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交流思想，禮貌原則”與“合作原則”語用學(xué)的兩個最基本的原則。傳遞信息時需要遵守的基本原則。公文是傳達(dá)政令、溝通信息、推動公務(wù)活動開展的重要工具，為了準(zhǔn)確地傳達(dá)政令，有效地溝通信息，公文的撰寫就需要遵循特定的語用原則。本文試圖從行政公文語篇的生成角度入手，探討其中“禮貌原則”與“合作原則”運(yùn)用。

首先請看下面一份商洽函：

日報社關(guān)于青年記者業(yè)務(wù)進(jìn)修的函

大學(xué)教務(wù)處負(fù)責(zé)同志：

您好！

現(xiàn)有一事，煩請你校給予解決。你校是知名高校，尤其是新聞專業(yè)，更是享譽(yù)全國。因此，我社曾于去年準(zhǔn)備派記者到你校學(xué)習(xí)，但由于力量不足，未能實現(xiàn)?，F(xiàn)根據(jù)國家有關(guān)部門關(guān)于盡快提高新聞工作者的素質(zhì)的有關(guān)精神和上級要求，我社為了提高青年記者的業(yè)務(wù)能力，我們克服暫時困難，決定從現(xiàn)有記者中抽出12名青年記者，到你校新聞系記者進(jìn)修班脫產(chǎn)進(jìn)修一年，時間從年月日開始，到年月日結(jié)束。有關(guān)進(jìn)修費(fèi)用按上級有關(guān)文件規(guī)定繳納。如你校能同意，不僅是對新聞事業(yè)的大力支持，也是對我社工作的鼎力相助。對此，我們將不勝感激。希盡快函告我們。

此致

敬禮！

日報社人事處（章）

這份商洽函的內(nèi)容雖然明白，但在語言運(yùn)用上存在很大問題，違背了禮貌原則和合作原則，影響了商洽函的效用，具體分析詳見下文。

一、禮貌原則

禮貌原則是語用學(xué)所研究的內(nèi)容之一。禮貌體現(xiàn)出人們對他人“面子”的意識，在語用學(xué)中，“面子”被稱其為自身的公眾形象。

萊可夫(Lakoff)主要從“面子”維護(hù)觀來對其進(jìn)行了深入的探討。她描述了以下兩種不同的說話人可以遵守的禮貌原則：

1.不要強(qiáng)求于人。它一般適合于交際雙方權(quán)利和地位不均等的場合。遵守這一原則的說話人會盡量避免使聽話人去做不情愿做的事情，要么采用征求對方意見或者表示道歉的形式，要么改變自己的表達(dá)方式，運(yùn)用恰當(dāng)?shù)恼Z氣。例如上文的商洽函中“現(xiàn)有一事，煩請你校給予解決”，“決定從現(xiàn)有記者中抽出12名青年記者，到你校新聞系記者進(jìn)修班脫產(chǎn)進(jìn)修一年”，“希盡快函告我們”中的“解決”、“決定”、“盡快”等詞語都有強(qiáng)行之意，命令對方，而無商量征詢的口氣，也沒有尊重對方的誠意。再如“要”字在機(jī)關(guān)應(yīng)用文中用得相當(dāng)普遍，特別是在“指示”、“通知”、“決議”、“決定”、“會議紀(jì)要”等指令周知性公文中，運(yùn)用較多。盡管出現(xiàn)的形式不同，但多是作為虛詞使用，表示希望、提醒、命令或要求人們?nèi)プ瞿臣?，采取某項行動。但是，在報告、請示等上行文文種中，一般不宜隨便用“要”字。在一篇公文中有這樣一段話：

當(dāng)前，我們正著重解決商業(yè)、服務(wù)業(yè)人員對待顧客“冷、頂、撞、推”，甚至打罵顧客的不良傾向。要繼續(xù)搞好以遵守社會主義商業(yè)道德為主要內(nèi)容的職工脫產(chǎn)輪訓(xùn)……要積極推進(jìn)零售商業(yè)、服務(wù)業(yè)的改革……要建立包括經(jīng)濟(jì)效益和服務(wù)質(zhì)量在內(nèi)的考核制度……要對文明商店、文明個人，除給予榮譽(yù)，進(jìn)行表彰……要進(jìn)一步發(fā)展集體、個體商業(yè)網(wǎng)點(diǎn)……要努力改善服務(wù)設(shè)施……要積極發(fā)揮顧客和當(dāng)?shù)厝罕姷谋O(jiān)督作用……同時，要采取積極的態(tài)度……

這段話看起來像是“指示”，是上級向下級布置工作，提出要求。而實際上是下級向上級和一些兄弟單位作匯報。造成這種不得體的原因關(guān)鍵在于一系列“要”字用得不切合身份，讓人感覺是一種必須、應(yīng)該、一定等命令式的語氣。

香港政府布政司公務(wù)員訓(xùn)練處編印的《公文的修辭技巧》中指出:“我們要因應(yīng)文體需要、讀者身份及撰文目的來選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣。一般來說，告示、警告或條例性文字的語氣較肅穆。但在日常公文中，我們宜采用較溫和的語氣，顧及讀者的感受。因此語氣不宜過分強(qiáng)硬，措詞也不宜激烈?！睖睾偷恼Z氣和顧及讀者的感受準(zhǔn)則決定著香港特區(qū)政府常用中文公文語用中同一手段選擇的標(biāo)準(zhǔn)，亦使之顯示出不同于一般中文公文語用要求的獨(dú)特的語言風(fēng)格。這正是禮貌原則在香港特區(qū)政府常用中文公文中的生動體現(xiàn)。

還有，諸如請示性的公文，結(jié)尾處的“是否可行，請批示”、“妥否，請批示”等語句，發(fā)文主體所希望的是批“妥”而不是批“否”，批“是”而不是批“否”。后面的“否”只是一種虛念，前面才是實意，是行文的目的所在。這種句式不僅僅是公文的一種程式語，使文字顯得精練，更重要的是它尊重了閱文者，沒有強(qiáng)迫命令的語氣。

2.給對方留有余地。它一般適合于交際雙方權(quán)利和地位均等的場合，交際雙方的社交關(guān)系不是那么密切。一般而言，如果說話者希望勸說聽話人做某事，當(dāng)他說話時會采取一些方式以便于給聽話人留下考慮的時間，到底是接受還是拒絕，同時也給自己留下回旋的余地。在函件中常常使用一些表示寬容諒解、測度假設(shè)之詞，其目的就在于尊重對方，給對方留有余地。例如一封催款函件：

貴方于年月日訂購節(jié)能燈管60箱，貨款金額合計1.5萬元，發(fā)票號為。想是貴公司交易繁忙，致生延誤，故致函提醒，敬請執(zhí)行結(jié)算為荷。

作為處理公共事務(wù)的公文，表述應(yīng)該清楚明白，但現(xiàn)實情況是復(fù)雜的，因而對一些問題的闡述應(yīng)掌握分寸，留有一定的余地，以便具體審批或執(zhí)行的單位部門能夠按照公文提出的原則或精神，結(jié)合各單位的具體情況，靈活處理各種各樣的實際問題，避免出現(xiàn)一刀切的情況。要做到這一點(diǎn)，常借助模糊詞語。我們看下面一段例文：

對于企業(yè)管理混亂、產(chǎn)品質(zhì)量長期低劣、用戶意見很大的企業(yè)，應(yīng)限期改進(jìn)，必要時停產(chǎn)整頓，并根據(jù)不同情況，酌情減發(fā)領(lǐng)導(dǎo)干部的工資，停發(fā)職工獎金，直到產(chǎn)品達(dá)到合格為止。

例文中“限期”、“必要時”、“酌情”等模糊詞語的恰當(dāng)運(yùn)用，使公文內(nèi)容既有原則性，又有靈活性，給收文單位執(zhí)行文件留有一定余地。

二、合作原則

在所有的語言交際活動中為了達(dá)到特定的目標(biāo)，說話人和聽話人之間存在著一種默契，一種雙方都應(yīng)遵守的原則。這條原則及其四條準(zhǔn)則(量的準(zhǔn)則、質(zhì)的準(zhǔn)則、關(guān)系準(zhǔn)則、方式準(zhǔn)則)首先被美國哲學(xué)家格萊斯(Grice)提出，他認(rèn)為“我們的交談通常不是由一串不相關(guān)的話語組成的，否則就會不合情理。它們通常是合作舉動，至少有一個彼此都接受的方向?！睋Q句話說，我們好像遵循了這樣的原則:“使你所說的話，在其所發(fā)生的階段，符合你所參與的交談的公認(rèn)目標(biāo)和方向?！?Grice,H.P.1975:Logicandconversation)這個原則叫合作原則。

1.量的準(zhǔn)則

量的準(zhǔn)則，要求表達(dá)者提供的信息量正好滿足當(dāng)前交談的需要，所說的話不要多于需要的信息。公文語言表達(dá)中，信息量要充足、適當(dāng)，同時排除冗余信息。應(yīng)觀點(diǎn)明確，中心突出，簡明扼要。請看一則國際商務(wù)發(fā)盤信函：

茲發(fā)盤中國松香ww級鐵桶裝1000公噸，7/8月裝船，每公噸550英鎊，CFR倫敦凈價，付款條件是不可撤銷即期信用證。上述發(fā)盤10日復(fù)到有效。

這則商務(wù)信函可謂簡潔明了，精確達(dá)意，商品品名、規(guī)格、包裝、數(shù)量、裝運(yùn)期、價格、支付方式及付款期限等信息缺一不可，在文字安排上真正做到了“益一字則文贅，損一字則意闕”。

公文語言表達(dá)要排除冗余信息，開門見山，不枝不蔓，否則會影響主題的表達(dá)。例文商洽函中“現(xiàn)有一事，煩請你校給予解決”畫蛇添足，純屬多余；“你校是知名高校，尤其是新聞專業(yè)，更是享譽(yù)全國”恭維吹捧，偏離主題；“因此，我社曾于去年準(zhǔn)備派記者到你校學(xué)習(xí)，但由于力量不足，未能實現(xiàn)”交代過去，言不對題；“根據(jù)國家有關(guān)部門關(guān)于盡快提高新聞工作者的素質(zhì)的有關(guān)精神和上級要求”，“我們克服暫時困難”敘述報社內(nèi)部事情，于對方毫無關(guān)系。這些語句表達(dá)的信息都是多余的，贅余的信息岔開了商洽的主題，模糊了商洽的問題，影響了函件的效用。這份商洽函僅需幾十個字就能夠規(guī)范得體，簡潔明了地講清問題：

我社為了提高青年記者的業(yè)務(wù)能力，擬選派12名青年記者到貴校新聞系記者進(jìn)修班脫產(chǎn)進(jìn)修一年，時間約為月。進(jìn)修期間的各種費(fèi)用均按貴校規(guī)定繳納。如蒙同意，我社即派人赴貴校洽談有關(guān)事宜。期盼得到貴校的大力支持。請研究函復(fù)。

當(dāng)然，信息量不足，也影響主題的表達(dá)。例如：有一篇請示《市稅務(wù)局關(guān)于擴(kuò)建資金的請示》，用了一大段文字解釋急需擴(kuò)建的原因，又用了一段文字解釋目前解決擴(kuò)建資金的難度，而對申請撥款和具體的撥款數(shù)目卻只字不提，請示最核心的內(nèi)容——“請示的事項”寫得不夠具體詳細(xì)，不能讓人明白。所以這篇公文是失敗的。

2.質(zhì)的準(zhǔn)則

質(zhì)的準(zhǔn)則，要求表達(dá)者說的話要力求真實。尤其是不要說自知是虛假的話，不要說缺乏足夠證據(jù)的話。在公文語言表達(dá)中，運(yùn)用“質(zhì)的準(zhǔn)則”，就是力求真實準(zhǔn)確，摒棄虛假模糊，保證事實材料的真實性和語言表達(dá)的準(zhǔn)確性。材料真實是公文的生命，唯有真實才能使受文機(jī)關(guān)了解真實情況，掌握真實信息。早在太平天國《戒浮文巧言諭》一文中就提出，公文應(yīng)“實敘其事，從某年月日以來，以何地何人證據(jù)，一一敘明，語語確鑿，不得一詞妖艷，毋庸半字虛浮”?！秶倚姓C(jī)關(guān)公文處理辦法》也明確規(guī)定擬定公文要“情況確實，觀點(diǎn)明確”。

公文表達(dá)用詞要準(zhǔn)確，少用模糊性語言，比如《局關(guān)于購買小轎車問題的批復(fù)》：“……目前我局財政非常緊張。關(guān)于你公司購買小轎車的問題，你們酌情辦理，實在急需就買一輛，不很急需就緩一緩?！边@里除了公文語言運(yùn)用不得體（不莊重）外，就是用詞模糊，怎么“酌情”辦理，批復(fù)意見不鮮明，不便于執(zhí)行。

3.關(guān)系準(zhǔn)則

公文語言運(yùn)用遵守關(guān)系準(zhǔn)則主要體現(xiàn)在遣詞造句和謀篇布局方面，語言組織、結(jié)構(gòu)安排都要與內(nèi)容表達(dá)相關(guān)聯(lián)。公文語言表達(dá)要按照不同的文種類型，結(jié)合表達(dá)的目的和要求，緊緊圍繞公文的內(nèi)容組織語言，并且表達(dá)的話語要互相關(guān)聯(lián)。

比如協(xié)議書：“雙方于年月日至日在市經(jīng)過友好協(xié)商，在平等互利的原則下，就合作投資創(chuàng)辦出租汽車公司事宜，達(dá)成如下協(xié)議：……”以下達(dá)成協(xié)議的幾條，如公司定名、性質(zhì)、董事會成員、利潤分配、共同遵循的法律法規(guī)等各項條款，都與創(chuàng)辦出租汽車公司這個協(xié)議的主要目的密切相關(guān)，缺一不可，所提供的信息既適量又相關(guān)。一篇優(yōu)秀的公文，其語言表達(dá)與主題的關(guān)聯(lián)性越大，閱讀者需要做的推理就越少，就越容易理解；反之，關(guān)聯(lián)性越小，閱讀者需要做的推理就越多，就越不容易理解，這樣就影響公文執(zhí)行的效率，公文也就失去了效力。

另外，公文語篇內(nèi)容板塊的安排也要求具有內(nèi)在的邏輯相關(guān)性，語篇內(nèi)容組織編排具有連貫性，信息板塊之間是有機(jī)銜接的。行政公文語篇的結(jié)構(gòu)方式在長期運(yùn)用發(fā)展中，逐漸形成了相對固定的體式，按“闡明發(fā)文目的、緣由、依據(jù)——展開具體事項——尾語”三段式完成信息組接。

4.方式準(zhǔn)則

方式準(zhǔn)則要求表達(dá)者清楚明白地說出要說的話，要簡練有序，避免晦澀歧義。正如葉圣陶先生所說的：“公文不一定要好文章，可是必須寫得一清二楚，十分明確，句穩(wěn)詞妥，通體通順，讓人家不折不扣地了解你說的是什么?！惫囊M可能寫得簡而得要，這也正是消極修辭的具體體現(xiàn)，公文語言要求做到意義明確，倫次通順，詞句平勻，安排穩(wěn)密。要避免使用夸張、雙關(guān)、婉曲、反語、諷喻等積極修辭手段，否則容易造成表意不準(zhǔn)，歧義別解。盡管造成歧義的原因很多，但由此帶來的影響都一樣，損害了公文的表意，危害較大。例如：

你?！蛾P(guān)于裝修招待所問題的請示》收悉，經(jīng)研究，不同意你校擬定的裝修方案，其理由主要是目前擬定的裝修標(biāo)準(zhǔn)偏低。請參照國際五星級飯店總統(tǒng)套間的裝修標(biāo)準(zhǔn)對這一方案作出修訂后再行請示。

這里濫用修辭格，文件對一個縣處級招待所準(zhǔn)備超標(biāo)準(zhǔn)裝修的問題，沒有正面批評，而是用了一個“反語”的修辭格，通過旁敲側(cè)擊、諷喻等間接表達(dá)了作者的意思，如此表達(dá)方式的使用不僅破壞了公文所特別需要的鄭重嚴(yán)肅的色彩，而且給閱文者以過寬的聯(lián)想余地。使其或者真的不明所以，或者可以借此故意曲解。

綜上所述，在公文語篇的生成過程中，如果能夠很好地貫徹“禮貌原則”與“合作原則”，就能使公文更加規(guī)范，更有效力。