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加強社區(qū)建設，有利于促進經(jīng)濟和社會協(xié)調發(fā)展，進一步提高人民的生活水平和質量，有利于擴大基層民主，有利于維護社會穩(wěn)定，推動城市改革和發(fā)展。而建立健全社區(qū)檔案工作是社區(qū)建設的一項重要任務，也是整個檔案事業(yè)的重要組成部分。為使檔案工作更好地為社區(qū)工作服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《省檔案條例》和《中共省委辦公廳、省人民政府辦公廳關于全面推進城市社區(qū)建設的意見》(皖辦發(fā)[2001]21號)，現(xiàn)提出如下意見：

一、提高認識，切實加強對社區(qū)檔案工作的領導

社區(qū)檔案是指社區(qū)黨組織、社區(qū)成員(代表)大會、社區(qū)居民委員會以及社區(qū)群團組織在居民自治等各項工作活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。社區(qū)檔案工作是社區(qū)建設的一項基礎工作，對便利社區(qū)管理，提高工作效率，優(yōu)化社區(qū)發(fā)展環(huán)境，提升居民學習、生活質量，推動城市改革和發(fā)展，維護群眾合法權益，推進社區(qū)物質文明、政治文明和精神文明建設具有十分重要的作用。要從實踐"三個代表"重要思想的高度，切實加強對社區(qū)檔案工作的領導和指導。要把社區(qū)檔案工作納入社區(qū)建設目標，列入年度工作計劃和社區(qū)考核指標，與社區(qū)的其他工作同布置、同檢查、同考核。要明確分管領導，逐級落實責任，切實解決社區(qū)檔案工作中的人員、經(jīng)費、保管場所和設施設備等實際問題，使社區(qū)檔案工作與社區(qū)各項工作同步協(xié)調發(fā)展。

二、依法管理，逐步規(guī)范社區(qū)檔案工作

依法管理是社區(qū)檔案工作健康持續(xù)發(fā)展的基本保證。社區(qū)檔案必須堅持集中統(tǒng)一管理原則，由社區(qū)集中統(tǒng)一管理社區(qū)各項工作中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案(見附件三：《社區(qū)檔案歸檔范圍》)。社區(qū)應配備專、兼職檔案人員，逐步建立健全檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等各項規(guī)章制度。采取防盜、防火、防潮、防蟲、防光和防塵等措施，配置必要的檔案安全保管設備，確保檔案的完整與安全。有條件的應建立規(guī)范的綜合檔案室，使社區(qū)檔案工作逐步走上規(guī)范化、標準化、法制化軌道，逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

社區(qū)檔案整理，文書檔案執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》(DA／T22-2000)行業(yè)標準；基建檔案、設備檔案執(zhí)行《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB／T一11822-2000)國家標準；會計檔案執(zhí)行《省會計檔案管理辦法實施細則》(財會字[1999]691號)文件：照片檔案執(zhí)行《照片檔案管理規(guī)范》(CB／T11821-2002)國家標準；電子文件執(zhí)行《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(CB／T18894-2002)國家標準。

全省城市社區(qū)檔案工作，"十五"期間的總體要求是：2003年，社區(qū)檔案工作建檔率達到20％；2004年，社區(qū)檔案工作建檔率達50％，合格率達30％；2005年完成社區(qū)建檔工作，合格率達60％(《社區(qū)檔案工作建檔標準》、《社區(qū)檔案工作合格標準》見附件一、附件二)。對經(jīng)市、縣(區(qū))檔案行政管理部門組織驗收達到合格標準的社區(qū)，由各市檔案行政管理部門頒發(fā)社區(qū)檔案工作合格證書。合格證書由各市檔案行政管理部門統(tǒng)一設計制作，統(tǒng)一加蓋公章，統(tǒng)-頒發(fā)。

三、齊抓共管，共同推進社區(qū)檔案工作

社區(qū)檔案工作是一項系統(tǒng)工作，做好社區(qū)檔案工作，需要各有關部門的密切配合，通力協(xié)作。各級檔案行政管理部門要在同級黨委政府的統(tǒng)一領導下與民政、勞動與社會保障、精神文明建設、衛(wèi)生、宣傳、司法等部門密切配合與協(xié)作，依法加強對社區(qū)檔案工作的分類指導、監(jiān)督、檢查。積極主動深入社區(qū)，宣傳檔案工作的作用和意義，通過培訓、法規(guī)咨詢、現(xiàn)場指導、幫助建檔等形式，為社區(qū)檔案工作提供積極有力支持，要注意及時總結、推廣社區(qū)檔案工作經(jīng)驗，不斷提高社區(qū)檔案工作水平。各級民政部門要統(tǒng)籌規(guī)劃，主動協(xié)調，把檔案工作納入社區(qū)發(fā)展規(guī)劃和對社區(qū)工作的檢查和布置中，和檔案部門互相配合，共同促進社區(qū)檔案工作的有效開展。各街道辦事處、社區(qū)要充分發(fā)揮職能作用，積極為檔案工作的依法規(guī)范開展創(chuàng)造條件，提供保障，確保社區(qū)檔案工作健康、持續(xù)發(fā)展。

四、著眼服務，充分發(fā)揮檔案信息資源作用

社區(qū)檔案的建設必須緊緊圍繞社區(qū)工作，為社區(qū)現(xiàn)實服務。要本著急用先建，邊建邊用，逐步規(guī)范的原則，圍繞社區(qū)建設的重點工作、熱點問題和居民需求，積極開發(fā)檔案信息資源，努力為解決下崗職工和失業(yè)人員再就業(yè)、建立社會保障體系、加強社區(qū)黨的建設、繁榮社區(qū)文化、發(fā)展社區(qū)衛(wèi)生以及加強社會治安等提供服務。本社區(qū)工作人員和居民因工作需要或生活需要，均可利用社區(qū)檔案。社區(qū)工作人員應主動利用檔案，以利于了解和掌握社區(qū)建設和發(fā)展情況，不斷提高工作效率；當前要特別注意建好、用好弱勢群體檔案，充分發(fā)揮低保人員登記、殘疾人員登記、兩勞釋放人員登記、"空巢"老人登記、下崗職工人員登記檔案的作用，為保證低保和社保資金公平、公正發(fā)放，幫助下崗職工再就業(yè)，開展多種形式的敬老助殘工作服務。社區(qū)還可以通過開展電話和網(wǎng)上檔案咨詢、檔案借閱、指導居民建立家庭檔案、舉辦檔案展覽、發(fā)放宣傳材料等形式，使社區(qū)檔案工作貼近居民、貼近生活。

五、加強培訓，提高社區(qū)檔案人員素質

開展社區(qū)檔案工作，發(fā)揮社區(qū)檔案作用，提高檔案人員素質至關重要。各級檔案行政管理部門要加強對社區(qū)檔案人員的培訓，通過舉辦培訓班、知識講座、現(xiàn)場培訓、業(yè)務咨詢等形式，提高社區(qū)檔案人員的業(yè)務知識和實際操作能力，以適應檔案工作需要。要充分發(fā)揮社區(qū)自治功能，積極引導社區(qū)檔案工作協(xié)作活動，開展檔案業(yè)務交流，互幫互學，相互促進，共同提高。在條件允許的情況下，組織社區(qū)檔案人員參觀考察，開闊視野，增強檔案工作活力。

社區(qū)檔案人員要嚴格遵守檔案法律法規(guī)，認真執(zhí)行各項規(guī)章制度和業(yè)務技術規(guī)范，安全保管檔案，防止泄密。檔案人員調動或離開檔案工作崗位時，應嚴格辦理檔案移交手續(xù)。

六、結合社區(qū)檔案工作，引導開展家庭建檔

社區(qū)居民家庭檔案對于推動家庭美德建設，提高家庭文化品位和家庭生活質量，豐富社區(qū)文化建設和精神文明建設有著十分重要的作用。各市在開展社區(qū)檔案工作過程中，要抓住機遇，注意引導社區(qū)居民家庭建檔，通過組織開展檔案進社區(qū)進家庭、培育家庭檔案示范戶、舉辦家庭建檔業(yè)務咨詢和輔導、家庭建檔經(jīng)驗報告會、家庭檔案展覽評比等活動，引導更多的居民建立家庭檔案，讓檔案走進千家萬戶，使檔案成為社區(qū)居民家庭生活工作的好幫手。