獨家原創(chuàng):化工裝置工程檔案管理經(jīng)驗交流材料

時間:2022-09-18 08:48:00

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獨家原創(chuàng):化工裝置工程檔案管理經(jīng)驗交流材料

化工裝置工程在分包建設(shè)過程中、會形成各種各樣的文檔材料、有建設(shè)前期批文、施工過程記錄、竣工驗收資料及維修保養(yǎng)記錄等、這些文檔材料全面反映了工程建設(shè)的詳細情況,對工程質(zhì)量評定、工程竣工后的管理和維護,以及對新建工程的準(zhǔn)備等,都具有重要的利用價值。因此、認真做好檔案管理工作,充分發(fā)揮檔案的作用是非常重要的。

1、轉(zhuǎn)變檔案觀念,超前管理

長期以來、我們對檔案內(nèi)容和工作范圍的理解偏于狹窄。思想不夠開闊,工作不能創(chuàng)新。對于各級各類檔案的管理工作沒有一種超前管理的意識、沒有很好地和有關(guān)部門主動聯(lián)系。沒有將檔案工作滲透到各個環(huán)節(jié)之中。導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門長期以來各自為政、檔案資料積累殘缺不全,給檔案的整理歸檔帶來了困難。所以我們要意識到檔案要逐步轉(zhuǎn)變觀念,意識到檔案工作的長期性,對化工裝置檔案進行超前管理。裝置工程由施工單位再分包給幾個小的施工單位,這樣工程形成的文件材料涉及面廣、內(nèi)容繁雜,涉及部門和人員多。經(jīng)歷時間長、稍有疏忽就可能遺漏,加之施工人員組成復(fù)雜,往往造成工程任務(wù)一完成。臨時機構(gòu)解散,而檔案材料也隨之消失。為了保證檔案資料收集齊全、完整,要改變過去等人將檔案送上門的做法。檔案管理人員首先了解工程建設(shè)工作的具體操作程序和工作流程及分階段的工作安排,掌握了每一階段工作中需要形成哪些檔案資料,對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù),有的放矢去拓寬資料的收集渠道。

2、齊抓共管,密切聯(lián)合,建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

加強對檔案工作的集中統(tǒng)一管理,是檔案齊全、完整、規(guī)范的重要保證。我們要遵照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度,分級管理的原則,成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報工作,成立檔案情報室、設(shè)立專職檔案員,在各業(yè)務(wù)部門及二級單位指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)B殭n案員,形成了全單位的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時,完善制度建設(shè),修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度,做到職責(zé)分明,層層把關(guān)。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達到了系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

3、強化檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高檔案管理水平

工程檔案具有“一次性”和不可回復(fù)性的特點,客觀上對檔案工作人員的素質(zhì)提出了更高的要求。從事工程檔案工作的人員,專業(yè)知識和技能應(yīng)該比一般單位的檔案人員更全面。不僅要懂文書檔案,還要懂科技檔案,懂與化工裝置工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案,了解不同類別的檔案的分類整理。因此,要對各專職或兼職檔案管理人員進行了培訓(xùn),使他們了解化工裝置工程建設(shè)工作中形成的文件類型的和歸檔范圍。了解文件的起草、書寫要求和制成材料的規(guī)范化。為今后建檔工作奠定基礎(chǔ),使檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化切實保障。

4、通過開發(fā)利用檔案信息,促進檔案管理工作

做好檔案資料的收集、歸檔工作、積累貯存檔案是為了利用、而更好地開發(fā)利用檔案信息,反過來也會促進檔案管理工作?;すこ虣n案的形成是化工工作者勞動智慧的結(jié)晶,通過文件材料收集歸檔將其轉(zhuǎn)化為檔案信息資源、而這些資源又通過檔案工作者提供給化工工作者利用。所以要將檔案資料及時輸入電腦,實施信息化管理,隨時為業(yè)務(wù)部門各種圖文資料,使業(yè)務(wù)部門專業(yè)技術(shù)人員從利用檔案中獲得信息,這樣他們就會更積極主動地向檔案室歸檔文件材料、從而保證了工程檔案的完整性,促使檔案管理更上新臺階。

總之,在今后的工作中要轉(zhuǎn)變觀念,對檔案齊抓共管,密切聯(lián)合,集中統(tǒng)一,不斷強化提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力,充分開發(fā)利用檔案信息作用,提高檔案管理工作水平,從而更好地發(fā)揮檔案的決策依據(jù)和參考作用,更好地為我們單位的各項工作服務(wù)。