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一、簡(jiǎn)化整理（歸檔文件整理規(guī)則）的定義

歸檔文件整理是指立檔單位在其職能活動(dòng)中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過程。

二、整理原則

遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

貫徹"強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用"的業(yè)務(wù)工作方針，簡(jiǎn)便、高效、科學(xué)地開展歸檔工作，推進(jìn)歸檔文件整理工作制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

三、整理要求

歸檔文件應(yīng)齊全完整，保管期限劃分準(zhǔn)確。檔案進(jìn)館單位按經(jīng)當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門核準(zhǔn)的歸檔范圍和保管期限表確保應(yīng)歸檔文件材料齊全完整，價(jià)值鑒定準(zhǔn)確。

整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。

歸檔文件整理工作應(yīng)建立在文檔一體化管理基礎(chǔ)上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件輔助整理工作。所用檔案管理軟件須符合江蘇省地方標(biāo)準(zhǔn)《文書檔案文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與交換格式》（DB32／505－2002）要求。

四、整理方法

（一）件的確定

以件為歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件。文件正本與定稿為一件；正文與附件為一件；原件與復(fù)制件為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；會(huì)議記錄、介紹信存根等一本為一件；成套的會(huì)議材料各為一件；重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不存檔的，將正文與發(fā)文稿紙為一件；正文與文件處理單為一件；來文與復(fù)文（指請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函）可為一件；經(jīng)過若干環(huán)節(jié)、層次辦理的來文、復(fù)文，超過兩件的，則將所有的來文、復(fù)文分別作為一件；報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等按其原來的裝訂方式，一冊(cè)（本）為一件；未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位組合，可裝訂在一起作為一件。

（二）裝訂

歸檔文件應(yīng)按件裝訂。裝訂時(shí)，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；復(fù)文與來文為一件時(shí)，復(fù)文在前，來文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤?；有文件處理單的，文件處理單在前，正文在后?/p>

裝訂方式可采用縫紉機(jī)或江蘇省檔案局監(jiān)制的不銹鋼訂書釘在文件左側(cè)或左上角裝訂，較厚的文件采用三孔一線的裝訂方式，已成冊(cè)不易拆釘?shù)?，可保持原貌不變。一個(gè)單位的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

短期保存的文件材料可保持原裝訂方式不變。

（三）分類

歸檔文件可以采用“保管期限--年度--機(jī)構(gòu)（問題）”、“保管期限--年度”中的一種方法進(jìn)行分類，其中后一種方法適用于規(guī)模較小，歸檔文件數(shù)量不多的單位。原執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位也可采用“問題--年度--保管期限”的方法分類。分類層次最多三層，即年度、期限、機(jī)構(gòu)（問題），最少兩層，即年度、期限。一個(gè)單位應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

1、按年度分類

將文件按其形成年度分類?？缒甓葧r(shí)，一般應(yīng)以文件簽發(fā)日期（即落款日期）為準(zhǔn)。對(duì)于計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、表彰先進(jìn)以及法規(guī)性文件等內(nèi)容涉及不同年度的文件，統(tǒng)一按文件的簽發(fā)日期判定所屬年度?？缒甓刃纬傻臅?huì)議文件歸入閉幕年；跨年度辦理的文件歸入辦結(jié)年。

幾份文件作為一件時(shí)，"件"的日期以裝訂時(shí)排在前面的文件落款日期為準(zhǔn)。

2、按保管期限分類

將文件按劃定的保管期限分類。

3、按機(jī)構(gòu)（問題）分類

將文件按其內(nèi)容涉及到的機(jī)構(gòu)（問題）分類。機(jī)構(gòu)分類法與問題分類法不能同時(shí)采用，只能選擇其中的一種。本項(xiàng)可視歸檔文件量的大小予以取舍。

按機(jī)構(gòu)分類，由某個(gè)機(jī)構(gòu)承辦的歸檔文件，歸入該機(jī)構(gòu)類；由幾個(gè)機(jī)構(gòu)承辦的，可歸入主要承辦機(jī)構(gòu)類中（一般適用于機(jī)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定的機(jī)關(guān)）。

按問題分類，一般可分為"黨群類"、"業(yè)務(wù)類"、"行政類"等等。原執(zhí)行或參照?qǐng)?zhí)行企業(yè)檔案分類法的企業(yè)、事業(yè)單位，按問題分類，一般分到一級(jí)類目，即"黨群類"、"行政類"、"生產(chǎn)技術(shù)類"、"經(jīng)營(yíng)管理類"。

（四）排列

歸檔文件應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按事由結(jié)合時(shí)間排列。同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列，被裝訂為一件的歸檔文件排列順序不變；事由間，按事由辦結(jié)時(shí)間的先后順序隨辦隨歸。會(huì)議文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等成套性文件可集中排列。

事由是指一件具體的事，或一個(gè)具體的問題，或一段較緊密的工作過程。一項(xiàng)工程、一次活動(dòng)、一次會(huì)議，均可分別視為一個(gè)事由。一次請(qǐng)示，批復(fù)收到后，可視為事由辦理完畢。

因故未及時(shí)整理歸檔的零散文件材料，可排在同一年度、期限、機(jī)構(gòu)（問題）的所有文件的最后，或并入關(guān)系密不可分的相關(guān)文件中作為一件。上述情況應(yīng)在備考表中加以說明，而在實(shí)際整理工作中應(yīng)盡量避免。

（五）編制歸檔號(hào)

歸檔文件應(yīng)依分類方案和排列順序逐件編寫歸檔號(hào)。歸檔號(hào)是在整理過程中，體現(xiàn)歸檔文件類別、排列順序的一組數(shù)字、字符的集合，包括全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、機(jī)構(gòu)（問題）、頁數(shù)等編號(hào)項(xiàng)目。

歸檔號(hào)填寫在歸檔章內(nèi)，歸檔章設(shè)置（見圖A1），其中必填項(xiàng)為全宗號(hào)、年度、保管期限、件號(hào)、總頁數(shù)，選擇項(xiàng)為機(jī)構(gòu)（問題）等。

全宗號(hào)年度室編件號(hào)總頁數(shù)

機(jī)構(gòu)或

問題保管

期限館編件號(hào)

圖A1歸檔章式樣

歸檔章采用紅色印泥，一般加蓋在文件首頁上端居中的空白位置上。文件閱辦單隨同歸檔的可蓋在閱辦單上，以保持文件原貌。填寫編號(hào)項(xiàng)目的字跡材料應(yīng)耐久。

1、全宗號(hào)：填寫檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。

2、年度：填寫文件歸檔年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如2002。

3、保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡(jiǎn)稱（永、長(zhǎng)、短）或（永、30年、10年）

4、件號(hào)：填寫文件的排列順序號(hào)。

件號(hào)包括室編件號(hào)和館編件號(hào)，分別在歸檔文件整理和檔案移交進(jìn)館時(shí)編制。室編件號(hào)的編制方法為：在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排列順序從"1"開始標(biāo)注。館編件號(hào)按進(jìn)館要求標(biāo)注。

5、機(jī)構(gòu)（問題）：按機(jī)構(gòu)分類的，用中文填寫機(jī)構(gòu)名稱或其規(guī)范化簡(jiǎn)稱。按問題分類的，用中文填寫類目名稱，如"黨群類"、"行政類"（檔案不進(jìn)館企業(yè)、科技事業(yè)單位也可用代號(hào)表示）。

6、總頁數(shù)：填寫每一件歸檔文件中有圖文的頁面的總數(shù)。

（六）編目

歸檔文件應(yīng)依據(jù)分類方案和室編件號(hào)順序編制歸檔文件目錄。

編目應(yīng)做到準(zhǔn)確、全面、詳細(xì)、深入，以適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化及計(jì)算機(jī)檢索的需要。

1、歸檔文件應(yīng)逐件編目。來文與復(fù)文作為一件的，只對(duì)復(fù)文進(jìn)行編目，但必須在題名欄中用（）注明有無來文，如"附請(qǐng)示"；若作為兩件，則分別編目。同一事由形成多份文件的，應(yīng)分別編目。歸檔文件目錄設(shè)置件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目（見圖A2）。

歸檔文件目錄

件號(hào)責(zé)任者文號(hào)題名日期頁數(shù)備注

圖A2歸檔文件目錄式樣

（l）件號(hào)：填寫室編件號(hào)。

（2）責(zé)任者：填寫制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者的名稱。

（3）文號(hào)：填寫文件的發(fā)文字號(hào)，一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號(hào)組成，須填寫完整。

（4）題名：文件標(biāo)題。文件只有一個(gè)題名且能反映文件內(nèi)容的（正題名），填寫時(shí)照實(shí)抄錄；文件有正副題名的，正題名能反映文件內(nèi)容的，副題名無須抄錄；文件有并列題名的，并列題名與正題名一并抄錄；沒有題名或題名不規(guī)范的，可自擬標(biāo)題，外加"[]"號(hào)。文件的附件獨(dú)立性強(qiáng)，正文標(biāo)題不能反映附件內(nèi)容時(shí)附件標(biāo)題可一并抄錄。外加"（）"標(biāo)注。在計(jì)算機(jī)輔助管理?xiàng)l件下，若題名較籠統(tǒng)，需要進(jìn)一步細(xì)化著錄。如"××介紹信存根"一本作為一件時(shí)，其題名可為"××介紹信存根"，其介紹信中的人名可在備注欄中錄入，以便二次檢索。

（5）日期：文件的形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20060909。

（6）頁數(shù)：見“總頁數(shù)”。

（7）備注：注釋文件需說明的情況。

2、歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型。

3、歸檔文件目錄應(yīng)裝訂成冊(cè)并編制封面。歸檔文件目錄一年裝訂成一本，亦可每年區(qū)分保管期限裝訂成三本，或每年區(qū)分機(jī)構(gòu)（問題）裝訂成若干本。封面設(shè)置全宗名稱、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）（見圖A3），內(nèi)頁加目錄或口取紙以區(qū)分保管期限和機(jī)構(gòu)（問題）。其中全宗名稱即立檔單位的名稱，填寫時(shí)應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。

歸檔文件目錄

全宗名稱___________

年度___________

保管期限___________

機(jī)構(gòu)(問題)_________

圖A3歸檔文件目錄封面式樣

4、用符合要求的檔案管理軟件所形成的歸檔文件電子目錄須拷貝到可脫機(jī)保存的耐久的載體上備份。載體推薦為一次寫光盤。

（七）裝盒

將歸檔文件按室編件號(hào)順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同保管期限的不得裝在同一盒內(nèi)，采用機(jī)構(gòu)（問題）分類的，不同機(jī)構(gòu)（問題）不得裝在同一盒內(nèi)。

1、檔案盒

（1）檔案盒封面應(yīng)標(biāo)明全宗名稱。盒脊厚度可以根據(jù)需要設(shè)置為30mm、40mm等。

（2）檔案盒應(yīng)根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊或底邊設(shè)置全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等必備項(xiàng)，并可設(shè)置機(jī)構(gòu)（問題）等選擇項(xiàng)。其中，起止件號(hào)填寫盒內(nèi)第一件文件和最后一件文件的件號(hào)，中間用"一"號(hào)連接；盒號(hào)即檔案盒的排列序號(hào)，在檔案移交進(jìn)館時(shí)按進(jìn)館要求編制。檔案室可根據(jù)需要用鉛筆編制。

為確保檔案得以安全保管，歸檔文件所用裝具，須為由江蘇省檔案局監(jiān)制的無酸紙檔案盒。

2、備考表

備考表置于盒內(nèi)文件之后，不宜印制在盒上。項(xiàng)目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、檢查人和日期。

（l）盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。

（2）整理人：填寫負(fù)責(zé)整理本盒歸檔文件的人員姓名。

（3）檢查人：填寫負(fù)責(zé)檢查本盒歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名。

（4）日期：填寫歸檔文件整理完畢的日期，也可以填寫該盒歸檔文件整理完畢的日期。

（八）排架

歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類方案一致，即分別采用"年度--機(jī)構(gòu)（問題）--保管期限"、"保管期限--年度--機(jī)構(gòu)（問題）"、"年度--保管期限"、"保管期限--年度"、"問題--年度--保管期限"的，亦按相應(yīng)的分類次序上架排列。如按"年度--機(jī)構(gòu)（問題）--保管期限"分類的；在庫房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)序列依次上架，便于實(shí)體管理。按"保管期限--年度--機(jī)構(gòu)（問題）"分類的，同一期限內(nèi)的檔案依年度次序上架，不同保管期限的檔案分別排架，便于檔案移交進(jìn)館。