導(dǎo)語(yǔ)：數(shù)據(jù)共享表在中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理的應(yīng)用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：數(shù)據(jù)共享表的設(shè)計(jì)與聯(lián)動(dòng)可以在企業(yè)不投入資金的情況下，對(duì)企業(yè)相對(duì)簡(jiǎn)單的物流生產(chǎn)鏈、價(jià)值鏈的聯(lián)動(dòng)管理、數(shù)據(jù)及時(shí)傳輸管理過程發(fā)揮較好的作用。本文針對(duì)中小企業(yè)引入一種簡(jiǎn)單可行、投入較低的數(shù)據(jù)共享表應(yīng)用方法，以期對(duì)中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理的提升提供思路。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理；數(shù)據(jù)共享表；應(yīng)用案例

一、中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理

（一）中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容

中小企業(yè)初期的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式一般采用定單式模式。由財(cái)務(wù)管理的利潤(rùn)決定營(yíng)銷任務(wù)指標(biāo)、由營(yíng)銷管理決定生產(chǎn)任務(wù)的分解、由生產(chǎn)管理決定倉(cāng)庫(kù)管理及采購(gòu)管理、最終決定籌款的管理，在此過程中形成系列計(jì)劃管理指標(biāo)。在管理上就需要對(duì)各模塊進(jìn)行聯(lián)動(dòng)管理，統(tǒng)一計(jì)劃并隨時(shí)監(jiān)督計(jì)劃的實(shí)施狀態(tài)，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)利潤(rùn)的較大化和提高企業(yè)資金的運(yùn)行效果。該關(guān)系如圖1所示。2.實(shí)現(xiàn)中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)的手段在中小企業(yè)創(chuàng)業(yè)初期，引入現(xiàn)代化信息管理不太現(xiàn)實(shí)，但是，有一種方法：數(shù)據(jù)共享表的設(shè)計(jì)與聯(lián)動(dòng)可以在企業(yè)不投入資金的情況下，對(duì)企業(yè)相對(duì)簡(jiǎn)單的物流生產(chǎn)鏈、價(jià)值鏈的聯(lián)動(dòng)管理、數(shù)據(jù)及時(shí)傳輸管理過程發(fā)揮較好的作用。它的設(shè)計(jì)原理為：把圖1中的“生成各環(huán)節(jié)的計(jì)劃標(biāo)準(zhǔn)”“生成各環(huán)節(jié)的及時(shí)執(zhí)行結(jié)果”及“數(shù)據(jù)比對(duì)并糾錯(cuò)”數(shù)據(jù)巧妙地設(shè)計(jì)成QQ中的數(shù)據(jù)共享表，通過企業(yè)各部分及進(jìn)對(duì)數(shù)據(jù)的填列作業(yè)，實(shí)時(shí)自動(dòng)生成可供決策層的信息，從而達(dá)到初步信息化的作用。設(shè)想圖如圖2所示。

（二）當(dāng)前中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理的困難

1.認(rèn)識(shí)度不高初創(chuàng)期的中小企業(yè)，對(duì)企業(yè)采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)管理、生產(chǎn)管理及營(yíng)銷管理工作采取粗放式管理，僅對(duì)稅務(wù)進(jìn)行簡(jiǎn)單的報(bào)表處理。2.資金短缺中小企業(yè)經(jīng)常忽視財(cái)務(wù)管理工作，投入財(cái)務(wù)管理工作的資金也相對(duì)較少。3.信息化程度不高由于高層管理人員的認(rèn)識(shí)度原因、資金投入不足、企業(yè)信息化人員不足等原因，中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化程度難以提升。

（三）中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理的目標(biāo)

1.獲取相對(duì)最大的企業(yè)管理利潤(rùn)加強(qiáng)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理，加強(qiáng)企業(yè)運(yùn)作過程的聯(lián)動(dòng)機(jī)制，可以使中小企業(yè)獲取額外的相對(duì)最大的企業(yè)管理利潤(rùn)，這就是中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理的目標(biāo)

二、數(shù)據(jù)共享表

（一）數(shù)據(jù)共享表的功能

數(shù)據(jù)共享表的制作有多種方法及途徑。本文介紹的是在騰訊環(huán)境下利用在線文檔功能建立數(shù)據(jù)共享表的方法。其功能主要有：1.數(shù)據(jù)共享表創(chuàng)作簡(jiǎn)單。數(shù)據(jù)共享表可由企業(yè)個(gè)人創(chuàng)作或與同事共同編輯表格。2.數(shù)據(jù)共享表填報(bào)權(quán)限分配嚴(yán)格。數(shù)據(jù)共享表的編輯可以根據(jù)企業(yè)各部門的職責(zé)對(duì)各個(gè)人進(jìn)行編輯的查看的權(quán)限設(shè)置。3.數(shù)據(jù)共享表修改實(shí)時(shí)更新、數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)運(yùn)算，實(shí)時(shí)傳輸。

（二）數(shù)據(jù)共享表的制作

1.摸清家底，分析需求，制定企業(yè)信息化的各種指標(biāo)。指標(biāo)包括考核指標(biāo)和日常執(zhí)行指標(biāo)兩大系列。對(duì)考核指標(biāo)的進(jìn)行細(xì)分指標(biāo)。最后把分解得到的指標(biāo)形成基礎(chǔ)表格，如表1所示。2.把本地?cái)?shù)據(jù)共享表轉(zhuǎn)化為騰訊共享表。第一步，先登錄數(shù)據(jù)共享表的管理人員QQ號(hào)，在登錄界面上找到騰訊文檔標(biāo)志，如圖3所示。第二步，新建共享數(shù)據(jù)表打開文檔后，用新建功能就能建立一個(gè)新的共享數(shù)據(jù)表，并把本地的數(shù)據(jù)共享表導(dǎo)入到騰訊的共享文檔中，就建立成了一個(gè)在線的共享數(shù)據(jù)表，如圖4、圖5所示。第三步，進(jìn)行共享文檔的操作權(quán)限分工。在圖5界面中選擇“邀請(qǐng)他人一起協(xié)作”功能鈕，對(duì)中小企業(yè)各責(zé)任人進(jìn)行分工及權(quán)限分配即可完共享數(shù)據(jù)表的創(chuàng)建。第四步，在WORD文檔中通過郵件功能自動(dòng)獲取數(shù)據(jù)共享表中的數(shù)據(jù)，形成決策報(bào)表。

（三）數(shù)據(jù)共享表的公式

數(shù)據(jù)加工的計(jì)算公式從數(shù)據(jù)來源分，有表內(nèi)數(shù)據(jù)計(jì)算，借助表外數(shù)據(jù)計(jì)算。從計(jì)算類型分有日期計(jì)算公式、條件值計(jì)算公式等等。下面舉幾個(gè)公式的類型為例，如表2所示。

（四）數(shù)據(jù)共享表在中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的優(yōu)缺點(diǎn)

1.優(yōu)點(diǎn)：一是比較符合中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理資金投入少、人員少的特點(diǎn)，通過共享數(shù)表?yè)?jù)的實(shí)時(shí)更新，有利于企業(yè)決策者實(shí)時(shí)了解企業(yè)的狀況，為及時(shí)做出決策調(diào)整提供依據(jù)。二是在提升企業(yè)職工主人翁精神的同時(shí)，加強(qiáng)了對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的內(nèi)部控制。三是造成了公司職員的業(yè)績(jī)考核更加壓實(shí)，為企業(yè)對(duì)職工的業(yè)績(jī)考核提供了依據(jù)。2.缺點(diǎn)：一是數(shù)據(jù)共享表的做法不適合復(fù)雜業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)管理。二是數(shù)據(jù)共享表的設(shè)計(jì)具有較的難度。三是數(shù)據(jù)共享表在共享環(huán)境下，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)的誤填，數(shù)據(jù)維護(hù)比較困難。

三、應(yīng)用案例

（一）中小企業(yè)簡(jiǎn)介

A公司主營(yíng)業(yè)務(wù)為印制書籍，生產(chǎn)、銷售方式為訂單式生產(chǎn)，屬于當(dāng)?shù)氐囊粋€(gè)中型企業(yè)。A公司的物流鏈為采購(gòu)紙張，制版、上版工序，印刷工序，折疊工序，裝訂工序，切割工序，包裝工序，發(fā)貨工序。為完成企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)，A公司目前設(shè)置了經(jīng)理辦公室、財(cái)務(wù)室、按工序設(shè)置采購(gòu)倉(cāng)庫(kù)部、制版上版車間等九個(gè)部門。經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)全企業(yè)運(yùn)行，財(cái)務(wù)室核算全企業(yè)財(cái)務(wù)賬務(wù)，生產(chǎn)部門獨(dú)立運(yùn)行、獨(dú)立計(jì)件核算，銷售部門按訂單業(yè)績(jī)核算。

（二）企業(yè)財(cái)務(wù)管理存在的問題

1.企業(yè)數(shù)據(jù)各自為政，信息反饋不及時(shí)，財(cái)務(wù)管理只能事后反映。2.各部門數(shù)據(jù)相互脫節(jié)，不能及時(shí)反映訂單的盈虧財(cái)務(wù)狀況。3.各部門分工協(xié)作效果不盡人意。由于企業(yè)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分散在各個(gè)部門，企業(yè)職工缺乏總體意識(shí)，導(dǎo)致某些時(shí)間緊、任務(wù)重的訂單由于受其他不重要訂單的影響而不能及時(shí)完成。其表現(xiàn)的問題可用圖6表示。圖6對(duì)比圖1中小企業(yè)財(cái)務(wù)管理內(nèi)容模塊間的關(guān)系圖可以清晰看出，各部門之間的數(shù)據(jù)存在企業(yè)數(shù)據(jù)各自為政、信息反饋不及時(shí)、相互脫節(jié)的狀況。

（三）解決方案

1.總體方案設(shè)想針對(duì)在A公司企業(yè)財(cái)務(wù)管理存在的問題，打通財(cái)務(wù)管理實(shí)施階段過程中的各部門之間數(shù)據(jù)通道，把財(cái)務(wù)管理部門的位置置于其他各部門平等位置，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的相互聯(lián)通，同時(shí)在不增加資金投入情況下，建立各部門之間的數(shù)據(jù)共享基礎(chǔ)表，并在QQ環(huán)境下最終實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享表操作。從示例圖看，先通過基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表把圖6轉(zhuǎn)化為圖1，再通過數(shù)據(jù)共享表功能把圖1轉(zhuǎn)化為圖2。2.具體方案從上文可以得出，解決A公司的核心問題在于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的建立，下面以A公司為例，建立該公司的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表。第一步，分析各部門之間財(cái)務(wù)管理需要提供的數(shù)據(jù)。以部門為中心進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。如表3、表4、表5、表6、表7所示。第二步，以財(cái)務(wù)室為中心，分析各部門需要向財(cái)務(wù)提供的數(shù)據(jù)。在A公司中，應(yīng)收賬款核算的是訂單按產(chǎn)品分類應(yīng)收未收的貨款，也是訂單的實(shí)際應(yīng)收款，需要銷售部門及時(shí)提供的所有數(shù)據(jù)，應(yīng)付賬款核算采購(gòu)倉(cāng)庫(kù)部采購(gòu)的材料情況數(shù)據(jù)，因此需要采購(gòu)倉(cāng)庫(kù)部及時(shí)提供上表所有數(shù)據(jù)，等等。其中有些數(shù)據(jù)需要從其他部門提供的數(shù)據(jù)，通過計(jì)算求得。通過分析可以得出各部門之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系，并形成系列計(jì)算公試。第三步，把各部門之間有關(guān)聯(lián)關(guān)系或者對(duì)管理有重要參考依據(jù)的數(shù)據(jù)整理出來，形成一張匯總表，表中有計(jì)算關(guān)系的數(shù)據(jù)通過公式聯(lián)結(jié)，最終形成共享數(shù)據(jù)基礎(chǔ)表。如A公司的表8，共享數(shù)據(jù)基礎(chǔ)表。在共享表中同時(shí)列入各變量之間的計(jì)算公試。第四步，把共享數(shù)據(jù)基礎(chǔ)表導(dǎo)入QQ環(huán)境下的數(shù)據(jù)共享表，并進(jìn)行各部門的授權(quán)。結(jié)果如圖7所示的A公司財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)管理共享操作圖。

（四）效果分析

共享數(shù)據(jù)表建立后，A公司通過各部門自己責(zé)任人每天對(duì)本部門的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)上傳，共享數(shù)據(jù)表每天可以實(shí)時(shí)計(jì)算出當(dāng)前的每個(gè)訂下的每個(gè)品種的完工程度、各種材料采購(gòu)進(jìn)度、庫(kù)存狀況、成本情況、利潤(rùn)情況等等指標(biāo)都可以實(shí)時(shí)獲取。在不投入資金的情況下解決了A企業(yè)財(cái)務(wù)管理過程中存在的問題。

四、結(jié)語(yǔ)

中小企業(yè)在發(fā)展之初，受限于創(chuàng)業(yè)資金的影響，信息化程度普遍不高，管理層無法獲取企業(yè)的實(shí)時(shí)財(cái)務(wù)管理信息。采用數(shù)據(jù)共享表的方法，確實(shí)能滿足企業(yè)的財(cái)務(wù)管理需求，但也存在一定的局限性，當(dāng)企業(yè)不斷發(fā)展擴(kuò)大時(shí)，企業(yè)仍需引入現(xiàn)代化的管理信息手段。

參考文獻(xiàn)：

[1]劉兵兵，段敬，張棟，等.新形勢(shì)下財(cái)務(wù)系統(tǒng)中臺(tái)的研究與應(yīng)用[J].電力信息與通信技術(shù)，2020，18（03）：70-75.

[2][英]杰里米·鮑伯戈.科學(xué)的隱憂科學(xué)是如何工作與共享的[M].汪婕舒譯.北京：中信出版社，2021.

[3]黃再萍，許開明，龔少寧.淺談數(shù)據(jù)的共享運(yùn)用及隱私保護(hù)[J].新絲路，2021（03）：1.

[4]李淑霞.吉林省民營(yíng)企業(yè)財(cái)務(wù)管理存在的問題及對(duì)策[J].吉林農(nóng)業(yè)，2014（10）：95+94.

作者：潘苑 單位：浙江航芯源集成電路科技有限公司