發(fā)給外部的供應(yīng)商或顧客，分發(fā)后開會(huì)討論提議內(nèi)容的做法將大有裨益。有條件的話，在會(huì)上演講時(shí)可使用視聽設(shè)備；因?yàn)樘嶙h的視覺效果越強(qiáng)烈，它獲得通過(guò)的機(jī)會(huì)就越大?？墒且涀。簾o(wú)論你的演講多么生動(dòng)，明顯沒(méi)有說(shuō)明力的提議是不會(huì)被接受的。

3.8.6撰寫商務(wù)計(jì)劃

如果為了創(chuàng)建企業(yè)而申請(qǐng)一筆資金，愿意向你提供資金的借方很可能要看你的商務(wù)計(jì)劃。撰寫這種文件時(shí)應(yīng)先寫清提議，然后展開討論，最后得出結(jié)論。預(yù)測(cè)在一段時(shí)間（一般情況下至少三年）內(nèi)可能發(fā)生的情況與有關(guān)的數(shù)據(jù)，用預(yù)測(cè)結(jié)果支持你的提議。你的商務(wù)計(jì)劃應(yīng)表明：你能處理好財(cái)務(wù)問(wèn)題；你已經(jīng)把各種因素考慮在內(nèi)，做出了最好與最壞估測(cè)；如果這一計(jì)劃得以實(shí)施，會(huì)有很多贏利的機(jī)會(huì)。

計(jì)劃書的設(shè)計(jì)：確保你的商務(wù)計(jì)劃形式正規(guī)化：有標(biāo)題頁(yè)與目錄頁(yè)，并且有封面、封底，裝訂精良。

3.9創(chuàng)造視覺效果

即使是最有希望獲得通過(guò)的報(bào)告和提議也可能為糟糕的格式、圖表及印刷式樣所損害，而設(shè)計(jì)精美的文件往往會(huì)帶來(lái)更好（可能是決定性）的效果。若有條件，應(yīng)請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)做這部分工作。

小提示79：增加一些意義明確的標(biāo)題與說(shuō)明文字——這是讀者最先讀到的內(nèi)容。

小提示80：文件中盡量多用彩色圖像、圖表和表格。

3.9.1評(píng)估設(shè)計(jì)需要

無(wú)論設(shè)計(jì)什么樣的文件，都應(yīng)向最高的可行標(biāo)準(zhǔn)挑戰(zhàn)。但是，應(yīng)注意根據(jù)不同需要選擇設(shè)計(jì)方法。例如，設(shè)計(jì)外部銷售

文件時(shí)，應(yīng)恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用公司標(biāo)志，展現(xiàn)出公司的高檔次，以強(qiáng)化公司形象并為公司作宣傳；而公司內(nèi)部文件的形式則可以相對(duì)自由些。如果你沒(méi)受過(guò)設(shè)計(jì)方面的專門訓(xùn)練，最好向?qū)I(yè)設(shè)計(jì)人員求助，以求增強(qiáng)文件的視覺效果。你應(yīng)請(qǐng)教專門從事這類工作并在這方面有著豐富經(jīng)驗(yàn)的人。

小提示81：請(qǐng)留意設(shè)計(jì)工作的進(jìn)程以防出錯(cuò)，若有問(wèn)題須及時(shí)重作布置。

3.9.2聘用設(shè)計(jì)人員

決定聘用專業(yè)設(shè)計(jì)人員后，該如何去尋找合適的人選呢？你可以查看設(shè)計(jì)者以前的設(shè)計(jì)成果，因?yàn)樗麄円郧暗墓ぷ髯阋宰C明他們的工作能力。選定設(shè)計(jì)人員后，應(yīng)先為他提供清楚的書面指示文件，并講清你的要求，適當(dāng)?shù)脑?，還可以索要設(shè)計(jì)草圖；另外，應(yīng)限定檢查及截止日期。為了最終拿到令人滿意的設(shè)計(jì)，你應(yīng)不異放棄最初不盡如人意的方案，并重述你的設(shè)計(jì)要求。記住：評(píng)判時(shí)不能依你的喜好下結(jié)論，而應(yīng)考慮設(shè)計(jì)方案是否與商業(yè)目標(biāo)相一致。

3.9.3設(shè)計(jì)要清晰

字體的選擇是設(shè)計(jì)過(guò)程中的關(guān)鍵步驟之一。現(xiàn)代化的軟件系統(tǒng)為我們提供了多種選擇，但最主要的字體應(yīng)該清晰并容易辨識(shí)。如果條件允許，應(yīng)充分利用各咱色彩。然而，不尖把字印在有顏色的背景或插圖上，這會(huì)影響閱讀效果。另外，寫在黑色背景上的白字也不易讀出。不要多搞花樣：設(shè)計(jì)圖案應(yīng)力求簡(jiǎn)單并緊緊圍繞設(shè)計(jì)目的展開。

要點(diǎn)

同時(shí)使用多種字體會(huì)給人以混雜的總體印象。

文件應(yīng)清晰易識(shí)，因此字體不可太小。

設(shè)計(jì)得好的文件應(yīng)既能賞心悅目又能很好地為目的服務(wù)。

3.9.4不成功的設(shè)計(jì)

這份文件看起來(lái)比較混亂，這是因?yàn)槿缦聨c(diǎn)：不協(xié)調(diào)地混用太多字體，行距不均，圖案與設(shè)計(jì)內(nèi)容無(wú)關(guān)。它的外觀表明，這份文件是匆匆寫成的。

3.9.5成功的設(shè)計(jì)

運(yùn)用黑體數(shù)字與小黑點(diǎn)標(biāo)明不同主題，排版整齊，各條目之間行距均勻。這一切都使這份提議的首頁(yè)看起來(lái)很專業(yè)，這傳達(dá)出一種積極的信息。